Quản lý dự án là nền tảng để đáp ứng bất kỳ mục tiêu kinh doanh nào trong thời hạn nhất định. Nó đảm bảo rằng có một kế hoạch thích hợp để thực hiện các mục tiêu chiến lược. Cho dù bạn điều hành doanh nghiệp quy mô nhỏ hay quy mô dài, một công cụ quản lý dự án tốt là cần thiết để lên kế hoạch cho nhiệm vụ được lập kế hoạch tốt và hoàn thành thành công bất kỳ dự án nào. Điều đó đang được nói, Biểu đồ Gantt là công cụ quản lý dự án phổ biến để lập kế hoạch dự án, xác định nguồn lực của dự án và lập lịch trình cho các nhiệm vụ của dự án.
Biểu đồ Gantt là gì
Biểu đồ Gantt là một biểu đồ thanh ngang minh họa các nhiệm vụ tổng thể của dự án và mô tả thời gian nhiệm vụ sẽ hoàn thành một dự án. Biểu đồ hiển thị các nhiệm vụ của dự án trên trục tung với khoảng thời gian trên trục hoành.
Biểu đồ Gantt cung cấp cái nhìn toàn cảnh về các mốc quan trọng của dự án và các nhiệm vụ chính cần hoàn thành trong nhiều giai đoạn của dự án. Nó là một biểu diễn đồ họa của một kế hoạch dự án giúp theo dõi tất cả các nhiệm vụ trong một dự án trong một khoảng thời gian, thúc đẩy sự sáng tạo, tạo điều kiện để dễ dàng phối hợp giúp nhóm hiểu được tiến độ của nhiệm vụ và quản lý dự án tổng thể.
Các biểu đồ hầu hết được các nhà quản lý dự án sử dụng vì tính đơn giản và dễ dàng xây dựng. Nó cung cấp bức tranh rõ ràng về nhiều giai đoạn của dự án, tài nguyên và khoảng thời gian của nó, tất cả đều ở một nơi. Biểu đồ Gantt đóng một vai trò quan trọng trong việc đưa ra quyết định hiệu quả về các nguồn lực của dự án và khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành bất kỳ nhiệm vụ nào. Trong bài viết này, chúng tôi giải thích cách tạo Biểu đồ Gantt trong Microsoft Excel .
Cách tạo Biểu đồ Gantt trong Excel
Tạo bảng lịch trình dự án
Mở trang tính Excel và Tạo bảng liệt kê từng nhiệm vụ trong dự án của bạn theo thứ tự với nhiệm vụ ngày bắt đầu sớm nhất được nhập trước và tác vụ mới nhất được nhập vào cuối. Nhập dữ liệu đầy đủ vào bảng chứa các cột như Ngày bắt đầu, Ngày kết thúc, Mô tả và Thời lượng.
Bây giờ hãy nhấp vào bất kỳ ô màu đen nào trên trang tính và điều hướng đến tab Chèn từ ruy-băng Excel.
Nhấp vào biểu tượng Biểu đồ thanh.
Chọn biểu đồ Thanh xếp chồng trên menu thả xuống Biểu đồ thanh. Điều này sẽ tạo ra một biểu đồ trống.
Nhấp chuột phải vào biểu đồ trống và nhấp vào Chọn Dữ liệu từ trình đơn thả xuống. Thao tác này sẽ mở ra cửa sổ Chọn nguồn dữ liệu.
Trong cửa sổ Chọn nguồn dữ liệu, hãy nhấp vào Thêm bên dưới Mục nhập chú giải (Chuỗi). Thao tác này sẽ mở cửa sổ Chỉnh sửa chuỗi.
Trong cửa sổ Chỉnh sửa chuỗi, Di chuyển con trỏ của bạn đến trường trống trong tên chuỗi và nhấp vào Ngày bắt đầu trong bảng từ trang tính của bạn.
Bây giờ di chuyển con trỏ xuống giá trị Series trong cửa sổ Chỉnh sửa Series. Nhấp vào biểu tượng bảng tính ở cuối trường Giá trị chuỗi. Thao tác này sẽ mở một Cửa sổ chuỗi chỉnh sửa nhỏ.
Bây giờ hãy nhấp vào ngày đầu tiên trong cột Ngày bắt đầu từ bảng và Kéo chuột xuống ngày cuối cùng của ngày bắt đầu cột Điều này sẽ thêm ngày bắt đầu của các nhiệm vụ dự án vào Biểu đồ Gantt.
Nhấp lại vào biểu tượng bảng tính sẽ đưa bạn trở lại cửa sổ Chỉnh sửa chuỗi. Nhấp vào Ok trên cửa sổ Chỉnh sửa chuỗi.
Thêm thời lượng vào Biểu đồ Gantt
Sau khi ngày bắt đầu được thêm vào biểu đồ Gantt, bước tiếp theo là thêm thời lượng tác vụ trong cửa sổ Chọn nguồn dữ liệu.
Trong cửa sổ Chọn nguồn dữ liệu, hãy nhấp vào Thêm bên dưới Mục nhập chú giải (Chuỗi). Thao tác này một lần nữa sẽ mở ra cửa sổ Chỉnh sửa chuỗi.
Trong cửa sổ Chỉnh sửa chuỗi, Di chuyển con trỏ của bạn đến trường trống trong tên chuỗi và nhấp vào Thời lượng trong bảng từ trang tính của bạn.
Bây giờ di chuyển con trỏ xuống giá trị Series trong cửa sổ Chỉnh sửa Series. Nhấp vào biểu tượng bảng tính ở cuối trường Giá trị chuỗi. Thao tác này sẽ mở một Cửa sổ chuỗi chỉnh sửa nhỏ.
Bây giờ hãy nhấp vào dữ liệu đầu tiên trong cột Thời lượng từ bảng và Kéo chuột xuống dữ liệu cuối cùng của cột Thời lượng. Thao tác này sẽ thêm thời lượng của các nhiệm vụ dự án vào Biểu đồ Gantt.
Nhấp lại vào biểu tượng bảng tính sẽ đưa bạn trở lại cửa sổ Chỉnh sửa chuỗi. Nhấp vào Ok trên cửa sổ Chỉnh sửa chuỗi.
Trong cửa sổ Chọn nguồn dữ liệu, nhấn nút OK để xây dựng Biểu đồ Gantt.
Thêm mô tả nhiệm vụ vào biểu đồ Gantt
Làm theo các bước dưới đây để thêm mô tả nhiệm vụ vào biểu đồ Gantt.
Trong biểu đồ Gannt, Nhấp chuột phải vào các thanh màu xanh lam
Chọn Chọn dữ liệu từ menu thả xuống. Thao tác này một lần nữa sẽ mở ra cửa sổ Chọn nguồn dữ liệu.
Nhấp vào nút Chỉnh sửa trong Nhãn Trục Ngang (Danh mục). Thao tác này sẽ mở ra cửa sổ Nhãn Trục.
Nhấp vào biểu tượng bảng tính trong cửa sổ Axis Label và chọn dữ liệu đầu tiên trong các cột Mô tả của bảng từ trang tính và kéo chúng cho đến cuối cột Mô tả.
Sau khi hoàn tất, hãy nhấp lại vào biểu tượng bảng tính trong nhãn Axis và nhấp vào Ok trong cửa sổ Chọn nguồn dữ liệu.
Định dạng Biểu đồ
Bước cuối cùng là định dạng biểu đồ để nó trông giống với biểu đồ Gantt. Để làm cho biểu đồ thanh của bạn xuất hiện giống như biểu đồ Gantt, hãy làm cho các phần màu xanh lam của thanh xếp chồng trong suốt để chỉ có thể nhìn thấy các phần màu cam. Làm theo các bước dưới đây
Nhấp chuột phải vào thanh màu xanh lam trong biểu đồ Gantt và chọn Định dạng chuỗi dữ liệu từ menu. Thao tác này sẽ mở cửa sổ Định dạng chuỗi dữ liệu.
Nhấp vào biểu tượng Paint và chọn No fill.
Trong Đường viền, chọn Không có Dòng.
Bạn sẽ thấy rằng biểu đồ Gantt theo thứ tự ngược lại và để thay đổi nhấp chuột này vào nhiệm vụ dọc theo trục tung trong biểu đồ Gantt. Thao tác này sẽ mở cửa sổ Định dạng Trục.
Nhấp vào biểu tượng Biểu đồ thanh và chọn tùy chọn Danh mục theo thứ tự ngược lại dưới Vị trí Trục của tiêu đề phụ.
Biểu đồ Gantt của bạn đã sẵn sàng.
Đó là tất cả.
Hy vọng bạn thấy mẹo này hữu ích!
Bạn cũng có thể thích :Cách tạo Biểu đồ Gantt trong Google Trang tính.
