Trong Excel, người dùng thường dùng tập dữ liệu lớn để phân tích. Trong những tập dữ liệu đó, họ phải thay đổi theo thời gian. Nếu họ giữ được hồ sơ thay đổi, thì phân tích sau này sẽ dễ dàng hơn. Trong Excel, có tính năng tên là “Track Changes” giữ và hiển thị tất cả thay đổi trên trang tính. Vì vậy, trong bài viết này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách bật track changes trong Excel.
Bạn có thể tải miễn phí sổ làm việc Excel ở đây và tự thực hành.
Quy trình từng bước bật Track Changes trong Excel
Tính năng Track Changes của Excel chủ yếu dùng để theo dõi thay đổi trên trang tính và hiển thị chúng theo thời gian. Nhưng tính năng này không trực tiếp có sẵn trong Excel. Người dùng phải chọn tính năng này từ tùy chọn trước rồi mới dùng. Trong bài viết này, bạn sẽ thấy quy trình từng bước bật track changes trong Excel. Cũng sẽ thấy cách thêm tính năng từ tùy chọn và nhiều tùy chỉnh của nó.
Bước 1: Tùy chỉnh tab Review từ Ribbon
Để dùng tính năng này, trước tiên phải thêm nó vào tab Review. Để làm vậy,
- Đầu tiên, vào tab Review của dải công cụ.
- Sau đó nhấp chuột phải vào tab và chọn Customize the Ribbon.
Bước 2: Tạo nhóm mới từ Excel Options
Bây giờ phải tạo nhóm mới để thêm track changes. Để làm vậy,
- Đầu tiên, vào tab Customize Ribbon trong hộp thoại Excel Options.
- Sau đó, trong Main Tabs, chọn New Groups.
Bước 3: Đổi tên nhóm mới
Ở bước này, chúng ta sẽ đổi tên nhóm mới tạo. Để làm vậy,
- Đầu tiên, chọn lệnh Rename từ hộp thoại.
- Sau đó, trong hộp thoại Rename, gõ Track Changes vào ô Display name.
- Thứ ba, nhấn OK.
Bước 4: Chọn tất cả lệnh (All Commands)
Hơn nữa, phải thêm lệnh Track Changes vào nhóm mới tạo. Để làm vậy,
- Chọn All Commands trong hộp thả xuống dưới tiêu đề Choose commands from.
Bước 5: Chèn lệnh từ All Commands
Ở bước này, phải chèn tất cả lệnh liên quan đến theo dõi thay đổi. Để làm vậy,
- Đầu tiên, từ thả xuống All Commands, tìm và chọn lệnh Track Changes (Legacy) .
- Sau đó, nhấn tùy chọn Add từ hộp thoại.
- Thứ hai, từ thả xuống chọn lệnh Share Workbook (Legacy) và chọn Add.
Bước 6: Bật Track Changes
Ở bước cuối cùng để bật track changes, làm như sau.
- Cuối cùng, nhấn OK sau khi chọn All Commands và đặt chúng.
- Kết quả, bạn sẽ có thể dùng lệnh Track Changes từ bây giờ.
Bước 7: Chuẩn bị tập dữ liệu
Sau khi xong các bước chuẩn bị, bây giờ bắt đầu thủ tục chính. Để áp dụng track changes,
- Trước hết, lấy tập dữ liệu sau.
- Ở đây, có ba cột dữ liệu chứa tên, tuổi, và lương hàng tháng của một số người ngẫu nhiên.
Bước 8: Sử dụng tab Review
Để cho phép xem thay đổi trên trang tính, phải hoàn thành một số bước.
- Đầu tiên, vào tab Review của dải công cụ.
- Sau đó, nhấp vào lệnh Track Changes (Legacy) .
Bước 9: Chọn lệnh Track Changes từ tab Review
Ở bước này, phải chọn thêm một số lệnh. Để làm vậy,
- Đầu tiên, sau khi chọn tùy chọn, bạn sẽ thấy thêm hai lệnh.
- Từ đó, chọn lệnh Highlight Changes… .
Bước 10: Kiểm tra tùy chọn từ hộp thoại Highlight Changes
Sau đó, sẽ thấy hộp thoại mới tên “Highlight Changes.” Phải kiểm tra một số tùy chọn ở đây. Để làm vậy,
- Trước hết, tích vào tùy chọn Track changes while editing.
- Sau đó, trong ô When chọn All và tích tùy chọn.
- Sau đó, trong hộp thoại Who chọn Everyone và tích tùy chọn.
- Cuối cùng, nhấn OK.
Bước 11: Xem thay đổi trong trang tính
Sau bước trước, bạn có thể xem thay đổi trên trang tính. Ví dụ,
- Trước hết, thay đổi một số giá trị trong cột tên “Monthly Salary”.
- Sau đó, sau khi thay đổi, bạn sẽ theo dõi được các thay đổi.
Đọc thêm: [Đã giải quyết]: Track Changes bị xám trong Excel (3 sửa nhanh)
Tùy chỉnh tính năng Track Changes trong Excel
Trong quy trình trên, bạn đã thấy cách bật track changes trong Excel. Ngoài ra, có thể làm thêm một số thủ thuật với tính năng này. Có một số tùy chỉnh khi theo dõi thay đổi.
1. Hiển thị thay đổi trước qua History Sheet
Nếu muốn xem tất cả thay đổi trên trang tính, làm theo các bước sau.
Bước 1:
- Đầu tiên, vào lệnh Track Changes (Legacy) từ tab Review.
- Sau đó, từ đó chọn Highlight Changes….
Bước 2:
- Thứ hai, hộp thoại Highlight Changes sẽ xuất hiện.
- Từ đó, chọn Since I last saved trong ô When và tích tùy chọn.
- Sau đó, trong ô Who chọn Everyone và tích tùy chọn.
- Thứ ba, tích tùy chọn List changes on a new sheet.
- Cuối cùng, nhấn OK.
Bước 3:
- Cuối cùng, History Sheet sẽ mở ra và bạn sẽ thấy tất cả thay đổi trên trang tính chính.
Đọc thêm: Cách kiểm tra lịch sử chỉnh sửa trong Excel Online (với các bước đơn giản)
2. Chấp nhận hoặc từ chối thay đổi
Nếu không cần tất cả thay đổi hiển thị trên trang tính, dùng tính năng thêm Accept/Reject Changes. Để làm vậy, làm theo các bước sau.
Bước 1:
- Trước hết, vào tab Review trên dải công cụ.
- Sau đó, chọn tùy chọn Track Changes (Legacy) từ nhóm Track Changes .
- Cuối cùng, chọn Accept/Reject Changes.
Bước 2:
- Thứ hai, trong Select Changes to Accept or Reject, cần chọn một số tùy chọn.
- Trước hết, trong ô When chọn Not yet reviewed.
- Sau đó, trong ô Who chọn Everyone.
- Thứ ba, tích hai ô trên.
- Cuối cùng, nhấn OK.
Bước 3:
- Cuối cùng, bạn sẽ thấy hộp thoại Accept or Reject Changes .
- Ở đây, bạn tìm thấy tất cả thay đổi từ trang tính.
- Kết quả, chọn Accept or Reject để giữ hoặc loại bỏ thay đổi tương ứng.
Đọc thêm: Cách xem ai làm thay đổi trong Excel (6 phương pháp dễ dàng)
3. Đặt giới hạn thời gian cho Track Changes
Nếu không muốn theo dõi thay đổi lâu dài, tùy chỉnh tính năng theo các bước dưới đây.
Bước 1:
- Đầu tiên, vào tab Review của dải công cụ.
- Sau đó từ nhóm Track Changes, chọn lệnh Share Workbook (Legacy) .
Bước 2:
- Thứ hai, bạn sẽ thấy hộp thoại Share Workbook sau khi chọn lệnh.
- Sau đó, vào tab Advanced của hộp thoại.
- Sau đó, dưới hộp thoại Track changes chọn tùy chọn Keep change history for.
- Ở đây, chọn số ngày mong muốn để giữ lịch sử thay đổi.
- Cuối cùng, nhấn OK.
4. Tắt Track Changes trong Excel
Cuối cùng, ở bước tùy chỉnh cuối, bạn sẽ thấy cách tắt track changes nếu không còn cần. Xem các bước sau.
Bước 1:
- Trước hết, từ tab Review vào nhóm Track Changes .
- Sau đó, chọn Highlight Changes….
Bước 2:
- Thứ hai, trong hộp thoại Highlight Changes, bỏ tích tùy chọn Track changes while editing.
- Cuối cùng, nhấn OK.
Bước 3:
- Cuối cùng, sẽ không còn track changes trong sổ làm việc.
Đọc thêm: Cách dùng công thức theo dõi thay đổi ô trong Excel (với các bước dễ dàng)
Kết luận
Đây là kết thúc bài viết. Tôi hy vọng bài viết hữu ích. Sau khi đọc, bạn sẽ bật track changes trong Excel theo các bước trên. Hãy chia sẻ thắc mắc hoặc đề xuất thêm trong phần bình luận bên dưới.
Các bài viết liên quan
- Excel VBA: Theo dõi nếu giá trị ô thay đổi
- [Đã giải quyết]: Track Changes không hiển thị trong Excel (với sửa dễ dàng)