Trong bài này, học cách tạo Sổ cái tổng quát trong Excel rất dễ dàng và phân tích nó. Sổ cái (Ledger) dùng theo dõi kinh doanh, ngân hàng, vay mượn, thanh toán, v.v. Quy trình có vẻ phức tạp nhưng rất dễ và tuyến tính khi hiểu phương pháp.
Bạn tải sổ làm việc thực hành từ đây.
Quy trình từng bước tạo Sổ cái tổng quát trong Excel
Để tạo sổ cái tổng quát trong Excel làm theo các bước tuần tự. Có 4 phần chính. Chúng tôi trình bày tất cả lần lượt.
Bước 1: Nhập trường và chọn phạm vi
Ở bước này, chọn loại dữ liệu và lượng dữ liệu nhập vào Sổ cái tổng quát. Sổ cái điển hình có 5 trường cơ bản: Số thứ tự (Serial no.), Ngày (Date), Mô tả (Description), Nợ (Debit), và Có (Credit). Đặt tên trường này vào các cột liền kề như hình dưới.
Làm đậm tên này và tăng cỡ chữ vì chúng là tiêu đề sổ cái.
Đọc thêm: Cách tạo Sổ cái trong Excel (với các bước dễ dàng)
Bước 2: Tạo Bảng Pivot (Pivot Table)
Bước này là cấu trúc sổ cái. Đầu tiên, xác định lượng dữ liệu muốn nhập. Ví dụ, trường hợp này muốn nhập 13 hàng dữ liệu. Làm theo trình tự chỉ dẫn để hoàn thành giai đoạn:
- Đầu tiên, chọn ô từ B4 đến F17. Hàng 4 cho tiêu đề, 13 hàng còn lại cho dữ liệu.
- Thứ hai, vào tab Home (Trang chủ) trên Ribbon chọn Format as Table (Định dạng thành bảng). Chọn loại bảng mong muốn.
- Thứ ba, hộp xác nhận nhỏ hiện ra. Chọn My table has headers (Bảng của tôi có tiêu đề) nhấn OK.
- Nhận bảng như sau.
- Lại chọn Borders (Đường viền) vào Line Style (Kiểu đường). Chọn kiểu dày và nổi bật vẽ đường. Ở đây, dùng đường viền dày như tùy chọn cuối.
- Vẽ đường cho mọi cạnh và phân cách làm nổi bật bảng.
- Chọn toàn bộ bảng vào tab Table Design (Thiết kế bảng) trên Ribbon. Chọn Total Row (Hàng tổng) và thấy hàng xuất hiện cuối bảng tên Total. Đường viền hàng này với Line Border (Đường viền). Nhận bảng như sau.
Đọc thêm: Cách duy trì Sổ cái trong Excel (với các bước dễ dàng)
Bước 3: Chèn hàm tính toán vào Bảng
Ở bước này, thêm tùy chọn tính toán trong sổ cái. Ví dụ, muốn xem tổng Nợ (Debit), Có (Credit), và ngày cho dữ liệu nhập. Nhưng tùy chọn tổng Có đã có. Bật cho hai trường kia. Làm theo các bước:
- Nhấp ô cuối cột Nợ. Trường hợp là E18. Mũi tên nhỏ hiện ở phải. Nhấp vào đó.
- Chọn Sum (Tổng) từ tùy chọn.
- Cho tổng ngày chọn C18 và tùy chọn chọn Count (Đếm).
- Cuối cùng, nhận bảng như hình dưới.
- Vì chưa có dữ liệu, trường tổng hiển thị 0.
Đọc thêm: Cách tạo Sổ cái sổ séc trong Excel (2 ví dụ hữu ích)
Bước 4: Phân tích Sổ cái tổng quát
Giai đoạn này, nhập dữ liệu kiểm tra bảng và tính toán hoạt động. Nhập dữ liệu demo. Bảng với dữ liệu:
Ở đây Nợ và Có kiểu dữ liệu Accounting (Kế toán). Phân tích bảng xem bao nhiêu Có hoặc Nợ mỗi ngày hoặc mô tả tương tự. Ở đây muốn xem Nợ hoặc Có cho mỗi mô tả. Tạo bảng như sau, làm theo các bước:
- Đầu tiên chọn toàn bộ bảng vào Insert (Chèn) chọn From Table/Range trong tùy chọn Pivot Table.
- Hộp thoại hiện ra. Chọn New worksheet (Trang tính mới) nhấn OK. Mở trang mới chứa bảng Pivot Table field (Các trường Bảng Pivot) bên phải.
- Thứ ba, từ bảng điều khiển chọn trường theo nhu cầu.
- Ở đây chọn Description (Mô tả) trước vì muốn phân loại theo Description. Thêm Nợ, Có, và các trường khác. Tạo bảng như sau trên trang mới.
- Ở đây thấy bao nhiêu Có hoặc Nợ tùy theo mô tả.
Đọc thêm: Cách tạo Sổ cái ngân hàng trong Excel (với các bước dễ dàng)
Lưu ý
- Tạo Bảng Pivot là phần phân tích. Không bắt buộc nếu không quan tâm phân tích bảng.
- Hàng Total (Tổng) không cần nếu làm việc với bảng chỉ chứa dữ liệu văn bản.
Kết luận
Hy vọng bài viết giúp tạo sổ cái tổng quát trong Excel. Nếu vẫn gặp khó khăn bước nào, cho biết ở bình luận. Đội ngũ sẵn sàng trả lời mọi câu hỏi. Với vấn đề Excel, truy cập trang web Exceldemy cho mọi giải pháp liên quan Excel.
Các bài viết liên quan
- Cách tạo định dạng đối soát sổ cái đối tác trong Excel
- Tạo định dạng đối soát sổ cái nhà cung cấp trong Excel
- Cách tạo Sổ cái phụ trong Excel (Với các bước dễ dàng)
- Xuất tất cả Sổ cái từ Tally sang Excel