Báo cáo (Report) là công cụ dùng để tóm tắt và trình bày dữ liệu ở định dạng có tổ chức, thường để in ấn. Báo cáo và Biểu mẫu (Forms) tương tự nhau, nhưng Biểu mẫu dùng để xem, nhập, chỉnh sửa dữ liệu và cung cấp cái nhìn chi tiết về bản ghi, thường hiển thị trên màn hình. Báo cáo dùng để xem thông tin, tóm tắt, nhóm dữ liệu và xem trên màn hình nhưng thường để in ấn.
Công cụ Thiết kế Báo cáo trong Access
- Báo cáo (Report): Tạo Báo cáo cơ bản của dữ liệu trong Truy vấn (Query) hoặc Bảng (Table) hiện tại, có thể thêm Nhóm (Groups) hoặc Tổng (Total)
- Thiết kế Báo cáo (Report Design): Tạo Báo cáo trống mới trong Chế độ Thiết kế (Design View). Có thể thực hiện thay đổi thiết kế nâng cao như thêm kiểu điều khiển tùy chỉnh và mã.
- Báo cáo trống (Blank Report): Tạo Báo cáo trống mới để chèn Trường (Fields) và thiết kế Báo cáo.
- Trình thủ thuật Báo cáo (Report Wizard): Hiển thị Trình thủ thuật Báo cáo giúp tạo Báo cáo tùy chỉnh đơn giản.
- Nhãn (Labels): Hiển thị Trình thủ thuật Nhãn để tạo nhãn tiêu chuẩn hoặc tùy chỉnh.
Làm thế nào tạo Báo cáo bằng Microsoft Access
1. Tạo Báo cáo bằng Công cụ Báo cáo
Đến tab Tạo (Create) trong Nhóm Báo cáo (Report Group), nhấp Nhóm Báo cáo (Report Group). Một Báo cáo được tạo nhanh chóng. Khác với Biểu mẫu, Báo cáo không thể chỉnh sửa, nhưng bạn có thể sửa đổi Báo cáo bằng cách điều chỉnh cột; nhấp vào cột, viền vàng sẽ xuất hiện, kéo cạnh cột đến độ dài mong muốn.
Để Xóa cột hoặc hàng không cần. Chuột phải vào hàng hoặc cột và nhấp Xóa (Delete). Báo cáo nên được sửa đổi trong Chế độ Bố cục (Layout View).
2. Tạo Báo cáo bằng Thiết kế Báo cáo
Trong Nhóm Báo cáo, chọn Thiết kế Báo cáo (Report Design); nó sẽ đưa bạn đến hiển thị Chế độ Thiết kế (Design View). Chế độ Thiết kế được phân lớp thành các phần như Tiêu đề trang (Page Header), Chi tiết (Details) và Chân trang (Page Footer).
Để thêm dữ liệu vào bố cục trống, nhấp Thuộc tính (Property), sau đó nhấp mũi tên menu thả xuống trên Trang Thuộc tính (Property Sheet), chọn Báo cáo (Report). Nhấp Dữ liệu (Data). Trên menu thả xuống Nguồn bản ghi (Record Source), chọn Truy vấn (Query) hoặc Bảng (Table) bạn muốn dùng trong Báo cáo.
Nhấp Thêm trường hiện có (Add Existing Fields). Nhấp các Trường (Fields) bạn muốn thêm vào Báo cáo và kéo chúng vào Phần Chi tiết (Detail Section).
Đến Xem trước in (Print Preview). Bạn sẽ thấy Báo cáo ở chế độ xem in. Ở góc dưới bên trái của Xem in (Print View), có Nút điều hướng (Navigation Buttons) cho phép điều hướng qua Báo cáo.
Để quay lại Chế độ Thiết kế, đóng Xem trước in bằng cách nhấp nút Đóng Xem in (Close Print View button) ở góc trên bên phải cửa sổ.
3. Tạo Báo cáo bằng Báo cáo trống
Trên tab Tạo trong Nhóm Báo cáo (Reports Group), chọn Công cụ Báo cáo trống (Blank Report Tool).
Ở bên phải Cửa sổ Công cụ Bố cục Báo cáo (Report Layout Tools Window), chọn Thêm trường hiện có (Add Existing Fields). Có Danh sách Trường (Field List); nhấp trường và kéo trường vào khoảng trống. Sau đó đến Xem trước in; bạn sẽ thấy bản in của Báo cáo.
4. Tạo Báo cáo bằng Trình thủ thuật Báo cáo
Trong Nhóm Báo cáo, chọn Trình thủ thuật Báo cáo (Report Wizard), hộp thoại Trình thủ thuật Báo cáo (Report Wizard Dialog Box) sẽ hiện ra.
Trong Hộp thoại, chọn Bảng và Trường (Fields) bạn muốn có trong Báo cáo. Bằng cách nhấn các nút (>, >>, <, <<). Sau đó nhấp Tiếp theo (Next).
Trong Trình thủ thuật, sẽ có câu hỏi 'bạn có muốn thêm bất kỳ Cấp độ Nhóm (Grouping Levels) nào không? Chọn Cấp độ Nhóm bạn cần, sau đó Tiếp theo.
Chọn Thứ tự Sắp xếp (Sort Order) bạn muốn cho Báo cáo bằng menu thả xuống và nút bên cạnh menu thả xuống nơi bạn có thể chọn Tăng dần (Ascending) hoặc Giảm dần (Descending). Sau đó Tiếp theo.
Bạn có thể chọn cách bố cục Báo cáo. Bạn có thể chọn các tùy chọn: Cột (Columnar), Bảng (Tabular) và Căn đều (Justified), và chọn Hướng (Orientation) của bố cục, là Dọc (Portrait) hoặc Ngang (Landscape). Sau đó Tiếp theo.
Bạn có thể chọn Tiêu đề (Title) và Xem trước Báo cáo (Preview the Report) hoặc Sửa đổi Thiết kế Báo cáo (Modify the Report Design). Sau đó Hoàn tất (Finish).
5. Tạo Nhãn
- Nhấp Nhãn (Labels) trên Nhóm Báo cáo (Report Group). Hộp thoại Hộp thoại (Dialog box) sẽ bật lên.
- Bạn có thể chọn kích thước muốn. Đơn vị đo (Unit of Measure), Loại Nhãn (Label Type) và Bộ lọc Nhà sản xuất (Filter of the Manufacturer) sau đó Tiếp theo (Next).
- Chọn Tên Phông chữ (Font Name), Kích thước Phông chữ (Font Size), Độ đậm Phông chữ (Font Weight) và Màu Văn bản (Text Color). Sau đó Tiếp theo.
- Chọn Trường (Fields) bạn muốn trên Nhãn thư (Mailing Label).
- Sắp xếp (Sort) Trường (Fields) của bạn. Tiếp theo (Next).
- Bạn có thể chọn Tiêu đề (Title) và Xem trước Nhãn (Preview the Label) hoặc Sửa đổi Thiết kế Nhãn (Modify the Label Design).
- Sau đó nhấp Hoàn tất (Finish). Một Nhãn (Label) được tạo.
- Bạn có thể xem Nhãn (Labels) trong Xem in (Print View).
Đó là tất cả.
Đọc tiếp: Cách tạo Cơ sở dữ liệu trong Microsoft Access.