Bạn đang tìm cách theo dõi các thay đổi được thực hiện đối với bảng tính Excel? Có nhiều trường hợp bạn phải phân phối một tệp cho nhiều người và theo dõi những thay đổi nào đã được thực hiện. Bạn có thể muốn theo dõi thời điểm thực hiện thay đổi, ai đã thực hiện thay đổi, thay đổi xảy ra ở ô nào và dữ liệu nào đã được thay đổi.
Excel được tích hợp các tính năng theo dõi có thể xử lý tất cả các trường hợp trên. Bạn có thể dễ dàng xem lại tất cả các thay đổi trực tiếp trên trang tính và bạn cũng có thể chấp nhận hoặc từ chối từng thay đổi. Có một số điểm cần nhớ về các tính năng theo dõi của Excel:
1. Bật theo dõi không có nghĩa là bạn có thể hoàn nguyên bảng tính về trạng thái trước đó bằng cách hoàn tác các thay đổi. Về cơ bản, nó là một tệp nhật ký ghi lại mọi thứ và chỉ thế thôi. Bạn có thể truy cập theo cách thủ công và xem dữ liệu nào đã bị xóa hoặc được thêm vào, nhưng bạn sẽ phải tự mình thực hiện các thay đổi đối với bảng tính.
2. Bật theo dõi không có nghĩa là mọi thay đổi bạn thực hiện sẽ được ghi lại. Bất kỳ dữ liệu nào được lưu trữ trong một ô đều được theo dõi, nhưng các thay đổi khác như định dạng thì không. Các thay đổi khác không được theo dõi bao gồm ẩn / hiện hàng và cột, nhận xét và giá trị ô thay đổi do tính toán lại công thức.
3. Lịch sử thay đổi chỉ được lưu giữ trong 30 ngày theo mặc định. Nếu bạn thực hiện các thay đổi đối với trang tính Excel và sau đó mở lại sổ làm việc sau 45 ngày, thì bạn sẽ có thể xem lịch sử thay đổi cho tất cả 45 ngày cho đến khi bạn đóng sổ làm việc. Khi bạn đóng nó, mọi lịch sử thay đổi cũ hơn 30 ngày sẽ biến mất. Điều đó có nghĩa là trong lần mở tiếp theo, bạn sẽ không thể thấy thay đổi mà bạn đã thực hiện trước đó 45 ngày.
4. Bất cứ khi nào bạn bật tính năng theo dõi, sổ làm việc sẽ trở thành một sổ làm việc dùng chung. Điều này có nghĩa là nhiều người dùng sẽ thực hiện các thay đổi đối với tài liệu.
Bây giờ bạn đã biết một số khái niệm cơ bản về cách theo dõi hoạt động trong Excel, hãy nói về cách bật tính năng này, thay đổi cài đặt và theo dõi các thay đổi!
Bật theo dõi
Hãy tiếp tục và bật tính năng theo dõi trước. Mở Excel và nhấp vào Xem lại trên dải băng. Ở ngoài cùng bên phải, bạn sẽ thấy một tùy chọn có tên là Theo dõi thay đổi trong Thay đổi phần.
Nhấp vào nút và chọn Đánh dấu các thay đổi . Bạn sẽ nhận được một hộp thoại mà bây giờ bạn cần chọn tùy chọn “Theo dõi các thay đổi trong khi chỉnh sửa. Điều này cũng chia sẻ sổ làm việc của bạn ” .
Bạn có một số tùy chọn ở đây bao gồm Khi nào , Ai và Ở đâu . Đối với Khi nào , Tất cả có nghĩa là mọi thay đổi sẽ được đánh dấu. Bạn cũng có tùy chọn đánh dấu các thay đổi so với lần cuối cùng bạn lưu tài liệu, kể từ một ngày cụ thể hoặc các thay đổi chưa được xem xét.
Nếu bạn chọn Ai , bạn có thể chọn theo dõi các thay đổi được thực hiện bởi bất kỳ ai hoặc các thay đổi được thực hiện bởi tất cả mọi người ngoại trừ bạn. Ở đâu tùy chọn cho phép bạn theo dõi các thay đổi chỉ cho một phần cụ thể của bảng tính. Chỉ cần nhấp vào nút ở bên phải và chọn phạm vi ô bạn muốn theo dõi.
Cuối cùng, bạn có thể bỏ chọn Thay đổi đánh dấu trên màn hình nếu bạn không muốn người khác biết bạn đang theo dõi các thay đổi. Theo mặc định, khi bạn bắt đầu theo dõi và chọn tùy chọn này, bất kỳ ô nào đã thay đổi sẽ hiển thị một mũi tên nhỏ ở trên cùng bên trái để cho biết nó đã được thay đổi.
Ngoài ra, nếu bạn nhấp vào một ô đã thay đổi (với Đánh dấu các thay đổi trên màn hình bật), bạn sẽ nhận được một cửa sổ bật lên nhỏ hiển thị giá trị đã được thay đổi từ đâu và được thay đổi thành và tại thời điểm nào. Nếu bạn bỏ chọn tùy chọn Đánh dấu thay đổi trên màn hình, hình tam giác nhỏ màu đen đó sẽ không hiển thị.
Vì vậy, những gì bạn có thể làm, chẳng hạn như ẩn các thay đổi trên màn hình bằng cách không chọn hộp, gửi tệp của bạn cho những người phải thực hiện thay đổi đối với tệp đó và khi bạn lấy lại tệp, chỉ cần đi tới Theo dõi Các thay đổi và chọn lại hộp.
Định cấu hình theo dõi
Bước tiếp theo là xem các cài đặt để theo dõi và điều chỉnh chúng cho phù hợp với nhu cầu của bạn. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào Chia sẻ sổ làm việc nút nằm ngay bên trái của Theo dõi thay đổi cái nút. Nhấp vào Nâng cao khi tab Chia sẻ sổ làm việc hộp thoại bật lên.
Tại đây, bạn có thể thay đổi số ngày lưu giữ lịch sử thay đổi thành số ngày khác ngoài 30 ngày. Theo mặc định, các thay đổi được cập nhật khi tệp được lưu, nhưng bạn có thể thực hiện để tự động thực hiện vài phút một lần. Cuối cùng, bạn có thể chọn cách bạn muốn đối phó với xung đột:bằng cách được yêu cầu hoặc đơn giản là để thay đổi cuối cùng khi lưu tệp giành chiến thắng.
Xem các thay đổi
Khi bạn đã bật theo dõi và thực hiện một vài thay đổi, bạn có thể nhấp lại vào nút Theo dõi thay đổi, nhấp vào Đánh dấu các thay đổi và bạn sẽ nhận thấy rằng Danh sách thay đổi trên trang tính mới hộp không còn chuyển sang màu xám.
Kiểm tra và nhấp vào OK. Một trang tính mới có tên là Lịch sử sẽ được thêm vào để cho phép bạn xem tất cả các thay đổi đã được thực hiện đối với sổ làm việc đó.
Tại một số thời điểm, bạn sẽ cần phải chấp thuận hoặc từ chối các thay đổi. Bạn có thể xem lại tất cả các thay đổi, sau đó chọn và chọn những thay đổi bạn muốn giữ lại hoặc loại bỏ.
Chỉ cần nhấp vào Theo dõi thay đổi một lần nữa và chọn Chấp nhận / Từ chối thay đổi . Chọn các tùy chọn để chọn những thay đổi bạn muốn chấp nhận hoặc từ chối. Nếu bạn muốn xem lại tất cả các thay đổi, chỉ cần rời khỏi Khi nào đã kiểm tra và đảm bảo rằng nó được đặt thành Chưa xem xét .
Nhấp vào OK và Excel sẽ bắt đầu hiển thị cho bạn từng thay đổi đã được thực hiện và cung cấp cho bạn tùy chọn để Chấp nhận hoặc Từ chối . Bạn cũng có thể Chấp nhận tất cả hoặc Từ chối tất cả thay đổi nếu bạn muốn.
Nếu bạn từ chối một thay đổi, nó sẽ ngay lập tức hoàn nguyên về những gì ban đầu trong ô đó. Cần lưu ý rằng nếu một ô khác tham chiếu đến nội dung của ô bị từ chối thì giá trị đó cũng sẽ thay đổi khi giá trị ô được tham chiếu hoàn nguyên trở lại. Điều này có thể khiến công thức bị hỏng, v.v., vì vậy hãy cẩn thận.
Đó là nó! Giờ đây, bạn có thể theo dõi bất kỳ thay đổi nào được thực hiện đối với bảng tính Excel của mình một cách dễ dàng bằng cách sử dụng tính năng tích hợp sẵn này. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, hãy đăng một bình luận. Hãy tận hưởng!