Để làm việc cùng nhau trong một nhóm hoặc tổ chức, bạn thường có thể cần chia sẻ tệp Excel. Vì vậy, tất cả các bạn có thể chỉnh sửa sổ làm việc cùng một lúc. Trong phần hướng dẫn này, tôi sẽ thảo luận về cách bạn có thể chia sẻ tệp Excel cho nhiều người dùng để cộng tác trong thời gian thực.
2 Phương pháp Chia sẻ Tệp Excel cho Nhiều Người dùng
Giả sử bạn có một tệp Excel, cụ thể là Báo cáo bán hàng của Frutis.xlsx và bạn cần chia sẻ tệp cho nhiều người dùng.
Chủ yếu có hai phương pháp để chia sẻ tệp Excel cho nhiều người dùng khác nhau trong phiên bản Excel.
1. Chia sẻ tệp Excel cho nhiều người dùng trong Microsoft 365
Nếu bạn là người dùng Microsoft 365 và Excel 2021, bạn có thể sử dụng tính năng Đồng tác giả động để chia sẻ tệp với nhiều người dùng. Bạn có thể thực hiện bằng cách sử dụng OneDrive hoặc gửi tệp trực tiếp.
1.1. Chia sẻ tệp Excel trong Microsoft 365 bằng OneDrive
Nếu bạn tải tệp Excel của mình lên OneDrive và sau đó chia sẻ tệp đó với người dùng, bạn sẽ nhận được rất nhiều tính năng nổi bật mà tôi sẽ thảo luận ở phần sau. Vui lòng thực hiện các bước sau.
Bước 01:Chọn nút Chia sẻ
- Trước tiên, hãy chuyển đến Tệp > Chia sẻ .
- Ngoài ra, bạn có thể chọn Chia sẻ nằm ở góc trên bên phải của bảng tính.
Bước 02:Tải tệp Excel lên một ổ
- Tiếp theo, chọn tài khoản OneDrive.
Sau đó, bạn sẽ thấy thông báo sau.
Bước 03:Chia sẻ tệp với người dùng
Cuối cùng, bạn sẽ nhận được tùy chọn chia sẻ sau đây trong giây lát.
- Vì vậy, hãy nhập tên người dùng, nhóm hoặc email của người dùng. Và, nhấp vào nút Gửi nút.
Sau khi gửi, bạn sẽ nhận được thông báo xác nhận và người dùng sẽ nhận được thông báo về tệp của bạn.
1.2. Chia sẻ tệp Excel trong Microsoft 365 mà không cần OneDrive
Điều gì xảy ra nếu bạn chỉ muốn chia sẻ tệp Excel của mình với người dùng thay vì tải tệp đó lên OneDrive?
- Sau khi chọn Chia sẻ , chỉ cần chọn Sổ làm việc Excel để chia sẻ .xlsx định dạng hoặc PDF biểu tượng để chuyển đổi tệp thành PDF định dạng (đặc biệt là trong trường hợp in ấn).
- Vì vậy, hãy nhập địa chỉ email của người dùng và nhấp vào nút Gửi nút.
Đọc thêm:Cách chia sẻ tệp Excel trực tuyến (2 phương pháp dễ dàng)
Bài đọc tương tự
- Cách Tự động Gửi Tệp Excel tới Email (3 Phương pháp Thích hợp)
- Gửi Email Tự động từ Excel tới Outlook (4 Phương pháp)
- Cách Gửi Email từ Excel với Nội dung Sử dụng Macro (với các Bước Dễ dàng)
- Cách Tự động Gửi Email từ Excel Dựa trên Ngày
- Excel Macro:Gửi Email đến Địa chỉ trong Ô (2 Cách Dễ dàng)
2. Chia sẻ tệp Excel cho nhiều người dùng trong các phiên bản trước đó
Theo dõi các thay đổi là một tính năng độc đáo trong phiên bản trước đó. Trong trường hợp sử dụng các phiên bản đó hoặc chỉ khám phá tính năng, bạn có thể làm theo các bước dưới đây.
Bước 01:Thêm lệnh
Bạn sẽ nhận được các lệnh liên quan đến việc chia sẻ sổ làm việc theo mặc định (chỉ cần đi tới Xem lại tab> Thay đổi ruy-băng).
Ngoài ra, bạn có thể thêm các lệnh đó nếu bạn đang sử dụng phiên bản cập nhật.
- Ban đầu, nhấp chuột phải vào bất kỳ khoảng trống nào trong ruy-băng và chọn Tùy chỉnh ruy-băng tùy chọn.
- Trong Tùy chọn trong Excel , điều hướng đến Tùy chỉnh ruy-băng tùy chọn.
Bây giờ, bạn cần thêm các lệnh sau.
- Chia sẻ Sổ làm việc (Kế thừa)
- Theo dõi thay đổi (Kế thừa)
- Bảo vệ Chia sẻ (Kế thừa)
- So sánh và Hợp nhất Sổ làm việc
- Vì vậy, giữ nguyên Chọn lệnh từ dưới dạng Tất cả các lệnh chọn Chia sẻ sổ làm việc (Kế thừa) trước tiên và nhấp vào nút Thêm nút.
Lưu ý: Tại đây, tôi đã tạo một nhóm và tab chuyên dụng. Đó là một nhiệm vụ khá đơn giản. Chỉ cần sử dụng Tab mới và Nhóm mới tùy chọn.
- Sau khi thêm các lệnh đó, kết quả sẽ như sau. Và, nhấn OK .
Bước 02:Đi tới Trung tâm tin cậy
Đôi khi, việc chia sẻ sổ làm việc có thể không hoạt động bình thường. Như một bước phòng ngừa, hãy thực hiện tác vụ dưới đây.
- Chỉ cần đi tới Trung tâm Tin cậy trong Tùy chọn Excel và nhấp qua Cài đặt Trung tâm Tin cậy .
- Sau đó, bỏ chọn hộp trước Xóa thông tin cá nhân khỏi thuộc tính tệp khi lưu và nhấn OK .
Bước 03:Chia sẻ Sổ làm việc
Cuối cùng, chọn Chia sẻ sổ làm việc (Kế thừa) lệnh từ Chia sẻ và chọn hộp trong Chỉnh sửa như được hiển thị bên dưới.
Sau khi nhấn OK , bạn sẽ nhận được thông báo sau. Vì vậy, nhấn OK .
Bây giờ, tệp Excel của bạn đã sẵn sàng để chia sẻ khi bạn thấy mục Đã chia sẻ từ sau tên tệp. Vì vậy, hãy chia sẻ tệp trực tuyến hoặc ngoại tuyến.
Hơn nữa, bạn có thể bảo vệ tệp Excel của mình và sau đó chia sẻ cho nhiều người dùng nếu cần.
Đọc thêm:Cách bật Chia sẻ sổ làm việc trong Excel
Cách sử dụng Tính năng đồng tác giả
Trong phần này, tôi sẽ nêu bật một số điều hữu ích về hệ thống chia sẻ tệp cập nhật nhất, tức là Đồng tác giả tính năng được cung cấp bởi Microsoft 365.
⧪ Chỉ chia sẻ liên kết tệp
- Nếu bạn muốn thông báo cho người dùng về liên kết tệp được chia sẻ của mình bằng các nền tảng khác, chỉ cần nhấn nút Sao chép nút.
- Bây giờ, hãy sao chép liên kết và dán vào nơi bạn muốn.
⧪ Chỉ Chia sẻ Tệp Excel với Người dùng Cụ thể
Theo mặc định, bất kỳ ai cũng có thể mở liên kết. Nhưng khi bạn cần chia sẻ với những người dùng cụ thể, bạn có thể làm điều đó.
- Chọn liên kết Bất kỳ ai có liên kết đều có thể chỉnh sửa .
- Trong Cài đặt liên kết , điều hướng đến Những người cụ thể và nhấn nút Áp dụng nút.
⧪ Chia sẻ tệp Excel cho nhiều người dùng bằng mật khẩu
Hơn nữa, bạn có thể gán mật khẩu để mở tệp được chia sẻ.
- Nhấp vào Đặt mật khẩu tùy chọn.
- Tiếp theo, nhập mật khẩu của bạn và nhấn nút Áp dụng nút.
⧪ Hạn chế Chia sẻ Tệp
Đôi khi, bạn có thể phải chia sẻ tệp Excel mà không cung cấp Chỉnh sửa sự cho phép. Điều đó có nghĩa là chỉ người dùng mới có thể xem tệp.
- Để thực hiện việc này, chỉ cần bỏ chọn hộp trước Cho phép chỉnh sửa tùy chọn.
Đọc thêm:[Đã giải quyết]:Chia sẻ sổ làm việc không hiển thị trong Excel (với các bước đơn giản)
Cách theo dõi các thay đổi trong tệp Excel được chia sẻ
Trong trường hợp phiên bản cũ, bạn có thể theo dõi những thay đổi mà người dùng thực hiện.
- Nhấp qua Theo dõi các thay đổi (Kế thừa) và chọn Đánh dấu các thay đổi tùy chọn.
- Chọn hộp trước Khi nào và Ai . Và, nhấn OK .
Bây giờ, nếu bất kỳ người dùng nào thực hiện bất kỳ thay đổi nào, bạn sẽ thấy ô được đánh dấu và thứ đã thay đổi sẽ xuất hiện cùng với ngày-giờ.
Cách So sánh và Hợp nhất Sổ làm việc
Sau khi thu thập tệp được chia sẻ, bạn phải cập nhật sổ làm việc.
- Điều hướng đến So sánh và Hợp nhất Sổ làm việc lệnh.
- Bây giờ, chọn nhiều tệp bằng cách nhấn SHIFT và nhấn OK .
Lưu ý: Bạn phải giữ tệp của mình và tệp được chia sẻ khác trong cùng một thư mục. Bất kể tên tệp là gì.
Cách Ngừng Chia sẻ hoặc Xóa Người dùng
Đây là phần thưởng dành cho bạn, nếu bạn muốn ngừng chia sẻ hoặc xóa người dùng, bạn có thể làm theo các bước sau.
⧪ Dừng chia sẻ trong Microsoft 365
Nếu bạn muốn dừng chia sẻ tệp Excel, hãy thực hiện các tác vụ sau.
- Nhấn qua biểu tượng sau nút Được chia sẻ với tùy chọn.
- Sau đó, nhấp qua Ngừng chia sẻ .
⧪ Xóa người dùng trong các phiên bản trước đó
- Trong trường hợp của phiên bản cũ hơn, hãy chuyển đến Chia sẻ sổ làm việc (Kế thừa) trước tiên trong lệnh Chỉnh sửa tab.
- Sau đó, chọn một người dùng và nhấn nút Xóa người dùng nút.
Đọc thêm: Cách xem Ai đang ở trong tệp Excel được chia sẻ (Với các bước nhanh)
Những điều cần nhớ
⧬ Bạn không thể sử dụng Đồng tác giả và theo dõi các phương pháp thay đổi đồng thời như Theo dõi thay đổi là một lệnh kế thừa
⧬ Mặc dù bạn không thể theo dõi các thay đổi khi sử dụng Đồng tác giả , nó là một phương pháp đơn giản, dễ dàng hơn và cũng tiết kiệm thời gian.
Kết luận
Đó là phần cuối của phiên hôm nay. Tôi hy vọng bài viết này sẽ mang lại nhiều lợi ích cho bạn khi chia sẻ tệp Excel cho nhiều người dùng. Dù sao, đừng quên chia sẻ suy nghĩ của bạn.
Các bài viết có liên quan
- Gửi Email Nhắc nhở Tự động từ Trang tính Excel Sử dụng VBA
- Cách Gửi Email Tự động Khi Điều kiện Đáp ứng trong Excel
- Gửi Email từ Danh sách Excel (2 Cách Hiệu quả)
- Cách Gửi Bảng tính Excel Có thể Chỉnh sửa qua Email (3 Phương pháp Nhanh)
- Gửi Email từ Excel VBA không có Outlook (4 Ví dụ Thích hợp)