Chúng ta đều quen với cơ bản Google Sheets: đóng băng hàng/cột, thiết lập tính toán, tổ chức dữ liệu thành biểu đồ tròn/biểu đồ để trực quan hóa. Nhưng tại sao dừng lại ở đó?
Bước tiếp theo tăng cường bảng tính là liên kết dữ liệu giữa các bảng tính khác nhau, lấy chính xác dữ liệu hoặc phạm vi dữ liệu muốn và gửi đến nơi hoàn toàn mới! Ở đây chúng ta sẽ chỉ cách làm dùng hàm QUERY và IMPORTRANGE.
Lưu ý: khi liên kết dữ liệu sang bảng tính khác, sau khi nhập công thức cần click ô và chọn "Cho phép truy cập" (Allow Access), nếu không dữ liệu sẽ không hiện.
Liên kết dữ liệu từ sheet khác trong cùng bảng tính
Trước khi sang nhập/xuất dữ liệu giữa các bảng tính khác nhau, hãy nhanh chóng xem cách nhập dữ liệu giữa các sheet trong cùng một bảng tính.
Trước tiên, chọn ô muốn dữ liệu nhập vào, gõ = theo sau tên sheet muốn liên kết và ô muốn liên kết. Ví dụ liên kết dữ liệu ô A1 từ "Sheet2":
='Sheet2'!A1
Dữ liệu sẽ hiện tại sheet đầu tiên.
Nếu muốn kéo cả cột, gõ tương đương:
={'Sheet2'!A1:A9}
Cách liên kết dữ liệu dùng IMPORTRANGE
Phương pháp cơ bản nhất liên kết dữ liệu giữa sheet là dùng hàm IMPORTRANGE. Cú pháp IMPORTRANGE chuyển dữ liệu từ bảng tính này sang bảng tính kia:
=IMPORTRANGE("spreadsheet_key", "range_string")
"Khoá bảng tính" (spreadsheet key) là dãy dài số/chữ trong URL của bảng tính.
"Chuỗi phạm vi" (range string) là tên sheet chính xác bạn kéo dữ liệu (mặc định "Sheet1", "Sheet2"...), theo sau ký tự '!' và phạm vi ô muốn kéo.
Đây là sheet nguồn kéo dữ liệu:
Kéo dữ liệu từ ô A1 đến D100. Công thức nhập vào bảng tính nhận:
=ImportRange("1ByTut9xooZdPIBF55gzQ0Cdi04owDTtLVc_gPGtOKY0", "Sheet1!A1:D100")
Hàm nhập dữ liệu từ bảng tính khác, cụ thể từ sheet "Sheet1", kéo toàn bộ dữ liệu giữa A1 và D100. Sau khi thiết lập, dữ liệu hiện như sheet nguồn.
Dùng QUERY nhập dữ liệu có điều kiện hơn
IMPORTRANGE tuyệt vời cho chuyển dữ liệu hàng loạt giữa sheet, nhưng nếu muốn cụ thể hơn dữ liệu nhập, hàm QUERY (Truy vấn) là thứ bạn cần. Hàm này tìm trong sheet nguồn từ khóa/điều kiện bạn đặt, sau đó kéo dữ liệu tương ứng cùng hàng/cột.
Ví dụ lại kéo từ sheet dưới, nhưng lần này chỉ lấy dữ liệu "Số lượng bán" (Units Sold) của Đức.
Để lấy dữ liệu muốn, gõ:
=QUERY( ImportRange( "1ByTut9xooZdPIBF55gzQ0Cdi04owDTtLVc_gPGtOKY0", "Sheet1!A1:O1000" ) , "select Col5 where Col2 = 'Germany'")
Ở đây, dữ liệu "ImportRange" tuân thủ cú pháp như trước, nhưng bây giờ tiền tố QUERY(, sau đó chỉ: chọn cột 5 (cột "Units Sold") nơi dữ liệu cột 2 là "Germany". Vậy có hai "đối số" (arguments) trong query – ImportRange và select ColX where ColY = 'Z'.
Bạn có thể dùng các công thức này cho mọi loại liên kết dữ liệu tự động – hãy để sự sáng tạo (hoặc kỹ năng quản lý bảng tính) bay xa!
Hướng dẫn cho phép tạo sheet điền dữ liệu động khi sheet nguồn cập nhật. Thiết lập như này tiết kiệm thời gian dài hạn và là "cứu tinh" cho người muốn gom dữ liệu riêng biệt từ nhiều bảng tính thành một "siêu sheet" lớn.
Với bảng tính đã sẵn sàng, học thêm vài thủ thuật? Xem cách dùng iCloud Keychain trên Windows, và thỏa mãn hoài cổ thêm tiếng khởi động Windows 95 vào Windows 10 và 11.