Để thể hiện một địa chỉ, thông thường chúng ta cần tiểu bang, tên thành phố và mã. Trong một tiểu bang, có một số thành phố. Và dưới một thành phố có một số khu vực mã zip. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tạo hệ thống phân cấp với tiểu bang, thành phố và mã zip trong Excel. Giống như, đầu tiên chúng ta sẽ chọn một trạng thái. Sau đó, chọn các thành phố của tiểu bang đó. Cuối cùng, chúng tôi sẽ nhận được các khu vực mã zip ở mỗi thành phố.
Bảng phân cấp là gì?
Bảng phân cấp là một bảng được sử dụng để biểu diễn mối quan hệ giữa các sự kiện khác nhau. Nó cho biết các sự kiện có liên quan với nhau như thế nào. Thành phần nào là thành phần mẹ và thành phần nào là thành phần con.
Phần sau hiển thị phân cấp tiểu bang, thành phố và mã zip.
Các bước tạo cấu trúc phân cấp của thành phố tiểu bang và mã Zip trong Excel
Chúng tôi sẽ trình bày chi tiết tất cả các bước về cách tạo hệ thống phân cấp với tiểu bang, thành phố và mã zip trong Excel. Đầu tiên, chúng tôi thực hiện một tập hợp ngày gồm 5 trạng thái. Chúng tôi sẽ thu thập thêm dữ liệu dựa trên tập dữ liệu này.
⦿ Bước 1:Chuẩn bị dữ liệu
Trong bước này, chúng tôi sẽ chuẩn bị dữ liệu cho hệ thống phân cấp của các tiểu bang, thành phố và mã zip.
- Đầu tiên, chúng tôi thu thập tên của 5 thành phố ở mỗi bang.
- Sau đó, chúng tôi thu thập một số mã zip tại các thành phố Georgia trạng thái.
Tiếp theo, chúng tôi làm điều này cho các tiểu bang khác.
- Dữ liệu của Florida trạng thái.
- Dữ liệu của Alabama trạng thái.
- Dữ liệu của California trạng thái.
- Dữ liệu về Hawaii trạng thái.
Tập dữ liệu của chúng tôi hiện đã sẵn sàng.
Đọc thêm: Cách tạo cấu trúc phân cấp trong Excel Pivot Table (với các bước dễ dàng)
⦿ Bước 2:Tạo danh sách các quốc gia sử dụng xác thực dữ liệu
Để tạo hệ thống phân cấp, chúng tôi sẽ áp dụng tính năng xác thực dữ liệu của Excel.
- Đầu tiên, chúng tôi tạo một bảng để tạo danh sách phân cấp.
- Sau đó, chọn Ô B5 .
- Chọn Công cụ Dữ liệu từ tab Dữ liệu.
- Chọn Xác thực dữ liệu tùy chọn.
- Xác thực dữ liệu hộp thoại xuất hiện.
- Chọn Danh sách từ danh sách thả xuống hộp Cho phép.
- Sau đó, đặt công thức trên Nguồn hộp.
=Hierarchy!$B$5:$B$9
- Cuối cùng, nhấp vào nút OK nút.
Chúng ta có thể thấy một biểu tượng thả xuống bên cạnh ô đã chọn.
- Sau đó, sao chép Ô B5 bằng cách nhấn Ctrl + C .
- Sau đó, chọn Phạm vi B6:B9 .
- Sau đó, chuyển đến Dán thả xuống.
- Chọn Dán Đặc biệt tùy chọn.
- Dán Đặc biệt cửa sổ xuất hiện.
- Kiểm tra Xác thực từ tùy chọn Dán phần.
- Cuối cùng, nhấp vào nút OK nút.
Chúng ta có thể thấy biểu tượng thả xuống đang hiển thị cho các ô khác.
- Chèn các tùy chọn từ danh sách thả xuống của mỗi ô.
Đọc thêm: Cách thêm thứ bậc của hàng trong Excel (2 phương pháp dễ dàng)
⦿ Bước 3:Tạo Danh sách Thành phố với Xác thực Dữ liệu
Trong bước này, chúng tôi sẽ áp dụng xác thực dữ liệu trong Thành phố cột.
- Chọn Ô C5 để áp dụng Xác thực dữ liệu .
- Đi tới Xác thực dữ liệu cửa sổ như hình trước.
- Bây giờ hãy đặt công thức sau vào Nguồn
=OFFSET(Hierarchy!B$11,1,MATCH($B5,Hierarchy!$B$11:$F$11,0)-1,5,1) - Sau đó, nhấn OK nút.
- Xem tập dữ liệu.
Chúng ta có thể thấy danh sách sổ xuống và các tùy chọn tại danh sách sổ xuống. Mở rộng danh sách thả xuống thành Phạm vi C6:C9 .
- Chọn Ô C5 .
- Sao chép ô đó bằng cách nhấn Ctrl + C .
- Sau đó, chọn Phạm vi C6:C9 . Sau đó, nhấn Ctrl + Alt + V để dán đặc biệt.
- Sau đó, kiểm tra Xác thực từ tùy chọn Dán đặc biệt cửa sổ.
- Cuối cùng, chọn OK nút.
Chúng tôi có thể thấy các tùy chọn từ danh sách thả xuống xác thực dữ liệu.
Đọc thêm: Cách tạo cấu trúc phân cấp nhiều cấp trong Excel (2 cách dễ dàng)
⦿ Bước 4:Tạo danh sách thả xuống mã Zip
Bây giờ, chúng tôi sẽ áp dụng xác thực dữ liệu cho Zip cột. Xác thực dữ liệu này dựa trên các giá trị của Phạm vi C5:C9 .
- Chọn Ô D5 đầu tiên.
- Nhập Xác thực dữ liệu cửa sổ như hình trước.
- Chèn công thức vào Nguồn hộp.
=OFFSET(Hierarchy!B$19,1,MATCH($C$5,Hierarchy!$B$19:$F$19,0)-1,5,1) - Nhấp vào nút OK nút.
- Bây giờ, hãy xem tập dữ liệu.
- Nhấp vào mũi tên xuống của danh sách thả xuống.
Xem Zip mã trên danh sách. Chúng tôi áp dụng điều này cho các ô còn lại của Phạm vi C5:C9 .
- Công thức của Xác thực dữ liệu cho Ô D6 .
=OFFSET(Hierarchy!B$27,1,MATCH($C$6,Hierarchy!$B$27:$F$27,0)-1,5,1)
- Công thức của Xác thực dữ liệu cho Ô D7 .
=OFFSET(Hierarchy!B$35,1,MATCH($C$7,Hierarchy!$B$35:$F$35,0)-1,5,1)
- Công thức của Xác thực dữ liệu cho Ô D8 .
=OFFSET(Hierarchy!B$43,1,MATCH($C$8,Hierarchy!$B$43:$F$43,0)-1,5,1)
- Công thức của Xác thực dữ liệu cho Ô D9 .
=OFFSET(Hierarchy!B$51,1,MATCH($C$9,Hierarchy!$B$51:$F$51,0)-1,5,1)
- Xem lại tập dữ liệu.
Chúng tôi có thể chọn Zip mã từ danh sách thả xuống.
Kết luận
Trong bài viết này, chúng tôi đã mô tả cách tạo hệ thống phân cấp của tiểu bang, thành phố và mã zip trong Excel. Tôi hy vọng điều này sẽ đáp ứng nhu cầu của bạn. Vui lòng xem trang web Exceldemy.com của chúng tôi và đưa ra đề xuất của bạn trong hộp nhận xét.
Các bài viết có liên quan
- Cách Tạo Biểu đồ Phân cấp trong Excel (3 Cách Dễ dàng)
- Tạo cấu trúc phân cấp ngày trong bảng tổng hợp Excel (với các bước dễ dàng)
- Cách sử dụng Cấu trúc phân cấp SmartArt trong Excel (Với các bước Đơn giản)