Microsoft Excel là một chương trình bảng tính phổ biến được sử dụng để lưu trữ, định dạng và sắp xếp dữ liệu. Nó là một phần không thể thiếu của hầu hết các tổ chức kinh doanh được sử dụng để thực hiện lập ngân sách, lập báo cáo tài chính, lập bảng cân đối kế toán và các chức năng kế toán khác. Bảng tính Excel cũng được sử dụng phổ biến nhất để thực hiện các phép toán phức tạp.
Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào hoạt động trơn tru, Quản lý dự án là rất quan trọng và nó đóng một vai trò quan trọng trong việc đạt được thời hạn kinh doanh. Trang tính Excel được sử dụng rộng rãi để quản lý dự án nhằm xác định các con đường quan trọng, phân tích các xu hướng mới nhất để đưa ra quyết định hiệu quả, lập kế hoạch dự án và theo dõi dự án. Nói như vậy, Microsoft Excel có rất nhiều công cụ và mẫu phân tích được mọi quy mô doanh nghiệp sử dụng để quản lý và báo cáo các dự án.
Theo dõi nhiều dự án trong Excel
Nếu bạn đang thực hiện nhiều dự án, Excel cho phép bạn tổ chức nhiều dự án và tài nguyên của nó để đạt được các mốc chiến lược. Mặc dù quản lý nhiều nhiệm vụ và theo dõi nhiều dự án có thể khá khó khăn, nhưng Excel có một số mẫu quản lý dự án tuyệt vời cho phép chúng tôi tổ chức và lập lịch trình hiệu quả cho nhiều dự án trong một bảng tính excel duy nhất.
Trong bài viết này, chúng tôi giải thích cách sử dụng Mẫu theo dõi nhiều dự án trong Excel để lập kế hoạch và theo dõi hiệu quả nhiều dự án trong một bảng tính Excel. Mẫu cung cấp giao diện thân thiện với người dùng và bao gồm Bảng dữ liệu để thêm nhiệm vụ, nhiều bảng điều khiển theo dõi dự án, nhiều dự án theo dõi Biểu đồ Gantt và tóm tắt dự án. Mẫu cho phép bạn sử dụng bao nhiêu dự án và nhiệm vụ tùy thích trong một sổ làm việc mà không có bất kỳ ranh giới nào. Mẫu này có sẵn miễn phí và hoạt động trên hầu hết các phiên bản MS Excel trong Windows 10.
Thiết lập mẫu Excel để theo dõi nhiều dự án
Tải xuống mẫu Excel miễn phí để theo dõi nhiều dự án tại đây và lưu nó vào ổ đĩa cục bộ của bạn. Bấm đúp vào tệp đã tải xuống. Tệp Mẫu tự động mở trong Microsoft Excel.
Bây giờ hãy nhấp vào Bảng dữ liệu ở cuối sổ làm việc. Xóa dữ liệu hiện có khỏi bảng để tạo các dự án và nhiệm vụ của bạn.
Thêm nhiều dự án trong mẫu Excel
Đi tới Tóm tắt dự án Trang tính ở cuối sổ làm việc.
Xóa các dự án mẫu hiện có trong cột thứ hai từ cột B phạm vi B4 đến phạm vi B 13 dưới tên Dự án.
Nhập các ô dự án của bạn vào Cột B từ phạm vi B4. Bạn có thể nhập bao nhiêu dự án tùy thích.
Nhấp vào Kế hoạch dự án Trang tính ở cuối sổ làm việc. Bảng Kế hoạch Dự án là trang chính của mẫu hiển thị các nhiệm vụ tổng thể và các chỉ số dự án cũng như báo cáo trạng thái. Trong trang tính này, bạn có thể xem tất cả các dự án trên Trang tổng quan và Biểu đồ Gantt.
Nhấp vào mũi tên xuống bên cạnh Tất cả dự án ở đầu trang tính. Chọn dự án đầu tiên của bạn từ trình đơn thả xuống.
Nhập thông tin chi tiết về dự án đầu tiên của bạn như tên dự án, tên khách hàng và người quản lý dự án.
Sau khi hoàn tất, hãy nhấp vào mũi tên xuống bên cạnh Tất cả các dự án ở đầu trang tính.
Bây giờ, hãy chọn dự án thứ hai của bạn từ trình đơn thả xuống để mở một phiên bản mới của trang tính.
Nhập thông tin chi tiết về dự án thứ hai của bạn như tên dự án, tên khách hàng và người quản lý dự án.
Sau khi hoàn tất, bạn có thể tiếp tục thêm các dự án mới và các chi tiết của nó bao nhiêu tùy thích bằng cách lặp lại các bước trên.
Thêm nhiệm vụ mới trong Bảng dữ liệu
Bảng dữ liệu là trang trong sổ làm việc của bạn cho phép bạn thêm các hoạt động dự án đang diễn ra và chi tiết của chúng một cách có tổ chức. Bảng dữ liệu chứa các trường cho phép bạn nhập các nhiệm vụ cho từng dự án của bạn và các hoạt động dự án tương ứng của chúng để theo dõi. Trong biểu dữ liệu, bạn có thể thêm nhiệm vụ cho từng dự án, chỉ định một thành viên trong nhóm cho một nhiệm vụ cụ thể, đề cập đến ngày bắt đầu và ngày hoàn thành dự kiến. Làm theo các bước dưới đây để thêm các nhiệm vụ mới trong một dự án.
Điều hướng đến tab Bảng dữ liệu ở cuối sổ làm việc.
Trong Dự án Cột, Chọn Tiêu đề Dự án.
Trong Tác vụ , thêm một nhiệm vụ mới
Trong trách nhiệm , thêm tên của người được giao nhiệm vụ
Trong Ngày bắt đầu Cột, gán dữ liệu khi người chịu trách nhiệm phải bắt đầu nhiệm vụ.
Chỉ định số ngày yêu cầu của một thành viên trong nhóm hoặc một người để hoàn thành hoạt động dự án cho mọi nhiệm vụ trong Số ngày bắt buộc cột. Dữ liệu tiến độ này sẽ tạo ra trạng thái Dự án của bạn trong Trang tổng quan và Gantt.
Bạn có thể cập nhật tiến độ của nhiệm vụ đã hoàn thành theo tỷ lệ phần trăm hàng ngày trong một cột riêng biệt có tên là Tiến độ.
Lưu các thay đổi.
Những thay đổi được thực hiện đối với Bảng dữ liệu sẽ xuất hiện trong Kế hoạch dự án và Tóm tắt dự án.
Bạn có thể xem trạng thái tổng thể của dự án tại đây và nhận được biểu đồ về phần trăm dự án đã hoàn thành và phần trăm nhiệm vụ đang chờ xử lý.
Đó là tất cả những gì cần làm!
