Nếu bạn có tài liệu PDF mà bạn muốn có ở định dạng văn bản trên tài khoản Google Drive của mình, thì việc có thể chuyển đổi tệp PDF sang Google Tài liệu sẽ cho phép bạn làm điều đó.
Tuy nhiên, chuyển đổi PDF không đơn giản như nhiều người nghĩ. Chắc chắn, thật dễ dàng để nhanh chóng chuyển đổi một tệp PDF sang tệp Google Tài liệu. Tuy nhiên, những gì bạn thích ở sự tiện lợi đi kèm với giá cả ở định dạng và kiểu dáng, như bạn sẽ thấy trong các ví dụ bên dưới.
Rất may, có những giải pháp thay thế để giữ định dạng gốc từ tài liệu PDF. Việc bạn có chọn cách tiếp cận này hay không tùy thuộc vào việc bạn có quan tâm nhiều đến định dạng ngay từ đầu hay không.
Chúng tôi cũng đã tạo một video ngắn trên kênh YouTube của bạn mà bạn có thể xem nếu muốn làm theo các bước.
Chuẩn bị chuyển PDF sang định dạng Google Documents
Trước khi chuyển đổi tệp PDF sang định dạng Google Tài liệu, bạn muốn đảm bảo rằng tất cả thông tin được cho là một phần của tài liệu PDF đều có sẵn.
Ví dụ:nếu bạn đang chuyển đổi một hợp đồng cho thuê PDF, thì trước tiên, thỏa thuận đó phải được điền đầy đủ các thông tin liên quan. Bạn có thể thực hiện việc này bằng bất kỳ trình chỉnh sửa PDF nào mà bạn yêu thích.
Nếu bạn không có trình chỉnh sửa PDF trên máy tính của mình, cách dễ nhất để thực hiện việc này là sử dụng công cụ chỉnh sửa PDF trực tuyến miễn phí như SmallPDF.
Khi tất cả các biểu mẫu trong tài liệu đã được điền đầy đủ, bạn có thể tải xuống tệp ở định dạng PDF. Hiện nó đã sẵn sàng được chuyển đổi sang định dạng Google Tài liệu.
Chuyển đổi nhanh định dạng PDF sang định dạng Google Documents
Phương pháp nhanh nhất để chuyển đổi trực tiếp bất kỳ tệp PDF nào sang định dạng Google Tài liệu là bắt đầu quá trình chuyển đổi từ ngay bên trong Google Drive.
- Tải tệp PDF lên tài khoản Google Drive của bạn bằng cách nhấp chuột phải vào bên trong bất kỳ thư mục nào và chọn Tải tệp lên .
- Sau khi tệp PDF được tải lên Google Drive, bạn có thể nhấp chuột phải vào tệp và chọn Mở bằng , sau đó chọn Google Tài liệu .
- Google Tài liệu sẽ tự động chuyển đổi tài liệu PDF sang định dạng Google Tài liệu.
Điều bạn sẽ nhận thấy ngay lập tức là mặc dù tất cả văn bản đều được nhập chính xác từ hầu hết các tài liệu PDF, nhưng định dạng hiếm khi hoàn hảo.
Những lỗi phổ biến xảy ra trong quá trình chuyển đổi tự động bao gồm:
- Khoảng cách đôi trở thành khoảng cách đơn
- Khoảng cách đơn giản hoàn nguyên thành không có khoảng trắng
- Thụt lề bị xóa
- Danh sách được đánh số hoặc dấu đầu dòng trở thành một đoạn văn bản
- Các trường trong biểu mẫu có thể điền được bị xóa
Nếu bạn đảm bảo điền vào các trường trong tài liệu PDF trước khi chuyển đổi, văn bản trong các trường đó sẽ chuyển đổi tốt.
Tuy nhiên, phương pháp chuyển đổi tự động này được sử dụng tốt nhất nếu bạn không thực sự quan tâm đến việc định dạng và chỉ muốn chuyển tất cả văn bản từ tài liệu PDF sang tài liệu Google.
Chuyển đổi định dạng PDF sang Google Tài liệu có định dạng
Có một cách để khắc phục lỗi định dạng này và đó là tận dụng quy trình chuyển đổi chính xác hơn của Microsoft Word.
Nếu bạn sử dụng Microsoft Word để chuyển đổi PDF sang tài liệu Microsoft Word, thì bạn có thể chuyển đổi tài liệu đó sang tài liệu Google Doc. Tất cả định dạng ban đầu sẽ được giữ lại và chuyển sang.
- Để thực hiện việc này, hãy mở Microsoft Word trên máy tính của bạn.
- Từ bên trong Word, chọn Mở từ menu chính và duyệt đến tệp PDF bạn muốn chuyển đổi.
- Bạn sẽ thấy một cửa sổ bật lên thông báo rằng tệp cần được chuyển đổi từ định dạng PDF. Chọn OK để tiếp tục.
- Khi quá trình chuyển đổi hoàn tất, bạn sẽ thấy tài liệu mở trong Word. Word thực hiện một công việc xuất sắc trong việc giữ nguyên định dạng ban đầu. Không giống như Google Tài liệu, điều này thường bao gồm khoảng cách, thụt lề, in đậm và hơn thế nữa.
Bạn có thể cần chọn Bật chỉnh sửa ở đầu cửa sổ để lưu tệp vào PC của bạn ở định dạng Word.
- Chọn Tệp , Lưu dưới dạng và lưu tài liệu Word vào PC của bạn. Tệp sẽ được lưu với phần mở rộng docx.
- Mở tài khoản Google Drive của bạn và điều hướng đến thư mục bạn muốn lưu trữ tệp PDF đã chuyển đổi. Nhấp chuột phải vào bên trong thư mục và chọn Tải lên tệp . Điều hướng đến tệp docx bạn đã lưu và chọn Mở .
- Thao tác này sẽ đưa tài liệu vào Google Drive dưới dạng tệp Word. Nhấp chuột phải vào tệp, chọn Mở bằng và chọn Google Tài liệu .
Thao tác này sẽ chuyển đổi tài liệu Word sang định dạng Google Tài liệu. Như bạn có thể thấy, tệp mới được chuyển đổi này chứa phiên bản định dạng tốt hơn nhiều của tài liệu PDF gốc.
- Để hoàn tất quá trình chuyển đổi, hãy chọn Tệp và Lưu dưới dạng Google Tài liệu.
Thao tác này sẽ xóa “.DOCX” ở đầu tài liệu và lưu trữ tài liệu dưới dạng Google Tài liệu đầy đủ.
Cách tiếp cận này có thể yêu cầu thêm một số bước, nhưng nếu định dạng của tài liệu PDF gốc là quan trọng đối với bạn, thì đây là một phương pháp tốt để chuyển định dạng đó.
Các cách khác để chuyển đổi tài liệu PDF
Có rất nhiều công cụ và phương pháp tiếp cận khác mà bạn có thể sử dụng để chuyển đổi tài liệu PDF sang Word hoặc Google Documents. Tùy chọn bạn chọn phụ thuộc vào công cụ nào bạn có theo ý của mình.
- Sử dụng các công cụ chuyển đổi PDF trực tuyến hoặc trên máy tính để bàn để chuyển đổi từ PDF sang Word, sau đó lặp lại quy trình ở trên để chuyển đổi tài liệu Word sang Google Documents.
- Sử dụng các công cụ trực tuyến để chuyển đổi tài liệu PDF sang tệp JPG và chèn JPG vào Google Tài liệu của bạn.
- Sử dụng các công cụ trực tuyến để trích xuất văn bản ra khỏi tài liệu PDF và chèn văn bản vào Google Tài liệu của bạn (nếu định dạng không thành vấn đề).
- Sử dụng các dịch vụ OCR trực tuyến để chuyển đổi các tệp PDF rắc rối không dễ chuyển đổi thành định dạng văn bản.
Như bạn có thể thấy, khi bạn muốn chuyển đổi các tệp PDF sang Google Tài liệu, bạn có rất nhiều tùy chọn tuyệt vời.