Nếu bạn có tài liệu PDF muốn có ở định dạng văn bản trên Google Drive, khả năng chuyển PDF sang Google Doc sẽ cho phép làm điều đó.
Tuy nhiên chuyển đổi PDF không đơn giản như nhiều người nghĩ. Chắc chắn, dễ dàng chuyển nhanh file PDF sang file Google Doc. Tuy nhiên, điều bạn tận hưởng về sự tiện lợi phải trả giá bằng định dạng và phong cách, như bạn sẽ thấy trong ví dụ dưới.
May mắn thay có cách giải quyết giữ định dạng gốc từ tài liệu PDF. Cho dù chọn cách này tùy thuộc vào việc bạn quan tâm định dạng đến đâu.
Chúng tôi cũng làm video ngắn trên kênh YouTube bạn có thể xem nếu muốn làm theo các bước.
Chuẩn bị chuyển PDF sang định dạng Google Doc
Trước khi chuyển file PDF sang định dạng Google Doc, bạn muốn chắc chắn tất cả thông tin nên là một phần của tài liệu PDF đều ở đúng chỗ.
Ví dụ, nếu chuyển hợp đồng thuê PDF, hợp đồng nên được điền đầy đủ thông tin liên quan trước. Bạn có thể làm với bất kỳ trình chỉnh sửa PDF yêu thích.
Nếu không có trình chỉnh sửa PDF trên máy tính, cách dễ nhất là dùng công cụ chỉnh sửa PDF trực tuyến miễn phí như SmallPDF.
Khi tất cả biểu mẫu trong tài liệu đã điền, bạn có thể tải file ở định dạng PDF. Nó giờ sẵn sàng chuyển sang định dạng Google Doc.
Chuyển nhanh PDF sang định dạng Google Doc
Cách nhanh nhất chuyển bất kỳ file PDF nào thẳng sang định dạng Google Doc là khởi chạy quy trình chuyển đổi ngay trong Google Drive.
- Tải file PDF lên tài khoản Google Drive bằng cách nhấp chuột phải trong bất kỳ thư mục nào và chọn Tải file lên.
- Khi PDF tải lên Google Drive, bạn có thể nhấp chuột phải file và chọn Mở với, rồi chọn Google Docs.
- Google Docs sẽ tự động chuyển tài liệu PDF sang định dạng Google Docs.
Bạn sẽ ngay nhận thấy trong khi văn bản nhập đúng từ hầu hết tài liệu PDF, định dạng hiếm khi hoàn hảo.
Lỗi thường gặp khi chuyển đổi tự động bao gồm:
- Khoảng cách kép thành khoảng cách đơn
- Khoảng cách đơn trở thành không khoảng cách
- Thụt lề bị xóa
- Danh sách số hoặc gạch đầu dòng thành một đoạn
- Trường trong biểu mẫu điền bị xóa
Nếu bạn chắc chắn điền trường trong tài liệu PDF trước chuyển đổi, văn bản trong trường đó sẽ chuyển tốt.
Tuy nhiên, cách chuyển đổi tự động này tốt nhất dùng nếu bạn không quan tâm định dạng và chỉ muốn chuyển tất cả văn bản từ tài liệu PDF sang Google Doc.
Chuyển PDF sang định dạng Google Doc giữ định dạng
Có cách khắc phục thất bại định dạng, đó là tận dụng quy trình chuyển đổi chính xác hơn của Microsoft Word.
Nếu dùng Microsoft Word chuyển PDF sang tài liệu Word, bạn có thể chuyển tài liệu đó sang Google Doc. Tất cả định dạng gốc sẽ được giữ và mang qua.
- Để làm này, mở Microsoft Word trên máy tính.
- Trong Word, chọn Mở từ menu chính và duyệt đến file PDF muốn chuyển.
- Bạn sẽ thấy cửa sổ bật lên thông báo file cần chuyển từ định dạng PDF. Chọn OK để tiếp tục.
- Khi chuyển đổi xong, bạn sẽ thấy tài liệu mở trong Word. Word làm việc tuyệt vời giữ định dạng gốc. Khác với Google Docs, đây thường bao gồm khoảng cách, thụt lề, in đậm, và hơn nữa.
Bạn có thể cần chọn Bật chỉnh sửa ở đầu cửa sổ để lưu file vào PC ở định dạng Word.
- Chọn Tệp, Lưu dưới dạng, và lưu tài liệu Word vào PC. File sẽ lưu với phần mở rộng docx.
- Mở tài khoản Google Drive và điều hướng đến thư mục muốn lưu file PDF đã chuyển. Nhấp chuột phải trong thư mục và chọn Tải file lên. Điều hướng đến file docx đã lưu và chọn Mở.
- Điều này đưa tài liệu vào Google Drive như file Word. Nhấp chuột phải file, chọn Mở với, và chọn Google Docs.
Điều này chuyển tài liệu Word sang định dạng Google Docs. Như bạn thấy, file mới chuyển chứa phiên bản định dạng tốt hơn nhiều của tài liệu PDF gốc.
- Để hoàn tất chuyển đổi, chọn Tệp, và Lưu dưới dạng Google Docs.
Điều này sẽ xóa ".DOCX" ở đầu tài liệu và lưu tài liệu như Google Doc đầy đủ.
Cách này có thể yêu cầu vài bước thêm, nhưng nếu định dạng tài liệu PDF gốc quan trọng, đây là phương pháp tốt mang định dạng đó qua.
Các cách khác chuyển tài liệu PDF
Có nhiều công cụ và cách khác chuyển tài liệu PDF sang Word hoặc Google Docs. Lựa chọn tùy thuộc công cụ bạn có.
- Dùng công cụ chuyển đổi PDF trực tuyến hoặc máy tính để bàn chuyển từ PDF sang Word rồi lặp quy trình trên chuyển tài liệu Word sang Google Docs.
- Dùng công cụ trực tuyến chuyển tài liệu PDF sang file JPG và chèn JPG vào Google Doc.
- Dùng công cụ trực tuyến trích xuất văn bản từ PDF và chèn văn bản vào Google Doc (nếu định dạng không quan trọng).
- Dùng dịch vụ OCR trực tuyến chuyển file PDF khó chuyển sang định dạng văn bản.
Như bạn thấy, khi muốn chuyển PDF sang Google Docs, bạn có nhiều lựa chọn tuyệt vời.