Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách tạo Sổ cái chung trong Excel rất dễ dàng và phân tích nó. Sổ cái được sử dụng để theo dõi những thứ như kinh doanh, ngân hàng, khoản vay, thanh toán, v.v. Quy trình này có vẻ phức tạp nhưng rất dễ dàng và tuyến tính khi bạn hiểu phương pháp.
Bạn có thể tải xuống sách bài tập thực hành từ đây.
Quy trình từng bước để tạo sổ cái chung trong Excel
Để tạo một sổ cái chung trong Excel chúng tôi sẽ làm theo các bước sau một cách nối tiếp. Có 4 các phần chính của quy trình. Chúng tôi sẽ hiển thị cho bạn tất cả những điều này một cách tuần tự.
Bước-1:Trường nhập và chọn phạm vi
Trong bước này, chúng tôi cần chọn loại dữ liệu và lượng dữ liệu chúng tôi nên nhập vào Sổ cái chung của mình . Sổ cái điển hình có 5 các trường cơ bản như - Số sê-ri ., Ngày , Mô tả , Ghi nợ, và Tín dụng . Vì vậy, chúng tôi sẽ đặt tên của các trường này trong các cột liền kề như trong hình ảnh bên dưới.
Chúng tôi sẽ in đậm những tên này và tăng kích thước phông chữ lên một chút vì chúng sẽ hướng đến sổ cái của chúng tôi.
Đọc thêm: Cách tạo sổ cái trong Excel (với các bước dễ dàng)
Bước-2:Tạo bảng tổng hợp
Bước này là cấu trúc của sổ cái. Đầu tiên, chúng ta cần tìm hiểu xem chúng ta muốn chèn bao nhiêu dữ liệu. Ví dụ:trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi muốn chèn 13 hàng dữ liệu vào sổ cái của chúng tôi. Chúng tôi sẽ làm theo trình tự hướng dẫn sau để hoàn thành giai đoạn này:
- Đầu tiên, chúng tôi sẽ chọn các ô từ B4 đến F17 . Đây là hàng không. 4 dành cho các tiêu đề và phần còn lại của 13 hàng dành cho dữ liệu.
- Thứ hai, chúng ta sẽ chuyển đến Trang chủ trong Ruy-băng và chọn Định dạng dưới dạng bảng . Chọn bất kỳ loại bàn nào bạn muốn từ các tùy chọn.
- Thứ ba, chúng ta sẽ thấy một hộp xác nhận nhỏ như bên dưới. Chúng tôi sẽ chọn Bảng của tôi có tiêu đề và nhấn OK .
- Chúng ta sẽ có một bảng như thế này.
- Một lần nữa, chúng tôi sẽ chọn Đường viền và đi tới Kiểu đường kẻ . Chọn kiểu đường dày và tô sáng để vẽ đường. Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi sẽ sử dụng đường viền dày như tùy chọn cuối cùng.
- Sau đó, chúng tôi sẽ vẽ các đường tới tất cả các cạnh và các dấu phân cách để làm nổi bật bảng của chúng tôi.
- Bây giờ, chúng tôi sẽ chọn toàn bộ bảng của mình và chuyển đến Thiết kế bảng trong Ruy-băng . Tại đây, chúng tôi sẽ chọn Tổng số hàng và chúng tôi sẽ thấy một hàng xuất hiện ở cuối bảng có tên Tổng số . Chúng tôi sẽ viền hàng này bằng Đường viền cũng. Chúng ta sẽ có một bảng như thế này.
Đọc thêm: Cách duy trì sổ cái trong Excel (với các bước dễ dàng)
Bước-3:Chèn các hàm tính toán trong bảng
Trong bước này, chúng tôi sẽ thêm các tùy chọn tính toán trong sổ cái. Ví dụ:chúng tôi muốn xem tổng số Nợ , Tín dụng, và ngày cho dữ liệu được chèn. Nhưng chúng ta có thể thấy tổng tùy chọn cho Tín dụng đã được thêm vào. Vì vậy, chúng tôi sẽ kích hoạt nó cho hai trường còn lại. Để làm như vậy, chúng tôi sẽ làm theo các bước sau:
- Nhấp vào ô cuối cùng trong ô Ghi nợ Trong trường hợp của chúng tôi, đó là E18 . Một mũi tên nhỏ sẽ xuất hiện ở bên phải . Nhấp vào đó.
- Sau đó, chúng tôi sẽ chọn Tổng từ các tùy chọn.
- Trong tổng số ngày chúng tôi sẽ chọn C18 và trong các tùy chọn, chúng tôi sẽ chọn Đếm .
- Cuối cùng, chúng ta sẽ nhận được một bảng như hình dưới đây.
- Vì không có dữ liệu trong bảng, trường tổng số đang hiển thị 0 .
Đọc thêm: Cách tạo sổ cái sổ séc trong Excel (2 ví dụ hữu ích)
Bước-4:Phân tích Sổ cái
Trong giai đoạn này, chúng tôi sẽ chèn dữ liệu và kiểm tra xem bảng và các tính toán của chúng tôi có hoạt động hay không. Vì vậy, chúng tôi đã nhập dữ liệu demo. Đây là bảng với dữ liệu.
Đây là Ghi nợ và Tín dụng loại dữ liệu được chọn là Kế toán . Một phần của việc phân tích bảng là xem có bao nhiêu Được ghi nhận hoặc Ghi nợ cho mỗi ngày hoặc mô tả tương tự. Ở đây, chúng tôi muốn xem Ghi nợ là bao nhiêu hoặc Tín dụng chúng tôi đã có cho mỗi mô tả. Lập một bảng như thế này, chúng ta sẽ làm theo các bước sau:
- Trước tiên hãy chọn toàn bộ bảng và đi tới Chèn và chọn Từ Bảng / Phạm vi trong Xoay vòng Bảng tùy chọn.
- Thứ hai, một hộp thoại sẽ xuất hiện. Trong hộp, chọn Trang tính mới và nhấn OK . Nó sẽ mở một trang tính mới có chứa trường Pivot Table bảng điều khiển bên phải.
- Thứ ba, từ bảng điều khiển, hãy chọn các trường theo nhu cầu của bạn từ bảng điều khiển.
- Tại đây, chúng tôi sẽ chọn Mô tả trước tiên khi chúng tôi muốn phân loại dựa trên Mô tả Sau đó, chúng tôi sẽ thêm Ghi nợ , Tín dụng, và các lĩnh vực khác. Thao tác này sẽ tạo một bảng như thế này trên trang tính mới.
- Tại đây, chúng tôi có thể thấy số tiền Tín dụng hoặc Ghi nợ tùy thuộc vào từng mô tả.
Đọc thêm: Cách tạo sổ cái ngân hàng trong Excel (với các bước dễ dàng)
Những điều cần nhớ
- Tạo Bảng tổng hợp là một phần của phân tích. Không bắt buộc nếu bạn không quan tâm đến việc phân tích bảng.
- Tổng số không bắt buộc phải có hàng nếu bạn đang làm việc với bảng chỉ chứa dữ liệu văn bản.
Kết luận
Hy vọng bài viết này đã giúp bạn tạo một sổ cái tổng hợp trong Excel . Nếu bạn vẫn gặp sự cố với bất kỳ bước nào trong số này, hãy cho chúng tôi biết trong phần nhận xét. Nhóm của chúng tôi sẵn sàng trả lời tất cả các câu hỏi của bạn. Đối với bất kỳ vấn đề nào liên quan đến excel, bạn có thể truy cập trang web của chúng tôi Exceldemy cho tất cả các loại liên quan đến Excel giải pháp vấn đề.
Các bài viết liên quan
- Cách Tạo Định dạng Đối chiếu Sổ cái Bên trong Excel
- Tạo Định dạng Đối chiếu Sổ cái Nhà cung cấp trong Excel
- Cách tạo sổ cái phụ trong Excel (Với các bước dễ dàng)
- Xuất Tất cả Sổ cái từ Kiểm đếm trong Excel