Quản lý dự án là nền tảng để đạt được mọi mục tiêu kinh doanh trong các ràng buộc thời gian nhất định. Nó đảm bảo rằng có một kế hoạch thích hợp để thực hiện các mục tiêu chiến lược. Dù bạn chạy kinh doanh quy mô nhỏ hay quy mô lớn, một công cụ quản lý dự án tốt là cần thiết để khung kế hoạch tác vụ tốt và hoàn thành thành công bất kỳ dự án nào. Đó là nói, Biểu đồ Gantt là công cụ quản lý dự án phổ biến để lập kế hoạch dự án, xác định nguồn lực dự án và lên lịch tác vụ dự án.
Biểu đồ Gantt là gì
Biểu đồ Gantt là biểu đồ cột ngang minh họa tổng thể các tác vụ của dự án và mô tả tác vụ sẽ mất bao lâu để hoàn thành dự án. Biểu đồ hiển thị các tác vụ dự án trên trục dọc với thời gian trên trục ngang.
Biểu đồ Gantt cung cấp cái nhìn tổng quan về các mốc quan trọng của dự án và các tác vụ chính cần hoàn thành trong các giai đoạn đa dạng của dự án. Nó là biểu diễn đồ họa của kế hoạch dự án giúp theo dõi tất cả các tác vụ trong một dự án theo một khoảng thời gian, thúc đẩy sự sáng tạo, tạo điều kiện cho sự phối hợp dễ dàng giúp nhóm hiểu tác vụ tiến triển như thế nào và quản lý tổng thể dự án.
Các biểu đồ chủ yếu được sử dụng bởi quản lý dự án vì sự đơn giản và dễ dàng xây dựng nó. Nó cho hình ảnh rõ ràng các giai đoạn đa dạng của dự án, nguồn lực và thời gian của nó tất cả ở một nơi. Biểu đồ Gantt đóng vai trò quan trọng trong việc đưa ra quyết định hiệu quả về nguồn lực dự án và thời gian cần thiết để hoàn thành bất kỳ tác vụ nào. Trong bài viết này, chúng tôi giải thích cách tạo Biểu đồ Gantt trong Microsoft Excel.
Cách tạo Biểu đồ Gantt trong Excel
Tạo Bảng lịch trình Dự án
Mở trang tính Excel và Tạo một bảng liệt kê mỗi tác vụ trong dự án của bạn theo thứ tự với tác vụ ngày bắt đầu sớm nhất được nhập đầu tiên và tác vụ mới nhất được nhập vào cuối. Nhập dữ liệu hoàn chỉnh vào bảng chứa các cột như Ngày bắt đầu, Ngày kết thúc, Mô tả và Thời lượng.
Bây giờ nhấp vào bất kỳ ô trống nào trên trang tính và điều hướng đến tab Chèn từ dải công cụ Excel.
Nhấp vào biểu tượng Biểu đồ cột.
Chọn Biểu đồ cột chồng trên menu thả xuống Biểu đồ cột. Điều này sẽ tạo một biểu đồ trống.
Nhấp chuột phải vào biểu đồ trống và nhấp Chọn Dữ liệu từ menu thả xuống. Điều này sẽ mở cửa sổ Chọn Nguồn Dữ liệu.
Trong cửa sổ Chọn Nguồn Dữ liệu, nhấp Thêm dưới Các mục chú giải (Chuỗi). Điều này sẽ mở cửa sổ Chỉnh sửa Chuỗi.
Trong cửa sổ Chỉnh sửa Chuỗi, Di chuyển con trỏ đến trường trống trong tên chuỗi và nhấp vào Ngày bắt đầu trong bảng từ trang tính của bạn.
Bây giờ di chuyển con trỏ xuống Giá trị chuỗi trong cửa sổ Chỉnh sửa Chuỗi. Nhấp vào biểu tượng trang tính ở cuối trường Giá trị chuỗi. Điều này sẽ mở một cửa sổ Chỉnh sửa Chuỗi nhỏ.
Bây giờ nhấp vào ngày đầu tiên trong cột Ngày bắt đầu từ bảng và Kéo chuột của bạn xuống đến ngày cuối cùng của cột ngày bắt đầu Điều này sẽ thêm ngày bắt đầu của các tác vụ dự án vào Biểu đồ Gantt.
Nhấp vào biểu tượng trang tính lần nữa sẽ đưa bạn trở lại cửa sổ Chỉnh sửa chuỗi. Nhấp OK trên cửa sổ Chỉnh sửa Chuỗi.
Thêm thời lượng vào Biểu đồ Gantt
Một khi ngày bắt đầu được thêm vào biểu đồ Gantt, bước tiếp theo là thêm thời lượng tác vụ trong cửa sổ Chọn Nguồn Dữ liệu.
Trong cửa sổ Chọn Nguồn Dữ liệu, nhấp Thêm dưới Các mục chú giải (Chuỗi). Điều này sẽ mở lại cửa sổ Chỉnh sửa Chuỗi.
Trong cửa sổ Chỉnh sửa Chuỗi, Di chuyển con trỏ đến trường trống trong tên chuỗi và nhấp vào Thời lượng trong bảng từ trang tính của bạn.
Bây giờ di chuyển con trỏ xuống Giá trị chuỗi trong cửa sổ Chỉnh sửa Chuỗi. Nhấp vào biểu tượng trang tính ở cuối trường Giá trị chuỗi. Điều này sẽ mở một cửa sổ Chỉnh sửa Chuỗi nhỏ.
Bây giờ nhấp vào dữ liệu đầu tiên trong cột Thời lượng từ bảng và Kéo chuột của bạn xuống đến dữ liệu cuối cùng của cột Thời lượng Điều này sẽ thêm thời lượng của các tác vụ dự án vào Biểu đồ Gantt.
Nhấp vào biểu tượng trang tính lần nữa sẽ đưa bạn trở lại cửa sổ Chỉnh sửa chuỗi. Nhấp OK trên cửa sổ Chỉnh sửa Chuỗi.
Trong cửa sổ Chọn Nguồn Dữ liệu, nhấp nút OK để xây dựng Biểu đồ Gantt.
Thêm mô tả tác vụ vào Biểu đồ Gantt
Làm theo các bước dưới đây để thêm mô tả tác vụ vào Biểu đồ Gantt.
Trong biểu đồ Gantt, Nhấp chuột phải vào các thanh màu xanh
Chọn Chọn Dữ liệu từ menu thả xuống. Điều này sẽ mở lại cửa sổ Chọn Nguồn Dữ liệu.
Nhấp nút Chỉnh sửa dưới Nhãn Trục ngang (Danh mục). Điều này sẽ mở một cửa sổ Nhãn Trục.
Nhấp vào biểu tượng trang tính trong cửa sổ Nhãn Trục và chọn dữ liệu đầu tiên trong cột Mô tả của bảng từ trang tính và kéo chúng đến cuối cột Mô tả.
Một khi xong, nhấp vào biểu tượng trang tính lần nữa trong Nhãn trục và nhấp OK trong cửa sổ Chọn Nguồn Dữ liệu.
Định dạng Biểu đồ
Bước cuối cùng là định dạng biểu đồ để nó trông giống như biểu đồ Gantt. Để biểu đồ cột của bạn trông như biểu đồ Gantt, làm cho các phần màu xanh của cột chồng trở nên trong suốt để chỉ các phần màu cam hiển thị. Làm theo các bước dưới đây
Nhấp chuột phải vào thanh màu xanh trong biểu đồ Gantt và chọn Định dạng Chuỗi Dữ liệu từ menu. Điều này sẽ mở cửa sổ Định dạng Chuỗi Dữ liệu.
Nhấp vào biểu tượng Vẽ và chọn Không điền.
Dưới Viền, chọn Không đường kẻ.
Bạn sẽ thấy biểu đồ Gantt theo thứ tự ngược lại và để thay đổi điều này, nhấp vào tác vụ dọc theo trục dọc trong biểu đồ Gantt. Điều này sẽ mở cửa sổ Định dạng Trục.
Nhấp vào biểu tượng Biểu đồ cột và chọn tùy chọn Danh mục theo thứ tự ngược lại dưới tiêu đề con Vị trí Trục.
Biểu đồ Gantt của bạn đã sẵn sàng.
Đó là tất cả.
Hy vọng bạn thấy mẹo này hữu ích!
Bạn cũng có thể thích: Cách tạo biểu đồ Gantt trong Google Sheets.