Khi bạn có một bảng lớn dưới dạng tập dữ liệu thì hầu hết thời gian, bạn có thể cần phải Sắp xếp và lọc trong Excel. Trong bài đăng này, tôi sẽ thảo luận về cách bạn có thể Sắp xếp và lọc dữ liệu của một bảng trong Excel.
Bạn có thể tải xuống sách bài tập thực hành từ đây:
4 Phương pháp Sử dụng Sắp xếp và Lọc với Bảng Excel
Sau đây, tôi sẽ giải thích 3 phương pháp dễ dàng về cách Sắp xếp và Lọc với bảng Excel . Để bạn hiểu rõ hơn, tôi sẽ sử dụng một tập dữ liệu mẫu. Trong đó chứa dữ liệu của công ty bất động sản . Tập dữ liệu được đưa ra bên dưới.
1. Chèn bảng để áp dụng sắp xếp và lọc trong Excel
Bạn có thể sử dụng các tính năng của bảng Excel để Sắp xếp và Lọc dữ liệu. Sau đây, tôi sẽ chỉ cho bạn cách chèn một bảng cũng như cách sắp xếp và lọc dữ liệu của bạn.
Các bước:
- Trước hết, bạn phải chọn dữ liệu. Ở đây, tôi đã chọn phạm vi B4:F14 .
- Thứ hai, từ Chèn >> chọn tab Bảng tính năng.
Bây giờ, một hộp thoại trong số Tạo bảng sẽ xuất hiện.
- Tiếp theo, chọn dữ liệu cho bảng của bạn. Cái nào sẽ được chọn tự động.
- Đảm bảo rằng “ Bảng của tôi có tiêu đề” được đánh dấu.
- Sau đó, nhấn OK.
Vào lúc này, bạn sẽ thấy bảng sau . Như bạn có thể thấy, mỗi mục trong Hàng Tiêu đề của bảng chứa một mũi tên thả xuống. Mũi tên thả xuống này được gọi là “ Bộ lọc ”.
Bây giờ, nếu bạn nhấp vào nút Bộ lọc , bạn sẽ thấy nhiều loại Sắp xếp và lọc tùy chọn.
Về cơ bản, Sắp xếp có nghĩa là sắp xếp lại các hàng dựa trên một số tiêu chí. Ví dụ:bạn có thể muốn sắp xếp một cột theo thứ tự bảng chữ cái . Bây giờ, giả sử tôi muốn sắp xếp Khu vực này cột theo thứ tự bảng chữ cái.
- Vì vậy, hãy nhấp vào nút Bộ lọc của Khu vực cột. Tại đây, bạn có thể thấy ba tùy chọn sắp xếp: Sắp xếp A đến Z , Sắp xếp Z thành A và Sắp xếp theo màu sắc .
- Sau đó, tôi nhấp vào Sắp xếp A đến Z .
Tại thời điểm này, bạn nhận được một chút mũi tên lên bên cạnh nút Bộ lọc để cho bạn biết rằng bạn đã sắp xếp cột này từ một chữ cái có bảng chữ cái thấp hơn đến một chữ cái cao hơn.
Đọc thêm:Cách sử dụng các lát cắt để lọc bảng trong Excel 2013
- Bây giờ hãy nhấp vào “ Giá niêm yết Nút bộ lọc của cột ” . Trong đó “ Giá niêm yết ”Cột chứa số. Do đó, bạn thấy sắp xếp các tùy chọn đã được thay đổi. Vì vậy, sắp xếp các tùy chọn thực sự phụ thuộc vào nội dung của một cột.
- Sau đó, tôi nhấp vào nút “ Sắp xếp Nhỏ nhất đến Lớn nhất " quyền mua. Vì vậy, tôi đã sắp xếp cột theo thứ tự tăng dần.
Tại thời điểm này, bạn có thể thấy một chút mũi tên lên bằng nút Bộ lọc để cho bạn biết rằng bạn đã sắp xếp “ Giá niêm yết ”Theo thứ tự tăng dần .
Bây giờ, tôi muốn cho bạn thấy cách bạn có thể sắp xếp một cột sử dụng màu nền hoặc màu văn bản. Tại đây, bạn không thể sắp xếp cột bằng màu nền bảng mặc định hoặc màu văn bản mặc định của bảng.
Chỉ khi bạn đã tự mình áp dụng các màu khác nhau trong ô hoặc văn bản thì bạn mới có thể sắp xếp cột bằng màu nền hoặc màu văn bản.
Ở đây, để bạn hiểu rõ hơn, tôi đã áp dụng một số màu nền trong một số ô và sử dụng một số màu văn bản trong một số văn bản trong cột này.
- Sau đó, nhấp vào nút Bộ lọc trong Khu vực cột lại>> di chuyển chuột của bạn vào Sắp xếp theo màu sắc .
Lúc này, một menu phụ xuất hiện. Ngoài ra, bạn có thể chọn “ Sắp xếp theo màu ô ”Hoặc“ Sắp xếp theo màu phông chữ ”. Như bạn có thể thấy, “ Sắp xếp theo màu ô ”Có ba tùy chọn cho Cột này: Màu xanh lục, Màu vàng, và Không tô màu . Một lần nữa, Sắp xếp theo màu phông chữ cũng có ba tùy chọn màu sắc: Màu phông chữ đỏ, và Màu phông chữ tự động. Ngoài ra, có một tùy chọn khác Sắp xếp tùy chỉnh mà tôi sẽ thảo luận sau.
- Đây, từ Sắp xếp theo Màu ô tùy chọn >> Tôi đã chọn Màu xanh lục.
Sau đó, bạn sẽ thấy kết quả sau.
Bây giờ, hãy xem cách bạn có thể sắp xếp nhiều cột.
Trên thực tế, bạn có thể sắp xếp nhiều cột trong hai các cách. Ví dụ:tôi muốn sắp xếp ba Các cột: Đại lý, Khu vực, và Giá niêm yết . Khi bạn sắp xếp nhiều cột, hãy nhớ một điều quan trọng:Đầu tiên, hãy sắp xếp cột ít quan trọng nhất , sau đó sắp xếp cột ưu tiên tiếp theo và cuối cùng sắp xếp cột quan trọng nhất.
Trong trường hợp của tôi, giả sử cột ít quan trọng nhất của tôi là Khu vực rồi đến cột Giá niêm yết và cột quan trọng nhất là Tác nhân cột.
- Vì vậy, trước hết, tôi sẽ sắp xếp Khu vực , hãy nhấp vào nút Bộ lọc và chọn “ Sắp xếp A đến Z ”Tùy chọn.
- Sau đó, sắp xếp Giá niêm yết , hãy nhấp vào nút Bộ lọc và chọn “ Sắp xếp Nhỏ nhất đến Lớn nhất ”Tùy chọn.
- Cuối cùng, sắp xếp Tác nhân trong nút Bộ lọc , chọn “ Sắp xếp A đến Z ”Tùy chọn.
Đây là cách bạn có thể sắp xếp nhiều cột.
Hơn nữa, có một cách khác để bạn có thể sắp xếp nhiều cột.
- Trước tiên, hãy nhấp vào bất kỳ nút Bộ lọc nào .
- Thứ hai, di chuyển Con trỏ chuột của bạn qua “ Sắp xếp theo màu sắc ”Tùy chọn.
- Sau đó, nhấp vào Sắp xếp tùy chỉnh tính năng.
Vào lúc này, một hộp thoại có tên Sắp xếp xuất hiện. Vì tôi muốn sắp xếp tổng cộng ba và trong hộp thoại, bạn chỉ có thể sắp xếp một cột. Vì vậy, tôi phải thêm hai cấp độ nữa.
- Đầu tiên, tôi thêm hai cấp độ nữa bằng cách nhấp hai lần vào “ Thêm cấp độ ”.
Trong hộp thoại Sắp xếp, cột quan trọng nhất đứng trước, sau đó đến cột quan trọng tiếp theo và cuối cùng là cột ít quan trọng nhất. Ở đây, cột quan trọng nhất của tôi là “ Tác nhân ”, Sau đó là cột“ Giá niêm yết ”Và cột ít quan trọng nhất là “ Khu vực ” cột.
- Thứ hai, tôi chọn Đại lý trong trình đơn thả xuống Sắp xếp theo .
- Thứ ba, tôi chọn Sắp xếp theo Giá trị . Tại đây, bạn có thể sắp xếp theo Giá trị, Màu ô, Màu phông chữ, và Biểu tượng ô .
- Thứ tư, chọn Đơn đặt hàng dưới dạng A đến Z . Tại đây, để có thêm tùy chọn, hãy nhấp vào trình đơn thả xuống Z đến A và “ Danh sách tùy chỉnh ”Có các tùy chọn. Một lần nữa, hãy nhấp vào Danh sách tùy chỉnh tùy chọn để mở Danh sách tùy chỉnh hộp thoại.
- Sau đó, chọn Giá niêm yết trong Sau đó bởi hộp> > chọn Đặt hàng là Lớn nhất đến Nhỏ nhất .
- Cuối cùng, chọn Khu vực trong cột Sau đó bởi hộp> > sau đó giữ nguyên Đơn đặt hàng dưới dạng A đến Z.
- Sau đó, bạn phải nhấn OK .
Ngoài ra, bạn có thể nâng cao trình độ của mình, bạn có thể hạ thấp cấp độ của mình. Chỉ cần chọn Cấp độ, nhấp vào Lên mũi tên và nhấp lại vào nút Xuống mũi tên. Hơn nữa, bạn có thể sao chép cấp độ và bạn có thể xóa cấp độ. Để làm điều đó, bạn phải nhấp vào Tùy chọn cái nút. Tại thời điểm đó, Tùy chọn sắp xếp hộp thoại xuất hiện với Tùy chọn khác . Hơn nữa, bạn có thể sắp xếp thành Phân biệt chữ hoa chữ thường và bạn có thể thay đổi Hướng .
Cuối cùng, bạn sẽ nhận được ba thứ đã được sắp xếp các cột theo tiêu chí.
Đọc thêm:Cách tạo dòng thời gian trong Excel để lọc bảng tổng hợp!
Bây giờ, bây giờ chúng ta hãy thảo luận về cách bạn có thể lọc một bảng.
Trên thực tế, Lọc có nghĩa là chỉ hiển thị những hàng đáp ứng các điều kiện nhất định, các hàng khác sẽ bị ẩn. Ví dụ:trong bảng Bất động sản này , bạn có thể muốn chỉ xem Khu vực trung tâm dữ liệu. Ngoài điều này, để thực hiện điều đó lọc bạn có thể làm theo các bước đã cho.
- Trước tiên, hãy nhấp vào nút Bộ lọc bên cạnh Khu vực cột
- Thứ hai, bỏ đánh dấu Chọn tất cả tùy chọn.
- Thứ ba, chọn Trung tâm tùy chọn.
- Cuối cùng, nhấn OK .
Tại thời điểm này, bạn sẽ chỉ thấy dữ liệu liên quan đến Khu vực trung tâm hiện có sẵn trên bàn. Ngoài ra, hãy lưu ý rằng một số số hàng bị thiếu, chúng thực sự bị ẩn. Bên cạnh đó, hãy lưu ý rằng nút Bộ lọc của cột này hiện đang hiển thị một hình ảnh khác có nghĩa là tôi đã lọc cột này .
Cũng như lọc phức tạp cũng có thể. Ngoài điều này, giả sử tôi chỉ muốn xem Hamilton và Peterson trong Đại lý Cột và chỉ N. Quận trong Khu vực cột.
- Trước tiên, hãy đặt Chuột của bạn con trỏ trên nút Bộ lọc bên cạnh Đại lý cột.
- Thứ hai, chọn “ Bộ lọc Văn bản " quyền mua. Tại thời điểm này, một menu phụ xuất hiện và có rất nhiều tùy chọn ở đây. Bằng, Không bằng, Bắt đầu Bằng, Kết thúc Bằng, Chứa, Không Chứa, và Bộ lọc tùy chỉnh . Dig them out by yourself and solve the homework on this topic.
- Lastly, I click on Custom Filter.
Subsequently, a Custom AutoFilter dialog box appears.
This Filtering will show rows where Agent is Equals. Furthermore, you can change it by clicking on the drop-down where you will see so many options:equals, does not equal, is greater than, is greater than or equal to and so many others.
- Now, I select Hamilton besides the 1st equals hộp.
- Then, I select Or and then again equals , and then Peterson .
- Lastly, I click OK .
Last but not the least, you will see only Hamilton and Peterson as agents are showing on the table now.
In the same way, you can filter a number of columns. When you use more filtering , the total updated Rows of the table will be visible.
- Similarly, click on the Filter button beside the Area column
- Then, unmark the Select All option and then select the N. County tùy chọn.
- Subsequently, press OK .
Lastly, you will see two filtered columns.
2. Use of Context Menu Bar to Sort and Filter with Excel Table
You can use the Context Menu Bar to sort and filter an Excel table. At first, I will do the sorting.
- Firstly, select any column that you want to sort. Here, I have selected B4 .
- Secondly, right-click on the B4 cell.
- Thirdly, from the Context Menu Bar >> choose Sort >> then select Sort A to Z . Here, you can sort according to your preferred way.
At this time, you will see the following sorted table .
Similarly, I will do filtering .
- Firstly, select any cell that you want to sort. Here, I have selected D10 .
- Secondly, right-click on the D10 cell.
- Thirdly, from the Context Menu Bar >> choose Filter >> then select Filter by Selected Cell’s Color . Here, you can filter according to your preferred way.
Lastly, you will see the following sorted &filtered table .
3. Employing Sort &Filter Command
Here, you can employ the Sort &Filter command to do sorting and filtering in Excel.
- Firstly, select a cell that you want to sort or filter. Here, I have selected B4 .
- Secondly, from the Home tab>> go to the Editing tính năng.
- Thirdly, from the Sort &Filter command>> choose the Custom Sort tùy chọn.
At this time, a dialog box named Sort will appear.
- Firstly, choose Date Listed as Sort by and Order as Newest to Oldest .
- Secondly, click twice on the Add Level tùy chọn.
- Thirdly, choose Sq Ft as Sort by and Order as Largest to Smallest .
- Similarly, choose Agent as Sort by and Order as A to Z .
In the Sort dialog box, the most significant column comes first , then the next significant column, and finally the least significant column. Here, my most significant column was the “Date Listed ” column, then the “Sq Ft ” column, and the least significant column was the “Agent” column.
- Lastly, press OK .
Finally, you will see the following sorted table.
Apart from this, to do that filtering you may follow the given steps.
- Firstly, click on the Filter button beside the Area column
- Secondly, unmark the Select All tùy chọn.
- Thirdly, select the N. County and S. County tùy chọn.
- Lastly, press OK .
Lastly, you will see the following sorted &filtered table .
4. Applying Keyboard Shortcuts to Sort and Filter Excel Table
As well as, you can apply the Keyboard Shortcuts to bring the Filter button .
- Firstly, select any column that you want to sort. Here, I have selected D4 .
- Secondly, press CTRL+SHIFT+L.
Subsequently, you will see the Filter button .
Here, you may follow method-1 to do sorting and filtering. Below, I have attached a sorted and filtered table by following the previous methods.
Những điều cần nhớ
- Here, to remove filtering for a column, click on the Filter button, and select Clear Filter from that column .
- Furthermore, if you’ve filtered multiple columns and you want to Remove all the filtering at once, then you need to click on the Sort &Filter drop-down in the Home ribbon and then select the Clear command from the list.
- Moreover, you can apply keyboard shortcuts CTRL+SHIFT+L to remove the Filter button .
Kết luận
I hope you found this article helpful. Here, I have explained 4 suitable methods to use Sort and Filter with Excel Table . You can visit our website Exceldemy to learn more Excel-related content. Please, drop comments, suggestions, or queries if you have any in the comment section below.
Read More…
Excel Advanced Filter [Multiple Columns &Criteria, Using Formula &with Wildcards]
Using Table Nomenclature in Excel &Referring to Tables in VBA!