Việc áp dụng phím tắt bộ lọc trong Microsoft Excel là cách tiếp cận rất tiện lợi để dùng tùy chọn lọc. Nó không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn tăng hiệu quả công việc. Chung chung, chúng ta dùng quá trình lọc để hiển thị dữ liệu nhất định từ bộ dữ liệu dưới điều kiện cụ thể.
Bạn có thể tải xuống sổ làm việc thực hành từ đây.
3 Ví dụ với Phím tắt bàn phím lọc Dữ liệu Excel
Chúng tôi sẽ demo 3 phương pháp dùng phím tắt bộ lọc vì quá trình lọc rất cần thiết khi làm việc với bộ dữ liệu lớn.
1. Dùng Tùy chọn Phím tắt Bộ lọc dưới Tab Dữ liệu (Data Tab) để Lọc Dữ liệu
Trong ví dụ này, chúng ta dùng Tab Dữ liệu (Data tab) để lọc dữ liệu trong trang tính Excel. Để minh họa phương pháp phím tắt bộ lọc này, chúng ta có bộ dữ liệu sau về doanh số bán hàng phân loại theo họ nhân viên bán hàng và thành phố làm việc. Hãy xem cách thực hiện theo các bước đơn giản:
CÁC BƯỚC:
- Trước hết, chọn bất kỳ ô nào từ dải dữ liệu. Ví dụ, chọn ô B4.
- Tiếp theo, đi đến tab Dữ liệu (Data).
- Sau đó, chọn tùy chọn "Lọc (Filter)" từ phần "Sắp xếp & Lọc (Sort & Filter)" trong tab Dữ liệu.
Cuối cùng, chúng ta thấy biểu tượng thả xuống lọc ở tiêu đề bộ dữ liệu.
Đọc thêm: Cách Thêm Bộ lọc trong Excel
2. Lọc Dữ liệu Excel với Tùy chọn 'Sắp xếp & Lọc' (Sort & Filter)
Phương pháp này làm biểu tượng lọc hiển thị bằng tùy chọn "Sắp xếp & Lọc" từ tab Trang chủ (Home). Cũng tiếp tục với bộ dữ liệu trước. Hãy xem các bước thực hiện.
CÁC BƯỚC:
- Trước tiên, đi tab Trang chủ (Home).
- Thứ hai, chọn tùy chọn "Sắp xếp & Lọc" từ phần "Chỉnh sửa (Editing)" của tab Trang chủ.
- Thứ ba, từ các tùy chọn trong menu thả xuống, chọn "Lọc (Filter)".
Cuối cùng, chúng ta xem được biểu tượng thả xuống lọc ở tiêu đề dải dữ liệu.
Đọc tương tự
- Cách Lọc Giá trị duy nhất trong Excel (8 Cách dễ dàng)
- Lọc Bảng Pivot Excel (8 Cách hiệu quả)
- Cách Lọc Nhiều hàng trong Excel (11 Phương pháp phù hợp)
- Thực hiện Lọc tùy chỉnh trong Excel (5 Cách)
3. Dùng Phím tắt Bàn phím để Lọc Dữ liệu Excel
Khi dùng bất kỳ phương pháp phím tắt nào, thuật ngữ thường nhắc đến nhất là dùng phím tắt bàn phím. Trong trường hợp áp dụng phím tắt bộ lọc Excel, chúng ta cũng dùng phím tắt bàn phím. Đoạn này thảo luận 8 phím tắt bàn phím lọc dữ liệu Excel.
3.1 Bật/Tắt Tùy chọn Lọc trong Excel
Chúng ta có thể bật/tắt quá trình lọc cho bất kỳ dải dữ liệu nào chỉ với phím tắt đơn giản. Giống ví dụ trước, ta dùng cùng bộ dữ liệu. Để làm này, làm theo các bước dưới.
CÁC BƯỚC:
- Ban đầu, chọn ô từ dải dữ liệu. Chọn ô B4 trong ví dụ này.
- Tiếp theo, nhấn Ctrl + Shift + L cùng lúc.
- Vậy, chúng ta có biểu tượng thả xuống lọc ở tiêu đề dải dữ liệu.
- Cuối cùng, nếu nhấn Ctrl + Shift + L lần nữa, biểu tượng thả xuống lọc sẽ không còn ở phần tiêu đề.
3.2 Dùng Phím tắt Bàn phím Xem Menu Thả xuống Lọc
Chúng ta biết truy cập tùy chọn lọc bằng cách nhấp biểu tượng lọc. Phương pháp này cho biết cách làm điều tương tự bằng phím tắt bàn phím. Chúng ta có bộ dữ liệu ví dụ trước có biểu tượng thả xuống lọc. Làm theo các bước dưới.
CÁC BƯỚC:
- Trước hết, chọn ô từ tiêu đề. Chọn ô B4.
- Thứ hai, nhấn Alt + Mũi tên xuống (Down Arrow).
- Cuối cùng, chúng ta thấy tùy chọn lọc "Họ (Last Name)".
3.3 Chọn Tùy chọn từ Menu Thả xuống dùng Bàn phím
Sau khi mở tùy chọn lọc dùng Alt + Mũi tên xuống, ví dụ này chọn tùy chọn từ menu thả xuống lọc. Làm theo hướng dẫn đơn giản.
CÁC BƯỚC:
- Nhấn phím Mũi tên Lên (Up) hoặc Xuống (Down) chọn lệnh từ các ý kiến.
- Sau khi chọn nhấn Enter áp dụng lệnh đó.
3.4 Dùng Chữ gạch dưới (Underlined Letters) Lọc Dữ liệu Excel
Chúng ta có thể dùng chữ gạch dưới truy cập từng lệnh trong menu thả xuống. Xem bảng sau hiểu cách dùng chữ gạch dưới áp dụng phím tắt bộ lọc Excel.
| PHÍM TẮT | TÙY CHỌN ĐƯỢC CHỌN |
|---|---|
| Alt + Mũi tên xuống + S | Sắp xếp Tăng dần (Smallest to Largest) hoặc A đến Z |
| Alt + Mũi tên xuống + O | Sắp xếp Giảm dần (Largest to Smallest) hoặc Z đến A |
| Alt + Mũi tên xuống + T | Mở menu con Sắp xếp theo Màu (Sort by Color) |
| Alt + Mũi tên xuống + I | Truy cập menu con Lọc theo Màu (Filter by Color) |
| Alt + Mũi tên xuống + F | Chọn menu con Lọc theo Ngày (Date Filter) |
Cũng có thể tích/bỏ tích mục lọc bằng phím Space Bar.
3.5 Lọc Mục với Hộp Tìm kiếm (Search Box) trong Excel
Trong menu thả xuống lọc, có hộp tìm kiếm ngay trên danh sách mục lọc. Chúng ta dùng hộp tìm kiếm tìm thuật ngữ lọc khi có nhiều mục trong bộ dữ liệu. Xem cách làm theo các bước đơn giản.
CÁC BƯỚC:
- Trước hết, mở menu thả xuống lọc trong bộ dữ liệu. Ở đây, tiếp tục với bộ dữ liệu trước.
- Thứ hai, nhấn Alt + Mũi tên xuống + E. Điều này kích hoạt hộp tìm kiếm.
- Thứ ba, nhập văn bản "Sm" vào hộp tìm kiếm.
- Cuối cùng, chúng ta thấy mục lọc chỉ bắt đầu bằng văn bản "Sm".
3.6 Xóa Lọc từ Cột cụ thể của Dải Dữ liệu
Trong bộ dữ liệu sau, có hai cột đã lọc. Giả sử, ta muốn xóa lọc từ cột cụ thể "Thành phố (City)". Nếu nhấn Ctrl + Shift + L tất cả lọc từ bộ dữ liệu sẽ bị xóa. Nhưng không phải ý muốn. Vì vậy, để chỉ xóa lọc từ cột cụ thể, làm theo bước dưới.
CÁC BƯỚC:
- Đầu tiên, chọn ô tiêu đề C4.
- Tiếp theo, nhấn Alt + Mũi tên xuống + C.
- Cuối cùng, ta thấy không còn lọc áp dụng cho cột "Thành phố". Nhưng tùy chọn lọc cột "Họ" vẫn không đổi.
3.7 Lọc Dữ liệu Excel với Hộp thoại Lọc tùy chỉnh (Custom Filter Dialogue Box)
Phương pháp này dùng hộp thoại lọc tùy chỉnh áp dụng lọc cho dải dữ liệu cụ thể. Tiếp tục bộ dữ liệu trước. Lọc cột "Thành phố" chỉ cho thành phố "New York". Xem các bước thực hiện.
CÁC BƯỚC:
- Trước tiên, chọn ô tiêu đề C4.
- Tiếp theo, nhấn Alt + Mũi tên xuống xem menu thả xuống lọc.
- Sau đó, nhấn phím F và E.
- Hộp thoại "Tự động lọc tùy chỉnh (Custom Autofilter)" sẽ mở.
- Sau đó, nhập tham số "bằng (equals)" & "New York" vào ô nhập tên. Chọn tùy chọn Và (And).
- Bây giờ, nhấn OK.
Cuối cùng, ta chỉ thấy giá trị cho thành phố "New York".
3.8 Dùng Phím tắt Bàn phím Lọc ô Trống hoặc Không Trống
Đôi khi bộ dữ liệu chứa Ô trống (Blank). Chúng ta lọc cả Ô trống và Không trống (Non-Blank) bằng phím tắt. Bộ dữ liệu sau chứa Ô trống. Lọc riêng Ô trống và Không trống. Xem các bước.
CÁC BƯỚC (Lọc ô trống):
- Ban đầu, chọn ô tiêu đề B4. Nhấn Alt + Mũi tên xuống.
- Tiếp theo, nhấn F và E mở hộp thoại lọc tùy chỉnh.
- Sau đó, nhập giá trị thả xuống phần Họ là "bằng (equals)".
- Sau đó, để ô nhập thứ hai Trống (Blank).
- Bây giờ, nhấn OK.
Kết quả: Ta thấy ô trống đã lọc của cột "Họ".
CÁC BƯỚC (Lọc ô không trống):
- Trước hết, chọn ô tiêu đề B4. Nhấn Alt + Mũi tên xuống.
- Thứ hai, nhấn F và N. Mở hộp thoại lọc tùy chỉnh.
- Thứ ba, nhập giá trị thả xuống phần Họ là "bằng (equals)".
- Tiếp theo, để ô nhập thứ hai Trống (Blank).
- Bây giờ, nhấn OK.
Cuối cùng, ta xem chỉ ô Không trống cho cột "Họ".
Đọc thêm: Cách Xóa Bộ lọc trong Excel
Lưu ý quan trọng
- Để áp dụng lọc cho nhiều dải dữ liệu trong một trang tính, cần dùng Tính năng Bảng Excel (Excel Table Feature).
- Chỉ dùng một tùy chọn lọc tại một thời điểm trong cột cụ thể. Ví dụ, không dùng Lọc văn bản (Text filter) và Lọc màu (Color filter) cùng lúc trong một cột.
- Tránh dùng nhiều loại dữ liệu khác nhau trong cùng một cột.
Kết luận
Cuối cùng, bài viết này hướng dẫn bạn hiểu cách dùng phím tắt bộ lọc Excel. Chúng tôi đã minh họa nhiều phương pháp để quy trình dễ dàng hơn. Có sổ làm việc thực hành đính kèm. Tải xuống và tự thực hành. Nếu thắc mắc, hãy để bình luận dưới đây, chúng tôi sẽ trả lời sớm nhất.
Đọc thêm
- Cách Lọc Nhiều cột trong Excel Độc lập
- Tìm kiếm Nhiều mục trong Bộ lọc Excel (2 Cách)
- Cách Lọc Ô có Công thức trong Excel (2 Cách)
- Lọc theo Màu trong Excel (2 Ví dụ)