Đối với team phải xử lý lượng lớn dữ liệu hàng ngày, Google Sheets là "cứu tinh". Với hàng tấn dữ liệu quan trọng, bảo mật là việc bắt buộc.
Có lúc bạn muốn đồng nghiệp truy cập Sheet, nhưng không muốn ai cũng có quyền truy cập mọi thứ. Ví dụ: cấp dưới chỉ được xem, không được sửa; cấp trên được chỉnh sửa.
Trò Chơi Của Quyền Hạn - Tổng Quan
Việc phân quyền truy cập trong Spreadsheet là một trò chơi của các quyền (permissions). Hãy xem tổng quan các quyền này để bảo vệ Sheets và ô dữ liệu.
Có thể chỉnh sửa (Can edit): Người đó xem và sửa dữ liệu được.
Có thể bình luận (Can comment): Chỉ được thêm bình luận.
Có thể xem (Can view): Xem toàn bộ dữ liệu nhưng không thay đổi được.
Một Google Sheet không chỉ có một sheet. Có khi nhiều sheet con trong sheet chính. Ví dụ: sheet chính "Sample Data" chia thành "dataset A" và "dataset B".
Bài viết sau sẽ hướng dẫn cách bảo vệ sheet và phạm vi ô (cell ranges) trong Google Sheets.
Bảo Vệ Phạm Vi Ô Và Sheet
Phương pháp dưới đây giúp hạn chế quyền ở cấp Phạm vi (Range) và Sheet. Cụ thể, bạn chọn ai được sửa, ai chỉ được xem phạm vi và sheet.
- Chạm vào mũi tên xuống (hình tam giác ngược) bên cạnh tên sheet
2. Chọn Bảo vệ Sheet (Protect Sheet). Bên phải sẽ hiện phần Sheet và phạm vi được bảo vệ (Protected sheets & ranges).
Cũng đọc: Cách Sử Dụng Google Sheets: Bảng Tính Trực Tuyến 2020
Khi Chọn Phân Quyền Cho Phạm Vi (Range)
Cách này giúp khóa ô (lock cells) và hạn chế quyền ở cấp ô (cell ranges).
- Chọn Phạm vi (Range)
- Khi con trỏ nhấp nháy trong ô nhập, giữ chuột phải và chọn phạm vi ô cần khóa. Ví dụ: 'dataset A'!A2:C2
- Chạm OK rồi chọn Đặt quyền (Set permissions).
- Chỉ hiện cảnh báo (Show a warning) HOẶC
- Hạn chế người được chỉnh sửa phạm vi này (Restrict who can edit this range)
Cũng đọc: Cách Tạo Và Sử Dụng Mẫu Google Sheets
Khi Chọn Phân Quyền Truy Cập Sheet
Tương tự khóa ô, bạn cũng có thể kiểm soát truy cập các sheet con trong sheet chính.
Phương pháp dưới đây hạn chế quyền ở cấp sheet. Nghĩa là nếu áp dụng cho một sheet, chỉ người bạn chọn mới xem/sửa được sheet đó.
- Chọn Sheet
- (A) Sẽ thấy menu thả xuống chọn sheet khác trong sheet chính.
(B) Có một checkbox. Nếu chọn, bạn có thể loại trừ phạm vi ô hoặc thêm phạm vi ô mong muốn.
- Chạm Đặt quyền (Set permissions) và làm giống bước 3 ở phần "Phân quyền cho Phạm vi".
Ẩn Một Sheet
Đây không phải phương pháp bảo vệ hoàn hảo. Chỉ có hiệu lực nếu người chia sẻ không biết hoặc không đoán ra sheet ẩn.
Để ẩn sheet: chạm menu thả xuống bên cạnh tên sheet > chọn Ẩn sheet (Hide sheet). Sheet sẽ biến mất.
Lưu ý: Để hiện lại: Xem (View) > Sheet ẩn (Hidden sheets) > chọn tên sheet (ví dụ: test).
Cũng đọc: Cách Biến Google Sheets Thành Bộ Dịch Thuật
Có Giúp Ích Không?
Đây chỉ là tổng quan cơ bản về bảo vệ Google Sheets và khóa ô. Còn nhiều cách nâng cao sẽ được chia sẻ trong các bài sau. Nếu thấy hữu ích, hãy chia sẻ cho bạn bè - chia sẻ là yêu thương!
Đừng quên like và subscribe các kênh mạng xã hội của chúng tôi!
 Facebook |
Instagram |
Twitter |
LinkedIn |
YouTube |