Để làm việc cùng nhóm hoặc tổ chức, bạn thường cần chia sẻ file Excel. Để mọi người cùng chỉnh sửa workbook cùng lúc. Trong bài hướng dẫn này, tôi sẽ thảo luận cách chia sẻ file Excel cho nhiều người dùng để cộng tác thời gian thực.
2 phương pháp chia sẻ file Excel cho nhiều người dùng
Giả sử bạn có file Excel tên Sales Report of Frutis.xlsx và cần chia sẻ cho nhiều người dùng.
Có 2 phương pháp chính chia sẻ file Excel cho nhiều người dùng, tùy thuộc phiên bản Excel.
1. Chia sẻ file Excel cho nhiều người dùng trong Microsoft 365
Nếu bạn dùng Microsoft 365 và Excel 2021, có thể dùng tính năng Tác giả cộng đồng (Co-authoring) động để chia sẻ file cho nhiều người dùng. Có thể làm qua OneDrive hoặc gửi file trực tiếp.
1.1. Chia sẻ file Excel trong Microsoft 365 dùng OneDrive
Nếu tải file Excel lên OneDrive rồi chia sẻ cho người dùng, bạn nhận được nhiều tính năng tuyệt vời (sẽ thảo luận sau). Hãy làm theo các bước sau.
Bước 01: Chọn nút Chia sẻ (Share)
- Vào File > Chia sẻ (Share).
- Hoặc bấm nút Chia sẻ (Share) ở góc trên bên phải bảng tính.
Bước 02: Tải file Excel lên OneDrive
- Chọn tài khoản OneDrive.
Thông báo sau xuất hiện.
Bước 03: Chia sẻ file cho người dùng
Cuối cùng, các tùy chọn chia sẻ hiện ra sau vài giây.
- Nhập tên người dùng, nhóm hoặc email. Bấm nút Gửi (Send).
Sau khi gửi, bạn nhận thông báo xác nhận và người dùng nhận thông báo về file.
1.2. Chia sẻ file Excel trong Microsoft 365 không dùng OneDrive
Nếu muốn chia sẻ file Excel đơn giản thay vì tải lên OneDrive?
- Sau khi bấm nút Chia sẻ (Share), chỉ cần chọn Workbook Excel để chia sẻ định dạng .xlsx hoặc biểu tượng PDF để chuyển sang PDF (đặc biệt khi in ấn).
- Nhập địa chỉ email người dùng và bấm Gửi (Send).
Xem thêm: Cách chia sẻ file Excel trực tuyến (2 phương pháp dễ dàng)
Đọc tương tự
- Cách gửi file Excel đến Email tự động (3 phương pháp phù hợp)
- Gửi Email tự động từ Excel ra Outlook (4 phương pháp)
- Cách gửi Email từ Excel với nội dung dùng Macro (với các bước dễ dàng)
- Cách gửi Email tự động từ Excel dựa trên ngày tháng
- Excel Macro: Gửi Email đến địa chỉ trong ô (2 cách dễ dàng)
2. Chia sẻ file Excel cho nhiều người dùng trong các phiên bản cũ hơn
Theo dõi thay đổi là tính năng độc đáo ở phiên bản cũ. Nếu dùng các phiên bản đó hoặc chỉ khám phá tính năng, hãy làm theo các bước dưới.
Bước 01: Thêm lệnh (Adding Command)
Các lệnh liên quan chia sẻ workbook có sẵn mặc định (chỉ vào tab Xem lại (Review) > nhóm Thay đổi (Changes)).
Cũng có thể thêm lệnh nếu dùng phiên bản cập nhật.
- Chuột phải vào khoảng trống trên Ribbon và chọn Tùy chỉnh Ribbon (Customize the Ribbon).
- Trong Tùy chọn Excel, điều hướng đến Tùy chỉnh Ribbon (Customize Ribbon).
Cần thêm các lệnh sau:
- Chia sẻ Workbook (Kế thừa) (Share Workbook (Legacy))
- Theo dõi thay đổi (Kế thừa) (Track Change (Legacy))
- Bảo vệ chia sẻ (Kế thừa) (Protect Sharing (Legacy))
- So sánh và Hợp nhất Workbook (Compare and Merge Workbooks)
- Giữ Chọn lệnh từ (Choose command from) là Tất cả lệnh (All Commands), chọn Chia sẻ Workbook (Kế thừa) trước và bấm Thêm (Add).
Lưu ý: Ở đây tôi tạo tab và nhóm riêng. Việc khá đơn giản. Chỉ dùng tùy chọn Tab mới (New Tab) và Nhóm mới (New Group).
- Sau khi thêm các lệnh, kết quả như sau. Bấm OK.
Bước 02: Đi đến Trung tâm tin cậy (Trust Center)
Đôi khi chia sẻ workbook có thể không hoạt động đúng. Làm bước phòng ngừa sau.
- Vào Trung tâm tin cậy (Trust Center) trong Tùy chọn Excel và bấm Cài đặt Trung tâm tin cậy (Trust Center Settings).
- Bỏ tích ô trước tùy chọn Xóa thông tin cá nhân từ thuộc tính file khi lưu (Remove personal information from file properties on save) và bấm OK.
Bước 03: Chia sẻ Workbook (Share Workbook)
Cuối cùng, chọn lệnh Chia sẻ Workbook (Kế thừa) (Share Workbook (Legacy)) từ tab Chia sẻ (Share) và tích ô trong tab Chỉnh sửa (Editing) như hình dưới.
Sau khi bấm OK, thông báo sau xuất hiện. Bấm OK.
Bây giờ, file Excel sẵn sàng chia sẻ như bạn thấy từ "Đã chia sẻ (Shared)" sau tên file. Hãy chia sẻ file trực tuyến hoặc ngoại tuyến.
Hơn nữa, có thể bảo vệ file Excel rồi chia sẻ cho nhiều người nếu cần.
Xem thêm: Cách bật Chia sẻ Workbook trong Excel
Cách sử dụng tính năng Tác giả cộng đồng (Co-authoring)
Phần này nêu bật những điều hữu ích về hệ thống chia sẻ file mới nhất: tính năng Tác giả cộng đồng (Co-authoring) của Microsoft 365.
⧪ Chia sẻ chỉ liên kết file (Share File Link Only)
- Nếu muốn thông báo liên kết file chia sẻ qua nền tảng khác, chỉ cần bấm nút Sao chép (Copy).
- Sao chép liên kết và dán nơi bạn muốn.
⧪ Chia sẻ file Excel chỉ cho người dùng cụ thể (Share Excel File with Specific User Only)
Mặc định, ai có liên kết cũng mở được. Nhưng khi cần chia sẻ cho người cụ thể, bạn có thể làm.
- Chọn Ai có liên kết có thể chỉnh sửa (Anyone with the link can edit).
- Trong Cài đặt liên kết (Link settings), chọn tùy chọn Người cụ thể (Specific people) và bấm Áp dụng (Apply).
⧪ Chia sẻ file Excel cho nhiều người dùng có mật khẩu (Share an Excel File for Multiple Users with Password)
Hơn nữa, có thể gán mật khẩu để mở file chia sẻ.
- Bấm tùy chọn Đặt mật khẩu (Set Password).
- Nhập mật khẩu và bấm Áp dụng (Apply).
⧪ Hạn chế chia sẻ file (Restrict File Sharing)
Đôi khi phải chia sẻ file Excel mà không cho quyền chỉnh sửa (Editing). Tức là người dùng chỉ xem.
- Bỏ tích ô trước tùy chọn Cho phép chỉnh sửa (Allow editing).
Xem thêm: [Đã giải quyết]: Chia sẻ Workbook không hiển thị trong Excel (với các bước dễ dàng)
Cách theo dõi thay đổi trong file Excel chia sẻ
Đối với phiên bản cũ, có thể theo dõi thay đổi người dùng thực hiện.
- Bấm lệnh Theo dõi thay đổi (Kế thừa) (Track Changes (Legacy)) và chọn tùy chọn Làm nổi bật thay đổi (Highlight Changes).
- Tích ô trước Khi (When) và Ai (Who). Bấm OK.
Nay, nếu người dùng nào thay đổi, ô đó sẽ được làm nổi bật và nội dung thay đổi hiện ra kèm ngày giờ.
Cách So sánh và Hợp nhất Workbook
Sau khi thu thập file chia sẻ, phải cập nhật workbook.
- Điều hướng đến lệnh So sánh và Hợp nhất Workbook (Compare and Merge Workbooks).
- Chọn nhiều file bằng cách giữ phím SHIFT và bấm OK.
Lưu ý: Phải để file của bạn và file chia sẻ khác trong cùng thư mục. Không quan trọng tên file là gì.
Cách Ngừng chia sẻ hoặc Xóa người dùng
Phần bổ sung này dành cho bạn, nếu muốn ngừng chia sẻ hoặc xóa người dùng, hãy làm theo các bước sau.
⧪ Ngừng chia sẻ trong Microsoft 365
Nếu muốn ngừng chia sẻ file Excel, làm như sau.
- Bấm vào biểu tượng sau tùy chọn Đã chia sẻ với (Shared with).
- Bấm Ngừng chia sẻ (Stop sharing).
⧪ Xóa người dùng trong phiên bản cũ
- Trong phiên bản cũ, vào lệnh Chia sẻ Workbook (Kế thừa) (Share Workbook (Legacy)) trước ở tab Chỉnh sửa (Editing).
- Chọn một người dùng và bấm nút Xóa người dùng (Remove User).
Xem thêm: Cách xem ai đang trong file Excel chia sẻ (Với các bước nhanh)
Lưu ý quan trọng
⧬ Không thể dùng Tác giả cộng đồng (Co-authoring) và theo dõi thay đổi cùng lúc vì Theo dõi thay đổi (Track Changes) là lệnh kế thừa (legacy).
⧬ Dù không thể theo dõi thay đổi khi dùng Tác giả cộng đồng (Co-authoring), nhưng đây là phương pháp đơn giản, dễ dàng và tiết kiệm thời gian.
Kết luận
Đây là kết thúc buổi hôm nay. Hy vọng bài viết rất hữu ích giúp bạn chia sẻ file Excel cho nhiều người dùng. Đừng quên chia sẻ suy nghĩ của bạn.
Bài viết liên quan
- Gửi Email nhắc nhở tự động từ Worksheet Excel dùng VBA
- Cách gửi Email tự động khi điều kiện đáp ứng trong Excel
- Gửi Email từ danh sách Excel (2 cách hiệu quả)
- Cách gửi bảng tính Excel có thể chỉnh sửa qua Email (3 phương pháp nhanh)
- Gửi Email từ Excel VBA không cần Outlook (4 ví dụ phù hợp)