Các doanh nghiệp trên toàn thế giới sử dụng nhãn để thực hiện mọi loại thư từ, bao gồm thư, hóa đơn, báo cáo và khảo sát gửi đến các tổ chức và khách hàng khác. Tạo nhãn thư trong Access là một cách dễ dàng để chuẩn bị nhãn. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ giải thích quy trình tạo nhãn (Label) trong Microsoft Access.
Cách tạo nhãn (Labels) trong Access
Trong Microsoft Access, Labels được tạo bằng cách sử dụng báo cáo (report) được định dạng với trang nhỏ để phù hợp với kích thước nhãn mong muốn.
Mở Microsoft Access.
Tạo một Table (Bảng) thư hoặc mở một bảng thư hiện có từ tệp của bạn.
Nếu bạn có nhiều hơn một bảng trong cơ sở dữ liệu, hãy nhấp vào bảng bạn muốn sử dụng.
Đi đến tab Create (Tạo), nhóm Reports (Báo cáo), và nhấp vào Labels (Nhãn).
Hộp thoại Label Wizard (Phép thuật nhãn) sẽ hiện ra. Tại đây bạn chọn kích thước nhãn, bao gồm Product Number (Số sản phẩm), Dimension (Kích thước), và Number Across (Số lượng ngang). Bạn có thể chọn Unit of Measure (Đơn vị đo) theo English (Anh) hoặc Metric (Met); chọn một trong hai sẽ thay đổi kích thước nhãn. Trong hướng dẫn này, chúng tôi chọn Metric.
Bạn có thể chọn Label Type (Loại nhãn), hoặc Sheet Feed (Giấy tờ đơn) hoặc Continuous (Liên tục). Chúng tôi chọn sheet feed.
Bạn có thể Lọc nhãn theo Nhà sản xuất (Filter the Label by Manufacturer) bằng cách nhấp vào mũi tên thả xuống và chọn nhà sản xuất mong muốn.
Khi chọn kích thước nhãn bạn thích, hãy chọn Manufacturer (Nhà sản xuất) trước, sau đó vào hộp hiển thị các Product Number, Dimension, và Number Across và nhấp vào kích thước bất kỳ bạn muốn nhãn của mình có.
Bạn có thể tùy chỉnh nhãn bằng cách nhấp vào Customize (Tùy chỉnh).
Phép thuật này tạo cả Standard Labels (Nhãn tiêu chuẩn) và Custom Labels (Nhãn tùy chỉnh).
Nếu bạn chọn tùy chỉnh nhãn, nhấp nút Customize.
Hộp thoại New Label Size (Kích thước nhãn mới) sẽ xuất hiện. Nhấp New (Mới).
Hộp thoại New Label (Nhãn mới) sẽ xuất hiện.
Bạn có thể chọn Đặt tên cho nhãn.
Bạn có thể thay đổi Unit of Measure (Đơn vị đo), Label Type (Loại nhãn), và Label's Orientation (Hướng nhãn), hoặc Landscape (Ngang) hoặc Portrait (Dọc).
Bạn có thể thay đổi Number Across (Số lượng ngang) bằng cách nhấp vào hộp nhập liệu và thay đổi số bên trong.
Bạn có thể Nhập kích thước nhãn tính bằng Centimet bằng cách nhấp vào các hộp nhập liệu xung quanh khay giấy và điền số vào các hộp; đó sẽ là kích thước nhãn được đo. Sau đó nhấp OK.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi chọn không tùy chỉnh. Tùy chỉnh là một tùy chọn.
Nhấp Next (Tiếp theo).
Phép thuật này cho phép bạn chọn Font Name (Tên font), Font Size (Cỡ font), Font Weight (Độ đậm font), Text Color (Màu chữ). Bạn có thể chọn Font Weight là Italic (Nghiêng) hoặc Underline (Gạch chân) bằng cách tích vào các hộp.
Sau đó nhấp Next.
Phép thuật này cho phép bạn chọn nội dung trên nhãn thư bằng cách nhấp vào Available Fields (Các trường có sẵn) rồi nhấp vào mũi tên; điều này sẽ đưa trường sang Prototype Label (Nhãn mẫu) bên phải.
Nếu bạn làm sai và muốn xóa các trường khỏi Prototype Label, nhấp vào hộp và nhấn phím Backspace, điều này sẽ xóa trường. Chọn những gì bạn cần rồi nhấp Next.
Phép thuật này cho phép bạn sắp xếp các trường. Nhấp vào các trường có sẵn và nhấp mũi tên để đưa chúng sang.
Các mũi tên trên cùng dùng để đưa các trường sang Sort By (Sắp xếp theo), và các mũi tên dưới cùng dùng để đưa các trường trở lại Available Fields.
Sau khi chọn cách sắp xếp các trường, nhấp Next.
Bây giờ, chúng ta ở Phép thuật cuối cùng (Final Wizard). Bạn có thể đổi tên nhãn trong hộp nhập liệu ở trên. Nó cũng cung cấp tùy chọn về việc bạn muốn làm gì. Nếu bạn muốn xem Nhãn như khi in ra, hoặc Sửa đổi thiết kế nhãn, nhấp Finish (Hoàn tất).
Nhãn của bạn đã được tạo.
Nếu bạn muốn thay đổi nhãn, nhấp chuột phải vào nhãn và chọn Layout View (Xem bố cục) hoặc Design View (Xem thiết kế). Bạn có thể thay đổi Màu, Cỡ font, và Font của văn bản theo ý thích.
Đọc thêm: Cách tạo báo cáo (Report) bằng Microsoft Access.
Hy vọng hướng dẫn này hữu ích; nếu bạn có thắc mắc, hãy để lại bình luận bên dưới.