Tìm cách theo dõi thay đổi trên bảng tính Excel? Nhiều trường hợp phải phân phối file cho nhiều người và cần theo dõi ai thay đổi gì, khi nào, ô nào, dữ liệu gì.
Excel có tính năng theo dõi tích hợp xử lý tất cả trường hợp trên. Dễ dàng xem lại thay đổi trực tiếp trên trang tính, chấp nhận hoặc từ chối từng thay đổi. Một vài lưu ý quan trọng:
- Bật theo dõi không có nghĩa là quay lại trạng thái trước bằng cách undo. Chỉ là nhật ký ghi lại mọi thứ. Bạn tự xem gì bị xóa/thêm và tự sửa.
- Bật theo dõi không ghi lại mọi thay đổi. Chỉ dữ liệu trong ô được theo dõi. Định dạng, ẩn/hiện hàng cột, chú thích, giá trị ô thay đổi do tính toán lại công thức – không được theo dõi.
- Lịch sử thay đổi chỉ giữ 30 ngày mặc định. Mở file 45 ngày sau → thấy lịch sử 45 ngày cho đến khi đóng file. Đóng file → lịch sử >30 ngày biến mất. Mở lại → không thấy thay đổi 45 ngày trước.
- Bật theo dõi → sổ làm việc thành sổ làm việc chia sẻ (shared workbook) – nhiều người cùng chỉnh sửa.
Hiểu cơ bản, bắt đầu bật, cấu hình, theo dõi thay đổi!
Bật theo dõi (Enabling Tracking)
Mở Excel → tab Xem xét (Review) → góc phải: Theo dõi thay đổi (Track Changes) dưới Thay đổi (Changes).
Nhấp nút → chọn Đánh dấu thay đổi (Highlight Changes). Hộp thoại: tích "Theo dõi thay đổi khi chỉnh sửa. Cũng chia sẻ sổ làm việc" (Track changes while editing. This also shares your workbook).
Các tùy chọn: Khi (When), Ai (Who), Ở đâu (Where). Khi: Tất cả (All) = mọi thay đổi được đánh dấu. Còn: từ lần lưu cuối, từ ngày cụ thể, chưa xem xét.
Ai: theo dõi ai thay đổi – mọi người hoặc mọi người trừ bạn. Ở đâu: chỉ theo dõi vùng ô cụ thể. Nhấp nút bên phải chọn vùng.
Cuối: bỏ tích Đánh dấu thay đổi trên màn hình (Highlight changes on screen) nếu không muốn người khác biết bạn đang theo dõi. Mặc định bật → ô thay đổi có mũi tên nhỏ góc trên trái.
Click ô đã thay đổi (khi bật Highlight changes) → popup hiện giá trị cũ/mới và thời gian. Tắt Highlight → tam giác đen không hiện.
Ví dụ: tắt Highlight, gửi file cho người khác sửa, nhận lại → vào Track Changes bật Highlight lại.
Cấu hình theo dõi (Configure Tracking)
Xem cài đặt theo dõi, điều chỉnh cho phù hợp. Nhấp nút Chia sẻ sổ làm việc (Share Workbook) bên trái Track Changes. Tab Nâng cao (Advanced) khi hộp thoại hiện ra.
Đổi số ngày giữ lịch sử (mặc định 30). Mặc định cập nhật khi lưu file, có thể thiết lập tự động mỗi vài phút. Chọn cách xử lý xung đột: hỏi hoặc thay đổi sau cùng khi lưu thắng.
Xem thay đổi (Viewing Changes)
Sau khi bật theo dõi và làm vài thay đổi, nhấp Track Changes → Highlight Changes → ô Liệt kê thay đổi trên trang tính mới (List changes on a new sheet) không còn xám.
Tích → OK. Trang tính mới tên Lịch sử (History) thêm vào – xem tất cả thay đổi.
Lúc nào đó cần chấp nhận/từ chối thay đổi. Xem lại và chọn giữ/hủy.
Nhấp Theo dõi thay đổi → Chấp nhận/Từ chối thay đổi (Accept/Reject Changes). Chọn tùy chọn thay đổi muốn chấp nhận/từ chối. Muốn xem tất cả: để Khi tích và đặt Chưa xem xét (Not Reviewed).
OK → Excel lần lượt hiện từng thay đổi, cho chọn Chấp nhận (Accept) hoặc Từ chối (Reject). Có Chấp nhận tất cả (Accept All) hoặc Từ chối tất cả (Reject All).
Từ chối → ô quay về giá trị gốc ngay. Nếu ô khác tham chiếu ô bị từ chối, giá trị đó cũng thay đổi → có thể làm hỏng công thức, cẩn thận.
Xong! Bây giờ bạn theo dõi thay đổi Excel dễ dàng với tính năng tích hợp. Hãy bình luận nếu có thắc mắc. Chúc thành công!