Trong Microsoft Access, Mối quan hệ (Relationship) giúp bạn hợp nhất hoặc liên kết dữ liệu từ bảng này sang bảng khác. Mối quan hệ cho phép người dùng tạo Truy vấn (Queries), Biểu mẫu (Forms) và Báo cáo (Reports). Khi các bảng được tạo cho từng chủ đề trong cơ sở dữ liệu, bạn phải đặt các trường chung vào các bảng liên quan và thiết lập mối quan hệ với chúng để thông tin có thể được tổng hợp lại.
Tạo, Chỉnh sửa, Xóa Mối quan hệ bảng trong Access
Có ba loại Mối quan hệ:
- Mối quan hệ Một-một (One-to-One): Đây là loại quan hệ đơn giản nhất và ít phổ biến nhất vì thông tin liên quan thường được lưu trong cùng một bảng. Nó liên kết một bản ghi trong bảng này với một bản ghi duy nhất trong bảng khác; Khóa chính (Primary Keys) liên kết các bảng. Mối quan hệ Một-một có thể kết nối một bảng có nhiều trường lại với nhau và tách bảng riêng cho lý do bảo mật.
- Mối quan hệ Một-nhiều (One-to-Many): Đây là loại quan hệ phổ biến nhất; nó liên kết mỗi bản ghi trong bảng này với nhiều bản ghi trong bảng khác. Chỉ một trong các trường được liên kết có thể là Khóa chính, và Khóa chính phải có một bản ghi cho nhiều bản ghi trong bảng khác.
- Mối quan hệ Nhiều-nhiều (Many-to-Many): Mối quan hệ Nhiều-nhiều yêu cầu một Bảng liên kết (Junction Table), bao gồm cột Khóa chính của hai bảng bạn muốn kết nối. Mối quan hệ Nhiều-nhiều cho phép bạn kết nối mỗi hàng của bảng này với nhiều hàng trong bảng khác.
Tại sao sử dụng mối quan hệ bảng trong Access?
- Mối quan hệ bảng cập nhật thiết kế biểu mẫu và báo cáo – Khi thiết kế biểu mẫu và báo cáo, cần có Mối quan hệ để Access thu thập thông tin có thể đặt vào biểu mẫu hoặc báo cáo bạn đã tạo.
- Mối quan hệ bảng cập nhật thiết kế truy vấn – Để bản ghi hoạt động từ nhiều hơn một bảng, cần tạo truy vấn để nối các bảng này. Truy vấn hoạt động bằng cách khớp giá trị trong trường khóa chính của bảng đầu tiên với khóa ngoại trong bảng thứ hai.
- Toàn vẹn tham chiếu (Referential Integrity) có thể được thực thi trong mối quan hệ bảng – Toàn vẹn tham chiếu giúp ngăn chặn các bản ghi mồ côi trong cơ sở dữ liệu của bạn. Bản ghi mồ côi là bản ghi tham chiếu đến một bản ghi khác không tồn tại.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích:
- Cách tạo Mối quan hệ trong Microsoft Access
- Cách chỉnh sửa Mối quan hệ trong Microsoft Access
- Cách xóa Mối quan hệ trong Microsoft Access
1. Cách tạo Mối quan hệ trong Microsoft Access
Chuyển đến tab Bảng (Table) trên thanh menu. Chọn Mối quan hệ (Relationship). Trong cửa sổ Mối quan hệ, chọn Thêm bảng (Add Table). Hộp thoại Thêm bảng sẽ mở ra; nhấp vào Thêm các bảng đã chọn (Add Selected Tables).
Ở góc trái trong phần công cụ của cửa sổ Mối quan hệ, nhấp vào Chỉnh sửa Mối quan hệ (Edit Relationships). Chọn Tạo mới (Create New).
Trong hộp thoại Tạo mới, bạn sẽ chọn Tên bảng bên trái (Left Table Name) và Tên bảng bên phải (Right Table Name) của bảng mình, sau đó chọn Tên cột bên trái (Left Column Name) và Tên cột bên phải (Right Column Name), đây nên là Khóa chính (Primary Key) của các bảng của bạn; bây giờ nhấp OK.
Hộp thoại Chỉnh sửa Mối quan hệ (Edit Relationship) sẽ hiện lại với lựa chọn của bạn; nhấn Tạo (Create). Cũng có tùy chọn tắt là bạn có thể kéo Khóa chính từ bảng này sang bảng khác; bất kỳ bảng nào được liên kết đều phải liên quan đến Khóa chính. Điều này sẽ hình thành mối quan hệ giữa hai bảng.
2. Cách chỉnh sửa mối quan hệ trong Microsoft Access
Bạn có thể sửa đổi Mối quan hệ trong Microsoft Access; đây là một vài bước để thực hiện.
Nhấp đúp vào Đường liên kết (Relationship Line), và hộp thoại Chỉnh sửa Mối quan hệ (Edit Relationship) sẽ hiện ra.
Có cách khác để mở hộp thoại chỉnh sửa mối quan hệ. Trên tab Thiết kế (Design), bạn sẽ thấy tùy chọn Chỉnh sửa Mối quan hệ (Edit Relationship); nhấp vào nó.
Thực hiện bất kỳ thay đổi nào bạn muốn.
3. Xóa Mối quan hệ trong Microsoft Access
Để Xóa một Mối quan hệ, bạn phải xóa đường nối từ hai bảng; đây là các biện pháp.
Nhấp chuột phải vào con trỏ, chọn Xóa (Delete). Tùy chọn khác là đặt con trỏ trên đường nối sau đó nhấn nút Phím Delete (Delete Key).
Một hộp thoại sẽ hiện ra hỏi 'bạn có chắc chắn muốn xóa vĩnh viễn Mối quan hệ này không?'.
Nhấp OK.
Đọc thêm: Cách xây dựng Bảng với Thiết kế Bảng trong Access.
Hãy cho chúng tôi biết trong phần bình luận nếu bạn gặp bất kỳ vấn đề nào, chúng tôi sẽ phản hồi sớm nhất.