Khi bạn có bảng lớn làm tập dữ liệu, hầu hết thời gian bạn có thể cần Sắp Xếp và Lọc trong Excel. Trong bài này, tôi sẽ thảo luận cách Sắp Xếp và Lọc dữ liệu của bảng trong Excel.
Bạn có thể tải file thực hành từ đây:
4 Phương Pháp Dùng Sắp Xếp Và Lọc Với Bảng Excel
Ở đây, tôi sẽ giải thích 3 phương pháp dễ dàng cách Sắp Xếp và Lọc với bảng Excel. Để bạn hiểu tốt hơn, tôi sẽ dùng tập dữ liệu mẫu. Chứa dữ liệu của một công ty bất động sản. Tập dữ liệu như sau.
1. Chèn Bảng Để Áp Dụng Sắp Xếp Và Lọc Trong Excel
Bạn có thể dùng tính năng bảng Excel để Sắp Xếp và Lọc dữ liệu. Ở đây, tôi sẽ chỉ cách chèn bảng và cách sắp xếp, lọc dữ liệu.
Các bước:
- Thứ nhất, chọn dữ liệu. Ở đây, tôi chọn phạm vi B4:F14.
- Thứ hai, từ tab Chèn >> chọn tính năng Bảng.
Bây giờ, hộp thoại Tạo Bảng sẽ xuất hiện.
- Tiếp theo, chọn dữ liệu cho bảng. Sẽ được chọn tự động.
- Đảm bảo "Bảng của tôi có tiêu đề" được chọn.
- Sau đó, nhấn OK.
Lúc này, bạn sẽ thấy bảng sau. Như bạn thấy, mỗi mục trong Hàng Tiêu Đề của bảng chứa mũi tên thả xuống. Mũi tên này gọi là nút "Bộ Lọc".
Bây giờ, nếu nhấp vào Nút Bộ Lọc, bạn sẽ thấy nhiều loại tùy chọn Sắp Xếp và Lọc.
Về cơ bản, Sắp Xếp nghĩa là sắp xếp lại hàng dựa trên tiêu chí. Ví dụ, bạn muốn sắp xếp cột theo thứ tự bảng chữ cái. Giả sử tôi muốn sắp xếp cột Khu Vực theo thứ tự bảng chữ cái.
- Vì vậy, nhấp vào Nút Bộ Lọc của cột Khu Vực. Ở đây, bạn thấy ba tùy chọn sắp xếp: Sắp Xếp A đến Z, Sắp Xếp Z đến A, và Sắp Xếp Theo Màu.
- Sau đó, tôi nhấp vào Sắp Xếp A đến Z.
Lúc này, bạn thấy một mũi tên lên nhỏ bên cạnh Nút Bộ Lọc cho biết bạn đã sắp xếp cột này từ chữ cái thấp đến cao.
Đọc Thêm: Cách Dùng Slicer Lọc Bảng Trong Excel 2013
- Bây giờ nhấp vào "Nút Bộ Lọc" của cột Giá Niêm Yết. Vì cột "Giá Niêm Yết" chứa số. Do đó, tùy chọn sắp xếp đã thay đổi. Vậy, tùy chọn sắp xếp thực sự phụ thuộc vào nội dung cột.
- Sau đó, tôi nhấp vào tùy chọn "Sắp Xếp Nhỏ Đến Lớn". Vậy tôi đã sắp xếp cột theo thứ tự tăng dần.
Lúc này, bạn thấy một mũi tên lên nhỏ với Nút Bộ Lọc cho biết bạn đã sắp xếp cột "Giá Niêm Yết" theo thứ tự tăng dần.
Bây giờ, tôi muốn chỉ cách sắp xếp cột dùng màu nền hoặc màu chữ. Ở đây, bạn không thể sắp xếp cột dùng màu nền mặc định của bảng hoặc màu chữ mặc định.
Chỉ khi bạn tự áp dụng màu khác nhau cho ô hoặc chữ thì mới có thể sắp xếp cột dùng màu nền hoặc màu chữ.
Ở đây, để bạn hiểu rõ hơn, tôi đã áp dụng một số màu nền cho ô và dùng một số màu chữ trong cột này.
- Sau đó, nhấp vào Nút Bộ Lọc ở cột Khu Vực >> di chuột lên Sắp Xếp Theo Màu.
Lúc này, menu con xuất hiện. Ngoài ra, bạn có thể chọn "Sắp Xếp Theo Màu Ô" hoặc "Sắp Xếp Theo Màu Chữ". Như bạn thấy, "Sắp Xếp Theo Màu Ô" có ba tùy chọn cho cột này: Màu Xanh Lá, Màu Vàng, và Màu Không Nền. Lại, Sắp Xếp Theo Màu Chữ cũng có ba tùy chọn màu: Màu Chữ Đỏ, và Màu Chữ Tự Động. Cũng có tùy chọn Sắp Xếp Tùy Chỉnh mà tôi sẽ thảo luận sau.
- Ở đây, từ tùy chọn Sắp Xếp Theo Màu Ô >> tôi chọn Màu Xanh Lá.
Kết quả, bạn sẽ thấy kết quả sau.
Bây giờ, hãy xem cách sắp xếp nhiều cột.
Thực tế, bạn có thể sắp xếp nhiều cột theo hai cách. Ví dụ, tôi muốn sắp xếp ba Cột: Môi Giới, Khu Vực, và Giá Niêm Yết. Khi sắp xếp nhiều cột, hãy nhớ một điều quan trọng: Thứ nhất, sắp xếp cột ít quan trọng nhất, rồi cột優先 tiếp theo và cuối cùng cột quan trọng nhất.
Trong trường hợp tôi, cột ít quan trọng nhất là cột Khu Vực, rồi cột Giá Niêm Yết và cột quan trọng nhất là cột Môi Giới.
- Vì vậy, trước hết, tôi sẽ sắp xếp cột Khu Vực, nhấp vào Nút Bộ Lọc và chọn tùy chọn "Sắp Xếp A đến Z".
- Rồi, sắp xếp cột Giá Niêm Yết, nhấp vào Nút Bộ Lọc, chọn "Sắp Xếp Nhỏ Đến Lớn".
- Cuối cùng, sắp xếp cột Môi Giới, trong Nút Bộ Lọc, chọn "Sắp Xếp A đến Z".
Đây là cách bạn sắp xếp nhiều cột.
Hơn nữa, có cách khác sắp xếp nhiều cột.
- Thứ nhất, nhấp vào bất kỳ Nút Bộ Lọc nào.
- Thứ hai, di Con Trỏ Chuột lên tùy chọn "Sắp Xếp Theo Màu".
- Sau đó, nhấp vào tính năng Sắp Xếp Tùy Chỉnh.
Lúc này, hộp thoại Sắp Xếp xuất hiện. Vì tôi muốn sắp xếp tổng cộng ba cột và trong hộp thoại chỉ sắp xếp được một cột. Vì vậy, tôi phải thêm hai cấp độ nữa.
- Thứ nhất, thêm hai cấp độ bằng cách nhấp hai lần vào nút "Thêm Cấp Độ".
Trong hộp thoại Sắp Xếp, cột quan trọng nhất đứng đầu, rồi cột quan trọng tiếp theo, cuối cùng cột ít quan trọng nhất. Ở đây, cột quan trọng nhất của tôi là cột "Môi Giới", rồi "Giá Niêm Yết", và cột ít quan trọng nhất là "Khu Vực".
- Thứ hai, chọn Môi Giới trong menu thả xuống Sắp Xếp Theo.
- Thứ ba, chọn Sắp Xếp Theo Giá Trị. Ở đây, bạn có thể sắp xếp theo Giá Trị, Màu Ô, Màu Chữ, và Biểu Tượng Ô.
- Thứ tư, chọn Thứ Tự là A đến Z. Ở đây, để có thêm tùy chọn nhấp vào menu thả xuống, Z đến A, và "Danh Sách Tùy Chỉnh" có sẵn. Lại nhấp vào Danh Sách Tùy Chỉnh để mở hộp thoại Danh Sách Tùy Chỉnh.
- Sau đó, chọn Giá Niêm Yết trong hộp Sau Đó Theo >> chọn Thứ Tự là Lớn Đến Nhỏ.
- Cuối cùng, chọn cột Khu Vực trong hộp Sau Đó Theo >> giữ nguyên Thứ Tự là A đến Z.
- Kế tiếp, nhấn OK.
Ngoài ra, bạn có thể tăng cấp độ, giảm cấp độ. Chỉ chọn Cấp Độ, nhấp vào mũi tên Lên, và lại nhấp vào mũi tên Xuống. Hơn nữa, bạn có thể sao chép cấp độ và xóa cấp độ. Làm vậy bằng cách nhấp vào nút Tùy Chọn. Lúc đó, hộp thoại Tùy Chọn Sắp Xếp xuất hiện với Thêm Tùy Chọn. Hơn nữa, bạn có thể làm sắp xếp Phân Biệt Chữ Hoa Thường, và thay đổi Hướng.
Cuối cùng, bạn sẽ có ba cột đã sắp xếp theo tiêu chí.
Đọc Thêm: Cách Tạo Dòng Thời Gian Trong Excel Để Lọc Bảng Pivot!
Bây giờ, hãy thảo luận cách lọc bảng.
Thực tế, Lọc nghĩa là chỉ hiển thị những hàng đáp ứng điều kiện, các hàng khác sẽ bị ẩn. Ví dụ, trong Bảng Bất Động Sản này, bạn có thể chỉ quan tâm thấy dữ liệu Khu Vực Trung Tâm. Ngoài ra, để làm lọc đó bạn có thể làm theo các bước sau.
- Thứ nhất, nhấp vào Nút Bộ Lọc bên cạnh cột Khu Vực
- Thứ hai, bỏ chọn Chọn Tất Cả.
- Thứ ba, chọn Trung Tâm.
- Cuối cùng, nhấn OK.
Lúc này, bạn sẽ thấy chỉ dữ liệu liên quan Khu Vực Trung Tâm có trên bảng. Cũng lưu ý một số số hàng bị thiếu, thực tế chúng bị ẩn. Ngoài ra, lưu ý Nút Bộ Lọc của cột này hiện hiển thị đồ họa khác nghĩa là tôi đã lọc cột này.
Cũng như lọc phức tạp cũng khả thi. Bên cạnh đó, giả sử tôi muốn chỉ thấy Hamilton và Peterson ở cột Môi Giới, và chỉ N. County ở cột Khu Vực.
- Thứ nhất, đặt Con Trỏ Chuột lên Nút Bộ Lọc bên cạnh cột Môi Giới.
- Thứ hai, chọn tùy chọn "Bộ Lọc Văn Bản". Lúc này, menu con xuất hiện và nhiều tùy chọn ở đây. Bằng, Không Bằng, Bắt Đầu Bằng, Kết Thúc Bằng, Chứa, Không Chứa, và Bộ Lọc Tùy Chỉnh. Hãy tự khám phá và giải quyết bài tập về chủ đề này.
- Cuối cùng, tôi nhấp vào Bộ Lọc Tùy Chỉnh.
Kết quả, hộp thoại Bộ Lọc Tự Động Tùy Chỉnh xuất hiện.
Lọc này sẽ hiển thị hàng nơi Môi Giới là Bằng. Hơn nữa, bạn có thể thay đổi bằng cách nhấp vào menu thả xuống nơi bạn thấy nhiều tùy chọn: bằng, không bằng, lớn hơn, lớn hơn hoặc bằng và nhiều khác.
- Bây giờ, tôi chọn Hamilton bên cạnh hộp bằng thứ nhất.
- Sau đó, chọn Hoặc rồi lại bằng, và Peterson.
- Cuối cùng, nhấp OK.
Cuối cùng, bạn sẽ thấy chỉ Hamilton và Peterson làm môi giới hiển thị trên bảng.
Cùng cách, bạn có thể lọc nhiều cột. Khi dùng nhiều lọc, Tổng số hàng cập nhật của bảng sẽ hiển thị.
- Tương tự, nhấp vào Nút Bộ Lọc bên cạnh cột Khu Vực
- Sau đó, bỏ chọn Chọn Tất Cả và chọn N. County.
- Kế tiếp, nhấn OK.
Cuối cùng, bạn sẽ thấy hai cột đã lọc.
2. Dùng Thanh Menu Ngữ Cảnh Để Sắp Xếp Và Lọc Với Bảng Excel
Bạn có thể dùng Thanh Menu Ngữ Cảnh để sắp xếp và lọc bảng Excel. Thứ nhất, tôi sẽ làm sắp xếp.
- Thứ nhất, chọn cột muốn sắp xếp. Ở đây, tôi chọn B4.
- Thứ hai, chuột phải vào ô B4.
- Thứ ba, từ Thanh Menu Ngữ Cảnh >> chọn Sắp Xếp >> chọn Sắp Xếp A đến Z. Ở đây, bạn có thể sắp xếp theo ý thích.
Lúc này, bạn sẽ thấy bảng đã sắp xếp sau.
Tương tự, tôi sẽ làm lọc.
- Thứ nhất, chọn ô bất kỳ muốn lọc. Ở đây, tôi chọn D10.
- Thứ hai, chuột phải vào ô D10.
- Thứ ba, từ Thanh Menu Ngữ Cảnh >> chọn Lọc >> chọn Lọc Theo Màu Ô Được Chọn. Ở đây, bạn có thể lọc theo ý thích.
Cuối cùng, bạn sẽ thấy bảng đã sắp xếp & lọc sau.
3. Sử Dụng Lệnh Sắp Xếp & Lọc
Ở đây, bạn có thể dùng lệnh Sắp Xếp & Lọc để sắp xếp và lọc trong Excel.
- Thứ nhất, chọn ô muốn sắp xếp hoặc lọc. Ở đây, tôi chọn B4.
- Thứ hai, từ tab Trang Chủ >> vào tính năng Chỉnh Sửa.
- Thứ ba, từ lệnh Sắp Xếp & Lọc >> chọn Sắp Xếp Tùy Chỉnh.
Lúc này, hộp thoại Sắp Xếp xuất hiện.
- Thứ nhất, chọn Ngày Đăng làm Sắp Xếp Theo và Thứ Tự là Mới Đến Cũ.
- Thứ hai, nhấp hai lần vào tùy chọn Thêm Cấp Độ.
- Thứ ba, chọn Diện Tích làm Sắp Xếp Theo và Thứ Tự là Lớn Đến Nhỏ.
- Tương tự, chọn Môi Giới làm Sắp Xếp Theo và Thứ Tự là A đến Z.
Trong hộp thoại Sắp Xếp, cột quan trọng nhất đến đầu, rồi cột quan trọng tiếp theo, cuối cùng cột ít quan trọng nhất. Ở đây, cột quan trọng nhất của tôi là cột "Ngày Đăng", rồi "Diện Tích", và cột ít quan trọng nhất là "Môi Giới".
- Cuối cùng, nhấn OK.
Cuối cùng, bạn sẽ thấy bảng đã sắp xếp sau.
Ngoài ra, để làm lọc bạn có thể làm theo các bước sau.
- Thứ nhất, nhấp vào Nút Bộ Lọc bên cạnh cột Khu Vực
- Thứ hai, bỏ chọn Chọn Tất Cả.
- Thứ ba, chọn N. County và S. County.
- Cuối cùng, nhấn OK.
Cuối cùng, bạn sẽ thấy bảng đã sắp xếp & lọc sau.
4. Áp Dụng Phím Tắt Bàn Phím Để Sắp Xếp Và Lọc Bảng Excel
Ngoài ra, bạn có thể áp dụng Phím Tắt Bàn Phím để đưa ra Nút Bộ Lọc.
- Thứ nhất, chọn cột muốn sắp xếp. Ở đây, tôi chọn D4.
- Thứ hai, nhấn CTRL+SHIFT+L.
Kết quả, bạn sẽ thấy Nút Bộ Lọc.
Ở đây, bạn có thể làm theo phương pháp-1 để sắp xếp và lọc. Dưới đây, tôi đính kèm bảng đã sắp xếp và lọc theo các phương pháp trước.
Lưu Ý
- Để bỏ lọc cho một cột, nhấp vào Nút Bộ Lọc, chọn Xóa Bộ Lọc Từ Cột Đó.
- Hơn nữa, nếu bạn đã lọc nhiều cột và muốn Xóa tất cả lọc cùng lúc, nhấp vào menu thả xuống Sắp Xếp & Lọc trong ribbon Trang Chủ rồi chọn lệnh Xóa từ danh sách.
- Hơn nữa, bạn có thể dùng phím tắt CTRL+SHIFT+L để xóa Nút Bộ Lọc.
Kết Luận
Tôi hy vọng bài viết này hữu ích. Ở đây, tôi đã giải thích 4 phương pháp phù hợp dùng Sắp Xếp và Lọc với Bảng Excel. Bạn có thể ghé trang web Exceldemy để học thêm nội dung Excel. Hãy để lại bình luận, góp ý, hoặc thắc mắc ở phần bình luận bên dưới.
Đọc Thêm…
Bộ Lọc Nâng Cao Excel [Nhiều Cột & Tiêu Chí, Dùng Công Thức & Ký Tự Đại Diện]
Sử Dụng Pháp Danh Bảng Trong Excel & Tham Chiếu Bảng Trong VBA!