Việc sử dụng công cụ Sắp xếp và Lọc khiến bản ghi và cơ sở dữ liệu Access của bạn tổ chức hơn, dễ hiểu hơn, đặc biệt khi bạn muốn nắm bắt dữ liệu ngay lập tức khi mở file cơ sở dữ liệu. Hướng dẫn này giải thích sự khác biệt giữa Sắp xếp và Lọc dữ liệu cũng như cách Sắp xếp và Lọc bản ghi trong Access.
Sự khác biệt giữa Sắp xếp & Lọc trong Access
Sắp xếp cho phép người dùng đặt dữ liệu theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần, trong khi Lọc tách biệt bản ghi quan trọng khỏi bản ghi không quan trọng; khi lọc dữ liệu, chỉ các hàng đáp ứng tiêu chí lọc mới hiển thị, các hàng khác bị ẩn.
Lợi ích của sắp xếp và lọc dữ liệu trong Access
Lợi ích là cung cấp biểu diễn hệ thống và giúp bạn hiểu dữ liệu tốt hơn.
Cách Sắp xếp và Lọc bản ghi trong Microsoft Access
1. Sắp xếp bản ghi trong Access
Chọn trường bạn muốn sắp xếp, ví dụ FirstName của Sinh viên.
Nhấp tab Trang chủ và tìm nút Tăng dần và Giảm dần trong nhóm Sắp xếp và Lọc.
Chọn nút Tăng dần để sắp xếp tên từ A đến Z hoặc số từ lớn đến nhỏ.
Chọn nút Giảm dần để sắp xếp tên từ Z đến A hoặc số từ nhỏ đến lớn.
Trường đã chọn được sắp xếp theo thứ tự bạn chọn.
Sau đó nhấp Lưu.
Nếu muốn xóa thứ tự sắp xếp, chọn trường đã sắp xếp và nhấp Xóa sắp xếp.
Xem thêm: Cách thêm Tổng cộng trong Báo cáo trong Microsoft Access.
2. Lọc bản ghi trong Access
Có ba phương pháp để lọc dữ liệu.
Phương pháp 1: Nhấp mũi tên thả xuống bên cạnh trường.
Danh sách kiểm thả xuống sẽ mở ra với dữ liệu trong cơ sở dữ liệu và các ô kiểm đã tích.
Bỏ tích các ô không muốn lọc và tích các ô muốn lọc.
Sau đó nhấp OK.
Xem kết quả trong hình ảnh trên.
Phương pháp 2: Sử dụng tính năng Chọn.
Chọn ô hoặc dữ liệu bạn muốn lọc.
Trên tab Trang chủ trong nhóm Sắp xếp và Lọc, nhấp nút Chọn.
Trong menu thả xuống nhấp Chứa để bao gồm các ô chứa dữ liệu đã chọn.
Bộ lọc được áp dụng.
Phương pháp 3: Tạo bộ lọc từ từ khóa tìm kiếm.
Nhấp mũi tên thả xuống bên cạnh trường.
Danh sách kiểm thả xuống mở ra.
Nhấp Bộ lọc văn bản sau đó nhấp tùy chọn Chứa.
Hộp thoại Bộ lọc tùy chỉnh sẽ mở ra.
Trong hộp thoại nhập văn bản muốn lọc và nhấp OK.
Để lọc số, nhấp mũi tên thả xuống bên cạnh trường chứa số.
Danh sách kiểm thả xuống mở ra.
Nhấp Bộ lọc số sau đó nhấp tùy chọn bạn muốn. Hướng dẫn này chọn Bằng.
Trong hộp thoại nhập số muốn lọc và nhấp OK.
Xem hình ảnh trên để thấy kết quả.
Hy vọng hướng dẫn này giúp bạn hiểu cách sắp xếp và lọc bản ghi trong Access; nếu có thắc mắc, hãy để lại bình luận.