Computer >> Hướng Dẫn Máy Tính >  >> Phần Mềm >> Office

Mail Merge từ Excel sang Outlook kèm file đính kèm: Hướng dẫn từng bước (2 ví dụ thực tế)

Dùng mail merge, ta tạo bộ tài liệu mỗi người nhận nhận được riêng biệt. Nếu tìm thủ thuật đặc biệt mail merge từ Excel sang Outlook kèm file đính kèm, bạn đã đến nơi đúng. Có nhiều cách mail merge từ Excel sang Outlook kèm đính kèm. Bài viết thảo luận 2 ví dụ phù hợp. Hãy làm theo hướng dẫn hoàn chỉnh để nắm tất cả.

2 Ví dụ phù hợp Mail Merge từ Excel sang Outlook kèm file đính kèm

Sử dụng 2 cách hiệu quả, linh hoạt để mail merge từ Excel sang Outlook kèm đính kèm. Phần này cung cấp chi tiết 2 cách. Bạn dùng cách nào cho mục đích của mình, chúng rất linh hoạt khi tùy chỉnh. Nên học và áp dụng tất cả, vì chúng cải thiện tư duy và kiến thức Excel. Dùng phiên bản Microsoft Office 365 ở đây, bạn có thể dùng phiên bản khác tùy ý.

1. Mail Merge từ Excel sang Outlook với một file đính kèm

Minh họa mail merge từ Excel sang Outlook với một file đính kèm. Trước hết giới thiệu tập dữ liệu Excel để bạn hiểu mục tiêu. Tập dữ liệu hiển thị tên người, email id, và file cần thiết của người đó.

Mail Merge từ Excel sang Outlook kèm file đính kèm: Hướng dẫn từng bước (2 ví dụ thực tế)

Dùng Visual Basic for Applications (VBA) mail merge từ Excel sang Outlook với một file đính kèm. Cần tab Developer hiển thị trên Ribbon. Sau đó làm theo các bước sau.

📌 Các bước:

  • Trên Ribbon, vào tab Developer.
  • Chọn Visual Basic từ nhóm Code.
  • Hoặc nhấn Alt+F11 mở trình soạn thảo VBA.

Mail Merge từ Excel sang Outlook kèm file đính kèm: Hướng dẫn từng bước (2 ví dụ thực tế)

  • Trong cửa sổ VBA, vào Insert chọn Module.

Mail Merge từ Excel sang Outlook kèm file đính kèm: Hướng dẫn từng bước (2 ví dụ thực tế)

  • Nhập mã sau:
Sub Single_attachment() Dim appOutlook As Object Dim Email As Object Dim source, mailto As String Set appOutlook = CreateObject("Outlook.Application") Set Email = appOutlook.CreateItem(olMailItem) mailto = mailto & Cells(2, 2) & ";" source = "F:\SOFTEKO\61-0055\New folder\" & Cells(2, 3) Email.attachments.Add source ThisWorkbook.Save source = ThisWorkbook.FullName Email.attachments.Add source Email.To = mailto Email.Subject = "Important Sheets" Email.Body = "Greetings Everyone," & vbNewLine & "Please go through the Sheets." & vbNewLine & "Regards." Email.Display End Sub
  • Đóng cửa sổ Visual Basic, nhấn Alt+F8.
  • Hộp thoại Macro mở, chọn Single_attachment trong Macro name. Click Run.

Mail Merge từ Excel sang Outlook kèm file đính kèm: Hướng dẫn từng bước (2 ví dụ thực tế)

  • Cửa sổ Outlook hiện ra, thấy file đính kèm mong muốn.

Mail Merge từ Excel sang Outlook kèm file đính kèm: Hướng dẫn từng bước (2 ví dụ thực tế)

🔎 Giải thích mã VBA

Sub Single_attachment()

Đặt tên sub-procedure cho macro.

Dim appOutlook As Object Dim Email As Object Dim source, mailto As String

Khai báo biến cần thiết.

Set appOutlook = CreateObject("Outlook.Application") Set Email = appOutlook.CreateItem(olMailItem)

Từ khóa Set tạo đối tượng mới appOutlook và Email.

mailto = mailto & Cells(2, 2) & ";"

Biến này chứa người nhận mail.

source = "F:\SOFTEKO\61-0055\New folder\" & Cells(2, 3)

Biến này chứa email id của người từ thư mục chỉ định.

ThisWorkbook.Save

Lệnh Save lưu workbook.

source = ThisWorkbook.FullName

Biến này chứa tên workbook này.

Email.attachments.Add source

Phương thức Add thêm source vào collection object.

Email.To = mailto Email.Subject = "Important Sheets" Email.Body = "Greetings Everyone," & vbNewLine & "Please go through the Sheets." & vbNewLine & "Regards."

Trả về chủ đề “Important Sheets” và nội dung “Greetings Everyone, Please go through the sheets, regards” làm Body email.

Email.Display

Phương thức Display hiển thị Email.

End Sub

Kết thúc sub-procedure.

Lưu ý:

Cần lưu file Excel và file docs trong cùng một thư mục. Nếu không, phương pháp này không hoạt động.

Mail Merge từ Excel sang Outlook kèm file đính kèm: Hướng dẫn từng bước (2 ví dụ thực tế)

Xem thêm: Mail Merge trong Excel không dùng Word (2 cách phù hợp)

2. Mail Merge từ Excel sang Outlook với nhiều file đính kèm

Minh họa mail merge từ Excel sang Outlook với nhiều file đính kèm. Giới thiệu tập dữ liệu: tên một số người, email id, và file cần thiết của họ.

Mail Merge từ Excel sang Outlook kèm file đính kèm: Hướng dẫn từng bước (2 ví dụ thực tế)

Dùng VBA mail merge từ Excel sang Outlook với nhiều đính kèm. Cần tab Developer trên Ribbon. Làm theo các bước:

📌 Các bước:

  • Tab Developer.
  • Chọn Visual Basic từ nhóm Code.
  • Hoặc nhấn Alt+F11 mở VBA editor.

Mail Merge từ Excel sang Outlook kèm file đính kèm: Hướng dẫn từng bước (2 ví dụ thực tế)

  • Cửa sổ VBA, vào Insert chọn Module.

Mail Merge từ Excel sang Outlook kèm file đính kèm: Hướng dẫn từng bước (2 ví dụ thực tế)

  • Nhập mã sau:
Sub attachments() Dim appOutlook As Object Dim Email As Object Dim source, mailto As String Dim i, j As Integer Set appOutlook = CreateObject("Outlook.Application") Set Email = appOutlook.CreateItem(olMailItem) For i = 2 To 5 mailto = mailto & Cells(i, 2) & ";" Next i For j = 2 To 5 source = "F:\SOFTEKO\61-0055\New folder\" & Cells(j, 3) Email.attachments.Add source Next ThisWorkbook.Save source = ThisWorkbook.FullName Email.attachments.Add source Email.To = mailto Email.Subject = "Important Sheets" Email.Body = "Greetings Everyone," & vbNewLine & "Please go through the Sheets." & vbNewLine & "Regards." Email.Display End Sub
  • Đóng Visual Basic, nhấn Alt+F8.
  • Hộp thoại Macro mở, chọn attachments trong Macro name. Click Run.

Mail Merge từ Excel sang Outlook kèm file đính kèm: Hướng dẫn từng bước (2 ví dụ thực tế)

  • Cửa sổ Outlook hiện ra, thấy các file đính kèm mong muốn.

Mail Merge từ Excel sang Outlook kèm file đính kèm: Hướng dẫn từng bước (2 ví dụ thực tế)

🔎 Giải thích mã VBA

Sub attachments()

Đặt tên sub-procedure macro.

Dim appOutlook As Object Dim Email As Object Dim source, mailto As String Dim i, j As Integer

Khai báo biến.

Set appOutlook = CreateObject("Outlook.Application") Set Email = appOutlook.CreateItem(olMailItem)

Tạo đối tượng appOutlook và Email.

For i = 2 To 5 mailto = mailto & Cells(i, 2) & ";" Next i For j = 2 To 5 source = "F:\SOFTEKO\61-0055\New folder\" & Cells(j, 3)

Bắt đầu vòng lặp For. Biến mailto chứa người nhận. Biến source chứa email id từ thư mục chỉ định.

Next

Thực thi từng vòng lặp For.

ThisWorkbook.Save

Lưu workbook.

source = ThisWorkbook.FullName

Biến chứa tên workbook này.

Email.attachments.Add source

Phương thức Add thêm source vào collection.

Email.To = mailto Email.Subject = "Important Sheets" Email.Body = "Greetings Everyone," & vbNewLine & "Please go through the Sheets." & vbNewLine & "Regards."

Chủ đề “Important Sheets”, nội dung “Greetings Everyone, Please go through the sheets, regards”.

Email.Display

Hiển thị Email.

End Sub

Kết thúc sub-procedure.

Lưu ý:

Cần lưu file Excel và các file docs trong cùng một thư mục. Nếu không, phương pháp không hoạt động.

Mail Merge từ Excel sang Outlook kèm file đính kèm: Hướng dẫn từng bước (2 ví dụ thực tế)

Xem thêm: Macro điền tài liệu Mail Merge từ Excel

Kết luận

Kết thúc phiên hôm nay. Tin rằng từ giờ bạn có thể mail merge từ Excel sang Outlook kèm đính kèm. Nếu có thắc mắc, đề xuất, hãy chia sẻ ở phần bình luận.

Đừng quên truy cập Exceldemy.com để xem thêm bài toán và giải pháp Excel. Học tập không ngừng, phát triển không ngừng!

Bài viết liên quan

  • Cách gộp file Excel vào nhãn thư từ (Các bước dễ dàng)
  • Cách Mail Merge hình ảnh từ Excel sang Word (2 cách dễ dàng)
  • Mail Merge từ Excel sang phong bì Word (2 phương pháp dễ dàng)
  • Cách đổi định dạng ngày trong Excel Mail Merge (Các bước nhanh)