Cộng tác trực tuyến (Online co-authoring) là dịch vụ cho phép bạn và đồng nghiệp làm việc trên cùng một tài liệu. Thông thường, tài liệu tự động lưu và thay đổi của các tác giả cộng tác khác hiển thị trong vài giây. Điều này giúp làm việc trên tài liệu dễ dàng hơn nhờ công nghệ đám mây. Microsoft Office 2016 đã bật cộng tác thời gian thực (real-time collaboration), một tính năng khá thành công trên thị trường. Nó bắt đầu với việc bật cộng tác trên phiên bản desktop của Word, và bây giờ, Cộng tác trực tiếp (Live collaboration) là trọng tâm chính của Microsoft Office. Thậm chí, hầu hết người dùng đã hoàn toàn chuyển sang cộng tác trực tuyến thay vì tạo và chia sẻ tài liệu qua email.
Cộng tác và Co-Author trong Excel
Để bắt đầu cộng tác nhóm và co-authoring bằng Excel, bạn có thể dùng các bước sau:
1] Đảm bảo bạn có phiên bản Windows cập nhật và đăng ký Office 365. Bạn sẽ dùng các định dạng file: .xlsm, .xlsx, hoặc .xlsb. Nếu định dạng khác, bạn có thể đổi bằng cách mở file, nhấp File > Save As > Browse > Save As Type, rồi đổi định dạng sang loại phù hợp.
Nếu không có đăng ký, bạn vẫn có thể cộng tác bằng cách tạo tài liệu trực tuyến qua đăng nhập OneDrive cá nhân. Tuy nhiên, chức năng bị hạn chế.
2] Tạo hoặc tải lên worksheet lên SharePoint, OneDrive, hoặc OneDrive for Business.
3] Nếu chọn tải file, chỉ cần nhấp tên file, và sổ làm việc sẽ mở trong trình duyệt mới.
4] Nhấp tùy chọn Edit in Excel (Chỉnh sửa trong Excel). Nếu nhận lời nhắc chọn phiên bản Excel, chọn Excel 2016.
5] Khi file mở và bạn thấy nó vẫn ở Protected View (Chế độ bảo vệ), chỉ cần nhấp Enable Editing (Bật chỉnh sửa) để có thể thay đổi file.
6] Nhấp nút Share (Chia sẻ) ở góc trên bên phải cửa sổ. Trong hộp Invite People (Mời người), gõ địa chỉ email của thành viên nhóm hoặc người bạn muốn cộng tác. Phân tách mỗi email bằng dấu chấm phẩy. Chọn Can Edit (Có thể chỉnh sửa) rồi nhấp nút Share (Chia sẻ).
7] Những người bạn chia sẻ file sẽ nhận email với liên kết đến file và quyền truy cập mở nó. Để cộng tác, họ cần nhấp Edit Workbook (Chỉnh sửa sổ làm việc) rồi chọn Edit in Excel (Chỉnh sửa trong Excel).
8] Khi mở file, bạn sẽ thấy avatar hoặc hình ảnh của người cộng tác được mời ở góc trên bên phải cửa sổ Excel. Thường xuất hiện với ảnh hồ sơ của họ, avatar hoặc chữ G nghĩa là guest (khách) hoặc chữ cái đầu tên nếu không có ảnh hồ sơ. Lựa chọn của bạn sẽ được làm nổi bật màu xanh lá, trong khi lựa chọn của người khác sẽ có màu khác như xanh dương, đỏ, vàng, hoặc tím.
Khi bạn nhấp vào avatar, bạn sẽ được dẫn đến nơi người khác đang làm việc trên bảng tính. Sự hiện diện của họ có thể nhận thấy bằng con trỏ có màu nhấp nháy. Bây giờ, bạn có thể chỉnh sửa tài liệu cùng lúc với co-authoring trên bảng tính, giúp làm dự án nhanh chóng và tiện lợi.
Tự động lưu khi cộng tác trên MS Excel
Auto-save (Tự động lưu) là tính năng bật mặc định trên tất cả tài liệu dành cho cộng tác, hoặc trên OneDrive. Nó lưu thay đổi vào tài liệu trong vài giây, đôi khi chỉ một phần nhỏ của giây.
Lựa chọn của người dùng khác
Người dùng Microsoft Excel hoặc Excel Online có thể thấy người dùng khác trong danh sách ở trên. Lựa chọn và văn bản của người khác hiển thị với màu khác nhau. Người dùng các phiên bản MS Excel khác không thể dùng tính năng này.
Thông báo "Refresh recommended" (Khuyên làm mới) và "Upload failed" (Tải lên thất bại)
Nếu bạn nhận được thông báo lỗi này khi tự động lưu và bản nháp chưa lưu, bạn có thể cân nhắc sao chép liên kết vào tab khác và nhấn Enter. Nhớ làm điều này khi chắc chắn internet đã kết nối.
Hai người thay đổi cùng một thứ trên tài liệu
Khi hai người thay đổi cùng một thứ bằng auto-save hoặc nhấp save, thay đổi mới nhất được lưu. Để dễ dàng hơn, Excel Online cho phép phần bình luận để thảo luận giữa người dùng. Nó hoạt động như hộp chat.
Đọc tiếp: Mẹo & Mẹo Excel (Excel Tips & Tricks).