Một Truy vấn (Query) là công cụ truy xuất dữ liệu từ một bảng hoặc nhiều bảng; nó là công cụ mạnh nhất để phân tích dữ liệu trong Microsoft Access; về cơ bản, Truy vấn chỉ là câu hỏi trình bày theo cách Access xử lý được hoặc yêu cầu dữ liệu.
Tạo và Chỉnh sửa Truy vấn trong Access
Trong Nhóm Truy vấn (Queries Group), có hai công cụ tạo Truy vấn:
- Trình thủ thuật Truy vấn (The Query Wizard): Giúp tạo Truy vấn đơn giản
-
- Trình thủ thuật Truy vấn đơn giản (Simple Query Wizard): Tạo Truy vấn từ các trường bạn chọn.
- Trình thủ thuật Truy vấn Crosstab (Cross Tab Query Wizard): Tạo Truy vấn Crosstab hiển thị dữ liệu dạng bảng tính.
- Trình thủ thuật Tìm Truy vấn Trùng lặp (Find Duplicate Query Wizard): Tạo Truy vấn tìm dữ liệu giá trị trường trùng lặp trong một bảng và Truy vấn.
- Trình thủ thuật Tìm Truy vấn Không khớp (Find Unmatched Query Wizard): Tạo Truy vấn tìm bản ghi/hàng trong một bảng không có bản ghi liên quan trong bảng khác.
- Thiết kế Truy vấn (The Query Design): Tạo truy vấn trống mới trong Chế độ Thiết kế (Design View). Có thể dùng hộp thoại Hiển thị Bảng (Show Table) thêm truy vấn và bảng vào Thiết kế Truy vấn.
Lợi ích của việc sử dụng Truy vấn?
Trong Microsoft Access, Truy vấn trả lời câu hỏi đơn giản, hợp nhất dữ liệu từ bảng khác nhau, thực hiện tính toán, thêm, thay đổi, xóa dữ liệu từ cơ sở dữ liệu. Trong bài này, chúng tôi giải thích cách:
- Tạo Truy vấn trong Trình thủ thuật Truy vấn.
- Tạo Truy vấn trong Thiết kế Truy vấn
- Thêm Dữ liệu vào Lưới Thiết kế (Design Grid) trong Cửa sổ Thiết kế Truy vấn
- Cách xóa Truy vấn
1. Tạo Truy vấn trong Trình thủ thuật Truy vấn
Nhấp tab Tạo (Create). Trên Nhóm Truy vấn, chọn Trình thủ thuật (Wizard) hoặc Thiết kế Truy vấn (Query Design). Trước, giải thích tạo Truy vấn trong Trình thủ thuật Truy vấn.
Nhấp Trình thủ thuật Truy vấn (Wizard Query), chọn Trình thủ thuật Truy vấn đơn giản (Simple Query Wizard), cho phép tạo Truy vấn đơn giản, nhấp OK. Chọn bảng và trường muốn đưa vào Truy vấn; nhấp Tiếp theo (Next).
Bạn thấy hai tùy chọn mở Truy vấn: chọn mở để xem thông tin, tạo Truy vấn ngay; hoặc chọn sửa đổi truy vấn. Sau đó Hoàn tất (Finish). Một Truy vấn đang được tạo.
2. Tạo Truy vấn trong Thiết kế Truy vấn
Để dùng Thiết kế Truy vấn (Query Design). Nhấp Thiết kế Truy vấn. Trong cửa sổ Thiết kế Truy vấn, có hộp thoại Hiển thị Bảng (Show Table), với danh mục Bảng (Tables), Liên kết (Links), Truy vấn (Queries) hoặc Tất cả (All).
Trong bài này, giữ danh mục Bảng (Table) và chọn bảng muốn dùng trong Truy vấn. Nhấp Thêm Bảng đã chọn (Add Selected Table) hoặc nhấp đúp. Bảng sẽ thêm vào cửa sổ Truy vấn; các bảng phải kết nối (xem bài về mối quan hệ).
3. Thêm Dữ liệu vào Lưới Thiết kế trong cửa sổ Thiết kế Truy vấn
Lưới Thiết kế (Design Grid) nằm ở khung dưới cửa sổ và chỉ định trường và tiêu chí Truy vấn. Lưới Thiết kế gồm Trường (Fields), Bảng (Table), Sắp xếp (Sort), Tiêu chí (Criteria) và hoặc (or).
Để thêm dữ liệu vào Lưới Thiết kế, nhấp đúp Trường (Fields) từ bảng đã chọn muốn đưa vào Truy vấn. Bạn thấy dữ liệu trong Lưới Thiết kế. Tùy chọn khác: đến Lưới Thiết kế, nhấp hàng Trường (Field); menu thả xuống hiện ra, chọn trường.
Dưới hàng Trường là hàng Bảng (Table). Chọn bảng mong muốn. Sắp xếp dữ liệu ở hàng Sắp xếp (Sort).
Hàng Tiêu chí (Criteria) tìm kiếm nội dung từ Bảng hoặc Truy vấn. Ví dụ: tìm sinh viên có Bằng Kế toán và Quản trị Kinh doanh. Gõ Kế toán ở hàng Tiêu chí dưới trường Bằng cấp và Quản trị Kinh doanh ở hàng hoặc (or) dưới Kế toán. Nhấp Chạy (Run).
Một Truy vấn được tạo. Nhấp lệnh Lưu (Save) trên thanh công cụ truy cập nhanh, đặt tên Truy vấn (Query), nhấp OK.
4] Để xóa Truy vấn. Tìm Truy vấn trên Khung điều hướng (Navigation Pane). Chọn Truy vấn, chuột phải, Xóa (Delete). Truy vấn sẽ bị xóa khỏi Khung điều hướng.
Đọc tiếp: Cách tạo Biểu mẫu trong Microsoft Access.