Trong cuộc sống công việc hàng ngày của chúng ta, việc trích xuất dữ liệu từ tệp PDF sang bảng tính Excel là một nhiệm vụ phổ biến đối với chúng ta. Nếu bạn muốn làm thủ công thì sẽ rất mất công sức và thời gian. Tuy nhiên, nếu bạn đã quen với các kỹ thuật mà chúng tôi có thể trích xuất dữ liệu từ PDF sang Excel , bạn có thể thực hiện công việc chỉ trong nháy mắt. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn 4 cách khả thi để trích xuất dữ liệu từ PDF sang Excel. Nếu bạn muốn tìm hiểu những phương pháp này, hãy theo dõi chúng tôi.
Tải xuống sách bài tập thực hành này và tệp PDF để thực hành trong khi bạn đang đọc bài viết này.
4 phương pháp dễ dàng để trích xuất dữ liệu từ PDF sang Excel
Để giải thích các phương pháp tiếp cận, chúng tôi xem xét một tập dữ liệu về 10 cư dân của một thành phố. ID, loại nhà, khu vực và số lượng thành viên gia đình của họ có trong tập dữ liệu. Dữ liệu có sẵn trong tệp PDF. Mối quan tâm chính của chúng tôi là trích xuất dữ liệu từ tệp PDF thành biểu dữ liệu Excel.
1. Sử dụng Power Query để trích xuất dữ liệu từ PDF
Trong phương pháp này, chúng tôi sẽ trích xuất dữ liệu từ PDF sang trang tính Excel của chúng tôi bằng cách sử dụng Power Query của Excel tính năng. Quá trình được mô tả dưới đây như sau:
📌 Các bước:
- Lúc đầu, trong Dữ liệu , chọn Lấy dữ liệu> Từ tệp .
- Sau đó, chọn Từ PDF tùy chọn.
- Hộp thoại có tiêu đề Đang kết nối sẽ xuất hiện, Vui lòng đợi cho đến khi hộp thoại thứ hai xuất hiện.
- Trong vòng vài giây, một hộp thoại khác có tên Nhập dữ liệu sẽ xuất hiện.
- Sau đó, chọn tệp PDF mà bạn muốn trích xuất dữ liệu và nhấp vào Nhập . Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi chọn tệp PDF có tên là Dữ liệu .
- Một hộp thoại mới có tên là Bộ điều hướng sẽ xuất hiện.
- Sau đó, chọn Table001 (Trang 1) để nhập bảng vào trang tính của bạn.
- Khi bạn chọn tuỳ chọn, bạn sẽ thấy màn hình trực quan về tập dữ liệu của trang đó trong Bộ điều hướng hộp thoại.
- Cuối cùng, nhấp vào Tải .
- Bạn sẽ thấy rằng một trang tính mới sẽ mở ra trong Thanh Trang tính , có tên Table001 (Trang 1), và dữ liệu sẽ trích xuất vào tệp Excel dưới dạng bảng.
- Cuối cùng, bạn sẽ nhận được dữ liệu trong trang tính Excel.
Do đó, chúng tôi có thể nói rằng phương pháp của chúng tôi đã hoạt động thành công và chúng tôi có thể trích xuất dữ liệu từ PDF sang Excel.
Đọc thêm: Cách xuất dữ liệu từ PDF có thể điền sang Excel (với các bước nhanh)
2. Sử dụng tính năng sao chép dán của Excel
Trong quy trình này, chúng tôi sẽ sử dụng các tính năng sao chép và dán cơ bản của máy tính để trích xuất từ PDF sang Excel . Chúng tôi sẽ sử dụng cùng một tập dữ liệu để chứng minh quy trình cho bạn. Các bước của quy trình này được đưa ra từng bước dưới đây:
📌 Các bước:
- Trước hết, hãy chọn toàn bộ tập dữ liệu. Để làm điều đó, hãy nhấn ‘Ctrl + A’ trên bàn phím của bạn. Sau đó, nhấn ‘Ctrl + C’ để sao chép tập dữ liệu.
- Bây giờ, hãy mở Microsoft Excel trên máy tính của bạn và chọn Sổ làm việc trống để mở một bảng tính trống.
- Một trang giấy trắng mới sẽ mở ra trước mặt bạn. Chọn bất kỳ ô nào trong trang tính đó.
- Sau đó, trong Trang chủ , chọn Dán> Dán Định dạng Đích để dán vào bảng tính Excel.
- Bạn cũng có thể nhấn ‘Ctrl + V’ để dán tập dữ liệu vào trang tính.
- Viết ra một tiêu đề phù hợp cho tập dữ liệu của bạn và thực hiện định dạng cần thiết từ Phông chữ, Căn chỉnh, và Phong cách nhóm có sẵn trong ruy-băng để làm cho tập dữ liệu của bạn trông giống với PDF. Nếu bạn chưa quen với cách sửa đổi kiểu tập dữ liệu, bạn có thể định dạng tập dữ liệu theo nhiều cách khác nhau.
- Cuối cùng, bạn sẽ nhận được tập dữ liệu trong sổ làm việc Excel của mình.
Cuối cùng, chúng tôi có thể nói rằng phương pháp của chúng tôi hoạt động hoàn hảo và chúng tôi có thể trích xuất dữ liệu từ PDF sang Excel.
Đọc thêm:Sao chép Bảng từ PDF sang Excel với Định dạng (2 Cách Hiệu quả)
3. Thông qua Microsoft Word
Trong quá trình này, chúng tôi sẽ nhờ sự trợ giúp từ Microsoft Word để trích xuất dữ liệu của chúng tôi từ trang tính PDF sang Excel. Tập dữ liệu của chúng tôi ở dạng PDF có tên là Dữ liệu . Trong quá trình này, trước tiên, chúng tôi sao chép nó vào một tệp word và sao chép nó vào sổ làm việc Excel cuối cùng của chúng tôi. Phương pháp được đưa ra dưới đây:
📌 Các bước:
- Khi bắt đầu phương pháp này, hãy chọn tập dữ liệu trong tệp PDF.
- Sau đó, nhấn ‘Ctrl + C’ để sao chép dữ liệu.
- Bây giờ, khởi chạy Microsoft Word trên máy tính của bạn và chọn Tài liệu trống tùy chọn.
- Sau đó, nhấp chuột phải trên chuột của bạn và trong Dán , hãy chọn Giữ định dạng nguồn (K).
- Nếu bạn không thể xem toàn bộ tập dữ liệu, hãy nhấp vào Con trỏ di chuyển biểu tượng ở phía trên bên trái cạnh bảng (nó cũng sẽ giúp bạn chọn toàn bộ bảng) và chọn căn chỉnh phù hợp.
- Bây giờ, hãy nhấp lại vào Con trỏ di chuyển và nhấn ‘Ctrl + C’ trên bàn phím của bạn để sao chép bảng.
- Trong trang tính, chọn ô bất kỳ và nhấn ‘Ctrl + V’ để dán tập dữ liệu.
- Sau đó, hãy viết ra tiêu đề phù hợp cho tập dữ liệu của bạn và thực hiện định dạng cần thiết từ Phông chữ, Căn chỉnh, và Phong cách nhóm có sẵn trong ruy-băng để làm cho tập dữ liệu của bạn trông giống với PDF. Nếu bạn chưa quen với cách sửa đổi kiểu tập dữ liệu, bạn có thể định dạng tập dữ liệu theo nhiều cách khác nhau.
- Cuối cùng, bạn sẽ nhận được tập dữ liệu trong sổ làm việc Excel của mình.
Vì vậy, chúng tôi có thể nói rằng quy trình của chúng tôi hoạt động hoàn hảo và chúng tôi có thể trích xuất dữ liệu từ PDF sang Excel .
Đọc thêm:Cách chuyển đổi PDF sang Excel mà không cần phần mềm (3 phương pháp dễ dàng)
4. Trích xuất dữ liệu bằng cách sử dụng công cụ chuyển đổi Adobe Acrobat
Nếu bạn là người dùng Adobe Acrobat, thì bạn có thể xuất bất kỳ tệp PDF nào của mình sang Excel từ tính năng tích hợp của Adobe Acrobat. Các bước của phương pháp này được giải thích như sau:
📌 Các bước:
- Trước tiên, hãy mở tệp trong Adobe Acrobat .
- Sau đó, chọn Xuất PDF option from the Tools option shown on the right side of the PDF.
- If the Tools option doesn’t display on the right side of your window, you will find it on the right side of the Home tab.
- Now, choose the Spreadsheet> Microsoft Excel Workbook .
- Finally, click the Export nút.
- A new window entitled Save As sẽ xuất hiện. Check on the option Open file after export . Then, choose your desired location to save the Excel file. We choose Desktop to save the file.
- Another dialog box will appear.
- Write down a suitable name of your Excel file and click Save . In our case, we write Data as our file name.
- A small progressing bar will be displayed in Adobe Acrobat to show the progress rate of your file exporting.
- Finally, Microsoft Excel will open automatically. Do the necessary formatting from the Font, Alignment, and Style group available in the Home ribbon to make your dataset look similar to the PDF. If you are not familiarized with how to modify the dataset style, you can format the dataset in various ways.
- You will get your data in an Excel spreadsheet.
Thus, we can say that our working method does its job successfully and we are able to extract data from PDF to Excel.
Read More:How to Extract Specific Data from PDF to Excel Using VBA
Kết luận
That’s the end of this article. I hope that this will be helpful for you and you will be able to extract data from PDF to Excel. If you have any further queries or recommendations, please share them with us in the comments section below.
Don’t forget to check our website ExcelDemy for several Excel-related problems and solutions. Tiếp tục học các phương pháp mới và tiếp tục phát triển!
Các bài viết liên quan
- Convert PDF to Table in Excel (3 Methods)
- How to Convert PDF to Excel without Losing Formatting (2 Easy Ways)
- How to Copy from PDF to Excel Table (2 Suitable Ways)
- Link PDF Form to Excel Database (with Easy Steps)
- How to Convert PDF to Table in Excel (3 Methods)