Nếu bạn làm việc với dữ liệu trong Excel và nhận ra muốn dùng hàm hoặc scripting của Google Sheets, việc chuyển file từ Excel sang Google Sheets khá dễ dàng.
Tuy nhiên, có nhiều cách làm tùy theo định dạng dữ liệu gốc. Quy trình phụ thuộc vào việc bảng tính Excel lưu ở định dạng CSV, định dạng Excel chuẩn, hoặc đã bao gồm scripting.
Trong bài này chúng ta xem bốn cách chuyển file Excel sang bảng tính Google Sheets.
1. Đơn Giản Nhất: Chuyển Đổi Excel Sang Google Sheets Bằng Copy Và Paste
Nếu chỉ cần chuyển dữ liệu từ Excel sang Google Sheets và không có hàm phức tạp hoặc script chạy ngầm, copy và paste dữ liệu là đủ.
1. Làm vậy, chỉ cần highlight (tô đen) tất cả ô bạn muốn copy trong Excel. Click chuột phải bất kỳ đâu trong phạm vi chọn và chọn Copy.
2. Click chuột phải vào ô góc trên bên trái trong bảng tính Google Sheets nơi bạn muốn đặt dữ liệu. Chọn Paste (Dán).
Điều này điền sheet với tất cả dữ liệu bạn copy từ bảng tính Excel. Đơn giản như vậy.
2. Từ File Excel: Chỉ Cần Mở Trực Tiếp File Excel
Bạn có thể mở file Excel (*.XLSX) trực tiếp, nhưng cần bước tải file lên trước.
Trong Google Sheets, làm theo các bước sau để mở file Excel trực tiếp.
- Chọn File (Tệp) từ menu, chọn Open (Mở) hoặc Import (Nhập).
- Trong cửa sổ xuất hiện, chọn tab Upload (Tải lên) rồi chọn nút Select a file from your device (Chọn file từ thiết bị).
- Duyệt đến file Excel lưu trên máy, chọn nó, và chọn nút Open.
- Điều này tải file Excel lên và mở nó trong Google Sheets.
Bạn nhận thấy một số điều khi dùng cách này chuyển Excel sang Google Sheets.
- File Excel tự động chuyển sang định dạng Google Sheets.
- Mở trong bảng tính mới tạo trong tài khoản Google Sheets của bạn.
- Định dạng khớp với bảng tính Excel gốc càng nhiều càng tốt.
3. Nhập CSV: Nhập Trực Tiếp Từ File CSV
Bạn có thể nhập trực tiếp từ file Excel lưu ở định dạng CSV. Tuy nhiên, bạn cần biết file bị phân tách (delimited) như thế nào; bằng tab, dấu phẩy, hoặc ký tự khác.
Sử Dụng Tính Năng Import (Nhập)
Làm theo thủ tục trên, nhưng khi chọn file CSV, bạn thấy cửa sổ chọn định dạng file và cách chuyển dữ liệu bảng tính thành bảng tính Google Sheets.
Bạn cũng cấu hình có muốn mở dữ liệu trong bảng tính mới, thay thế sheet hiện tại, hay nối thêm vào sheet hiện tại. Cũng cấu hình có muốn chuyển văn bản từ file CSV sang kiểu dữ liệu phù hợp (số, ngày, công thức).
Sau khi chọn xong tùy chọn chuyển đổi, chọn Import data (Nhập dữ liệu) để đưa dữ liệu file CSV vào bảng tính Google Sheets.
Sử Dụng Hàm IMPORTDATA
Cách khác đưa dữ liệu từ file Excel lưu dạng CSV là dùng hàm IMPORTDATA trong Google Sheets.
Có một điều kiện: file cần lưu trên web server trực tuyến, truy cập được qua link trực tiếp. Ví dụ, Census Bureau cung cấp nhiều file dữ liệu CSV, như tổng dân số theo bang tại link sau:
https://www2.census.gov/programs-surveys/popest/datasets/2010-2019/national/totals/nst-est2019-alldata.csv
Bạn nhập dữ liệu trực tiếp từ file CSV như vậy vào bảng tính Google Sheets dùng hàm IMPORTDATA.
1. Mở bảng tính Google Sheets mới. Click ô nơi bạn muốn dữ liệu nhập vào. Trong ô đó, gõ:
=IMPORTDATA("https://www2.census.gov/programs-surveys/popest/datasets/2010-2019/national/totals/nst-est2019-alldata.csv")
2. Khi nhấn Enter, bạn thấy trạng thái tải vài giây. Sau đó tất cả dữ liệu hiện ra trong bảng tính.
3. Nếu muốn chụp nhanh dữ liệu và đưa vào bảng tính mới để nó không cập nhật mỗi khi dữ liệu nguồn CSV thay đổi trực tuyến, chỉ cần highlight tất cả ô của sheet gốc và copy. Mở sheet mới, click chuột phải vào ô muốn đặt dữ liệu chọn Paste special (Dán đặc biệt), rồi Paste values only (Chỉ dán giá trị).
Điều này copy toàn bộ dữ liệu gốc vào bảng tính mới, tĩnh (static) trong Google Sheets.
4. Open With: Mở File Sau Khi Tải Lên
Có thêm một kỹ thuật chuyển Excel sang Google Sheets. Cách này hoạt động चाहे file lưu dạng CSV hay XLSX.
1. Tải file trực tiếp lên tài khoản Google Drive trong bất kỳ thư mục nào.
2. Click chuột phải file chọn Open with (Mở bằng), rồi chọn Google Sheets.
3. Nếu file CSV, nó mở trực tiếp định dạng Google Sheets. Nếu XLSX, nó mở trong Google Docs ở định dạng XLSX. Bạn thấy hiển thị ở trên. Để chuyển sang định dạng Google Sheets, chọn File từ menu rồi chọn Save as Google Sheets (Lưu dưới dạng Google Sheets).
Điều này chuyển bảng tính và mở nó trong bảng tính mới trong Google Sheets.
Chuyển Đổi Excel Sang Google Sheets
Như bạn thấy có nhiều cách đưa dữ liệu bảng tính Excel vào Google Sheets. Cách bạn chọn phụ thuộc định dạng file gốc, và thủ tục nào tiện lợi nhất cho bạn.