Cách hủy chia sẻ tài liệu Google Docs

Hủy chia sẻ tài liệu đã chia sẻ cũng dễ dàng như chia sẻ. Chỉ cần vài nhấp chuột để hủy chia sẻ và làm cho nó chỉ truy cập được bởi bạn.

Vì có hai cách chính chia sẻ tài liệu từ Google Docs, chúng ta sẽ xem quy trình hủy chia sẻ cho cả hai. Phần cuối trang có hướng dẫn hủy chia sẻ hàng loạt, hữu ích nếu cần làm riêng tư nhiều tài liệu cùng lúc.

Hủy chia sẻ qua liên kết (Link Sharing)

Nếu bạn chia sẻ tài liệu qua liên kết để bất kỳ ai truy cập, ngay cả khi không đăng nhập tài khoản Google, hãy làm theo các bước sau (nếu không chắc, cứ làm theo và xem có áp dụng cho tình huống của bạn không):

Với tài liệu mở, chọn Chia sẻ (Share) góc trên phải Google Docs, hoặc mở menu Tệp (File) > Chia sẻ.

Nếu dùng ứng dụng di động, chạm biểu tượng người ở góc trên phải.
Chọn Thay đổi (Change) từ phần Lấy liên kết (Get link).

Người dùng di động chạm phần Ai có quyền truy cập (Who has access) ở dưới cùng.

Nếu phần này ghi Mọi người (Anyone), đây là các bước bạn cần. Nếu ghi Hạn chế (Restricted), bạn đang chia sẻ với người cụ thể — xem hướng dẫn bên dưới.
Chọn Hạn chế (Restricted) từ menu thả xuống.

Trong ứng dụng di động, chạm Thay đổi (Change) để tìm menu này.
Chọn Xong (Done) (nếu thấy) để đóng cài đặt chia sẻ.

Hủy chia sẻ qua email (Email Sharing)

Làm thế này nếu bạn đã thêm người vào danh sách chia sẻ bằng cách nhập địa chỉ email. Có thể hủy chia sẻ với người cụ thể hoặc tất cả.

Mở tài liệu, dùng menu Tệp > Chia sẻ hoặc nút Chia sẻ lớn góc trên phải để mở cài đặt chia sẻ.

Dùng biểu tượng người góc trên phải nếu dùng ứng dụng di động.
Dùng menu bên phải người bạn chia sẻ tệp để chọn Xóa (Remove).

Lặp lại bước này cho mọi người trong danh sách nếu muốn làm tài liệu hoàn toàn riêng tư.

Người dùng di động chạm phần Ai có quyền truy cập ở dưới, sau đó chạm tên người để tìm tùy chọn Xóa.

Như bạn thấy, có tùy chọn chia sẻ khác, nếu muốn người đó vẫn có mức truy cập nào đó, có thể chọn Người xem (Viewer) thay vì hủy chia sẻ hoàn toàn.
Chọn Lưu (Save) nếu thấy.

Cách hủy chia sẻ Google Docs hàng loạt

Có nhiều tệp cần hủy chia sẻ? Hướng dẫn trên ổn cho vài tài liệu, nhưng nếu có toàn bộ thư mục cần làm riêng tư, bạn có thể chọn tất cả cùng lúc để thực hiện hành động hàng loạt.

Nếu không chắc tài liệu nào đang được chia sẻ, xem phần cuối trang để biết thêm.

Mở Google Drive trên máy tính, điều hướng đến nơi chứa tệp chia sẻ.
Chọn (highlight) các tài liệu muốn chỉnh cài đặt chia sẻ. Làm bằng cách chọn một rồi dùng Ctrl (tương đương Command trên macOS) chọn các cái khác, hoặc Ctrl+A lấy tất cả, hoặc chuột phải vào thư mục chứa tài liệu.
Chọn Chia sẻ (Share).
Để xóa địa chỉ email, dùng menu bên phải người muốn xóa khỏi chia sẻ, chọn Xóa (Remove).

Để xóa liên kết chia sẻ, chọn Thay đổi (Change) ở dưới, chọn Mọi người có liên kết (Anyone with the link) dưới tài liệu muốn riêng tư, chọn Hạn chế (Restricted).
Chọn Xong (Done) hoặc Lưu (Save).

Cách tìm tất cả Google Docs đang được chia sẻ

Google, đáng tiếc, không cung cấp danh sách đơn giản một trang mọi thứ bạn đang chia sẻ. Tùy thích nếu có thể nhìn nhanh tài liệu nào không riêng tư để điều chỉnh cài đặt, nhưng chỉ có hai phương pháp được Google công nhận, và không cái nào thực sự hữu ích.

Nếu bạn không có nhiều tệp trên Google Drive, cách tốt nhất xác định tệp đang chia sẻ là mở Google Drive và cuộn qua mọi thứ tìm biểu tượng chia sẻ (hai đầu người). Biểu tượng này chỉ ra mọi mức chia sẻ, nên nếu có sẵn qua liên kết hoặc chia sẻ với một/nhiều người qua email, biểu tượng sẽ tiết lộ.

Phương pháp khác: dùng bộ lọc tìm kiếm để tìm tệp chia sẻ với người cụ thể. Dùng mũi tên cạnh thanh tìm kiếm trên Google Drive mở tùy chọn tìm kiếm, nhập email người vào trường Được chia sẻ với (Shared with), rồi TÌM KIẾM (SEARCH).

Đó là các tùy chọn duy nhất của Google để định vị tệp chia sẻ. Tuy nhiên, Filewatch là một giải pháp thay thế tuyệt vời quét toàn bộ Drive và tổ chức mọi tệp chia sẻ thành các danh mục theo ai có quyền truy cập. Hai danh mục tiện lợi: Công khai trên web (Public on the web) và Mọi người có liên kết (Anyone with the link).

Bất kỳ tài liệu nào bạn chọn sẽ mở trong Google Docs thẻ mới. Làm theo các bước trên để làm cho nó riêng tư.