Sử dụng Sắp xếp và Lọc các công cụ tạo Quyền truy cập của bạn bản ghi và cơ sở dữ liệu được sắp xếp và dễ hiểu hơn, đặc biệt nếu bạn muốn hiểu dữ liệu ngay từ cái nhìn đầu tiên khi bạn mở tệp cơ sở dữ liệu của mình. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ giải thích sự khác biệt giữa Sắp xếp và Lọc dữ liệu cũng như cách Sắp xếp và lọc các bản ghi trong Access.
Sự khác biệt giữa Sắp xếp &Lọc trong Access là gì?
Sắp xếp sẽ cho phép người dùng đặt dữ liệu theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần trong khi Lọc tách các bản ghi quan trọng khỏi các bản ghi không quan trọng; khi dữ liệu được lọc, chỉ các hàng đáp ứng tiêu chí bộ lọc mới hiển thị và các hàng khác sẽ bị ẩn.
Ưu điểm của việc sắp xếp và lọc dữ liệu trong Access là gì?
Lợi ích của việc sắp xếp và lọc dữ liệu trong cơ sở dữ liệu Access là chúng cung cấp sự trình bày có hệ thống và cũng giúp bạn hiểu rõ hơn về dữ liệu của mình.
Cách sắp xếp và lọc bản ghi trong Microsoft Access
1] Sắp xếp các bản ghi trong Access
Chọn trường bạn muốn sắp xếp, ví dụ: FirstName sinh viên của chúng tôi.
Nhấp vào Trang chủ và tìm tab Tăng dần và Giảm dần các nút trong Sắp xếp và Bộ lọc nhóm.
Chọn Tăng dần nút để sắp xếp tên từ A đến Z hoặc sắp xếp các số từ lớn nhất đến nhỏ nhất.
Chọn tùy chọn Giảm dần nút để sắp xếp các tên từ Z đến A hoặc sắp xếp các số từ nhỏ nhất đến lớn nhất.
Trường đã chọn được sắp xếp, tùy thuộc vào thứ tự bạn đã chọn.
Sau đó, nhấp vào Lưu .
Nếu bạn muốn xóa Thứ tự sắp xếp, hãy chọn trường đã được sắp xếp và nhấp vào Xóa Sắp xếp .
Đọc :Cách thêm Tổng số trong Báo cáo trong Microsoft Access.
2] Lọc các bản ghi trong Access
Có ba phương pháp bạn có thể sử dụng để lọc dữ liệu.
Phương pháp 1 là nhấp vào mũi tên thả xuống bên cạnh trường.
Danh sách kiểm tra thả xuống sẽ mở ra với dữ liệu của bạn trong cơ sở dữ liệu và một số hộp kiểm đã chọn.
Bỏ chọn các hộp kiểm bạn không muốn lọc và chọn các hộp kiểm bạn muốn lọc.
Sau đó, nhấp vào Ok .
Xem kết quả trong ảnh trên.
Phương pháp thứ hai để lọc các bản ghi bằng cách sử dụng tính năng chọn.
Chọn ô hoặc dữ liệu bạn muốn lọc.
Trên Trang chủ trong tab Sắp xếp và lọc nhóm, nhấp vào Lựa chọn nút.
Trong trình đơn thả xuống, hãy nhấp vào Chứa bao gồm các ô chứa dữ liệu đã chọn.
Bộ lọc được áp dụng.
Phương pháp thứ ba là tạo bộ lọc từ một cụm từ tìm kiếm.
Nhấp vào mũi tên thả xuống bên cạnh trường.
Một danh sách kiểm tra thả xuống sẽ mở ra.
Nhấp vào Bộ lọc văn bản sau đó nhấp vào Chứa tùy chọn.
A Bộ lọc tùy chỉnh hộp thoại sẽ mở ra.
Trong hộp thoại nhập văn bản bạn muốn lọc và nhấp vào OK .
Để lọc số, hãy nhấp vào mũi tên thả xuống bên cạnh trường chứa số.
Danh sách kiểm tra thả xuống sẽ mở ra.
Nhấp vào Bộ lọc số sau đó nhấp vào tùy chọn mà bạn muốn. Đối với hướng dẫn này, chúng tôi đã chọn Bằng .
Trong hộp thoại, nhập số bạn muốn lọc và nhấp vào OK.
Xem ảnh trên để biết kết quả.
Chúng tôi hy vọng hướng dẫn này giúp bạn hiểu cách sắp xếp và lọc các bản ghi trong Access; nếu bạn có thắc mắc về hướng dẫn, hãy cho chúng tôi biết trong phần bình luận.