Có nhiều định dạng file và mỗi định dạng có lợi ích riêng. Vì lý do đó, các tài liệu khác nhau được lưu dưới các loại file khác nhau. Định dạng PDF là loại file phổ biến được dùng để lưu tài liệu, sách và ghi chú. Thậm chí bài thuyết trình đôi khi được chuyển đổi sang định dạng file PDF.
Một trong những ưu điểm của PDF là nó di động và có thể mở trên UNIX, Windows hoặc Macintosh. Nó không phụ thuộc vào phần cứng hoặc hệ điều hành nào đang được sử dụng. Bạn có thể chia sẻ nó qua nhiều nền tảng và nó sẽ có thể đọc được trên mọi nền tảng. Vì nền tảng này miễn phí và có thể đọc trên bất kỳ thiết bị nào, mọi người sử dụng nó rất nhiều.
Các tính năng của định dạng file PDF
Chúng tôi đã giải thích rằng nó có khả năng đọc đa nền tảng, khiến nó rất phổ biến. Tuy nhiên, cũng có một số tính năng khác của định dạng file PDF khiến nó phù hợp cho các tài liệu khác nhau.
- Bảo vệ bằng mật khẩu: Nếu bạn có tài liệu mật hoặc cuốn sách bạn muốn bán, bạn có thể bảo vệ nó bằng cách lưu dưới dạng PDF với mật khẩu. Nếu có bảo vệ mật khẩu trên PDF, không ai sẽ có thể chỉnh sửa, sao chép hoặc in nó.
- Không dễ chỉnh sửa: Nếu nói về file JPEG hoặc TIFF, chúng dễ bị chỉnh sửa. Không phải trường hợp với PDF. Bạn phải có mặt nạ điện tử nếu muốn thay đổi định dạng file PDF.
Gộp các file PDF
Có nhiều lý do cần gộp các file PDF. Nếu nhiều file được gộp vào một file duy nhất cho email, nó sẽ giúp tránh rối rắm. Ngoài ra, bạn có thể thêm tiêu đề và dấu trang trên file này để điều hướng qua các trang dễ dàng.
Một số người có thể lo lắng việc gộp file PDF sẽ làm lộn xộn sự sắp xếp. Bạn có thể sắp xếp trang theo cách chúng nên là. Để đọc PDF, ADOBE Acrobat là phần mềm thường được sử dụng chuyên nghiệp. Bạn có thể gộp file PDF trên phần mềm này bằng cách làm theo các bước dưới đây.
- Khi bạn ở trong Acrobat, click vào Tools.
- Từ các tùy chọn, chọn Combine Files.
- Sau đó, chọn Add files. Điều này sẽ cho bạn tùy chọn chọn các file bạn muốn gộp.
- Khi bạn đã thêm file, bạn có thể kéo, click và thả để sắp xếp lại chúng.
- Để mở rộng các trang riêng lẻ, double click vào bất kỳ file nào.
- Nếu bạn muốn xóa một trang, click vào delete.
- Khi sắp xếp xong, click vào Combine files.
- Lưu tài liệu với tên hợp lệ.
Phần mềm gộp PDF
Có nhiều phần mềm trực tuyến và ứng dụng trên Internet cho phép bạn gộp file PDF. Nếu bạn không muốn dùng Acrobat, bạn có thể dùng các ứng dụng này để gộp file PDF của bạn. Chúng có thể không cho bạn nhiều tùy chọn như Acrobat nhưng chúng có thể đóng vai trò thay thế. Một số ví dụ được liệt kê dưới đây:
- TalkHelper PDF Converter
- PDFSAM Split and Merge
- PDF Merge
- PDF binder