Khi làm việc với thông tin như tên, địa chỉ hoặc thông tin sản phẩm, đôi khi chúng ta lưu dưới dạng tệp văn bản. Loại tệp này gọi là file CSV. Nhưng chúng ta có thể cần định dạng lại file CSV để nhập vào Excel chính xác hơn. Do đó, bài viết này sẽ hướng dẫn định dạng file CSV trong Excel với 2 ví dụ.
Tải bản sao mẫu để tự thực hành.
File CSV là gì?
Thuật ngữ CSV là viết tắt của Comma Separated Values (Giá trị phân tách bằng dấu phẩy) - dữ liệu được lưu dưới dạng văn bản đơn giản, tách biệt bởi các dấu phân cách cụ thể. Trong Excel, làm việc với file CSV rất phổ biến. Bất kỳ tệp nào có đuôi .csv đều được nhận diện là file CSV. Hoặc khi mở bằng Text Editor (Trình soạn thảo văn bản), bạn sẽ thấy văn bản tách biệt bằng dấu phẩy.
2 ví dụ định dạng file CSV trong Excel
Phần này sẽ định dạng file CSV có văn bản với các dấu phân cách nhất định. Sẽ giải thích qua 2 ví dụ để dễ hiểu. Hãy bắt đầu quy trình định dạng file CSV trong Excel.
Ví dụ 1: Định dạng file CSV có dấu phẩy trong Excel
Là ví dụ đầu tiên, ta sẽ định dạng file CSV có dấu phẩy. Thực hiện theo quy trình:
- Đầu tiên, chuẩn bị chuỗi văn bản có dấu phẩy để tạo bảng có tiêu đề.
- Mở Excel workbook mới.
- Vào thẻ Data, chọn From Text/CSV.
- Cửa sổ chọn file CSV xuất hiện. Chọn file trên thiết bị và nhấn Import.
- Cửa sổ xem trước hiển thị văn bản.
- Chọn File Origin là 65001: Unicode (UTF-8).
- Chọn Delimiter (Dấu phân cách) là Comma (Dấu phẩy) vì file CSV dùng dấu phẩy.
- Nhấn Load để đóng cửa sổ.
- Bảng mới được định dạng từ file CSV xuất hiện.
- Để đổi định dạng Sales Amount (Doanh thu), chọn phạm vi D3:D7.
- Chuột phải và chọn Format Cells (Định dạng ô).
- Chọn Accounting (Kế toán) trong mục Number (Số) và chọn Symbol (Ký hiệu) phù hợp với file CSV.
- Nhấn OK để có kết quả cuối cùng.
Đọc thêm: Cách mở CSV với dấu phân cách trong Excel (6 cách đơn giản)
Bài đọc tương tự
- [Đã giải quyết:] Excel mở file CSV trong một cột (3 giải pháp)
- Excel VBA đọc file CSV vào mảng (4 ví dụ lý tưởng)
- Cách chuyển đổi CSV sang XLSX dòng lệnh (với các bước dễ dàng)
- Excel VBA: Đọc tệp văn bản từng dòng (6 ví dụ liên quan)
- Excel VBA nhập file CSV không cần mở (3 ví dụ phù hợp)
Ví dụ 2: Định dạng dữ liệu CSV có dấu phẩy & dấu ngoặc kép
Lấy cùng tệp văn bản ví dụ 1. Nhưng lần này dùng cả dấu phẩy và dấu ngoặc kép làm dấu phân cách. Định dạng file CSV trong Excel theo các bước:
- Tạo file CSV với dấu phẩy và dấu ngoặc kép.
- Nhập file từ Data > From Text/CSV.
- Cửa sổ xem trước bảng hiện ra.
- Đặt File Origin và Delimiter như hình dưới.
- Kết quả: file CSV đã định dạng trong Excel.
Lưu ý: Bạn có thể dùng các dấu phân cách sau trong file CSV:
- , = dấu phẩy
- TAB = phím Tab
- ; = dấu chấm phẩy
- | = dấu gạch dọc (pipe)
- ^ = dấu mũ (carat)
Đọc thêm: Cách mở Notepad hoặc tệp văn bản trong Excel với cột (3 phương pháp dễ dàng)
Cách lưu file CSV trong Excel
Sau khi biết cách định dạng CSV trong Excel, hãy học cách lưu file Excel thành định dạng CSV. Thực hiện theo các bước:
- Vào thẻ File trong file Excel đã chuẩn bị.
- Chọn Save As (Lưu dưới dạng) từ bảng điều khiển bên trái.
- Chọn CSV UTF-8 (Comma delimited) làm File Type (Loại tệp).
- Nhấn Save (Lưu) để lưu file Excel thành CSV.
Đọc thêm: Cách xem file CSV trong Excel (3 phương pháp hiệu quả)
Lưu ý cần nhớ
- Đảm bảo không có khoảng trắng giữa giá trị và dấu phẩy trong file CSV.
- Hàng tiêu đề (header rows) là bắt buộc trong tệp văn bản trước khi định dạng.
- Khi lưu file CSV, hãy giữ định dạng giá trị khớp nhau.
Kết luận
Chúng ta đã kết thúc bài viết về định dạng file CSV trong Excel với 2 ví dụ. Cũng đã trình bày cách lưu file Excel thành CSV. Hãy cho chúng tôi biết phản hồi của bạn. Theo dõi ExcelDemy để đọc thêm nhiều bài viết như thế này.
Các bài viết liên quan
- Cách so sánh 2 file CSV trong Excel (6 cách dễ dàng)
- Excel VBA: Hợp nhất nhiều file CSV thành một Workbook
- File CSV không mở đúng trong Excel (4 trường hợp và giải pháp)
- Hợp nhất file CSV thành nhiều Sheet trong Excel (với các bước dễ dàng)
- Khác biệt giữa file CSV và Excel (11 ví dụ phù hợp)
- Chuyển đổi CSV sang Excel tự động với các bước dễ dàng