Trong bài viết này, chúng ta sẽ học cách siêu liên kết nhiều file PDF trong Excel. Đôi khi cần thêm các loại tệp khác nhau vào bảng tính Excel cho nhiều mục đích. Trong Excel, chúng ta có thể liên kết địa chỉ của nhiều file PDF vào văn bản cụ thể hoặc ô cụ thể. Hôm nay, chúng ta sẽ demo 3 phương pháp. Trong đó, sẽ chỉ cách liên kết nhiều file PDF dùng hàm HYPERLINK và cả cách không dùng hàm.
Tải xuống Sổ thực hành
Tải sổ thực hành tại đây.
Giới thiệu hàm HYPERLINK của Excel
Hàm HYPERLINK của Excel tạo một lối tắt trong ô cụ thể. Click vào lối tắt sẽ mở tài liệu liên kết. Tài liệu có thể lưu trên ổ cứng, máy chủ mạng hoặc internet.
- Cú pháp
HYPERLINK(link_location,[friendly_name])
- Tham số
link_location: Tham số bắt buộc. Xác định ô chứa địa chỉ liên kết.
[friendly_name]: Tham số thứ hai, tùy chọn. Văn bản hiển thị trong ô (đặt trong dấu ngoặc kép).
Ví dụ: bạn muốn siêu liên kết file tại Ô B4. Nếu Ô A2 chứa địa chỉ liên kết và bạn muốn hiển thị 'Nhấn đây để tải', công thức tại Ô B4:
=HYPERLINK(A2,”Nhấn đây để tải”)3 cách siêu liên kết nhiều file PDF trong Excel
Để giải thích, dùng tập dữ liệu chứa thông tin Phòng ban (Department) và Thư mời làm việc (Appointment Letters) của nhân viên. Ở cột Thư mời, chúng ta sẽ siêu liên kết file PDF thư mời cho tất cả nhân viên.
1. Siêu liên kết nhiều file PDF dùng tab Insert của Excel
Phương pháp đầu dùng tab Insert từ Ribbon để siêu liên kết nhiều file PDF trong Excel. Cách này hiệu quả khi cần liên kết số lượng nhỏ file PDF.
Làm theo các bước:
CÁC BƯỚC:
- Thứ nhất, chọn ô muốn liên kết PDF. Chọn Ô D5.
- Thứ hai, vào tab Chèn (Insert) chọn Liên kết (Link). Menu thả xuống mở ra.
- Chọn Chèn liên kết (Insert Link) từ menu.
- Hoặc làm từ menu ngữ cảnh: chuột phải vào Ô D5.
- Chọn Liên kết (Link) từ menu ngữ cảnh.
- Cửa sổ Chèn siêu liên kết (Insert Hyperlink) hiện ra.
- Chọn thư mục chứa file PDF dùng biểu tượng mũi tên xuống.
- Chọn thư mời của Mike vì Hàng 5 chứa thông tin Mike. Phải chọn file PDF tương ứng cho từng nhân viên.
- Click OK.
- Sau OK, Ô D5 đã liên kết thành công.
- Làm tương tự cho các ô còn lại để siêu liên kết nhiều file PDF.
Đọc thêm: Cách kích hoạt nhiều siêu liên kết trong Excel (4 cách)
2. Dùng Command Prompt để siêu liên kết nhiều file PDF trong Excel
Có cách khác rất dễ dàng. Dùng cửa sổ Command Prompt và triển khai hàm HYPERLINK. Dùng cùng tập dữ liệu nhưng để trống cột Thư mời.
Chú ý các bước:
CÁC BƯỚC:
- Đầu tiên, vào thư mục chứa file PDF.
- Thứ tự file PDF phải trùng với thứ tự nhân viên. Nghĩa là Thư 1 là thư mời của Mike. Tương tự Thư 2, 3, 4, 5 cho Tom, Paul, Josh, Carry.
- Thứ hai, gõ 'cmd' vào Thanh địa chỉ (Address bar) như hình.
- Nhấn Enter mở cửa sổ Command Prompt.
- Thứ ba, gõ lệnh sau trong cửa sổ:
dir/b/s/0|clip- Nhấn Enter.
- Quay lại trang tính Excel, chọn ô bất kỳ (ví dụ Ô B11).
- Nhấn Ctrl + V dán địa chỉ các file PDF.
- Sau khi dán địa chỉ, chọn Ô D5 và nhập công thức:
=HYPERLINK(B11,"Tải xuống")
- Nhấn Enter xem kết quả.
Công thức liên kết địa chỉ ô B11 và đặt tên hiển thị là Tải xuống.
- Cuối cùng, kéo Fill Handle xuống để liên kết các ô còn lại.
- Click vào Tải xuống, thông báo hiện ra. Click OK mở file PDF.
Đọc thêm: Cách siêu liên kết nhiều ô trong Excel (3 cách)
Bài đọc tương tự
- [Đã sửa!] Sổ làm việc này chứa liên kết đến một hoặc nhiều nguồn bên ngoài có thể không an toàn
- Cách tạo danh sách thả xuống siêu liên kết đến trang tính khác trong Excel
- Cách liên kết hình ảnh với giá trị ô trong Excel (4 phương pháp nhanh)
- Tại sao liên kết Excel của tôi bị hỏng? (3 nguyên nhân với giải pháp)
- [Sửa]: Excel Chỉnh sửa liên kết Thay đổi nguồn không hoạt động
3. Công thức Excel đơn giản để siêu liên kết nhiều file PDF
Phương pháp cuối dùng hàm HYPERLINK liên kết nhiều file PDF. Tạo danh sách thả xuống trước rồi áp dụng công thức đơn giản. Kỹ thuật này hiệu quả cho tập dữ liệu lớn. Dùng tập dữ liệu của Phương pháp 1.
Quan sát các bước:
CÁC BƯỚC:
- Đầu tiên, vào trang mới tạo cấu trúc như hình dưới.
- Chọn ô chứa danh sách thả xuống. Chọn Ô C4.
- Chọn Xác thực dữ liệu từ tab Dữ liệu.
- Chọn Danh sách (List) trong trường Cho phép (Allow) của cửa sổ Xác thực dữ liệu.
- Chọn trường Nguồn (Source).
- Đi đến trang chứa tên nhân viên, chọn tên. Tên phải duy nhất.
- Click OK.
- Ngay lập tức danh sách thả xuống xuất hiện tại Ô C4.
- Tiếp theo, cần siêu liên kết file PDF. Tên file PDF phải trùng tên nhân viên.
- Mở thư mục chứa file PDF.
- Click bên phải Thanh địa chỉ.
- Nhấn Ctrl + C sao chép địa chỉ.
- Chọn Ô B7 trang tính, nhấn Ctrl + V dán.
- Chọn Ô B8 nhập công thức:
=B7&"\"&C4&".pdf"
Công thức tạo địa chỉ liên kết cho từng file PDF tương ứng.
- Nhấn Enter xem kết quả.
- Chọn Ô C5 nhập công thức:
=HYPERLINK(B8,"Tải xuống")
- Nhấn Enter và chọn tên từ danh sách thả xuống xem kết quả.
Hàm HYPERLINK tạo lối tắt cho liên kết ở Ô B8 và đặt Tải xuống làm tên hiển thị.
Đọc thêm: Siêu liên kết Excel với phím tắt (3 cách dùng)
Lưu ý quan trọng
Một số điều cần nhớ khi dùng các phương pháp trên:
- Phương pháp 1 hiệu quả cho số lượng nhỏ file PDF. Không tiện cho dữ liệu lớn. Dùng Phương pháp 2 & 3 thay thế.
- Ở Phương pháp 2, file PDF phải sắp xếp cùng thứ tự nhân viên. Nếu không, sẽ liên kết sai file.
- Ở Phương pháp 3, tên file PDF bắt buộc trùng tên nhân viên.
Kết luận
Chúng tôi đã trình bày 3 phương pháp nhanh và dễ dàng để Siêu liên kết nhiều file PDF trong Excel. Hy vọng giúp bạn thực hiện nhiệm vụ dễ dàng. Tệp thực hành có ở đầu bài. Tải về để tìm hiểu thêm. Nếu có góp ý hoặc thắc mắc, hãy bình luận bên dưới.
Các bài viết liên quan
- Cách siêu liên kết đến ô trong Excel (2 phương pháp đơn giản)
- Cách tạo siêu liên kết động trong Excel (3 phương pháp)
- Siêu liên kết Excel đến trang tính khác dựa trên giá trị ô
- Cách dùng hàm CELL trong Excel (5 ví dụ dễ dàng)
- [Đã sửa!] Ngắt liên kết không hoạt động trong Excel (7 giải pháp)
- Cách trích xuất siêu liên kết từ URL trong Excel (3 phương pháp)