Cả Google Trang tính và Microsoft Excel đều là phần mềm bảng tính mạnh mẽ. Trong khi ở trong Excel, bạn có thể làm việc ngoại tuyến, Google Trang tính cho phép bạn tạo và quản lý bảng tính trực tuyến. Google Trang tính cũng tự động lưu mọi thay đổi. Lợi ích của việc sử dụng Google Trang tính là bạn có thể quản lý bảng tính từ mọi nơi trên mọi thiết bị chỉ bằng cách đăng nhập vào tài khoản Google của bạn.
Bạn có thể tải xuống Google Trang tính ở định dạng xlsx và các định dạng khác và tạo bản sao lưu trên PC của mình. Nhưng mỗi khi thực hiện thay đổi đối với Google Trang tính, bạn phải tải xuống và thay thế tệp sao lưu trước đó. Bây giờ, hãy tưởng tượng nếu bạn ở vị trí cao hơn trong một tổ chức, bạn phải quản lý một lượng dữ liệu đáng kể. Trong điều kiện như vậy, bạn sẽ trở nên bận rộn khi phải giữ tất cả các tệp sao lưu đồng bộ hóa với Google Trang tính theo cách thủ công. Có phương pháp nào mà tất cả các tệp đã tải xuống sẽ được cập nhật tự động không? Có, có. Trong bài viết này, chúng ta sẽ thấy phương pháp kết nối hoặc đồng bộ hóa Google Trang tính với MS Excel để mọi thay đổi được thực hiện trong Google Trang tính sẽ được phản ánh tự động trong tệp MS Excel tương ứng.
Đọc :Cách sử dụng Chủ đề tối trong Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày.
Cách kết nối Google Trang tính với Excel
1] Mở tệp trong Google Trang tính mà bạn muốn đồng bộ hóa với MS Excel. Tôi đã chuẩn bị dữ liệu mẫu về nhiệt độ của các bang khác nhau của Ấn Độ.
2] Bây giờ đi tới “ Tệp> Xuất bản lên web ”Trong Google Trang tính.
3] Trong “ Toàn bộ tài liệu Trình đơn thả xuống ”, bạn có một tùy chọn để xuất bản toàn bộ tài liệu hoặc chỉ trang cụ thể của tài liệu.
Nhấp vào “ Nội dung và cài đặt đã xuất bản "Để mở rộng nó và xem liệu" Tự động xuất bản lại khi các thay đổi được thực hiện ”Có được bật hay không. Nếu không, hãy kích hoạt nó. Bây giờ hãy nhấp vào nút “ Xuất bản ”Và chọn OK trong cửa sổ bật lên.
Đọc :Cách khởi động Word, Excel, PowerPoint ở Chế độ An toàn.
4] Sau khi xuất bản tài liệu, bạn sẽ nhận được một liên kết. Bạn phải dán liên kết này vào tài liệu MS Excel mà bạn muốn kết nối với Google Trang tính. Nếu bạn dán liên kết này vào trình duyệt web của mình, bạn sẽ thấy rằng nó có sẵn dưới dạng một trang web.
Bây giờ, khởi chạy MS Excel và tạo một tài liệu trống mới trong đó. Đi tới “ Dữ liệu> Truy vấn mới> Từ các nguồn khác> Từ web . ”
5] Bạn sẽ nhận được một cửa sổ bật lên, nơi bạn phải dán liên kết đã sao chép và nhấp vào OK. Nếu bạn nhận được ở đây hai tùy chọn, Cơ bản và Nâng cao, hãy chọn Cơ bản.
6] Toàn bộ dữ liệu Google Trang tính sẽ có sẵn trong Excel dưới dạng bảng. Bây giờ, trong “ Điều hướng ”, Trước tiên, hãy nhấp vào“ Chọn nhiều mục ”Rồi chọn“ Bảng 0 . ” Bản xem trước của mục đã chọn có sẵn trên bảng điều khiển bên phải.
Bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình bên dưới rằng cột 1 trống và cột 2 liệt kê số sê-ri, và dữ liệu thực tế của chúng tôi được liệt kê trong cột 3 và 4. Bởi vì chúng tôi không cần cột 1 và 2, chúng tôi phải xóa chúng. Đối với điều này, hãy nhấp vào nút “ Chỉnh sửa ”Ở cuối cửa sổ Điều hướng. Một số bạn có thể có “ Dữ liệu chuyển đổi ”Thay cho“ Chỉnh sửa ”Tùy thuộc vào phiên bản MS Excel của bạn. Nó sẽ mở “ Trình chỉnh sửa truy vấn . ”
Đọc :Mẹo Excel để tiết kiệm thời gian và làm việc nhanh hơn.
7] Chúng tôi muốn đặt hàng đầu tiên làm tiêu đề. Đối với điều này, hãy nhấp vào góc trên cùng bên trái và chọn “ Sử dụng hàng đầu tiên làm tiêu đề . ”
8] Để xóa các cột không mong muốn, hãy nhấp vào góc trên cùng bên trái và chọn “ Chọn cột . ” Sau đó, bỏ chọn hộp của các cột bạn không muốn và nhấp vào OK.
9] Bây giờ, hãy nhấp vào “ Đóng và tải ”Để tải dữ liệu của Google Trang tính trong Excel.
Bạn đã kết nối Google Trang tính của mình với Excel. Bất cứ khi nào bạn thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với Google Trang tính, bạn phải đợi trong 5 phút để những thay đổi đó được xuất bản trên web. Sau đó, bạn có thể phải làm mới tệp excel để những thay đổi này được phản ánh trong tệp Excel. Đối với điều này, hãy chuyển đến “ Dữ liệu> Làm mới tất cả . ”
Đọc :Các phím mũi tên không hoạt động trong Excel.
Nếu bạn muốn Excel tự cập nhật bất cứ khi nào bạn thực hiện các thay đổi đối với Google Trang tính, bạn phải thực hiện thêm một số bước.
1] Chọn bảng và đi tới “ Dữ liệu> Kết nối . ” Thao tác này sẽ mở ra một cửa sổ trong đó bạn phải chọn “ Thuộc tính . ”
2] Bây giờ, hãy nhấp vào nút “ Làm mới mọi ”Và nhập thời gian mà sau đó bạn muốn Excel tự động cập nhật. Tôi đã vào được 5 phút. Nếu bạn bật tùy chọn “ Làm mới dữ liệu khi mở tệp ”, Excel sẽ kiểm tra các bản cập nhật mỗi khi bạn mở nó. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào OK và đóng cửa sổ trước đó.
Đó là nó. Đây là cách bạn có thể kết nối Google Trang tính với MS Excel.
Đọc tiếp theo :Mẹo và Thủ thuật Excel Nâng cao.