Computer >> Hướng Dẫn Máy Tính >  >> Phần Mềm >> Ứng Dụng Google

Cách gửi email tài liệu Google Docs

Cách gửi email tài liệu Google Docs

Google làm đơn giản hóa việc này, nhưng phương pháp bạn dùng nên phụ thuộc vào hai yếu tố: cách gửi (từ Gmail hay chương trình email khác) và định dạng bạn muốn lưu (loại tệp người nhận nhận được).

Gửi qua Gmail.com

Cách dùng trang web Gmail để gửi tài liệu trong Google Docs:

  1. Với tài liệu mở, vào menu Tệp (File) chọn Email > Gửi dưới dạng đính kèm (Email as attachment).

    Nếu menu Email bị xám, bạn cần đăng nhập tài khoản Google hoặc bỏ qua sang hướng dẫn bên dưới để gửi bằng chương trình khác.

  2. Điền biểu mẫu. Cho phép gửi bản sao cho chính bạn, xác định người nhận, viết chủ đề và tin nhắn.

  3. Chọn Không đính kèm. Bao gồm nội dung trong email (Don't attach. Include content in the email) nếu muốn nhúng tài liệu vào email. Người nhận thấy nội dung mà không cần mở chương trình riêng. Tuy nhiên, tùy tệp, định dạng có thể không chính xác. Đây là ví dụ góc nhìn người nhận:

    Nếu không, bỏ chọn tùy chọn đó và chọn định dạng từ menu dưới nó. Google Docs tự chuyển đổi tệp trước khi gửi đính kèm. Ví dụ: chọn PDF, nó chuyển Google Doc sang PDF. Các tùy chọn khác: Microsoft Word, RTF, v.v. Cách này sẽ đính kèm tệp thực tế vào email để người nhận tải xuống.

  4. Chọn Gửi (Send).

Gửi qua ứng dụng email khác

Nếu không muốn dùng trang web Gmail, bạn có thể tải tệp trước rồi gửi email tùy ý, như ứng dụng email trên máy tính hoặc nhà cung cấp trực tuyến khác.

  1. Mở tài liệu, vào Tệp > Tải xuống (Download).

  2. Chọn một định dạng. Bao gồm PDF, DOCX (Word), RTF, EPUB và một số khác.

  3. Lưu ở nơi dễ truy cập lại.

  4. Mở chương trình email ưa thích, đính kèm tệp vào thư.

Bạn có thể tải nhiều tài liệu cùng lúc qua Google Drive. Chọn tất cả tệp muốn lưu, chuột phải chọn Tải xuống (Download) để nhận file ZIP chứa các bản tương đương DOCX. Cách này nhanh nhất để gửi email nhiều tài liệu cùng lúc. Chúng hoàn toàn tương thích với Google Docs, Word và các chương trình tương tự.

Chia sẻ Google Docs có thể hợp lý hơn

Cách khác để cho người khác dùng tài liệu Google Docs là chia sẻ. Đặc biệt khi cộng tác trên tài liệu liên tục thay đổi, chia sẻ giúp cập nhật mọi thay đổi đồng bộ mọi lúc. Bạn cũng tránh chiếm dung lượng ổ cứng với tệp đính kèm và vẫn dùng email để chia sẻ.

Chúng tôi có hướng dẫn chia sẻ và cộng tác với Google Drive nếu cần giúp đỡ. Bạn thậm chí có thể chia sẻ toàn bộ thư mục tài liệu với Google Drive.