Bằng cách nhập thông tin xác thực từ file Excel, Word Mail Merge (Hợp nhất thư Word) là cách hiệu quả sản xuất hàng loạt thư tùy chỉnh, nhãn thư (mailing labels), và email trong Word. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, người dùng gặp vấn đề Word Mail Merge không hoạt động với Excel.
Trong bài này, mô tả nguyên nhân có thể và cách khắc phục vấn đề Word Mail Merge không hoạt động với Excel.
Nguyên nhân Word Mail Merge không hoạt động với Excel
Microsoft Word dùng chuyển đổi OLE DB Database Files mặc định khi lấy nhãn từ file Excel. Các nguyên nhân điển hình gây ra vấn đề Word Mail Merge không hoạt động với Excel:
(i) Microsoft Word, Microsoft Office, hoặc Microsoft 365 có thể bị hỏng.
(ii) Trạng thái đã chọn hoặc chưa chọn của tùy chọn Confirm file format conversion on open (Xác nhận chuyển đổi định dạng file khi mở).
(iii) Trong trường hợp gửi email, người dùng có nhiều địa chỉ email gán cho hồ sơ.
4 giải pháp phù hợp nếu Word Mail Merge không hoạt động với Excel
Làm theo các phương pháp dưới để khắc phục Word Mail Merge không hoạt động khi dùng file Excel lấy dữ liệu.
Giải pháp 1: Sửa đổi hoặc sửa chữa ứng dụng Office
Thường, người dùng thay đổi hệ điều hành thiết bị hoặc can thiệp ứng dụng, làm hỏng ứng dụng. Kết quả, cần sửa chữa hoặc cài lại ứng dụng.
🔼 Gõ Apps and Features (Ứng dụng và tính năng) vào Search (Tìm kiếm) Taskbar (Thanh tác vụ).
🔼 Trong cửa sổ Apps & Features:
➤ Tìm Microsoft Word, Microsoft Office, hoặc Microsoft 365. Nhấp vào nó.
➤ 2 tùy chọn thực thi hiện ra (tức Modify (Sửa đổi) hoặc Uninstall (Gỡ cài đặt)). Chọn tùy chọn nào để sửa chữa.
⧭ Mẹo: Đôi khi, sửa đổi ứng dụng không hiệu quả. Do đó, cần cài lại ứng dụng. Xem Bài viết này để rõ hơn.
Đọc thêm: Mail Merge trong Excel không dùng Word (2 cách phù hợp)
Giải pháp 2: Bỏ chọn lệnh từ Word Advanced Options (Tùy chọn nâng cao)
Như đã nói, Microsoft Word dùng chuyển đổi OLE DB Database Files mặc định. Nhưng chọn tùy chọn có thể dẫn đến định dạng sai dữ liệu lấy được hoặc Microsoft Word Mail Merge không hoạt động với Excel.
🔼 Vào Microsoft Word File > Options > Advanced (Nâng cao) > General (Chung) > Kiểm tra tùy chọn Confirm file format conversion on open (Xác nhận chuyển đổi định dạng file khi mở) đã chọn hay chưa. Nhấp OK.
🔼 Nếu tùy chọn Confirm file format conversion on open không được chọn, Word tự động lấy file từ Excel. Ngược lại, Word hiển thị tùy chọn Open data source (Mở nguồn dữ liệu) như hình dưới.
⧭ Mẹo: Để tránh vấn đề Word Mail Merge không lấy file Excel, bỏ chọn tùy chọn Confirm file format conversion on open. Cũng hạn chế nhiều cửa sổ nhắc bằng cách bỏ chọn tùy chọn.
Đọc thêm: Cách đổi định dạng ngày trong Excel Mail Merge (với các bước nhanh)
Giải pháp 3: Chọn tùy chọn Dynamic Data Exchange (DDE)
Word lấy thông tin dùng OLE DB Database Files. Tuy nhiên, chọn tùy chọn Confirm file format conversion on open cung cấp nhiều tùy chọn Open data source. Chọn MS Excel Worksheets via DDE (*xls) khôi phục định dạng ô file Excel trong Word và có thể kích hoạt Word xử lý vấn đề.
🔼 Vào Word File > Options > Advanced > General > Chọn Confirm file format conversion on open.
🔼 Sau đó trong Microsoft Word, vào Mailings (Thư) > Select Recipients (Chọn người nhận) > Nhấp Use an Existing List (Dùng danh sách hiện có).
🔼 Chọn file Excel mong muốn. Sau đó, hộp thoại Confirm Data Source (Xác nhận nguồn dữ liệu) mở ra.
➤ Tích Show all (Hiện tất cả) hiển thị mọi tùy chọn.
➤ Chọn MS Excel Worksheets via DDE (*xls) để giữ định dạng file Excel trong Excel và xử lý vấn đề.
Đọc thêm: Mail Merge từ Excel sang Excel (với các bước dễ dàng)
Giải pháp 4: Xóa nhiều địa chỉ email khỏi hồ sơ gửi thư
Điều khó chịu nhất khi thực hiện mọi giải pháp vẫn gặp Word Mail Merge không hoạt động với Excel. Người dùng có thể:
🔺 Cập nhật Microsoft Word, Microsoft Office, hoặc Microsoft 365.
🔺 Gỡ cài và cài lại Microsoft Word, Microsoft Office, hoặc Microsoft 365.
🔺 Chọn hoặc bỏ chọn tùy chọn Confirm file format conversion on open.
Vẫn còn vấn đề. Trong trường hợp này, người dùng có nhiều địa chỉ email gán cho hồ sơ. Áp dụng mail merge gửi email yêu cầu một địa chỉ mail duy nhất gắn với hồ sơ.
🔼 Duy trì một địa chỉ email trong hồ sơ khắc phục Mail Merge không hoạt động khi làm việc với file Excel.
Kết luận
Bài viết chỉ ra nguyên nhân có thể gây Word Mail Merge không hoạt động với Excel và đưa giải pháp khắc phục. Bình luận nếu có thắc mắc thêm hoặc điều gì muốn bổ sung.
Ghé thăm trang web tuyệt vời, Exceldemy, tìm bài viết thú vị về Excel.
Các bài viết liên quan
- Cách Mail Merge từ Excel sang Outlook (với các bước dễ dàng)
- Mail Merge từ Excel sang Word Envelopes (2 phương pháp dễ dàng)
- Cách Mail Merge từ Excel sang Outlook kèm tệp đính kèm (2 ví dụ)
- Macro điền tài liệu Mail Merge từ Excel
- Cách Mail Merge hình ảnh từ Excel sang Word (2 cách dễ dàng)