[Đã sửa!] Tệp Excel quá lớn mà không có lý do (10 giải pháp khả thi)

Microsoft Excel là một công cụ tuyệt vời có tính năng tính toán hoặc khả năng tính toán, công cụ đồ họa, bảng tổng hợp và VBA. Phần mềm chủ yếu được thiết kế để quản lý và làm việc với các tập dữ liệu tương đối nhỏ. Nhưng kích thước tệp ngày càng lớn hơn với một tập dữ liệu khổng lồ và nhiều lý do khác. Và không có gì về các tệp Excel lớn là hữu ích ngoại trừ việc chứa một lượng lớn dữ liệu. Chúng khó chia sẻ hơn và mọi quy trình của chúng mất nhiều thời gian hơn yêu cầu. Nếu bạn nhận thấy rằng tệp Excel của mình quá lớn mà không có lý do, một trong những giải pháp khả thi này có thể khắc phục sự cố của bạn.

10 giải pháp khả thi nếu tệp Excel của bạn quá lớn mà không có lý do

Một tệp Excel có thể lớn vì nhiều lý do. Nó có thể đơn giản như việc chứa quá nhiều thông tin trong bảng tính vào các ô trống vẫn được sử dụng. Vì các tệp Excel lớn hơn không thực sự thú vị khi làm việc, nên việc biến chúng thành các tệp nhỏ hơn thường khả thi. Nếu bạn thấy rằng, tệp Excel của bạn quá lớn mà dường như bạn không thể tìm thấy lý do nào, hãy thử các mẹo và thủ thuật này sẽ giúp giảm kích thước tệp của bạn . Việc giảm kích thước phụ thuộc vào nguyên nhân gây ra tệp lớn ngay từ đầu. Tuy nhiên, hãy thử từng thứ để tìm ra thứ phù hợp với bạn.

1. Kiểm tra các bảng tính ẩn

Đôi khi có thể có các bảng tính hiện có trong sổ làm việc của bạn mà bạn sẽ không tìm thấy ở chế độ xem thông thường. Nói cách khác, "trang tính ẩn". Ví dụ:hãy xem một sổ làm việc có trang tính bị ẩn. Nhìn vào các tab trang tính ở dưới cùng bên trái của bảng tính, nó sẽ trông giống như thế này.

Như chúng ta có thể thấy trong hình, có ba bảng tính trong sổ làm việc. Nhưng đi tới Đánh giá và chọn Thống kê sổ làm việc từ Kiểm lỗi nhóm trước.

Bạn sẽ tìm thấy số lượng thực của thông tin trang tính tại đây.

Để hiện các trang tính, hãy làm theo các bước sau.

Các bước:

• Đầu tiên, nhấp chuột phải vào bất kỳ tên nào trên Tab Trang tính ở dưới cùng bên trái của bảng tính.
• Sau đó, chọn Hiện từ menu ngữ cảnh.

• Tiếp theo, chọn trang tính bạn muốn ẩn khỏi Hiện hộp thoại.

• Sau đó nhấp vào OK .

Sau đó, bạn sẽ thấy các trang tính bị ẩn trên Tab Trang tính một lần nữa.

Bây giờ, hãy khám phá các bảng tính đã bị ẩn và nếu chúng không còn ích lợi gì, hãy xóa chúng.

Đọc thêm: Cách xác định nguyên nhân gây ra kích thước tệp Excel lớn

2. Xóa các trang tính không sử dụng

Bạn nên xóa các bảng tính không còn được sử dụng không chỉ đối với những bảng bị ẩn mà còn cả những bảng tính không được ẩn nữa. Có quá nhiều bảng tính dẫn đến việc chiếm quá nhiều dung lượng để vừa chứa các thông tin không liên quan vừa chứa phạm vi ô trống đã sử dụng (chi tiết trong phần tiếp theo).

Vì vậy, xóa chúng là bước hợp lý nhất nếu tệp Excel của bạn quá lớn mà không có lý do hợp lệ.

Đọc thêm: Cách nén tệp Excel cho email (13 phương pháp nhanh)

3. Kiểm tra phạm vi đã sử dụng

Một lý do chính khác mà bạn có thể không tìm thấy lý do nào khiến tệp Excel của bạn quá lớn là vì số lượng ô đang được sử dụng trong sổ làm việc của bạn lớn hơn số lượng ô hiển thị. Một số ô đã sử dụng chiếm khoảng trắng do các mẩu thông tin trong đó và làm cho tệp Excel lớn.

Để xem vị trí kết thúc dải ô đã sử dụng của bạn, hãy chọn bất kỳ ô nào trong bảng tính và nhấn Ctrl + End trên bàn phím của bạn. Tốt nhất, vị trí phải là nơi tập dữ liệu kết thúc.

Nếu chúng ta nhập một giá trị vào một ô bên ngoài tập dữ liệu và sau đó xóa nó, ô đó sẽ vẫn được sử dụng mặc dù không có nội dung trong đó. Điều này làm cho tệp lớn hơn dự kiến.

Bạn có thể làm theo các bước nhanh chóng và dễ dàng sau để xóa các ô không sử dụng khỏi bảng tính.

Các bước:

• Đầu tiên, hãy chọn các cột bắt đầu sau khi tập dữ liệu kết thúc bằng cách nhấp vào tiêu đề cột.
• Sau đó nhấn Ctrl + Shift + Mũi tên Phải trên bàn phím của bạn. Thao tác này sẽ chọn tất cả các cột cho đến cuối bảng tính.
• Bây giờ, hãy nhấp chuột phải vào lựa chọn.
• Sau đó, chọn Xóa từ menu ngữ cảnh.
• Tiếp theo, chọn hàng sau nơi tập dữ liệu kết thúc.
• Sau đó nhấn Ctrl + Shift + Mũi tên Xuống trên bàn phím của bạn. Thao tác này sẽ chọn tất cả các hàng cho đến cuối bảng tính.
• Bây giờ, nhấp chuột phải và chọn Xóa từ menu ngữ cảnh.

Các ô sẽ không còn được sử dụng sau đó. Kích thước tệp sẽ thu nhỏ tại thời điểm này.

Hãy nhớ rằng không chỉ nhấn nút Xóa trên bàn phím của bạn. Thay vào đó, hãy chọn nó từ menu ngữ cảnh.

4. Loại bỏ các định dạng không cần thiết

Định dạng giúp chúng tôi tùy chỉnh tập dữ liệu để làm cho chúng dễ trình bày hơn. Nhưng hey cũng làm cho các tệp của chúng tôi lớn. Ngay cả đối với các tập dữ liệu nhỏ, việc định dạng khiến tệp có nhiều thông tin hơn. Và do đó, làm tăng kích thước của tệp. Tệp Excel của bạn có thể quá lớn do có quá nhiều định dạng. Vì vậy, hãy loại bỏ các định dạng không cần thiết hoặc cố gắng không có quá nhiều trong đầu. Hoặc đơn giản hơn, xóa tất cả tùy thuộc vào kích thước tệp bạn đang có.

Để xóa định dạng, hãy làm theo các bước sau.

Các bước:

• Đầu tiên, hãy chọn ô hoặc dải ô bạn muốn xóa định dạng.
• Sau đó, chuyển đến Trang chủ trên ruy-băng của bạn.
• Sau đó, chọn Xóa từ Chỉnh sửa nhóm.
• Bây giờ chọn Xóa định dạng từ menu thả xuống.

Đọc thêm: Cách giảm kích thước tệp Excel bằng Macro (11 cách dễ dàng)

5. Nén hình ảnh trong bảng tính

Đôi khi chúng ta cần thêm ảnh vào bảng tính của mình cho nhiều mục đích khác nhau. Nhưng việc thêm hình ảnh cũng thêm dữ liệu hình ảnh vào tệp Excel. Điều này làm cho tệp có kích thước lớn hơn. Nếu không thể tránh khỏi việc thêm hình ảnh, một cách để giải quyết vấn đề này là nén hình ảnh để làm cho nó có kích thước nhỏ hơn. Bằng cách đó, tệp sẽ chiếm ít dung lượng hơn sau khi lưu.

Để nén hình ảnh trong Excel, hãy làm theo các bước sau.

Các bước:

• Trước tiên, hãy chọn hình ảnh bằng cách nhấp vào hình ảnh đó.
• Sau đó, một tab mới sẽ xuất hiện trên ruy-băng có tên là Định dạng ảnh . Chọn nó.
• Sau đó, nhấp vào Nén ảnh . Bạn sẽ tìm thấy nó trong phần Điều chỉnh nhóm của tab.

• Tiếp theo, chọn Tùy chọn nén ưa thích của bạn và Độ phân giải .

• Sau đó, nhấp vào OK và bạn sẽ nén ảnh của mình.

Đọc thêm: Cách giảm kích thước tệp Excel bằng ảnh (2 cách dễ dàng)

6. Tối ưu hóa việc sử dụng công thức

Giống như bất kỳ sửa đổi nào khác, công thức cũng chiếm nhiều dung lượng hơn so với các mục nhập văn bản hoặc số thông thường. Nhưng trong một số trường hợp, việc sử dụng công thức là không thể tránh khỏi. Mặc dù điều này có thể đúng, nhưng nó cũng chiếm nhiều dung lượng hơn. Vì vậy, hãy cố gắng tối ưu hóa việc sử dụng công thức trong trang tính của bạn.

Trong khi sử dụng các công thức trong một tệp Excel lớn, hãy lưu ý những điều sau.

• Cố gắng tránh liên quan đến các công thức dễ bay hơi như RAND , NGAY BÂY GIỜ , HÔM NAY , OFFSET , CELL , CHỈ ĐỊNH và THÔNG TIN .
• Sử dụng bảng tổng hợp hoặc bảng Excel nếu có thể tránh được các công thức.
• Cố gắng không sử dụng toàn bộ hàng hoặc cột làm tham chiếu.
• Đảm bảo tránh các công thức liên quan đến các phép tính lặp lại.

7. Xóa dữ liệu không được sử dụng

Mỗi ô chứa dữ liệu hoặc đang sử dụng sẽ chiếm dung lượng trong ổ cứng của bạn. Điều này làm cho tệp lớn. Nếu bạn có các tập dữ liệu chưa sử dụng trong bảng tính mà bạn không cần nữa, hãy xóa chúng.

Instead of removing them permanently, try storing them in another file as you no longer need them in the particular file. This way, if you need them for later purposes, you can have them back.

8. Delete Unused Pivot Tables and Charts

Pivot tables and Excel charts also take up space. And in most cases, more than normal cells or formatted datasets. These are excellent tools that help our Excel operations easier. But if you don’t need them, try to avoid using them at all to make the file smaller. This will also make usual Excel operations like opening and saving smoother.

Đọc thêm: How to Reduce Excel File Size with Pivot Table

9. Save File as Binary

Up to Excel’s latest version, Microsoft Excel usually saves the files with an xlsx extension. For workbooks that contain macros, the extension is xlsm. Excel has another format for saving the file as binary format with an extension of xlsb. These types of files take up lower space than an xlsx or an xlsm file. Try this out if you have no other options available.

To save the file as binary, follow these steps.

Các bước:

• First, click on the File trên ruy-băng của bạn.
• Then select Save As from the backstage view.
• After that, navigate to the folder where you want to save your file and select Excel Binary Workbook in the Save as type  thả xuống.

• Then click on Save .

This will save the file in xlsb format which should be lower than the xlsx định dạng.

10. Check for External Data Source

If none of the above methods is shrinking your Excel file size, your workbook might be containing more data than it should. In that case, you should think again before using Excel for saving such datasets. Excel is not a database tool. Instead, it is used as an analytical one. For large databases, you should consider using database tools like Microsoft Access, Microsoft SQL Server, CSV, etc.

Kết luận

These were all the fixes you can use if you find yourself in a situation where your Excel file is too large for no reason. Hopefully, one or a combination of these fixes helped you out. I hope you found this guide helpful and informative. If you have any questions or suggestions, let us know below.

For more fixes and guides like this, visit Exceldemy.com .

Các bài viết liên quan

• How to Compress Excel File to Zip (2 Suitable Ways)
• Compress Excel File to Smaller Size (7 Easy Methods)
• Reduce Large Excel File Size by 40-60% (12 Proven Methods)