Trong bài đăng trước, tôi đã nói về cách tạo tài khoản người dùng mới bằng tài khoản quản trị Office 365. Quy trình đó tốt nếu bạn phải tạo 5-10 tài khoản người dùng, nhưng nếu bạn đang kết nối với một nhóm lớn hơn 10 người, thì bạn phải thử tính năng nhập hàng loạt của Office 365.
Tính năng này cho phép bạn nhập thông tin của nhiều người dùng vào Office 365 từ một nguồn tệp duy nhất. Tệp phải là các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy (CSV) và tuân theo định dạng yêu cầu. Sau đó, nó sẽ tự động làm những việc còn lại cho bạn.
Vì vậy, trước khi tôi bắt đầu cho bạn biết các bước để sử dụng tính năng nhập hàng loạt, trước tiên bạn phải biết về tệp CSV và cách tạo tệp được hỗ trợ Office 365.
A Tệp CSV là một cách dễ dàng để chuyển một lượng lớn dữ liệu giữa các chương trình. Nó là một tệp văn bản thuần túy lưu trữ thông tin kiểu cơ sở dữ liệu ở một định dạng đặc biệt. Định dạng yêu cầu một bản ghi trên mỗi dòng. Các trường trong bản ghi phải được phân tách bằng dấu phẩy.
Bạn có thể sử dụng thuật sĩ Thêm hàng loạt người dùng để tải lên tệp CSV hiện có hoặc bạn có thể sử dụng mẫu CSV trống được cung cấp và chỉnh sửa nó trong trình soạn thảo văn bản như Notepad.
Mẫu chứa các nhãn cột dữ liệu người dùng để bạn nhập thông tin về người dùng mà bạn muốn nhập. Trình hướng dẫn cũng bao gồm một tệp CSV mẫu cung cấp một ví dụ được định dạng chính xác chứa dữ liệu người dùng mẫu.
Khi bạn tạo tệp CSV, bạn có thể nhập các nhãn cột dữ liệu người dùng bằng bất kỳ ngôn ngữ hoặc ký tự nào, nhưng thứ tự của các nhãn như được hiển thị trong mẫu là quan trọng đối với các trường chính xác được dân cư. Sau đó, bạn có thể thực hiện các mục nhập vào các trường, sử dụng bất kỳ ngôn ngữ hoặc ký tự nào và lưu tệp của bạn ở định dạng Unicode hoặc UTF-8.
Số hàng tối thiểu là hai, bao gồm hàng đầu tiên của nhãn cột dữ liệu người dùng (hàng thứ hai là người dùng). Số hàng tối đa là 251, bao gồm hàng đầu tiên của nhãn cột dữ liệu người dùng. Chỉ có tên người dùng và tên hiển thị là các mục nhập bắt buộc. Nếu bạn cần nhập hơn 250 người dùng, hãy tạo nhiều tệp CSV.
Các nhãn cột dữ liệu người dùng và độ dài ký tự tối đa cho mỗi nhãn trong tệp CSV mẫu là:
- Tên người dùng (Bắt buộc):Tổng độ dài tối đa của tên người dùng là 79 ký tự (bao gồm ký hiệu @), ở định dạng [email được bảo vệ] Bí danh của người dùng không được vượt quá 30 ký tự và tên miền không được vượt quá 48 ký tự.
- Tên:64
- Họ:64
- Tên hiển thị (Bắt buộc):256
- Chức vụ:64
- Bộ phận:64
- Số Văn phòng:128
- Điện thoại Văn phòng:64
- Điện thoại Di động:64
- Fax:64
- Địa chỉ:1024
- Thành phố:128
- Bang hoặc Tỉnh:128
- Mã ZIP hoặc Mã Bưu điện:40
- Quốc gia hoặc Khu vực:128
Trong khi tạo tệp CSV cho Office 365, bạn phải ghi nhớ một số điều sau, nếu không bạn sẽ gặp lỗi:
- Nếu bạn đang nhập người dùng từ các quốc gia hoặc khu vực khác nhau, chúng tôi khuyên bạn nên tạo tệp CSV riêng cho từng quốc gia hoặc khu vực và thực hiện thao tác nhập hàng loạt cho từng tệp CSV. Điều này là do bạn sẽ chỉ ra vị trí của người dùng trong tệp CSV như một phần của quá trình nhập này và chỉ có thể chọn một vị trí cho mỗi thao tác nhập hàng loạt.
- Đảm bảo rằng cột Tên người dùng trong tệp CSV của bạn chứa địa chỉ email đầy đủ (ví dụ:[email được bảo vệ]) cho từng người dùng của bạn, nếu không bạn sẽ gặp lỗi khi bạn tải tệp lên.
Thêm người dùng với tính năng nhập hàng loạt trong Office 365
Khi tệp CSV của bạn đã sẵn sàng, bây giờ bạn đã sẵn sàng để thêm nhiều người dùng. Thực hiện các bước sau để thực hiện hành động.1. Trong tiêu đề, nhấp vào Quản trị .
2. Trong ngăn bên trái, bên dưới Quản lý , nhấp vào Người dùng .
3. Trên trang Người dùng, nhấp vào mũi tên bên cạnh Mới , sau đó nhấp vào Thêm hàng loạt người dùng .
4. Trên Chọn tệp CSV , hãy thực hiện một trong những thao tác sau, rồi nhấp vào Tiếp theo .
- Nhấp vào Duyệt qua để chỉ định tệp CSV hiện có trên máy tính của bạn.
- Nhấp vào Tải xuống tệp CSV trống để tạo tệp CSV bằng cách sử dụng mẫu được cung cấp.
- Nhấp vào Tải xuống tệp CSV mẫu để mở một ví dụ được định dạng đúng có chứa dữ liệu người dùng mẫu.
Không thêm, thay đổi hoặc xóa nhãn cột trong mẫu CSV hoặc tệp mẫu và đảm bảo rằng bạn lưu tệp với phần mở rộng .csv, nếu không tệp có thể không được tải lên chính xác.
5. Trên trang kết quả xác minh , xác nhận rằng không có lỗi nào trong tệp CSV của bạn và số lượng người dùng cần nhập là chính xác. Để xem lại lỗi trong tệp nhật ký, hãy nhấp vào Xem . Nếu bạn có lỗi trong tệp CSV của mình, hãy nhấp vào Quay lại . Mở tệp CSV của bạn và thực hiện các chỉnh sửa, sau đó thực hiện lại bước 4. Sau khi tệp CSV của bạn đã vượt qua xác minh, hãy nhấp vào Tiếp theo .
6. Trên trang Cài đặt, trong Đặt trạng thái đăng nhập , chọn Được phép để cho phép người dùng đăng nhập vào Office 365 và truy cập các dịch vụ được cấp phép hoặc Bị chặn để chặn người dùng đăng nhập vào Office 365 và truy cập các dịch vụ được cấp phép. Trong Đặt vị trí của người dùng, hãy chọn vị trí cơ quan của người dùng , sau đó nhấp vào Tiếp theo .
7. Trên trang Chỉ định giấy phép, chọn giấy phép mà bạn muốn chỉ định cho tất cả người dùng đang được nhập, sau đó nhấp vào Tiếp theo .
8. Trên trang Gửi kết quả trong email, chọn Gửi email để gửi tên người dùng và mật khẩu tạm thời cho những người dùng đã thêm cho chính bạn và / hoặc những người nhận mà bạn chọn. Nhập các địa chỉ email ưa thích được phân tách bằng dấu chấm phẩy (;), sau đó nhấp vào Tạo .
9. Trên trang Kết quả, danh sách những người dùng đã nhập thành công và mật khẩu tạm thời của họ được hiển thị, cũng như bất kỳ lỗi nào xảy ra trong quá trình nhập.
Nếu người dùng không được nhập, bạn sẽ nhận được thông báo trạng thái cho biết lý do. Nếu bạn chọn không gửi cho mình thông tin này qua email, bạn có thể nhấp vào Xem để mở tệp nhật ký, sau đó in hoặc lưu thông tin.
10. Khi bạn xem xong kết quả, hãy nhấp vào Đóng .