Computer >> Hướng Dẫn Máy Tính >  >> Phần Mềm >> Office

Trích xuất dữ liệu từ nhiều PDF sang Excel: 3 phương pháp hiệu quả

Chúng ta cần trích xuất dữ liệu từ nhiều nơi sang Excel để tính toán và thao tác dữ liệu. PDF là một trong những tài liệu được sử dụng nhiều nhất trên toàn cầu và là nguồn dữ liệu quan trọng. Cách chúng ta trích xuất dữ liệu từ nhiều tệp PDF sang Excel được thảo luận ở đây với hướng dẫn chi tiết kèm ví dụ đầy đủ.

Tải xuống tệp thực hành này bên dưới.

3 cách trích xuất dữ liệu từ nhiều tệp PDF sang Excel

Chúng ta sẽ dùng tập dữ liệu tệp PDF dưới đây để trình diễn việc trích xuất dữ liệu từ PDF sang trang tính Excel.

Trích xuất dữ liệu từ nhiều PDF sang Excel: 3 phương pháp hiệu quả

1. Trích xuất dữ liệu từ nhiều tệp PDF bằng Power Query

Power Query là công cụ chuẩn bị hoặc xử lý dữ liệu. Ở đây chúng ta sẽ trích xuất dữ liệu từ bảng PDF và xử lý nó trong cửa sổ khác trong Excel. Sau đó chúng ta sẽ lấy đầu ra và tải kết quả vào trang tính Excel hoàn toàn.

Các bước

Chúng ta cần mở 3 tệp PDF và tải tất cả bảng bên trong chúng vào trang tính Excel như dưới đây.

Trích xuất dữ liệu từ nhiều PDF sang Excel: 3 phương pháp hiệu quả

  • Để làm điều này, trước tiên, vào thẻ Data (Dữ liệu). Tiếp theo, nhấp lệnh Get Data (Lấy dữ liệu)

Trích xuất dữ liệu từ nhiều PDF sang Excel: 3 phương pháp hiệu quả

  • Sau khi nhấp biểu tượng Get Data, vào From File (Từ tệp) đến From Folder (Từ thư mục) như hình ảnh.

Trích xuất dữ liệu từ nhiều PDF sang Excel: 3 phương pháp hiệu quả

  • Sau khi nhấp From Folder, một cửa sổ Browse (Duyệt) mới sẽ mở, từ cửa sổ đó chọn thư mục trong máy tính nơi tệp PDF của bạn đang được lưu. Nhấp Open (Mở) sau đó.

Trích xuất dữ liệu từ nhiều PDF sang Excel: 3 phương pháp hiệu quả

  • Sau khi nhấp Open, một cửa sổ Power Query mới sẽ mở từ đó bạn sẽ nhận thấy tất cả tệp PDF bên trong thư mục hiện đã được tải với tên của chúng liệt kê ở cột Name.

Trích xuất dữ liệu từ nhiều PDF sang Excel: 3 phương pháp hiệu quả

  • Sau này, nhấp vào menu Combine Option (Tùy chọn kết hợp) bên dưới.
  • Bây giờ, chọn Combine & Transform Data (Kết hợp & Chuyển đổi dữ liệu) nếu bạn cần thay đổi dữ liệu. Ngược lại, nhấp vào biểu tượng Combine & Load (Kết hợp & Tải).

Trích xuất dữ liệu từ nhiều PDF sang Excel: 3 phương pháp hiệu quả

  • Sau đó một cửa sổ truy vấn khác sẽ mở.
  • Trong cửa sổ đó, bạn có thể duyệt qua các tệp bằng cửa sổ Sample File (Tệp mẫu).

Trích xuất dữ liệu từ nhiều PDF sang Excel: 3 phương pháp hiệu quả

  • Bạn có thể chọn bảng của một tệp cụ thể để xem trước.
  • Nhấp OK sau này.

Trích xuất dữ liệu từ nhiều PDF sang Excel: 3 phương pháp hiệu quả

  • Sau đó bạn sẽ nhận thấy tất cả các bảng hiện đã được tải vào cửa sổ truy vấn mới. Cột bên trái nhất của bảng biểu thị nguồn dữ liệu, có phải từ Dataset_1 hay Dataset_2, hay Dataset_3.

Trích xuất dữ liệu từ nhiều PDF sang Excel: 3 phương pháp hiệu quả

  • Sau này, từ thẻ Home, nhấp vào Close & Load (Đóng & Tải), sau đó nhấp vào Close and Load To (Đóng và Tải đến).

Trích xuất dữ liệu từ nhiều PDF sang Excel: 3 phương pháp hiệu quả

  • Cửa sổ Power Query sẽ đóng và một cửa sổ mới tên Import Data (Nhập dữ liệu) sẽ xuất hiện, trong cửa sổ đó chọn tùy chọn Existing Worksheet (Trang tính hiện có) và cũng chọn vị trí dữ liệu được tải trong hộp phạm vi, ở đây là $B$5:$F$29. Nhấp OK sau này.

Trích xuất dữ liệu từ nhiều PDF sang Excel: 3 phương pháp hiệu quả

  • Sau này, bạn sẽ nhận thấy bảng dữ liệu hiện đã được tải vào vị trí chỉ định dưới dạng bảng trong trang tính.
  • Bây giờ chọn bảng và vào Table Design (Thiết kế Bảng), từ đó chọn Convert to Range (Chuyển đổi sang Phạm vi) từ nhóm Tools (Công cụ) để chuyển bảng ngược lại thành phạm vi.

Trích xuất dữ liệu từ nhiều PDF sang Excel: 3 phương pháp hiệu quả

  • Bây giờ dữ liệu tải đã được chuyển đổi thành phạm vi.

Trích xuất dữ liệu từ nhiều PDF sang Excel: 3 phương pháp hiệu quả

  • Chọn và xóa phạm vi ô B4:B35. Sau đó tập dữ liệu của chúng ta sẽ không có Cột Nguồn (Source Column).
  • Bây giờ bạn có thể thấy trang tính Excel hiện đã có dữ liệu trích xuất từ nhiều tệp PDF.

Trích xuất dữ liệu từ nhiều PDF sang Excel: 3 phương pháp hiệu quả

Tất cả các bảng trong PDF hiện đã được tải trong một trang tính Excel. Đây là cách dễ dàng nhất để trích xuất dữ liệu từ nhiều tệp PDF trong Excel.

Đọc thêm: Cách trích xuất dữ liệu từ PDF sang Excel (4 cách phù hợp)

2. Sử dụng Microsoft Word

Microsoft Word là công cụ tiện lợi khác để thao tác tài liệu PDF. Word có thể mở nhiều định dạng tài liệu ngoài định dạng docx của chính nó. PDF là một trong số đó.

Các bước

  • Chúng ta sẽ nhập tệp PDF dưới đây vào Excel.

Trích xuất dữ liệu từ nhiều PDF sang Excel: 3 phương pháp hiệu quả

  • Để làm điều này, mở Microsoft Word, và từ menu tệp, nhấp Open (Mở) rồi nhấp vào Browse (Duyệt).

Trích xuất dữ liệu từ nhiều PDF sang Excel: 3 phương pháp hiệu quả

  • Một menu Browse tệp mới sẽ mở, từ menu đó đi đến vị trí tệp nơi tệp PDF của bạn nằm và chọn tệp PDF của bạn. Nhấp Open sau này.

Trích xuất dữ liệu từ nhiều PDF sang Excel: 3 phương pháp hiệu quả

  • Tệp PDF sau đó mở trong cửa sổ Word ở dạng có thể chỉnh sửa. Bạn có thể chỉnh sửa tệp này bây giờ.

Trích xuất dữ liệu từ nhiều PDF sang Excel: 3 phương pháp hiệu quả

  • Bây giờ chọn bảng và chuột phải vào chuột. Một menu ngữ cảnh sẽ xuất hiện.
  • Từ menu ngữ cảnh, nhấp vào Copy (Sao chép).

Trích xuất dữ liệu từ nhiều PDF sang Excel: 3 phương pháp hiệu quả

  • Sau đó đi đến trang tính Excel của bạn, trong trang tính Excel chọn ô B4, và chuột phải vào chuột.
  • Từ menu ngữ cảnh chọn biểu tượng Keep Source Formatting (Giữ định dạng nguồn) (K).

Trích xuất dữ liệu từ nhiều PDF sang Excel: 3 phương pháp hiệu quả

  • Sau khi nhấp biểu tượng Paste (Dán), bạn sẽ nhận thấy bảng từ tệp Word hiện đã dán ở đây.
  • Bạn có thể cần thay đổi định dạng ô vì nó có thể không chứa cùng định dạng như trong PDF, do cùng kích thước. Nhưng dữ liệu sẽ trích xuất ở đây chính xác.

Trích xuất dữ liệu từ nhiều PDF sang Excel: 3 phương pháp hiệu quả

  • Hình ảnh dưới là hình ảnh cuối cùng sau khi điều chỉnh một số định dạng như màu chữ, độ rộng cột, màu ô, v.v.

Trích xuất dữ liệu từ nhiều PDF sang Excel: 3 phương pháp hiệu quả

  • Bạn có thể lặp lại quy trình tương tự cho các tệp khác và thêm bao nhiêu thông tin tệp bạn cần vào trang tính Excel.
  • Dưới đây là dữ liệu tệp PDF thứ hai sau khi chúng được trích xuất vào trang tính Excel.

Trích xuất dữ liệu từ nhiều PDF sang Excel: 3 phương pháp hiệu quả

  • Dưới đây là dữ liệu tệp PDF thứ ba sau khi chúng được trích xuất vào trang tính Excel.

Trích xuất dữ liệu từ nhiều PDF sang Excel: 3 phương pháp hiệu quả

Đọc thêm: Cách xuất dữ liệu từ PDF có thể điền sang Excel (với các bước nhanh)

3. Tận dụng tính năng Sao chép và Dán

Sao chép và dán dữ liệu từ tệp PDF sang trang tính Excel là cách đơn giản nhất để chuyển dữ liệu từ pdf sang trang tính Excel. Nhưng dữ liệu sau trích xuất cần sửa đổi sau đó.

Các bước

  • Trong phương pháp này, chúng ta sẽ trích xuất dữ liệu bảng từ tệp PDF dưới đây.

Trích xuất dữ liệu từ nhiều PDF sang Excel: 3 phương pháp hiệu quả

  • Trước hết, chúng ta sẽ nhấn Ctrl+A, để chọn tất cả dữ liệu trong tệp PDF đó.
  • Tiếp theo, chuột phải vào chuột, và từ menu ngữ cảnh chọn Copy (Sao chép).

Trích xuất dữ liệu từ nhiều PDF sang Excel: 3 phương pháp hiệu quả

  • Sau khi sao chép dữ liệu, đi đến trang tính Excel của bạn và chọn ô B4.
  • Sau đó chuột phải vào chuột lại và nhấp vào biểu tượng Keep Source Formatting (K) từ Paste Options (Tùy chọn dán).

Trích xuất dữ liệu từ nhiều PDF sang Excel: 3 phương pháp hiệu quả

  • Sau khi nhấp vào biểu tượng dán, bạn sẽ thấy một bảng PDF hiện đã dán vào trang tính Excel.
  • Nhưng bảng này không giống hệt như trong PDF. Lý do là kích thước ô trong Excel là cố định, và với nhiều giá trị ô nó không đủ.
  • Đó là lý do bạn sẽ cần một số định dạng cho trang tính Excel, như thay đổi màu chữ, màu ô, thay đổi độ rộng ô, v.v.

Trích xuất dữ liệu từ nhiều PDF sang Excel: 3 phương pháp hiệu quả

Sau khi áp dụng định dạng bạn sẽ nhận thấy bảng nhập hiện trông giống hệt như PDF.

Trích xuất dữ liệu từ nhiều PDF sang Excel: 3 phương pháp hiệu quả

Đọc thêm: Cách chuyển đổi PDF sang bảng trong Excel (3 phương pháp)

Kết luận

Tóm lại, câu hỏi “làm sao trích xuất dữ liệu từ nhiều tệp PDF trong Excel” được trả lời ở đây theo 3 cách khác nhau. Phương pháp hữu ích nhất là dùng Power Query để lấy dữ liệu từ nhiều PDF cùng lúc. Có các phương pháp khác về cơ bản là sao chép và dán dữ liệu từ PDF sang Excel và định dạng chúng phù hợp sau đó.

Đối với vấn đề này, tệp thực hành có sẵn để tải xuống nơi bạn có thể thực hành các phương pháp này.

Thoải mái đặt bất kỳ câu hỏi hoặc phản hồi nào qua phần bình luận. Bất kỳ đề xuất nào để cải thiện cộng đồng Exceldemy sẽ được đánh giá cao.

Các bài viết liên quan

  • Cách trích xuất dữ liệu cụ thể từ PDF sang Excel bằng VBA
  • Xuất bình luận PDF vào bảng tính Excel (3 mẹo nhanh)
  • Cách chuyển đổi PDF sang Excel không cần phần mềm (3 phương pháp dễ dàng)