Trong bài trước, tôi nói về cách tạo tài khoản người dùng mới dùng tài khoản admin Office 365. Thủ tục đó tốt nếu tạo 5-10 tài khoản, nhưng nếu kết nối với nhóm lớn hơn 10 người, bạn phải thử tính năng nhập hàng loạt (bulk import) của Office 365.
Tính năng này cho phép nhập thông tin nhiều người dùng vào Office 365 từ một nguồn file duy nhất. File phải là file giá trị phân cách bằng dấu phẩy (CSV) và tuân theo định dạng yêu cầu. Nó sẽ tự động làm phần còn lại.
Vì vậy, trước khi bắt đầu các bước dùng bulk import, bạn phải biết về file CSV và cách tạo file hỗ trợ Office 365.
File CSV là cách dễ dàng chuyển lượng lớn dữ liệu giữa chương trình. Là file văn bản thuần túy lưu thông tin kiểu cơ sở dữ liệu trong định dạng đặc biệt. Định dạng yêu cầu một bản ghi trên mỗi dòng. Các trường trong bản ghi phải phân cách bằng dấu phẩy.
Bạn có thể dùng Bulk add users wizard (Phép thuật thêm người dùng hàng loạt) để tải file CSV hiện có, hoặc dùng mẫu CSV trống cung cấp và chỉnh sửa trong trình soạn thảo văn bản như Notepad.
Mẫu chứa nhãn cột dữ liệu người dùng dưới đó bạn nhập thông tin người dùng muốn nhập. Phép thuật cũng bao gồm file CSV mẫu cung cấp ví dụ định dạng đúng với dữ liệu người dùng mẫu.
Khi tạo file CSV, bạn có thể nhập nhãn cột dữ liệu người dùng bằng bất kỳ ngôn ngữ/ký tự nào, nhưng thứ tự nhãn như trong mẫu quan trọng để các trường đúng được điền. Bạn có thể nhập dữ liệu vào trường, dùng bất kỳ ngôn ngữ/ký tự nào, và lưu file dạng Unicode hoặc UTF-8.
Số dòng tối thiểu là hai, bao gồm dòng đầu nhãn cột (dòng hai là người dùng). Số dòng tối đa 251, bao gồm dòng nhãn. Chỉ User Name (Tên người dùng) và Display Name (Tên hiển thị) là bắt buộc. Nếu cần nhập hơn 250 người dùng, tạo nhiều file CSV.
Nhãn cột dữ liệu người dùng và độ dài ký tự tối đa trong file CSV mẫu:
- User Name (Bắt buộc): Độ dài tối đa 79 ký tự (kể cả @), định dạng [email protected] Bí danh không quá 30 ký tự, tên miền không quá 48 ký tự.
- First Name: 64
- Last Name: 64
- Display Name (Bắt buộc): 256
- Job Title: 64
- Department: 64
- Office Number: 128
- Office Phone: 64
- Mobile Phone: 64
- Fax: 64
- Address: 1024
- City: 128
- State or Province: 128
- ZIP or Postal Code: 40
- Country or Region: 128
Khi tạo file CSV cho Office 365, hãy nhớ những điều sau,否则 sẽ báo lỗi:
- Nếu nhập người dùng từ nhiều quốc gia/khu vực, khuyến nghị tạo file CSV riêng cho từng quốc gia/khu vực và thực hiện bulk import riêng cho mỗi file. Vì bạn sẽ chỉ định vị trí người dùng trong file CSV như một phần quy trình nhập, và chỉ một vị trí có thể chọn cho mỗi bulk import.
- Đảm bảo cột User Name trong file CSV chứa đầy đủ địa chỉ email (ví dụ: [email protected]) cho mỗi người dùng, nếu không sẽ báo lỗi khi tải file.
Thêm người dùng với bulk import trong Office 365
Khi file CSV sẵn sàng, bạn đã sẵn sàng thêm nhiều người dùng. Làm theo các bước sau:1. Trong header, nhấp Admin.
2. Trong khung trái, dưới Management (Quản lý), nhấp Users (Người dùng).
3. Trên trang Users, nhấp mũi tên bên cạnh New (Mới), rồi nhấp Bulk add users (Thêm hàng loạt người dùng).
4. Trên trang Select a CSV file (Chọn file CSV), làm một trong sau, rồi nhấp Next (Tiếp theo).
- Nhấp Browse (Duyệt) để chỉ định file CSV hiện có trên máy.
- Nhấp Download a blank CSV file (Tải file CSV trống) để tạo file CSV dùng mẫu cung cấp.
- Nhấp Download a sample CSV file (Tải file CSV mẫu) để mở ví dụ định dạng đúng với dữ liệu mẫu.
Không thêm, thay đổi, hoặc xóa nhãn cột trong mẫu CSV hoặc file mẫu, và đảm bảo lưu file với đuôi .csv, nếu không file có thể không tải đúng.
5. Trên trang Verification results (Kết quả xác minh), xác nhận không có lỗi trong file CSV và số người dùng nhập đúng. Để xem lỗi trong file log, nhấp View (Xem). Nếu có lỗi, nhấp Back (Quay lại). Sửa file CSV và làm lại bước 4. Khi file CSV qua xác minh, nhấp Next.
6. Trên trang Settings (Cài đặt), dưới Set sign-in status (Đặt trạng thái đăng nhập), chọn Allowed (Cho phép) để user đăng nhập Office 365 và truy cập dịch vụ có giấy phép, hoặc Blocked (Chặn) để chặn đăng nhập. Dưới Set user location (Đặt vị trí người dùng), chọn vị trí làm việc của người dùng, rồi nhấp Next.
7. Trên trang Assign licenses (Gán giấy phép), chọn giấy phép muốn gán cho tất cả người dùng được nhập, rồi nhấp Next.
8. Trên trang Send results in email (Gửi kết quả qua email), chọn Send email (Gửi email) để gửi tên người dùng và mật khẩu tạm cho người dùng được thêm đến bạn và/hoặc người nhận bạn chọn. Nhập email ưu tiên phân cách bằng dấu chấm phẩy (;), rồi nhấp Create (Tạo).
9. Trên trang Results (Kết quả), danh sách người dùng nhập thành công và mật khẩu tạm hiển thị, cũng như lỗi xảy ra trong quá trình nhập.
Nếu người dùng không được nhập, bạn nhận thông báo trạng thái chỉ ra lý do. Nếu không chọn gửi email, bạn có thể nhấp View mở file log, rồi in hoặc lưu thông tin.
10. Khi xem xong kết quả, nhấp Close (Đóng).