Bộ lọc trong Excel là công cụ tuyệt vời dùng trong trang tính lớn để tìm nhanh và hiệu quả tất cả thông tin khớp tiêu chí bộ lọc. Bộ lọc áp dụng cho toàn bộ trang tính, hoặc một hoặc nhiều cột. Bạn áp dụng bộ lọc bằng cách chọn từ danh sách Excel cung cấp khi áp dụng bộ lọc hoặc tạo bộ lọc tùy chỉnh phù hợp nhu cầu. Dùng Bộ lọc văn bản Excel, bạn tìm văn bản dùng hộp Tìm kiếm (Search) trong hộp lọc hoặc tùy chọn Bộ lọc văn bản (Text Filter).
Tải sổ làm việc thực hành này để tập luyện khi đọc bài viết.
5 Ví dụ phù hợp Bộ lọc Văn bản trong Excel
Giả sử kịch bản có trang tính Excel chứa thông tin sản phẩm công ty bán cho khách. Trang tính có Tên sản phẩm (Product), Danh mục (Category), Nhân viên bán (Sales Person) bán sản phẩm, và Địa chỉ giao hàng (Shipping) giao sản phẩm. Bây giờ dùng bộ lọc văn bản trong trang tính này lọc giá trị văn bản.
1. Áp dụng Bộ lọc Excel lọc Văn bản cụ thể từ Trang tính
Bạn có thể lọc văn bản cụ thể từ cột trang tính. Ví dụ, dùng bộ lọc văn bản Excel lọc tất cả Màn hình LED (LED Monitors) từ cột Sản phẩm (Product).
Các bước:
- Trước tiên, chọn ô trong dải dữ liệu, rồi đi Dữ liệu (Data). Tiếp theo, chọn tùy chọn Lọc (Filter) từ phần Sắp xếp & Lọc (Sort & Filter).
- Sau khi nhấp Lọc, ta thấy mũi tên nhỏ xuống ở góc phải dưới mỗi tiêu đề cột. Nhấp mũi tên đó ở cột Sản phẩm (Product). Cửa sổ hiện ra với tùy chọn lọc thông tin cột Sản phẩm.
- Bạn thấy tùy chọn Bộ lọc văn bản (Text Filters). Dưới Bộ lọc văn bản, tên tất cả sản phẩm duy nhất cột Sản phẩm liệt kê, mỗi cái có hộp chọn (select box) bên cạnh. Bỏ chọn Chọn tất cả (Select All). Chỉ chọn Màn hình LED (LED Monitor).
- Sau đó nhấp OK.
Bây giờ trang tính chỉ còn hàng có Màn hình LED làm Sản phẩm.
Đọc thêm: Cách Lọc Giá trị duy nhất trong Excel
2. Dùng Bộ lọc Văn bản tìm Giá trị khớp Văn bản cụ thể
Ta cũng dùng bộ lọc văn bản Excel tìm giá trị khớp hoặc bằng chuỗi ký tự cụ thể. Ví dụ, lọc tất cả hàng có Danh mục (Category) là Bộ nhớ (Memory) dùng tùy chọn Bằng (Equals) của bộ lọc văn bản.
Các bước:
- Trước tiên, áp dụng bộ lọc cho cột trang tính. Đi tab Dữ liệu (Data) nhấp Lọc (Filter).
- Sau khi nhấp Lọc, thấy mũi tên nhỏ xuống góc phải dưới mỗi tiêu đề cột. Nhấp mũi tên đó ở cột Danh mục (Category). Cửa sổ hiện ra tùy chọn lọc thông tin cột Danh mục.
- Thấy tùy chọn Bộ lọc văn bản (Text Filters). Nhấp tùy chọn đó, cửa sổ khác hiện ra các loại bộ lọc văn bản. Nhấp Bằng (Equals).
- Sau nhấp Bằng, thấy cửa sổ Tự động lọc tùy chỉnh (Custom AutoFilter). Cửa sổ có menu thả xuống đặt tiêu chí Bằng. Mặc định là Bằng. Để nguyên.
- Có ô nhập ngay cạnh menu thả xuống. Nhập Bộ nhớ (Memory) vì muốn tất cả hàng khớp Bộ nhớ làm Danh mục.
- Sau đó nhấp OK.
- Bây giờ trang tính chỉ hàng có Bộ nhớ làm Danh mục.
- Ta cũng đổi tiêu chí Bằng. Có tùy chọn Và (And) & Hoặc (Or) dưới menu thả xuống đặt tiêu chí bộ lọc văn bản. Dưới đó, menu thả xuống khác đặt tiêu chí Bằng khác. Tùy chọn từ hai menu cho kết quả lọc khác nhau. Kết quả phụ thuộc tùy chọn từ Và (And) & Hoặc (Or).
- Ví dụ, để nguyên tùy chọn menu thả xuống đầu (bằng).
- Chọn Hoặc (Or).
- Từ menu thả xuống thứ hai, lại chọn bằng (equals).
- Sau đó nhấp OK.
Bây giờ trang tính chỉ hàng có Bộ nhớ hoặc Phần cứng (Hardware) làm Danh mục sản phẩm.
Đọc tương tự
- Cách Lọc Bảng Pivot Excel (8 Cách hiệu quả)
- Lọc Nhiều cột Excel Độc lập
- Cách Lọc Nhiều hàng trong Excel (11 Phương pháp phù hợp)
- Phím tắt Bộ lọc Excel (3 Cách dùng nhanh với Ví dụ)
3. Áp dụng Bộ lọc Văn bản tìm Văn bản Bắt đầu bằng Ký tự cụ thể
Có loại bộ lọc văn bản khác lọc hàng có văn bản bắt đầu bằng ký tự hoặc tập ký tự cụ thể. Ví dụ, lọc tất cả hàng có Địa chỉ giao hàng (Shipping Addresses) bắt đầu bằng New. Tức tìm tất cả hàng Địa chỉ giao hàng là New York hoặc New Hampshire.
Các bước:
- Trước tiên, áp dụng bộ lọc cho cột trang tính. Đi tab Dữ liệu nhấp Lọc.
- Sau nhấp Lọc, thấy mũi tên nhỏ xuống góc phải dưới tiêu đề cột. Nhấp mũi tên đó ở cột Địa chỉ giao hàng (Shipping Address). Cửa sổ hiện ra tùy chọn lọc thông tin cột Địa chỉ giao hàng.
- Thấy tùy chọn Bộ lọc văn bản. Nhấp tùy chọn đó, cửa sổ khác hiện ra các loại bộ lọc văn bản. Nhấp Bắt đầu bằng (Begins With).
- Sau nhấp Bắt đầu bằng, thấy cửa sổ Tự động lọc tùy chỉnh (Custom AutoFilter). Cửa sổ có menu thả xuống đặt tiêu chí Bắt đầu bằng. Mặc định là Bắt đầu bằng. Để nguyên.
- Có ô nhập cạnh menu thả xuống. Nhập New vì muốn tất cả hàng có địa chỉ giao hàng bắt đầu bằng New.
- Sau đó nhấp OK.
Bây giờ trang tính chỉ hàng có địa chỉ giao hàng bắt đầu bằng New.
- Giống Bằng, ta cũng đổi tiêu chí Bắt đầu bằng. Có Và (And) & Hoặc (Or) dưới menu thả xuống đặt tiêu chí. Dưới đó, menu thả xuống khác đặt tiêu chí Bắt đầu bằng khác. Tùy chọn từ hai menu cho kết quả khác. Kết quả phụ thuộc tùy chọn từ Và & Hoặc.
4. Thực hiện Bộ lọc Văn bản tìm Văn bản Chứa Tập ký tự cụ thể
Ta dùng bộ lọc văn bản lọc tất cả hàng chứa ký tự hoặc tập ký tự cụ thể. Ví dụ, lọc tất cả hàng Nhân viên bán (Sales Person) tên có O là ký tự thứ hai của tên.
Các bước:
- Trước tiên, áp dụng bộ lọc cho cột trang tính. Đi tab Dữ liệu nhấp Lọc.
- Sau nhấp Lọc, thấy mũi tên nhỏ xuống góc phải dưới tiêu đề cột. Nhấp mũi tên đó ở cột Nhân viên bán (Sales Person). Cửa sổ hiện ra tùy chọn lọc thông tin cột Nhân viên bán.
- Thấy tùy chọn Bộ lọc văn bản. Nhấp tùy chọn đó, cửa sổ khác hiện ra các loại bộ lọc văn bản. Nhấp Chứa (Contains).
- Sau nhấp Chứa, thấy cửa sổ Tự động lọc tùy chỉnh. Cửa sổ có menu thả xuống đặt tiêu chí Chứa. Mặc định là chứa (contains). Để nguyên.
- Có ô nhập cạnh menu thả xuống. Nhập “?o*” vào ô đó. Dấu hỏi (?) trước o khớp chỉ một ký tự trước o. Dấu hoa thị (*) khớp chuỗi ký tự hoặc không. Nghĩa là bộ lọc tìm ô cột Nhân viên bán tên có o làm ký tự thứ hai và chỉ một ký tự trước nó. Có thể chứa chuỗi ký tự sau o.
- Sau đó nhấp OK.
Cuối cùng, trang tính chỉ hàng nhân viên bán tên có o làm ký tự thứ hai.
5. Giới thiệu Bộ lọc Văn bản tùy chỉnh (Custom Text Filter) trong Excel
Có tùy chọn Bộ lọc tùy chỉnh (Custom Filter) trong bộ lọc văn bản. Dùng tùy chỉnh bất kỳ bộ lọc văn bản trên. Dùng Bộ lọc tùy chỉnh, bạn chọn tùy chọn khác từ menu thả xuống bộ lọc văn bản. Chúng ta dùng Bộ lọc tùy chỉnh tìm địa chỉ giao hàng bắt đầu bằng Ca.
Các bước:
- Trước tiên, áp dụng bộ lọc cho cột trang tính. Đi tab Dữ liệu nhấp Lọc.
- Sau nhấp Lọc, thấy mũi tên nhỏ xuống góc phải dưới tiêu đề cột. Nhấp mũi tên đó ở cột Địa chỉ giao hàng (Shipping Address). Cửa sổ hiện ra tùy chọn lọc thông tin cột Địa chỉ giao hàng.
- Thấy tùy chọn Bộ lọc văn bản. Nhấp tùy chọn đó, cửa sổ khác hiện ra các loại bộ lọc văn bản. Nhấp Bộ lọc tùy chỉnh (Custom Filter).
- Sau nhấp Bộ lọc tùy chỉnh, thấy cửa sổ Tự động lọc tùy chỉnh (Custom AutoFilter). Cửa sổ có hai menu thả xuống như trước đặt tiêu chí Bộ lọc tùy chỉnh. Chọn bằng (equals) cho menu đầu và viết C* ô nhập cạnh nó. Chọn khác (does not equal) cho menu thứ hai và nhập “?h*” ô nhập cạnh nó. Chọn tùy chọn Và (And).
- Bằng (equals) menu đầu tìm tất cả địa chỉ giao hàng bắt đầu bằng C.
- Khác (does not equal) menu hai loại trừ tất cả địa chỉ giao hàng có "h" làm ký tự thứ hai.
- Có 3 địa chỉ giao hàng riêng biệt bắt đầu bằng C. Đó là Carolina, Chicago, và California.
- Chicago có "h" ký tự thứ hai. Vì vậy khác menu hai lọc nó ra.
- Sau đó nhấp OK.
Cuối cùng, trang tính chỉ hàng địa chỉ giao hàng là Carolina hoặc California.
Lưu ý quan trọng
- Bạn cũng dùng Khác (Does Not Equal), Kết thúc bằng (Ends With), Không chứa (Does Not Contain) bộ lọc văn bản.
- Khác là ngược của Bằng bộ lọc văn bản. Loại trừ hoặc lọc ra giá trị khớp văn bản ta nhập.
- Kết thúc bằng hiển thị giá trị kết thúc bằng ký tự hoặc tập ký tự ta cho bộ lọc.
- Không chứa hiển thị giá trị không chứa ký tự hoặc tập ký tự. Loại trừ giá trị chứa ký tự hoặc tập ký tự ta cho bộ lọc.
Kết luận
Trong bài viết này, chúng ta học dùng Bộ lọc Văn bản Excel lọc giá trị văn bản nhiều cách. Hy vọng từ nay bạn dùng Bộ lọc Văn bản Excel dễ dàng lọc giá trị văn bản trong trang tính. Tuy nhiên, nếu có thắc mắc hoặc đề xuất, hãy để bình luận dưới. Chúc ngày tốt lành!!!
Đọc thêm
- Cách Thêm Bộ lọc trong Excel (4 Phương pháp)
- Lọc theo Màu trong Excel (2 Ví dụ)
- Cách Lọc theo Ngày trong Excel (4 Phương pháp nhanh)
- Tìm kiếm Nhiều mục trong Bộ lọc Excel (2 Cách)