Microsoft Excel là chương trình bảng tính phổ biến được dùng để lưu trữ, định dạng và tổ chức dữ liệu. Nó là một phần không thể thiếu của hầu hết tổ chức kinh doanh được dùng để thực hiện ngân sách, tạo báo cáo tài chính, tạo bảng cân đối kế toán và các chức năng kế toán khác. Bảng tính Excel cũng thường được dùng để thực hiện các phép toán phức tạp.
Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào để chạy suôn sẻ, Quản lý dự án là rất quan trọng, và nó đóng vai trò quan trọng trong việc đạt được hạn chót kinh doanh. Bảng tính Excel được sử dụng rộng rãi cho quản lý dự án để xác định đường dẫn quan trọng, phân tích xu hướng mới nhất để đưa ra quyết định hiệu quả, lên kế hoạch dự án và theo dõi dự án. Đó là nói, Microsoft Excel có nhiều công cụ phân tích và mẫu đa dạng được dùng bởi mọi quy mô doanh nghiệp để quản lý và báo cáo dự án.
Theo dõi nhiều dự án trong Excel
Nếu bạn đang làm việc trên nhiều hơn một dự án, Excel cho phép bạn tổ chức nhiều dự án và nguồn lực của nó để đạt được các mốc chiến lược. Mặc dù quản lý nhiều tác vụ và theo dõi nhiều dự án có thể khá thách thức, Excel có một số mẫu quản lý dự án tuyệt vời cho phép chúng ta tổ chức và lên lịch nhiều dự án hiệu quả tất cả trong một bảng tính Excel đơn lẻ.
Trong bài viết này, chúng tôi giải thích cách sử dụng Mẫu Excel Theo dõi Nhiều Dự án để lên kế hoạch và theo dõi nhiều dự án hiệu quả trong một bảng tính Excel đơn lẻ. Mẫu cung cấp giao diện thân thiện với người dùng và bao gồm Các trang Dữ liệu để thêm tác vụ, bảng điều khiển theo dõi nhiều dự án, biểu đồ Gantt theo dõi nhiều dự án, và Tóm tắt dự án. Mẫu cho phép bạn sử dụng bao nhiêu dự án và tác vụ bạn muốn trong một sổ làm việc đơn lẻ không có giới hạn. Mẫu có sẵn miễn phí và hoạt động trên hầu hết phiên bản MS Excel trong Windows 10.
Thiết lập mẫu Excel để theo dõi nhiều dự án
Tải xuống mẫu Excel miễn phí để theo dõi nhiều dự án tại đây và lưu nó vào ổ cục bộ. Nhấp đúp vào tệp đã tải xuống. Tệp Mẫu tự động mở trong Microsoft Excel.
Bây giờ nhấp vào tab Trang Dữ liệu ở dưới cùng của sổ làm việc. Xóa dữ liệu hiện có từ bảng để tạo dự án và tác vụ của bạn.
Thêm Nhiều Dự án vào Mẫu Excel
Đi đến trang Tóm tắt Dự án ở dưới cùng của sổ làm việc.
Xóa các dự án mẫu hiện có trong cột thứ hai từ phạm vi cột B từ B4 đến B13 dưới tên Dự án.
Nhập Tiêu đề Dự án của bạn trong Cột B từ phạm vi B4. Bạn có thể nhập bao nhiêu dự án tùy thích.
Nhấp vào trang Kế hoạch Dự án ở dưới cùng của sổ làm việc. Trang Kế hoạch Dự án là trang chính của mẫu hiển thị tổng thể tác vụ và chỉ số trạng thái dự án. Trong trang này, bạn có thể xem tất cả các dự án trên Bảng điều khiển và Biểu đồ Gantt.
Nhấp vào mũi tên xuống bên cạnh menu Tất cả Dự án ở đầu trang. Chọn dự án đầu tiên của bạn từ menu thả xuống.
Nhập chi tiết dự án đầu tiên của bạn như tên dự án, tên khách hàng và quản lý dự án.
Một khi xong, nhấp vào mũi tên xuống bên cạnh menu Tất cả Dự án ở đầu trang.
Bây giờ chọn dự án thứ hai của bạn từ menu thả xuống để mở phiên bản mới của trang.
Nhập chi tiết dự án thứ hai của bạn như tên dự án, tên khách hàng và quản lý dự án.
Một khi xong, bạn có thể tiếp tục thêm dự án mới và chi tiết của nó bao nhiêu tùy thích bằng cách lặp lại các bước trên.
Thêm tác vụ mới trong Trang Dữ liệu
Trang Dữ liệu là trang trong sổ làm việc của bạn cho phép bạn thêm các hoạt động dự án đang diễn ra và chi tiết của chúng một cách có tổ chức. Trang Dữ liệu chứa các trường cho phép bạn nhập tác vụ cho từng dự án của bạn và các hoạt động dự án tương ứng để theo dõi. Trong trang dữ liệu, bạn có thể thêm tác vụ cho từng dự án, gán thành viên nhóm cho một tác vụ cụ thể, đề cập ngày bắt đầu và ngày dự kiến hoàn thành. Làm theo các bước dưới đây để thêm tác vụ mới dưới một dự án.
Điều hướng đến tab Trang Dữ liệu ở dưới cùng của sổ làm việc.
Dưới cột Dự án, Chọn Tiêu đề Dự án.
Trong cột Tác vụ, thêm tác vụ mới
Trong cột người chịu trách nhiệm, thêm tên người mà tác vụ được giao
Trong cột Ngày bắt đầu, gán dữ liệu khi người chịu trách nhiệm phải bắt đầu tác vụ.
Chỉ định số ngày cần thiết bởi thành viên nhóm hoặc người để hoàn thành hoạt động dự án cho mỗi tác vụ trong cột Ngày Cần Thiết. Dữ liệu tiến độ này sẽ tạo ra trạng thái Dự án của bạn trong Bảng điều khiển và Gantt.
Bạn có thể cập nhật tiến độ tác vụ hoàn thành theo phần trăm trên cơ sở hàng ngày trong một cột riêng gọi là Tiến độ.
Lưu thay đổi.
Các thay đổi được thực hiện trên Trang Dữ liệu sẽ xuất hiện trong Kế hoạch Dự án và Tóm tắt Dự án.
Bạn có thể xem tổng thể trạng thái dự án ở đây và nhận biểu đồ phần trăm dự án hoàn thành, và phần trăm tác vụ chờ xử lý.
Đó là tất cả!