Nếu bạn đang tìm cách đưa nội dung email Outlook vào thư mục Nháp (Hợp nhất thư - Email Merge) để thêm tệp đính kèm cá nhân hóa cho từng email nháp và gửi chúng lần lượt, hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn cách làm.
Có những lúc bạn cần gửi cùng một thông điệp email cho 200 người khác nhau. Lúc đó, thao tác 'Hợp nhất thư (Email Merge)' có sẵn trong Outlook rất tiện. Tuy nhiên, vấn đề xảy ra khi bạn cần thêm tệp đính kèm cá nhân hóa cho từng cá nhân. Vấn đề này cũng có thể giải quyết. Có giải pháp thay thế cho nó.
Thêm tệp đính kèm cá nhân hóa vào Hợp nhất thư trong Outlook
Trước hết, bạn cần tạo Hợp nhất thư Email. Để biết cách làm, tham khảo hướng dẫn của chúng tôi về cách gửi email hàng loạt trong Outlook với Hợp nhất thư (Mail Merge).
Khi bạn xong việc này-
- Hoàn tất và Hợp nhất thư
- Thêm tệp đính kèm cá nhân hóa cho từng thư chưa gửi
Hoàn tất tác vụ Hợp nhất thư. Hợp nhất thư giữ thông điệp giống nhau cho nhiều email, nhưng tên và địa chỉ email là duy nhất với chi tiết tùy chỉnh cho mỗi người nhận.
1. Hoàn tất và Hợp nhất thư
Khi xong, mở Microsoft Outlook và chọn tab 'Gửi/Nhận (Send/Receive)'.
Dưới tab, chuyển đến phần 'Tùy chọn (Preferences)' và chọn 'Làm việc ngoại tuyến (Work Offline)'. Điều này sẽ ngắt kết nối bạn khỏi máy chủ và cho phép làm việc ngoại tuyến nếu bạn không muốn nhận thư mới.
Bây giờ, đi đến Email đã hợp nhất bạn tạo và chọn 'Hợp nhất thư (Mailings)' từ Microsoft Word.
Ngay cạnh phần 'Xem trước kết quả (Preview Results)', bạn sẽ tìm thấy phần 'Hoàn tất (Finish)'. Chọn tùy chọn 'Hoàn tất & Hợp nhất (Finish & Merge)' dưới nó.
Trong cửa sổ 'Hợp nhất thành Email (Merge to E-mail)' bật lên, chọn 'Gửi tin nhắn Email (Send Email Messages)'. Lưu ý 'Bản ghi hiện tại (Current record)' hoặc 'Từ (From)', 'Đến (To)' là tùy chọn.
2. Thêm tệp đính kèm cá nhân hóa cho từng thư chưa gửi
Sau khi nhấp nút 'OK' của cửa sổ 'Hợp nhất thành Email (Merge to E-Mail)', thư mục Hộp thư đi (Outbox) trong Outlook sẽ nhận được các email vì tùy chọn 'Gửi (Send)' chưa hoàn tất.
Bây giờ, thêm tệp đính kèm cá nhân hóa cho từng email chưa gửi và khi xong, nhấp 'Làm việc ngoại tuyến (Work Offline)' lại để gửi email.
Hy vọng bạn thấy điều này hữu ích.