Cách đặt giới hạn ký tự trong Excel và Google Sheets

Nếu bạn muốn thêm giới hạn ký tự trong Excel và Google Sheets, bài viết này sẽ giúp. Bạn cũng có thể hiển thị thông báo lỗi hoặc cảnh báo. Dù dùng ứng dụng Word máy tính hay Excel Online, làm tương tự với hướng dẫn này.

Giả sử bạn muốn chia sẻ bảng tính với thành viên nhóm, nhưng không muốn họ nhập giá trị quá số cụ thể. Nói cách khác, muốn đặt giới hạn ký tự để hạn chế người dùng nhập giá trị vượt qua bộ lọc đặt trước. Mặc dù dễ hiển thị lỗi/cảnh báo trong Excel, hướng dẫn này đặt giới hạn ký tự trong tất cả ứng dụng phổ biến chỉnh sửa bảng tính.

Cách đặt giới hạn ký tự trong Excel

Để thêm giới hạn ký tự trong Excel, làm theo các bước:

1. Mở bảng tính và chọn ô.
2. Đến tab Dữ liệu (Data).
3. Chọn Xác thực dữ liệu (Data Validation) từ menu thả xuống Xác thực dữ liệu.
4. Mở rộng Độ dài văn bản (Text length) từ menu thả xuống Cho phép (Allow).
5. Chọn tiêu chí từ danh sách Dữ liệu (Data).
6. Nhập độ dài văn bản trong hộp Tối thiểu (Minimum) và Tối đa (Maximum).
7. Nhấp nút OK.

Để biết thêm, tiếp tục đọc.

Trước tiên, mở bảng tính Excel và chọn ô. Sau đó, vào tab Dữ liệu (Data) và mở rộng menu thả xuống Xác thực dữ liệu (Data Validation). Ở đây thấy tùy chọn Xác thực dữ liệu (Data Validation). Nhấp vào nó.

Khi cửa sổ mở, đảm bảo bạn ở tab Cài đặt (Settings). Nếu vậy, mở rộng danh sách thả xuống Cho phép (Allow), chọn Độ dài văn bản (Text length). Tiếp theo, chọn tiêu chí giới hạn từ danh sách Dữ liệu (Data).

Tiếp theo, nhập giới hạn ký tự theo lựa chọn Dữ liệu. Khi xong, nhấp OK.

Từ nay, khi không tuân thủ giới hạn ở ô cụ thể, sẽ hiển thị thông báo lỗi.

Cách thêm giới hạn ký tự trong Excel Online

Để thêm giới hạn ký tự trong Excel Online, làm theo các bước:

1. Mở bảng tính trong Excel Online.
2. Chuyển sang tab Dữ liệu (Data).
3. Nhấp tùy chọn Xác thực dữ liệu (Data Validation).
4. Chọn Độ dài văn bản (Text Length) từ danh sách Cho phép (Allow).
5. Chọn giới hạn ký tự từ danh sách Dữ liệu (Data).
6. Nhập giới hạn trong hộp Tối thiểu (Minimum) và Tối đa (Maximum).
7. Nhấp nút OK.

Để bắt đầu, mở bảng tính Excel Online, chuyển tab Dữ liệu (Data). Ở đây thấy tùy chọn Xác thực dữ liệu (Data Validation). Nhấp vào nó.

Sau khi mở cửa sổ, mở rộng danh sách thả xuống Cho phép (Allow), chọn Độ dài văn bản (Text Length). Tiếp theo, chọn yêu cầu từ danh sách thả xuống Dữ liệu (Data). Tiếp theo, nhập giới hạn ký tự trong hộp Tối đa và Tối thiểu.

Cuối cùng, nhấp OK để lưu thay đổi. Thông tin thêm: bạn có thể hiển thị Thông báo nhập (Input Message) và Cảnh báo lỗi (Error Alert). Chúng xuất hiện khi ai đó cố nhập giá trị hoặc nhập sai trong ô đã chọn. Làm như sau: chuyển tab Thông báo nhập (Input Message) hoặc Cảnh báo lỗi (Error Alert), nhập thông điệp muốn hiển thị.

Cách giới hạn Ký tự trong Google Sheets

Để thêm giới hạn ký tự trong Google Sheets, làm theo các bước:

1. Mở bảng tính trong Google Sheets.
2. Chọn ô.
3. Nhấp Dữ liệu (Data) trên thanh menu.
4. Chọn Xác thực dữ liệu (Data validation) từ danh sách.
5. Chọn Phạm vi ô (Cell range).
6. Mở rộng danh sách thả xuống Tiêu chí (Criteria) và chọn Công thức tùy chỉnh là (Custom formula is).
7. Nhập =regexmatch(A3&""","^(.){1,5}$") vào hộp tiếp theo.
8. Chọn tùy chọn Hiển thị cảnh báo (Show warning).
9. Nhấp nút Lưu (Save).

Hãy xem chi tiết các bước.

Trước tiên, mở bảng tính Google Sheets và chọn ô muốn thêm bộ lọc. Tiếp theo, nhấp tùy chọn Dữ liệu (Data) trên thanh menu trên và chọn Xác thực dữ liệu (Data validation) từ danh sách.

Khi mở, chọn Phạm vi ô (Cell range). Nếu một ô, không bắt buộc thay đổi. Sau đó, mở rộng danh sách thả xuống Tiêu chí (Criteria), chọn Công thức tùy chỉnh là (Custom formula is).

Tiếp theo, nhập công thức sau vào hộp tương ứng:

=regexmatch(A1&""","^(.){1,6}$")

Trước bước tiếp theo, cần thay đổi hai thứ theo yêu cầu. Thứ nhất, A1 đại diện số ô. Thứ hai, 1,6 xác định giới hạn ký tự. Nếu đặt như ví dụ, người dùng không thêm giá trị quá 6 trong ô A1.

Giống Excel và Excel Online, bạn có thể hiển thị văn bản cảnh báo hoặc thông tin. Tích ô Hiển thị văn bản trợ giúp xác thực (Show validation help text), nhập văn bản. Ngoài ra, có thể từ chối giá trị trực tiếp. Chọn Từ chối nhập (Reject input) thay vì Hiển thị cảnh báo (Show warning).

Cuối cùng, nhấp Lưu (Save) để lưu thay đổi.

Xong! Hy vọng hữu ích.