Tính năng Co-authoring (Cộng tác đồng thời) trong Excel (Microsoft 365 / Excel Online) cho phép nhiều người mở, xem, chỉnh sửa cùng một file Excel trên OneDrive, OneDrive for Business, hoặc SharePoint cùng lúc. Thay đổi hiển thị gần như thời gian thực.
Cách chia sẻ Excel Workbook qua OneDrive/SharePoint
- Mở file Excel (Desktop hoặc Web)
- Lưu file lên OneDrive/SharePoint: File → Save As → Chọn OneDrive - Personal hoặc OneDrive - Company / SharePoint Sites → Đặt tên → Save
- Click nút Share (Chia sẻ) góc trên bên phải (biểu tượng người + dấu cộng)
- Cửa sổ Send Link hiện ra:
- Anyone with the link (Ai có link - có thể đặt mật khẩu, hạn ngày)
- People in your organization (Người trong tổ chức - chỉ tài khoản công ty/trường)
- People with existing access (Người đã có quyền truy cập)
- Specific people (Chỉ người được chỉ định - an toàn nhất)
- Chọn quyền: Can edit (Chỉnh sửa) hoặc Can view (Chỉ xem)
- Nhập email/name người cần chia sẻ → Thêm message (tùy chọn) → Send
Người nhận nhận email chứa link → Mở file trên Excel Online (trình duyệt) hoặc Desktop App (nếu cài Office) → Chỉnh sửa cùng lúc.
Tính năng cộng tác nổi bật
- Colored cursors/selections: Mỗi người có màu con trỏ/ô chọn riêng, thấy tên khi hover
- AutoSave: Tự động lưu liên tục (góc trên trái: AutoSave On) - Bắt buộc bật để co-authoring hoạt động
- Comments & @mentions: Review → New Comment / @tên người → Gửi thông báo
- Version History: File → Info → Version History → Xem, khôi phục phiên bản cũ
- Show Changes (Excel 365 mới): Review → Show Changes → Xem lịch sử chỉnh sửa chi tiết (ai, ô nào, giá trị cũ/mới, khi nào)
Bảo mật: Đặt mật khẩu bảo vệ Workbook / Sheet
- File → Info → Protect Workbook → Encrypt with Password (Yêu cầu mật khẩu để MỞ file)
- Review → Protect Sheet / Protect Workbook (Yêu cầu mật khẩu để CHỈNH SỬA cấu trúc/sheet, nhưng vẫn mở được)
- Lưu ý: File có mật khẩu mở (Encrypt) KHÔNG HỖ TRỢ Co-authoring. Muốn cộng tác → Đừng đặt mật khẩu mở file. Dùng quyền chia sẻ (Share permissions) để kiểm soát truy cập.
Chia sẻ qua Email đính kèm (Không cộng tác thời gian thực)
File → Share → Send a Copy → Send as Attachment (Excel Workbook / PDF). Người nhận tải file về, chỉnh sửa riêng, gửi lại. Phiên bản cũ, không đồng bộ.
Đọc thêm: Cách xuất biểu đồ Excel ra file ảnh chất lượng cao.