Hướng dẫn này sẽ trình bày các bước để tính toán các thay đổi theo dõi trong Excel. Nếu bạn làm việc với tệp Excel cần được người khác cập nhật hoặc xem xét, tùy chọn theo dõi thay đổi có thể có ích. Bạn cũng có thể sử dụng nó khi cập nhật tệp và cần theo dõi tất cả các thay đổi mà bạn tự thực hiện. Điều này có thể hữu ích khi bạn truy cập lại nó vào lúc nào đó sau này. Sau khi xem qua bài viết này, bạn sẽ có thể tự theo dõi các thay đổi trong Excel.
Bạn có thể tải xuống sách bài tập thực hành từ đây.
Quy trình từng bước để theo dõi các thay đổi trong Excel
Chúng tôi sẽ sử dụng tổng quan về tập dữ liệu mẫu làm ví dụ trong Excel để dễ hiểu. Ví dụ:chúng tôi có tập dữ liệu về những người có Giờ làm việc của họ trong Cột B và Thanh toán hàng ngày trong Cột C . Tại thời điểm này, bạn muốn thay đổi một dữ liệu và theo dõi sự thay đổi này. Làm theo các bước bên dưới để làm như vậy.
Bước 1:Bật Tính năng Theo dõi Thay đổi của Excel
Theo mặc định, tính năng này bị tắt trong Excel. Vì vậy, lúc đầu, để theo dõi sự thay đổi trong Excel, chúng ta phải bật nó lên. Dưới đây là các bước để bật tính năng này:
- Trước tiên, hãy chuyển đến Tệp tab.
- Sau đó, nhấp vào nút Thêm để chọn Tùy chọn . Tóm lại Tệp > Tùy chọn .
- Sau đó, đi tới ‘Tùy chỉnh ruy-băng’ , trong bảng điều khiển bên phải có 'Tab chính' tìm Đánh giá , nhấp chuột phải vào tùy chọn Xem lại và 'Thêm nhóm mới' .
- Sau đó, trong bảng điều khiển bên trái, ‘ Chọn lệnh từ 'Select ' Commands Not in the ribbon ' , tìm ‘Theo dõi thay đổi (Cũ)’ và Thêm>> vào Nhóm mới (Tùy chỉnh) của bạn .
- Bằng cách đó, ' Theo dõi Thay đổi ( Kế thừa ) ’ tùy chọn được thêm vào phần tab chính.
Bước 2:Đánh dấu các thay đổi trên màn hình
Khi bạn đánh dấu các thay đổi trong công việc của mình trong Excel, bạn sẽ rất dễ dàng thực hiện bất kỳ bản sửa đổi nào (chẳng hạn như thay đổi, chèn và xóa).
- Ban đầu, hãy chuyển đến Đánh giá tab.
- Sau đó, nhấp vào ‘ Theo dõi Thay đổi ( Kế thừa ) ’Và chọn Đánh dấu các thay đổi tùy chọn.
- Sau đó, hãy chọn tùy chọn - ‘ Liệt kê các thay đổi trên trang tính mới 'From the' Đánh dấu các thay đổi hộp thoại. Từ Khi nào trường , chúng tôi có thể chỉ định nếu chúng tôi muốn tất cả các thay đổi hoặc các thay đổi chưa được xem xét hoặc ‘ thay đổi kể từ lần lưu cuối cùng 'Và nhấp vào OK .
- Cuối cùng, nếu chúng tôi thực hiện bất kỳ thay đổi nào, kết quả sau sẽ hiển thị trên màn hình.
Bước 3:Xem các Thay đổi được Theo dõi trong Trang Lịch sử
Sẽ rất hữu ích khi hiển thị các thay đổi được theo dõi trong một trang tính riêng biệt nếu thực hiện nhiều thay đổi.
- Trước tiên, hãy bật tính năng Theo dõi thay đổi của Excel tính năng sau bước 01 .
- Thứ hai, chọn ‘Chia sẻ Sổ làm việc (Kế thừa)‘ từ tab Xem lại nút.
- Thứ ba, hộp thoại mới có tên Đánh dấu các thay đổi sẽ mở.
- Ngoài ra, hãy chuyển đến Đánh dấu những thay đổi cái hộp. Nhập các giá trị của hình ảnh sau vào mục Khi nào và Ai lĩnh vực này.
- Thứ ba, chọn tùy chọn ‘ Liệt kê các thay đổi trên trang tính mới Hộp ‘và nhấp vào OK .
- Cuối cùng, kết quả sau sẽ hiển thị trên ‘Trang tính Lịch sử’ .
Đọc thêm: Cách kiểm tra lịch sử chỉnh sửa trong Excel Online (Với các bước đơn giản)
Bước 4:Chấp nhận hoặc Từ chối các Thay đổi
Sau khi thực hiện các thay đổi, có khả năng tất cả các thay đổi sẽ không cần thiết. Trong trường hợp đó, sử dụng tùy chọn chấp nhận hoặc từ chối sẽ rất hữu ích.
- Khi bắt đầu bước này, hãy chuyển đến Đánh giá tab.
- Sau đó, chọn tùy chọn Chấp nhận / Từ chối các thay đổi . từ Theo dõi thay đổi (Kế thừa) thả xuống.
- Bây giờ, hãy mở nút Chọn Thay đổi để Chấp nhận hoặc Từ chối và chỉnh sửa các tùy chọn sau.
- Sau đó, chuyển đến trường văn bản Khi nào . Chọn ‘ Chưa được xem xét’ . Chúng tôi cũng có thể chọn Kể từ .
- Đi tới trường văn bản Ai . Chọn kiểu người dùng mà chúng tôi muốn xem xét.
- Bỏ chọn (Không đánh dấu) vào hộp có tên Ở đâu và sau đó nhấp vào OK .
- Ở cuối bước này, bạn sẽ nhận được các thay đổi theo thứ tự và bạn phải chọn Từ chối hoặc Chấp nhận để hủy hoặc giữ các thay đổi riêng lẻ.
Bước 5:Đặt Thời lượng để Lưu giữ Lịch sử Thay đổi
Bạn không cần phải theo dõi các thay đổi trong một khoảng thời gian dài. Vì vậy, việc đặt thời lượng của lịch sử thay đổi theo dõi là rất cần thiết.
- Ban đầu, chọn Chia sẻ Sổ làm việc từ tab Xem lại.
- Tiếp theo, chuyển đến Nâng cao tab.
- Sau đó, trong Giữ lịch sử thay đổi cho điền vào hộp số dự định của chúng tôi.
- Bây giờ, hãy nhấp vào OK .
Tắt Theo dõi Thay đổi
Khi tất cả các thay đổi đã được thực hiện đầy đủ, thì việc theo dõi các thay đổi của cùng một tệp Excel sẽ không còn cần thiết nữa. Trong trường hợp đó, bạn nên tắt các thay đổi theo dõi.
Các bước:
- Đi tới Đánh giá tab.
- Sau đó, tương tự như Bước 1 chuyển đến Theo dõi thay đổi > Đánh dấu các thay đổi
- Bỏ chọn tùy chọn Theo dõi thay đổi trong khi chỉnh sửa từ Đánh dấu các thay đổi hộp thoại,
Theo dõi thay đổi ô trong Excel
1. Sử dụng chức năng ô
Bạn có thể cần theo dõi ô được thay đổi cuối cùng trong một trang tính rất lớn trong nhiều trường hợp. Hơn nữa, một số người khác có thể cần biết ô đã được thay đổi gần đây nhất. Vì vậy, để theo dõi ô cuối cùng đã hoạt động, bạn có thể sử dụng the Chức năng CELL .
Các bước:
- Trong ô G4 , Áp dụng công thức sau để theo dõi Địa chỉ ô :
- Trong ô G5 , Chèn công thức sau để theo dõi Nội dung ô :
- Trong ô G6 , Tạo Công thức sau để theo dõi Địa chỉ tệp :
- Sau đó, nếu có bất kỳ thay đổi nào, thay đổi cuối cùng sẽ được hiển thị trên màn hình theo cách sau.
2. Áp dụng mã VBA
Bạn có thể theo dõi các thay đổi trong tệp Excel bằng VBA Mã số. Bạn có thể sử dụng trang tính và địa chỉ ô để theo dõi nơi các thay đổi được thực hiện từ giá trị cũ hoặc giá trị ban đầu.
Các bước:
- Đặt hai hình dạng để Đặt lại và một nút Theo dõi thay đổi .
- Nhấn ALT + F11 để mở VBA Sau đó, nhấp vào Nhấp chuột phải trên trang tính bạn đang làm việc và chọn Chèn > Mô-đun .
- Sau đó, sao chép đoạn mã sau và chèn mã vào chỗ trống.
Sub DeleteFormat()
Cells.FormatConditions.Delete
End Sub
Sub TrackCellChange()
For Each sheetw In ActiveWorkbook.Worksheets
sheetw.Cells.FormatConditions.Delete
Err.Clear
On Error Resume Next
x = sheetw.Cells.SpecialCells(xlCellTypeFormulas, 23).Count
If Err.Number = 0 Then
For Each cell In sheetw.Cells.SpecialCells(xlCellTypeFormulas, 23)
cell.FormatConditions.Add Type:=xlCellValue, Operator:=xlNotEqual, _
Formula1:="=" & cell.Value
cell.FormatConditions(cell.FormatConditions.Count).SetFirstPriority
With cell.FormatConditions(1).Interior
.Color = 2552550
.TintAndShade = 0
End With
cell.FormatConditions(1).StopIfTrue = False
Next cell
End If
Next sheetw
End Sub
- Nhấp chuột phải vào Đặt lại định hình và chọn ‘Chỉ định Macro’ .
- Sau đó, nhấn Xóa định dạng và nhấp vào OK .
- Sau đó, tương tự như trước khi Chỉ định Trackcellchange macro cho Theo dõi thay đổi .
- Nếu bạn thực hiện bất kỳ thay đổi nào trong một ô thì theo cách sau, kết quả sẽ hiển thị trên màn hình:
Đọc thêm: Excel VBA:Theo dõi nếu giá trị ô thay đổi
Những điều cần nhớ
- Công việc của trang lịch sử là hiển thị các thay đổi đã lưu , vì vậy hãy cố gắng lưu tác phẩm mới nhất bằng cách nhấn Ctrl + S.
- Nếu trang lịch sử không thể hiển thị danh sách tất cả các thay đổi , sau đó chuyển đến Tất cả bằng cách sử dụng Khi nào và làm cho Ai và Ở đâu hộp trống.
- Nếu bạn muốn thay đổi đường đi của mình đối với Excel trông giống với Word’s theo dõi các thay đổi, sau đó bạn có thể nhận trợ giúp bằng cách đọc macro này bài đăng của Nhóm hỗ trợ Microsoft Excel .
Kết luận
Do đó, hãy làm theo các phương pháp được mô tả ở trên. Do đó, bạn sẽ có thể tính toán cách theo dõi các thay đổi trong Excel và cố gắng tiếp tục sử dụng chúng. Hãy cho chúng tôi biết nếu bạn có thêm cách để thực hiện nhiệm vụ. Làm theo ExcelDemy trang web cho nhiều bài viết như thế này. Đừng quên để lại nhận xét, đề xuất hoặc truy vấn nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào trong phần bình luận bên dưới.
Các bài viết liên quan
- [Đã giải quyết]:Theo dõi các thay đổi không hiển thị trong Excel (với Sửa chữa dễ dàng)
- [Đã giải quyết]:Theo dõi các thay đổi bị xám trong Excel (3 bản sửa lỗi nhanh)