Xây dựng hệ thống phân cấp Tỉnh-Thành phố-Mã bưu chính trong Excel: Hướng dẫn thực tế từng bước

Để biểu diễn một địa chỉ, thường chúng ta cần tiểu bang, tên thành phố và mã. Trong một tiểu bang, có một số thành phố. Và dưới một thành phố có một số khu vực mã bưu chính. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tạo một hệ thống phân cấp (hierarchy) với tiểu bang, thành phố và mã bưu chính trong Excel. Như, trước tiên chúng ta sẽ chọn một tiểu bang. Sau đó, chọn các thành phố của tiểu bang đó. Cuối cùng, chúng ta sẽ lấy các khu vực mã bưu chính dưới mỗi thành phố.

Bảng phân cấp (Hierarchy Table) là gì?

Bảng phân cấp là một bảng được dùng để biểu diễn mối quan hệ giữa các sự kiện khác nhau. Nó cho biết các sự kiện liên quan đến nhau như thế nào. Đâu là thành phần cha (parent) và đâu là thành phần con (child).

Sau đây cho thấy hệ thống phân cấp tiểu bang, thành phố và mã bưu chính.

Các bước để Tạo hệ thống phân cấp Tiểu bang, Thành phố và Mã bưu chính trong Excel

Chúng tôi sẽ trình bày tất cả các bước chi tiết về cách tạo hệ thống phân cấp với tiểu bang, thành phố và mã bưu chính trong Excel. Trước tiên, chúng ta tạo một tập dữ liệu 5 tiểu bang. Chúng ta sẽ thu thập thêm dữ liệu dựa trên tập dữ liệu này.

⦿ Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu

Trong bước này, chúng ta sẽ chuẩn bị dữ liệu cho hệ thống phân cấp tiểu bang, thành phố, mã bưu chính.

• Trước tiên, chúng ta thu thập tên 5 thành phố trong mỗi tiểu bang.

• Sau đó, chúng ta thu thập một số mã bưu chính dưới các thành phố của tiểu bang Georgia.

Tiếp theo, chúng ta làm tương tự cho các tiểu bang khác.

• Dữ liệu tiểu bang Florida.

• Dữ liệu tiểu bang Alabama.

• Dữ liệu tiểu bang California.

• Dữ liệu tiểu bang Hawaii.

Tập dữ liệu của chúng ta đã sẵn sàng.

Đọc thêm: Cách tạo Phân cấp trong Bảng Pivot Excel (với Các bước dễ dàng)

⦿ Bước 2: Tạo danh sách Tiểu bang bằng Xác thực dữ liệu (Data Validation)

Để tạo hệ thống phân cấp, chúng ta sẽ áp dụng tính năng Xác thực dữ liệu của Excel.

• Trước tiên, chúng ta tạo một bảng để tạo danh sách phân cấp.

• Sau đó, chọn Ô B5.
• Chọn Data Tools (Công cụ dữ liệu) từ tab Data.
• Chọn tùy chọn Data Validation (Xác thực dữ liệu).

• Hộp thoại Data Validation xuất hiện.

• Chọn tùy chọn List (Danh sách) từ hộp thả xuống Allow.

• Sau đó, đặt công thức vào hộp Source (Nguồn).

• Cuối cùng, nhấp nút OK.

Chúng ta có thể thấy ký hiệu thả xuống bên cạnh ô được chọn.

• Sau đó, sao chép Ô B5 bằng cách nhấn Ctrl + C.
• Sau đó, chọn Khu vực B6:B9.

• Sau đó, chuyển đến menu thả xuống Paste (Dán).
• Chọn tùy chọn Paste Special (Dán đặc biệt).

• Cửa sổ Paste Special xuất hiện.
• Chọn tùy chọn Validation (Xác thực) từ phần Paste.

• Cuối cùng, nhấp vào nút OK.

Chúng ta có thể thấy ký hiệu thả xuống hiển thị cho các ô khác.

• Chèn các tùy chọn từ danh sách thả xuống của mỗi ô.

Đọc thêm: Cách Thêm phân cấp hàng trong Excel (2 Phương pháp dễ dàng)

⦿ Bước 3: Tạo danh sách Thành phố với Xác thực dữ liệu

Trong bước này, chúng ta sẽ áp dụng xác thực dữ liệu trong cột City (Thành phố).

• Chọn Ô C5 để áp dụng Data Validation.

• Chuyển đến cửa sổ Data Validation như đã chỉ ra trước đó.
• Bây giờ đặt công thức sau vào Source (Nguồn).

• Sau đó, nhấn nút OK.

• Nhìn vào tập dữ liệu.

Chúng ta có thể thấy danh sách thả xuống và các tùy chọn tại danh sách thả xuống. Mở rộng danh sách thả xuống đến Khu vực C6:C9.

• Chọn Ô C5.
• Sao chép ô đó bằng cách nhấn Ctrl+C.
• Sau đó, chọn Khu vực C6:C9. Sau đó, nhấn Ctrl+ Alt+ V cho dán đặc biệt.
• Sau đó, chọn tùy chọn Validation (Xác thực) từ cửa sổ Paste Special.

• Cuối cùng, chọn nút OK.

Chúng ta có thể thấy các tùy chọn từ danh sách thả xuống xác thực dữ liệu.

Đọc thêm: Cách Tạo Phân cấp nhiều cấp trong Excel (2 Cách dễ dàng)

⦿ Bước 4: Tạo danh sách thả xuống Mã bưu chính (Zip Code)

Bây giờ, chúng ta sẽ áp dụng xác thực dữ liệu cho cột Zip (Mã bưu chính). Xác thực dữ liệu này dựa trên giá trị của Khu vực C5:C9.

• Chọn Ô D5 trước.

• Vào cửa sổ Data Validation như đã chỉ ra trước đó.
• Chèn công thức vào hộp Source (Nguồn).

• Nhấp vào nút OK.

• Bây giờ, nhìn vào tập dữ liệu.
• Nhấp vào mũi tên xuống của danh sách thả xuống.

Xem Mã bưu chính (Zip code) trên danh sách. Chúng ta áp dụng điều này cho các ô còn lại của Khu vực C5:C9.

• Công thức Data Validation cho Ô D6.

• Công thức Data Validation cho Ô D7.

• Công thức Data Validation cho Ô D8.

• Công thức Data Validation cho Ô D9.

• Nhìn lại tập dữ liệu một lần nữa.

Chúng ta có thể chọn Mã bưu chính (Zip codes) từ danh sách thả xuống.

Kết luận

Trong bài viết này, chúng tôi đã mô tả cách tạo hệ thống phân cấp tiểu bang, thành phố và mã bưu chính trong Excel. Tôi hy vọng điều này sẽ đáp ứng nhu cầu của bạn. Vui lòng ghé thăm trang web Exceldemy.com và đưa ra đề xuất trong hộp bình luận.

Các bài viết liên quan

• Cách Tạo Biểu đồ phân cấp trong Excel (3 Cách dễ dàng)
• Tạo Phân cấp Ngày trong Bảng Pivot Excel (với Các bước dễ dàng)
• Cách Dùng SmartArt Phân cấp trong Excel (Với Các bước dễ dàng)