Làm chủ tính năng Theo dõi thay đổi (Track Changes) trong Excel: Hướng dẫn từng bước

Quy trình theo dõi thay đổi trong Excel

Nếu bạn làm việc với file Excel cần cập nhật hoặc xem xét bởi nhiều người, tùy chọn Theo dõi thay đổi (Track Changes) rất hữu ích. Cũng dùng được khi tự cập nhật file và muốn lưu lại lịch sử chỉnh sửa để xem lại sau. Bài viết này hướng dẫn bạn tự thực hiện được.

Bước 1: Bật tính năng Track Changes

Mặc định tính năng này tắt. Cách bật:

Tab File → Options.
Chọn Customize Ribbon → bên phải Main tabs tìm Review, chuột phải → Add new group.
Bên trái Choose commands from chọn Commands Not in the Ribbon → tìm Track Changes (Legacy) → Add >> vào New Group (Custom).
Nút Track Changes (Legacy) xuất hiện trên Ribbon.

Bước 2: Làm nổi bật thay đổi trên màn hình

Tab Review → Track Changes (Legacy) → Highlight Changes.
Tích List changes on a new sheet. Ở When chọn: All, Not yet reviewed, hoặc Since last saved → OK.
Khi chỉnh sửa, ô thay đổi sẽ được viền màu, chú thích hiện ra.

Bước 3: Xem lịch sử thay đổi trên Sheet History

Rất hữu ích khi có nhiều thay đổi:

Bật Track Changes (Bước 1).
Tab Review → Share Workbook (Legacy).
Hộp thoại Highlight Changes mở ra → tab Highlight which changes điền When, Who.
Tích List changes on a new sheet → OK.
Sheet History xuất hiện liệt kê chi tiết: người làm, thời gian, ô, giá trị cũ/mới.

Bước 4: Chấp nhận hoặc từ chối thay đổi

Tab Review → Track Changes (Legacy) → Accept/Reject Changes.
Hộp thoại Select Changes to Accept or Reject: When chọn Not yet reviewed, Who chọn người cần xem xét, bỏ tích Where → OK.
Duyệt lần lượt từng thay đổi: nhấn Accept (giữ) hoặc Reject (hủy).

Bước 5: Thiết lập thời gian lưu lịch sử thay đổi

Tab Review → Share Workbook → tab Advanced.
Ô Keep change history for nhập số ngày → OK.

Tắt Track Changes

Tab Review → Track Changes (Legacy) → Highlight Changes.
Bỏ tích Track changes while editing → OK.

Theo dõi thay đổi ô (Cell Changes)

1. Dùng hàm CELL

Theo dõi ô cuối cùng được chỉnh sửa:

Ô G4: =CELL("address") → địa chỉ ô.
Ô G5: =CELL("contents") → nội dung ô.
Ô G6: =CELL("filename") → đường dẫn file.

Mỗi khi có thay đổi, các ô này cập nhật tự động.

2. Dùng mã VBA

Theo dõi thay đổi giá trị ô so với giá trị gốc bằng VBA:

Tạo 2 hình dạng (Shape): nút Reset và Track Change.
Alt+F11 mở VBA → chuột phải sheet → Insert → Module.
Dán mã sau:

Sub DeleteFormat()
    Cells.FormatConditions.Delete
End Sub

Sub TrackCellChange()
    For Each sheetw In ActiveWorkbook.Worksheets
        sheetw.Cells.FormatConditions.Delete
        Err.Clear
        On Error Resume Next
        x = sheetw.Cells.SpecialCells(xlCellTypeFormulas, 23).Count
        If Err.Number = 0 Then
            For Each cell In sheetw.Cells.SpecialCells(xlCellTypeFormulas, 23)
                cell.FormatConditions.Add Type:=xlCellValue, Operator:=xlNotEqual, _
                    Formula1:="=" & cell.Value
                cell.FormatConditions(cell.FormatConditions.Count).SetFirstPriority
                With cell.FormatConditions(1).Interior
                    .Color = 2552550
                    .TintAndShade = 0
                End With
                cell.FormatConditions(1).StopIfTrue = False
            Next cell
        End If
    Next sheetw
End Sub

Chuột phải nút Reset → Assign Macro → chọn DeleteFormat → OK.
Tương tự gán macro TrackCellChange cho nút Track Change.
Khi chỉnh sửa ô, ô đó sẽ được tô màu vàng tự động.

Lưu ý quan trọng

History sheet chỉ hiển thị thay đổi đã lưu → nhớ Ctrl+S thường xuyên.
Nếu History không hiện hết thay đổi: ở When chọn All, để trống Who và Where.
Muốn Track Changes giống Word? Tham khảo macro của Microsoft Excel Support Team.

Kết luận

Làm theo các phương pháp trên để theo dõi thay đổi trong Excel hiệu quả. Ghé ExcelDemy để đọc thêm bài viết tương tự. Đừng quên để lại bình luận, góp ý hoặc thắc mắc!