Khi làm việc trên Excel , chúng ta thường gặp phải những tập tin lớn, mất quá nhiều thời gian để xử lý hoặc mở. Ngay cả khi đang làm việc, họ vẫn mất nhiều thời gian để thực hiện một lệnh đơn giản và đôi khi đóng băng màn hình. Có thể có nhiều lý do khiến tệp Excel lớn . Đây là lý do và giải pháp nếu bạn đang có câu hỏi về lý do tại sao Excel của tôi tệp quá lớn.
Bạn có thể tải xuống sách bài tập thực hành từ đây.
7 lý do với giải pháp để tệp Excel của tôi trở nên lớn như vậy
Excel các tệp có thể trở nên lớn vì nhiều lý do. Excel có nhiều cách sử dụng và ứng dụng. Do đó, các khía cạnh khác nhau có thể gặp phải những lý do khác nhau. Các lý do và giải pháp phổ biến nhất để giảm kích thước tệp của Excel lớn các tệp được thảo luận ở đây.
Lý do 1:Dữ liệu không được sử dụng
Đôi khi, chúng tôi chèn dữ liệu vào Excel tập tin trong một khoảng thời gian nhỏ nhưng sau đó quên xóa nó. Tệp Excel sẽ trở nên quá lớn vì điều này.
Giả sử chúng tôi muốn sử dụng các ô từ A4 đến B6 . Sau đó, đối với bất kỳ ghi chú ngắn nào, chúng tôi đã viết ghi chú đó vào ô E10 . Sau đó, sau khi làm việc, chúng ta quên xóa nó. Excel sẽ giữ phạm vi A4 đến E10 thay vì A4 đến B6 vì ghi chú đó. Điều này sẽ làm tăng kích thước tệp.
Giải pháp:Xóa dữ liệu tạm thời
- Chúng tôi cần loại bỏ những thứ tạm thời này để giảm phạm vi ô hiện hoạt cũng như kích thước tệp.
Đọc thêm: Giảm kích thước tệp Excel lớn 40-60% (12 phương pháp đã được chứng minh)
Lý do 2:Sự hiện diện của các công thức và chức năng ít quan trọng hơn
Nếu có quá nhiều phép tính khác nhau được liên kết với bất kỳ Excel nào sổ làm việc, nó có thể chiếm một không gian lớn trong bộ nhớ để tải và tính toán. Ngoài ra, các tính toán tự động trong sổ làm việc sẽ kiểm tra và cố gắng tính toán sau mỗi lần nhập. Điều đó cũng làm cho tệp excel của tôi quá lớn và mất quá nhiều thời gian để tải.
Giải pháp:Tránh tính toán dài và tự động
Để loại bỏ những vấn đề như vậy, chúng tôi có thể thực hiện một số bước như:
- Sử dụng VBA mã để tập trung tất cả các công thức và sau đó tính toán khi cần thiết.
- Tắt Tính toán tự động và cố gắng chỉ tính toán sổ làm việc theo cách thủ công khi được yêu cầu. Chúng tôi có thể vô hiệu hóa nó bằng cách chỉ cần đi tới tùy chọn trong trình đơn và chọn Thủ công trong Công thức phần.
Đọc thêm: Cách giảm kích thước tệp Excel mà không xóa dữ liệu (9 mẹo nhanh)
Lý do 3:Trang tính ẩn
Chúng tôi thường tạo trang tính tạm thời trong Excel để lưu trữ và tính toán dữ liệu riêng biệt. Sau đó, chúng ta quên loại bỏ chúng hoặc cất chúng đi ngay bây giờ. Các trang tính này có thể tăng thêm kích thước của tệp và là lý do khiến tệp excel quá lớn.
Giải pháp:Xóa trang tính ẩn
- Loại bỏ những trang tính đó để làm cho tệp nhỏ hơn và cố gắng tạo ra ít trang tính nhất có thể để tránh phải làm như vậy.
Đọc thêm: Cách nén tệp Excel hơn 100MB (7 cách hữu ích)
Lý do 4:Biểu đồ và Đồ thị bổ sung
Một trong những tính năng được sử dụng nhiều nhất của Excel là hiển thị và tạo đồ thị và biểu đồ dựa trên dữ liệu đã cho. Thông thường, trong khi so sánh, chúng tôi tạo nhiều biểu đồ hơn để hiển thị các khía cạnh khác nhau trên các trang tính khác nhau, thậm chí trên cùng một trang tính. Các ô này là những hình ảnh nhỏ làm tăng kích thước của tệp, đẩy kích thước tệp lên đến một số Gigabyte nữa.
Giải pháp:Loại bỏ Hình ảnh bổ sung
- Chúng tôi nên giữ ít hình ảnh hơn để giảm kích thước tệp .
- Chúng tôi cũng có thể lưu riêng các biểu đồ để giảm kích thước tệp.
Đọc thêm: Cách giảm kích thước tệp Excel bằng ảnh (2 cách dễ dàng)
Lý do 5:Định dạng tệp bổ sung
Trong Excel , chúng tôi thường tạo các định dạng tùy chỉnh để có thể đọc và xem hoặc phân tích dữ liệu tốt hơn. Nhưng chúng tôi thường tạo các định dạng để làm cho trang tính hoặc sổ làm việc hấp dẫn về mặt hình ảnh. Điều này sử dụng các khoảng trống trong Excel và tệp cũng phải giữ mẫu ô trống. Điều này làm cho các tệp lớn và khó mở.
Giải pháp:Tránh trang trí thêm
- Chúng tôi có thể xóa các trang trí và định dạng như vậy để giảm kích thước tệp và nó cũng sẽ tăng khả năng truy cập tệp.
Đọc thêm: Cách nén tệp Excel cho email (13 phương pháp nhanh)
Lý do 6:Số lượng lớn dữ liệu nguồn
Kể từ Excel là một công cụ phân tích, một lượng lớn dữ liệu có thể tạo ra các vấn đề trong khi xử lý và lưu trữ. Excel thường không thể xử lý quá nhiều dữ liệu trong khi lưu các quy trình hoặc tính toán. Vì vậy, nên tránh một lượng lớn dữ liệu nguồn trong trường hợp Excel .
Giải pháp:Tạo tệp riêng biệt hoặc thay đổi loại tệp
- Chúng tôi có thể sử dụng Microsoft SQL máy chủ hoặc Truy cập để lưu trữ dữ liệu. Sử dụng CSV định dạng tệp để lưu trữ lượng lớn dữ liệu cũng có thể là một giải pháp.
Đọc thêm: [Đã sửa!] Tệp Excel quá lớn mà không có lý do (10 giải pháp khả thi)
Lý do 7:Phần mở rộng tệp không phù hợp
Nếu một Excel tệp đang trở nên quá lớn nhưng chúng tôi không thể giảm nó bằng bất kỳ phương pháp nào từ mô tả trên, chúng tôi nên xem xét lưu tệp bằng một phần mở rộng khác.
Giải pháp:Lưu dưới dạng tệp nhị phân Excel
- Thông thường, Excel lưu tệp dưới dạng XLSX tệp hoặc mặc định Excel Nhưng chúng tôi có thể thay đổi phần mở rộng tệp thành XLSB hoặc Excel Binary để giảm kích thước tệp và tiết kiệm bộ nhớ.
Đọc thêm: Cách nén tệp Excel thành kích thước nhỏ hơn (7 phương pháp dễ dàng)
Những điều cần nhớ
- Tránh sử dụng các hàm ngẫu nhiên như the Chức năng RAND , the Chức năng RANDBETWEEN và the Chức năng OFFSET .
- Trong khi cố gắng giảm kích thước tệp, hãy giữ một bản sao của tệp gốc làm bản sao lưu.
- Cố gắng tránh sử dụng hình ảnh JPEG Định dạng này sử dụng nhiều dung lượng hơn các định dạng nén khác.
Kết luận
Giảm Excel kích thước tệp giúp ích rất nhiều cho việc sử dụng và xử lý tệp. Điều quan trọng là chuyển tệp và mã hóa. Nếu bạn vẫn có thắc mắc về bất kỳ sự cố và giải pháp nào trong số này, hãy cho chúng tôi biết trong phần nhận xét. Nhóm của chúng tôi sẵn sàng trả lời tất cả các câu hỏi của bạn. Đối với bất kỳ vấn đề nào liên quan đến excel, bạn có thể truy cập trang web của chúng tôi Exceldemy cho tất cả các loại giải pháp vấn đề liên quan đến excel.
Các bài viết liên quan
- Cách Zip Tệp Excel (3 Cách Dễ dàng)
- Giảm kích thước tệp Excel mà không cần mở (với các bước dễ dàng)
- Nén tệp Excel thành Zip (2 cách thích hợp)
- Cách Giảm Kích thước Tệp Excel bằng Bảng Pivot