Những điều cần biết
- Gmail:Đi tới Tệp của Tài liệu trình đơn> Email > Gửi email dưới dạng tệp đính kèm . Điền vào biểu mẫu và chọn tùy chọn của bạn> Gửi .
- Các ứng dụng email khác:Mở tài liệu và đi tới Tệp > Tải xuống . Chọn một định dạng và lưu nó. Gửi tệp dưới dạng tệp đính kèm.
- Bạn cũng có thể chia sẻ tài liệu trực tiếp qua Google Documents.
Bài viết này giải thích cách gửi email tài liệu Google qua Gmail hoặc bằng cách lưu tài liệu đó dưới dạng PDF hoặc tài liệu Microsoft Word, sau đó gửi từ ứng dụng email khách khác.
Các hướng dẫn này hoạt động trên mọi trình duyệt web hiện đại và trên hầu hết các hệ điều hành, bao gồm Windows, macOS và Linux.
Cách gửi tài liệu Google qua email
Google làm cho điều này đơn giản, nhưng phương pháp bạn sử dụng phải phụ thuộc vào hai điều:cách bạn muốn gửi nó (từ tài khoản Gmail của bạn hoặc một chương trình email khác) và định dạng bạn muốn nó được lưu (tức là loại tệp người nhận nên nhận).
Gửi bằng Gmail.com
Dưới đây là cách sử dụng trang web của Gmail để gửi tài liệu qua email trong Google Documents:
-
Khi tài liệu đang mở, hãy truy cập Tệp của tài liệu đó và chọn Email > Gửi email dưới dạng tệp đính kèm .
Nếu Email menu chuyển sang màu xám, bạn cần đăng nhập vào tài khoản Google của mình hoặc chuyển xuống phần hướng dẫn khác bên dưới để gửi email bằng một chương trình khác.
-
Điền vào mẫu. Điều này cho phép bạn gửi cho mình một bản sao, xác định ai sẽ nhận tài liệu, viết chủ đề và thông điệp.
-
Chọn Không đính kèm. Bao gồm nội dung trong email nếu bạn muốn tài liệu được nhúng vào email. Sau đó, người nhận có thể xem nội dung của tài liệu mà không cần phải mở nó trong một chương trình riêng biệt. Tuy nhiên, tùy thuộc vào tệp, nó có thể không được định dạng chính xác. Dưới đây là những gì có thể trông như thế nào theo quan điểm của họ:
Nếu không, hãy bỏ chọn tùy chọn đó rồi chọn một định dạng từ menu bên dưới nó. Google Documents sẽ tự động chuyển đổi tệp cho bạn trước khi gửi tệp đính kèm. Ví dụ:nếu bạn chọn PDF, nó sẽ chuyển đổi Google Tài liệu sang PDF cho bạn. Các tùy chọn khác bao gồm Microsoft Word, RTF và một số tùy chọn khác. Phương pháp này sẽ đính kèm một tệp thực vào email mà người đó có thể tải xuống thiết bị của họ.
-
Chọn Gửi .
Gửi bằng một ứng dụng email khác
Nếu bạn không muốn sử dụng trang web của Gmail để gửi tài liệu Google, trước tiên bạn có thể tải tệp xuống và sau đó gửi tệp qua email theo cách bạn muốn, chẳng hạn như ứng dụng email trên máy tính để bàn hoặc một nhà cung cấp trực tuyến khác.
-
Mở tài liệu và đi tới Tệp > Tải xuống .
-
Chọn một trong các định dạng đó. Chúng bao gồm PDF, DOCX (Word), RTF, EPUB và một số tệp khác.
-
Lưu nó vào một nơi nào đó dễ dàng để bạn truy cập lại.
-
Mở chương trình email ưa thích của bạn và sau đó đính kèm tệp vào thư.
Bạn có thể tải xuống nhiều tài liệu cùng một lúc thông qua Google Drive. Chọn tất cả các tệp bạn muốn lưu, nhấp chuột phải vào chúng và chọn Tải xuống để có được một tệp ZIP đầy đủ các tệp DOCX tương đương. Làm điều này là cách nhanh nhất để gửi email nhiều tài liệu cùng một lúc. Chúng sẽ hoàn toàn tương thích với Google Documents, Word và các chương trình tương tự.
Chia sẻ Google Tài liệu có thể giúp bạn hiểu biết hơn
Một cách khác để cho phép người khác sử dụng tài liệu Google của bạn là chia sẻ chúng. Đặc biệt là khi cộng tác trên các tài liệu sẽ liên tục thay đổi, việc chia sẻ giúp luôn đồng bộ hóa các bản cập nhật của mọi người. Bạn cũng có thể tránh sử dụng hết dung lượng ổ cứng của mình với các tệp đính kèm và vẫn sử dụng email để chia sẻ.
Chúng tôi có hướng dẫn về cách chia sẻ và cộng tác với Google Drive nếu bạn cần trợ giúp. Bạn thậm chí có thể chia sẻ toàn bộ thư mục tài liệu với Google Drive.