Nếu công việc của bạn liên quan đến việc xử lý nhiều dữ liệu và con số, bạn có thể đang sử dụng Microsoft Excel hoặc Google Spreadsheets. Nhưng, bạn có biết rằng luôn là thói quen tốt để chuyển đổi file Excel sang PDF trước khi chia sẻ với người khác?
Trong blog này, chúng ta sẽ thảo luận cách bạn có thể chuyển đổi file Excel sang PDF. Nhưng, trước khi thảo luận các cách khác nhau để chuyển đổi file Excel sang PDF, hãy xem tại sao bạn có thể muốn chuyển đổi sheet Excel sang PDF.
Tại sao chuyển đổi Excel sang PDF?
- PDF làm cho sheet Excel an toàn và không thể chỉnh sửa. Vì vậy người tiếp theo truy cập sẽ không thể thay đổi định dạng, công thức, hoặc thao túng dữ liệu.
- PDF tương thích tốt với mọi thiết bị. Bằng cách chuyển sheet Excel sang PDF, bạn có thể đánh giá chúng trên bất kỳ thiết bị nào, dù là máy tính hay điện thoại.
- Bạn có thể tăng bảo mật PDF bằng cách đặt mật khẩu.
- PDF trông chuyên nghiệp và hấp dẫn hơn nhiều.
- PDF là lựa chọn tuyệt vời nếu bạn muốn lưu trữ báo cáo Excel lâu dài.
Công việc không kết thúc ở việc chuyển đổi file
Vậy, sau khi bạn đã chuyển đổi file Excel sang PDF nhờ các phương pháp chúng tôi đề cập dưới đây, bạn có thể còn một số việc khác. Ví dụ, bạn có thể đã chuyển đổi file JPG khác sang PDF mà bạn muốn thêm cạnh file Excel đã chuyển đổi. Và, trước khi gửi cho đồng nghiệp, bạn cũng muốn bảo vệ bằng mật khẩu. Và, vì bạn nhận thấy các trang PDF không được sắp xếp theo thứ tự, bạn cũng được giao việc sắp xếp lại chúng. Nghe như nhiều việc, phải không?
Một công cụ quản lý PDF như Advanced PDF Manager có thể làm cho các tác vụ này dễ dàng như ăn kẹo. Hãy xem ảnh chụp màn hình dưới đây.
Trong bối cảnh tình huống nêu trên, bạn có thể –
- Thêm trang
- Sắp xếp lại trang
- Bảo vệ PDF bằng mật khẩu
Và đó không phải là điều duy nhất bạn có thể làm, bạn cũng có thể –
- Gộp và tách PDF
- Xoay PDF
- Nhân bản trang
Và làm nhiều hơn nữa. Chúng tôi đã có một đánh giá toàn diện của công cụ này, nơi chúng tôi đã bao quát mọi thứ từ tính năng, giá cả và nhiều khía cạnh khác. Vì vậy, nếu việc quản lý nhiều PDF và trang của chúng là điều khiến bạn rùng mình, hãy thử Advanced PDF Manager ngay!
Cách chuyển đổi file Excel sang PDF
Khi chuyển đổi sheet Excel sang PDF, bạn cũng nên có toàn quyền kiểm soát những gì bạn muốn chuyển sang PDF. Có thể chỉ là một sheet hoặc một khu vực cụ thể trong sheet mà bạn muốn chuyển đổi. Trong các phương pháp dưới đây, chúng ta cũng sẽ thảo luận cách bạn có thể làm điều đó –
1. Sử dụng Microsoft Excel
Phương pháp đầu tiên chúng ta thảo luận để chuyển file Microsoft Excel sang PDF không yêu cầu ứng dụng bên thứ ba. Bạn có thể thực hiện hiệu quả tác vụ này ngay từ bên trong Microsoft Excel. Khi lưu file Excel dưới dạng PDF, bạn cũng có thể chọn phạm vi trang, sheet/lựa chọn bạn muốn xuất bản, và nhiều tùy chọn khác.
1. Mở sheet Excel bạn muốn chuyển sang định dạng PDF.
2. Nhấp vào File
3. Nhấp vào Save As (Lưu dưới dạng).
4. Chọn vị trí trên ổ cứng nơi bạn muốn lưu file PDF đã chuyển đổi.
5. Từ menu thả xuống Save as type (Lưu dưới dạng), chọn PDF.
6. Ngay khi bạn chọn PDF, nhấp vào Options (Tùy chọn).
7. Chọn những gì bạn muốn xuất bản – Selection (Lựa chọn), Entire workbook (Toàn bộ sổ làm việc), hoặc Active sheets (Sheet đang hoạt động).
2. Sử dụng Google Sheets
Google Drive là một trong những nền tảng lưu trữ đám mây phổ biến nơi chúng ta thường tải file lên để truy cập ở đâu cũng được. Và, nếu bạn là người thường làm việc trên Google Sheets hoặc tải file Excel lên Google Drive, bạn không cần tốn một xu để chuyển file .XLS hoặc .XLSX sang PDF. Đây là cách bạn đơn giản thay đổi spreadsheet sang định dạng PDF –
1. Mở file Excel trong Google Sheets bạn muốn tải xuống dưới dạng file PDF.
2. Nhấp vào File.
3. Nhấp vào mũi tên phải bên cạnh Download (Tải xuống).
4. Chọn PDF (.pdf)
5. Ngay khi bạn nhấp vào PDF (.pdf), chọn những gì bạn muốn xuất bản. Như bạn thấy từ ảnh chụp màn hình dưới đây, bạn có thể chọn khu vực muốn xuất bản, kích thước trang, hướng, và nhiều khía cạnh khác.
6. Sau khi bạn đã chọn. Nhấp vào Export (Xuất).
3. Sử dụng trình chuyển đổi bên thứ ba
Một cách dễ dàng khác để chuyển Excel sang PDF là dùng trình chuyển đổi bên thứ ba như EaseUS PDF Converter. Trình chuyển đổi bên thứ ba như EaseUS PDF Converter đi kèm nhiều tính năng như –
- Bạn có thể chuyển đổi PDF sang nhiều định dạng file và ngược lại
- Bạn có thể tách và gộp PDF
- Quản lý PDF bạn muốn chuyển đổi ngay từ giao diện.
- Xem trước PDF trước khi xuất bản.
- Mở khóa PDF
Đây là cách bạn chuyển file xlsx hoặc xls với EaseUS PDF Converter –
1. Tải xuống, cài đặt và chạy EaseUS PDF Converter.
2. Mở EaseUS PDF Converter.
3. Nhấp vào Office to PDF từ bên trái giao diện.
4. Nhấp vào Open Files (Mở file) từ bên phải giao diện hoặc kéo và thả file Excel bạn muốn chuyển đổi.
5. Nhấp vào nút Convert (Chuyển đổi).
EaseUS PDF Converter tốn bao nhiêu tiền?
4. Chuyển đổi file Excel sang PDF trực tuyến
Cuối cùng, bạn có thể chuyển file Excel sang PDF dùng trình chuyển đổi trực tuyến. Cho bài viết này, chúng ta sẽ dùng SodaPDF, một trong những trình chuyển đổi tốt nhất trực tuyến. Nó cũng cho phép bạn chọn file từ Dropbox và Google Drive –
1. Truy cập SodaPDF
2. Nhấp vào Choose File (Chọn file) để chọn file Excel bạn muốn chuyển sang PDF. Bạn thậm chí có thể tải file Excel lên bằng cách kéo và thả vào trang web.
Tổng kết
Hy vọng bạn có thể dễ dàng chuyển đổi file Excel với các phương pháp thảo luận trong bài viết này. Nếu bạn thấy giá trị trong bài viết, hãy chia sẻ quan điểm trong phần bình luận bên dưới và cho chúng tôi biết phương pháp nào trong số trên là ưa thích nhất của bạn.