Nếu tạo bảng tính tương tác, bạn có thể cần danh sách thả xuống để người dùng chọn giữa các tùy chọn. Làm theo hướng dẫn để tạo danh sách thả xuống trong Microsoft Excel hoặc Google Sheets. Bạn tạo được danh sách đơn lẫn danh sách lồng nhau (nested) với hướng dẫn này.
Giống ngôn ngữ lập trình, có thể đưa câu lệnh if-else vào bảng tính Excel. Giả sử tạo bảng tính cho người chọn tùy chọn khác nhau theo tiêu chí. Lúc đó, dùng danh sách thả xuống để cung cấp nhiều lựa chọn.
Cách tạo danh sách thả xuống trong Excel
Để tạo danh sách thả xuống trong Excel, làm theo các bước:
- Chọn ô nơi hiển thị menu thả xuống.
- Vào Dữ liệu (Data) > Xác thực dữ liệu (Data Validation).
- Chọn Danh sách (List) từ menu Cho phép (Allow).
- Viết tùy chọn trong hộp Nguồn (Source).
- Lưu thay đổi.
Để bắt đầu, chọn ô trong bảng tính nơi hiển thị danh sách thả xuống. Sau đó, chuyển từ tab Trang chủ (Home) sang tab Dữ liệu (Data). Trong phần Công cụ dữ liệu (Data Tools), nhấp nút Xác thực dữ liệu (Data Validation), chọn cùng tùy chọn.
Bây giờ, mở danh sách thả xuống Cho phép (Allow), chọn Danh sách (List). Sau đó, viết tất cả tùy chọn nối tiếp. Nếu muốn hiển thị AA, BB, CC làm ví dụ, viết như:
AA,BB,CC
Không quan trọng bao nhiêu tùy chọn, phân cách bằng dấu phẩy. Sau đó, nhấp OK. Bây giờ tìm thấy danh sách thả xuống như:
Có thể thêm thông báo lỗi. Xuất hiện khi người dùng nhập giá trị khác tùy chọn cho trước. Chuyển tab Cảnh báo lỗi (Error Alert), viết thông điệp. Làm theo hướng dẫn thêm thông báo lỗi trong Excel.
Cách tạo danh sách thả xuống lồng nhau (nested) trong Excel
Nếu muốn lấy dữ liệu từ menu thả xuống hoặc ô hiện có và hiển thị tùy chọn tương ứng ô khác, làm sau.
Mở cùng cửa sổ Xác thực dữ liệu (Data Validation) chọn Danh sách (List) trong menu Cho phép (Allow). Lần này, nhập phạm vi trong hộp Nguồn (Source) như:
=$A$1:$A$5
Theo phạm vi này, danh sách thả xuống mới hiển thị cùng tùy chọn viết ở ô A1 đến A5.
Cách tạo danh sách thả xuống trong Google Sheets
Để tạo danh sách thả xuống trong Google Sheets, làm theo các bước:
- Chọn ô và vào Dữ liệu (Data) > Xác thực dữ liệu (Data validation).
- Chọn Danh sách các mục (List of items).
- Viết các mục hoặc tùy chọn.
- Lưu thay đổi.
Đầu tiên, chọn ô trong bảng tính, nhấp Dữ liệu (Data) từ thanh điều hướng. Sau đó, chọn Xác thực dữ liệu (Data validation) từ danh sách.
Bây giờ, mở menu thả xuống Tiêu chí (Criteria), chọn Danh sách các mục (List of items). Tiếp theo, viết tất cả tùy chọn hoặc mục trong hộp trống.
Cuối cùng, nhấp nút Lưu (Save) để hiển thị danh sách thả xuống trong ô.
Giống Excel, Google Sheets hiển thị cảnh báo hoặc lỗi nhập dữ liệu không hợp lệ. Mặc định, hiển thị cảnh báo và cho nhập văn bản tùy chỉnh. Nếu muốn ngăn người dùng nhập sai, chọn Từ chối nhập (Reject input) trong cửa sổ Xác thực dữ liệu (Data validation).
Cách tạo danh sách thả xuống lồng nhau trong Google Sheets
Gần như giống Excel, nhưng tên tùy chọn khác. Chọn Danh sách từ phạm vi (List from a range) từ danh sách Tiêu chí (Criteria) và nhập phạm vi theo nhu cầu. Nhập trường như:
=$A$1:$A$5
Sẽ hiển thị tất cả văn bản từ ô A1 đến A5 trong danh sách thả xuống này.
Đó là tất cả! Hy vọng giúp ích.