Khi bạn làm việc với tập dữ liệu lớn, việc biết cách lọc trong Google Sheets rất hữu ích.
Có hai cách để làm điều này. Bạn có thể dùng chế độ xem lọc (filter views) trong menu Google Sheets, cho phép tùy chỉnh cách cụ thể để lọc dữ liệu trong sheet mà bạn có thể tái sử dụng. Một phương pháp động hơn để lọc dữ liệu trong Google Sheets là dùng hàm FILTER.
Trong bài viết này, bạn sẽ học cách dùng cả hai phương pháp.
Tạo chế độ xem lọc trong Google Sheets
Trong phương pháp này, bạn sẽ học cách áp dụng bộ lọc chỉ hiển thị dữ liệu từ tập dữ liệu lớn mà bạn muốn xem. Chế độ xem lọc này sẽ ẩn tất cả dữ liệu khác. Bạn cũng có thể kết hợp tham số lọc để có chế độ xem lọc nâng cao hơn.
Cách tạo chế độ xem lọc
Ví dụ, tưởng tượng bạn có tập dữ liệu bao gồm mua hàng sản phẩm của khách hàng. Dữ liệu bao gồm tên, địa chỉ, email, số điện thoại, và hơn thế nữa.
Với ví dụ này, giả sử bạn muốn chỉ xem khách hàng từ Playa Vista, CA, và chỉ khách hàng có địa chỉ email ".gov".
1. Để tạo bộ lọc này, chọn biểu tượng Tạo bộ lọc (Create a Filter) trong menu. Biểu tượng này trông như một cái phễu.
2. Bạn sẽ thấy các biểu tượng lọc nhỏ xuất hiện ở bên phải mỗi tiêu đề cột. Chọn biểu tượng phễu này ở đầu trường Địa chỉ khách hàng để tùy chỉnh bộ lọc cho trường này.
3. Điều này sẽ mở cửa sổ nơi bạn có thể tùy chọn tùy chọn lọc. Chọn mũi tên bên trái của Lọc theo giá trị (Filter by values). Chọn Xóa (Clear) để bỏ chọn tất cả mục trong trường đó.
Lưu ý: Đây là bước quan trọng vì nó đặt lại chế độ xem từ hiển thị tất cả bản ghi sang không hiển thị cái nào. Điều này chuẩn bị Excel áp dụng bộ lọc bạn sẽ tạo ở các bước tiếp theo.
4. Gõ văn bản trong trường bên dưới mà bạn muốn lọc trường theo. Trong ví dụ này, chúng ta sẽ dùng "Playa Vista" và chọn biểu tượng tìm kiếm để chỉ xem các bản ghi chứa văn bản đó. Chọn tất cả bản ghi xuất hiện trong danh sách kết quả. Điều này tùy chỉnh bộ lọc để chỉ các mục bạn chọn sẽ hiển thị trong bảng tính.
4. Khi bạn chọn nút OK, bạn sẽ thấy dữ liệu trong sheet được lọc để chỉ hiển thị khách hàng từ Playa Vista.
5. Để lọc trên trường thứ hai, chọn biểu tượng lọc ở đầu trường đó. Lặp lại quy trình trên để tạo bộ lọc. Xóa tất cả mục, gõ văn bản "gov" để lọc ra các địa chỉ email không chứa "gov," chọn các mục đó, và chọn OK.
Bây giờ bạn đã tùy chỉnh bộ lọc để chỉ các bản ghi trong tập dữ liệu bạn quan tâm được hiển thị. Để không phải lặp lại quy trình mỗi khi mở bảng tính, đã đến lúc lưu bộ lọc.
Lưu và xem chế độ xem lọc
Khi bạn xong thiết lập bộ lọc, bạn có thể lưu nó như một chế độ xem lọc mà bạn có thể bật bất kỳ lúc nào.
Để lưu chế độ xem lọc, chỉ cần chọn mũi tên thả xuống bên cạnh biểu tượng lọc và chọn Lưu làm chế độ xem lọc (Save as filter view).
Bạn sẽ thấy một trường màu xám đen mở ra ở đầu bảng tính. Nó sẽ hiển thị phạm vi đã chọn mà bộ lọc áp dụng và tên trường. Chỉ cần chọn trường bên cạnh Tên (Name) và gõ tên bạn muốn áp dụng cho bộ lọc đó.
Chỉ cần gõ tên và nhấn Enter.
Bạn sẽ nhận thấy ở bên phải thanh xám có biểu tượng bánh răng. Chọn biểu tượng này để xem tùy chọn lọc.
Các tùy chọn có sẵn bao gồm:
- Đổi tên bộ lọc
- Cập nhật phạm vi bộ lọc áp dụng
- Nhân bản bộ lọc để cập nhật nó mà không ảnh hưởng bộ lọc gốc
- Xóa bộ lọc
Bạn có thể tắt bộ lọc đã bật bất kỳ lúc nào bằng cách chọn biểu tượng lọc lại.
Lưu ý khi bất kỳ bộ lọc nào được bật, biểu tượng lọc sẽ chuyển sang màu xanh lá. Khi bạn tắt bộ lọc, biểu tượng này sẽ quay lại màu đen. Đây là cách nhanh để xem toàn bộ tập dữ liệu hoặc nếu bất kỳ bộ lọc nào đã xóa dữ liệu khỏi chế độ xem hiện tại.
Sau này, nếu bạn muốn bật lại bất kỳ bộ lọc nào bạn đã tạo, chỉ cần chọn mũi tên thả xuống bên cạnh biểu tượng lọc. Bạn sẽ thấy các bộ lọc bạn đã lưu xuất hiện trong menu. Chỉ cần chọn bộ lọc đó để bật nó bất cứ khi nào bạn muốn.
Điều này sẽ lọc lại chế độ xem dùng cài đặt bộ lọc bạn đã cấu hình.
Sử dụng hàm FILTER
Một tùy chọn khác để lọc trong Google Sheets là dùng hàm FILTER.
Hàm FILTER cho phép bạn lọc tập dữ liệu dựa trên bất kỳ số lượng điều kiện nào bạn chọn.
Hãy xem việc dùng hàm FILTER với cùng ví dụ Mua hàng khách hàng như phần trước.
Cú pháp của hàm FILTER như sau:
FILTER(range, condition1, [condition2, …])
Chỉ cần phạm vi và một điều kiện lọc là bắt buộc. Bạn có thể thêm bao nhiêu điều kiện bổ sung tùy thích, nhưng chúng không bắt buộc.
Các tham số của hàm FILTER như sau:
- range: Phạm vi ô bạn muốn lọc
- condition1: Cột hoặc hàng bạn muốn dùng để lọc kết quả
- conditionX: Cột hoặc hàng khác bạn cũng muốn dùng để lọc kết quả
Hãy nhớ rằng phạm vi bạn dùng cho điều kiện cần có cùng số hàng như toàn bộ phạm vi.
Ví dụ, nếu bạn muốn tạo cùng bộ lọc như phần đầu bài, bạn sẽ dùng hàm FILTER sau.
=FILTER(F1:J20,SEARCH("Playa Vista",H1:H20),SEARCH("gov",I1:I20))
Điều này lấy hàng và cột từ bảng dữ liệu gốc (F1:J20) và dùng hàm SEARCH nhúng để tìm cột địa chỉ và email cho các đoạn văn bản chúng ta quan tâm.
Hàm SEARCH chỉ cần thiết nếu bạn muốn tìm đoạn văn bản. Nếu bạn quan tâm hơn khớp chính xác, bạn có thể dùng này làm câu lệnh điều kiện:
I1:I20="nmathou3@zimbio.com"
Bạn cũng có thể dùng các toán tử điều kiện khác, như > hoặc < nếu bạn muốn lọc giá trị lớn hơn hoặc nhỏ hơn giới hạn cố định.
Khi bạn nhấn Enter, bạn sẽ thấy kết quả của hàm FILTER như một bảng kết quả.
Như bạn thấy, chỉ các cột trong phạm vi bạn chọn trong tham số đầu của hàm được trả về. Vì vậy quan trọng là đặt hàm FILTER trong ô có chỗ (đủ cột) cho tất cả kết quả xuất hiện.
Sử dụng bộ lọc trong Google Sheets
Bộ lọc trong Google Sheets là cách rất mạnh để đào sâu qua tập dữ liệu rất lớn trong Google Sheets. Hàm FILTER cho bạn sự linh hoạt giữ tập dữ liệu gốc nguyên vẹn nhưng xuất kết quả ở nơi khác.
Tính năng lọc tích hợp trong Google Sheets cho bạn sửa đổi chế độ xem tập dữ liệu hoạt động theo bất kỳ cách nào bạn quan tâm tại thời điểm đó. Bạn có thể lưu, bật, tắt, hoặc xóa bộ lọc tùy thích.
Bạn có mẹo thú vị nào cho việc dùng bộ lọc trong Google Sheets? Hãy chia sẻ trong phần bình luận bên dưới.