Google Sheets là một trong những sản phẩm mạnh mẽ nhất của Google và giải pháp首选 cho bảng tính và quản lý dữ liệu trên web. Tuy nhiên, nguyên bản, nó có điểm yếu – một trong số đó chúng ta thảo luận bài này.
May mắn thay, Sheets hỗ trợ hàm và công thức tùy chỉnh giúp khắc phục một số thiếu hụt. Nếu người dùng thành thạo công thức hoặc làm chút scripting, Sheets có thể mạnh mẽ tùy ý.
Một chức năng cụ thể Sheets không hỗ trợ gốc là khả năng tìm trùng lặp trong Google Sheets – dù dữ liệu trùng trong ô hay hàng. Mặc dù có cách xóa nhanh mục trùng dùng tùy chọn Xóa trùng lặp trong menu Dữ liệu, không có cách chỉ tách biệt các trùng lặp. Tin tốt là có cách hoàn thành việc này.
Trong bài này, hãy xem cách tìm trùng lặp trong Google Sheets bằng tận dụng định dạng có điều kiện.
Định dạng có điều kiện trong Google Sheets là gì?
Định dạng có điều kiện là tính năng có trong nhiều trình soạn thảo bảng tính cho phép người dùng áp dụng định dạng dựa trên văn bản và trực quan cho ô dựa trên điều kiện nhất định.
Ví dụ, người dùng ghi ngân sách hàng tháng dùng bảng tính, muốn biết ngay nếu vượt giới hạn chi tiêu $500. Ở cột bảng tính tính tổng tháng, quy tắc định dạng có điều kiện làm đậm hàng có giá trị trên $500, giúp dễ thấy nơi xảy ra.
Trong Google Sheets, định dạng có điều kiện cho phép áp dụng định dạng dựa trên danh sách quy tắc cài sẵn dài hoặc nhập công thức tùy chỉnh. Thay đổi kiểu định dạng bao gồm in đậm, in nghiêng, gạch chân, gạch ngang, màu chữ, và màu ô.
Thêm vào đó, người dùng dùng thang màu, thay vì một màu, và định nghĩa giá trị tối thiểu và tối đa, và màu tương ứng, để tự động phân cấp màu.
Cách dùng định dạng có điều kiện tìm hàng trùng lặp trong Google Sheets
Đối với ai làm việc trên bảng dữ liệu dài, mục trùng lặp thành vấn đề đôi khi làm gián đoạn luồng công việc. Người dùng có thể không chỉ muốn xóa dữ liệu này, Sheets hỗ trợ gốc, mà muốn phân tích và làm việc với nó.
Dùng công thức tùy chỉnh với định dạng có điều kiện, điều này khả thi. Bước đầu tiên là làm nổi bật toàn bộ cột cần tìm trùng bằng nhấp nhãn cột phía trên.
Sau khi làm nổi bật, nhấp chuột phải và chọn Định dạng có điều kiện. Điều này mở bảng điều khiển bên phải cửa sổ hiển thị quy tắc định dạng có điều kiện. Phạm vi cột chọn được điền sẵn trong trường Áp dụng cho phạm vi, nên không cần động.
Tiếp, nhấp menu thả xuống bên dưới Quy tắc định dạng đổi điều kiện thành Công thức tùy chỉnh là. Trường văn bản xuất hiện dưới menu thả xuống, nhập công thức sau:
=countif(A:A,A1)>1
Tuy nhiên, cần sửa đổi thay tất cả "A" bằng chữ cái cột đang tìm trùng trong Google Sheets, hiển thị trong trường Áp dụng cho phạm vi.
Bước cuối đặt định dạng áp dụng cho tất cả ô trong hàng chứa dữ liệu tìm thấy nhiều hơn một lần. Nếu làm việc với dữ liệu lớn, định dạng tốt nhất có thể là màu nền. Dùng nó, màu sáng dễ nhận thấy như vàng, hồng đậm, hoặc xanh lá cây thực sự nổi bật và cho phép nhận ra trùng lặp ngay khi cuộn.
Bây giờ, tất cả hàng chứa dữ liệu tìm thấy trong ít nhất một hàng khác sẽ được làm nổi bật hoặc định dạng theo cách chọn. Nếu hàng trùng bị xóa, hàng đơn lẻ còn lại sẽ tự động gỡ định dạng có điều kiện.
Có thể hỏi, "Tại sao phiền toái khi Google hỗ trợ xóa trùng trong hai nhấp đơn giản?" Hệ thống này cứng nhắc và không hoàn hảo. Ví dụ, không cách nào thay đổi trùng nào bị xóa. Người dùng có thể muốn xóa lần đầu tiên, người khác lần cuối – Google không cho tùy chọn và xóa tất cả trùng trừ cái đầu tiên.
Dùng quy tắc định dạng có điều kiện đơn giản này, người dùng kiểm soát hoàn toàn quản lý trùng lặp cách không rủi ro làm hỏng bảng. Tốt nhất là định dạng có điều kiện hoàn toàn động, nên bạn không bao giờ cần gỡ định dạng nếu chọn xóa tất cả trùng cách nào đó.
Tuy nhiên, nếu quy tắc định dạng có điều kiện cần xóa, đơn giản như nhấp menu Định dạng rồi Định dạng có điều kiện, hiển thị cùng menu bên phải như trước. Người dùng di chuột qua hàng hiển thị công thức tùy chỉnh vừa tạo và nhấp biểu tượng thùng rác xuất hiện để xóa.
Khi tùy chọn gốc Google Sheets tìm trùng để xóa không đủ mạnh hoặc xáo trộn dữ liệu cách không chấp nhận được, công thức tùy chỉnh đơn giản trong bài này cho phép người dùng tự chủ.
Bạn có câu hỏi hoặc bình luận về dùng quy tắc định dạng có điều kiện này? Nếu có, hãy để lại bình luận bên dưới.