Trong công việc hàng ngày, việc trích xuất dữ liệu từ tệp PDF sang bảng tính Excel của chúng ta là nhiệm vụ phổ biến. Nếu bạn muốn làm thủ công, thì đó sẽ là công việc vất vả và tốn thời gian. Tuy nhiên, nếu bạn quen với các kỹ thuật để trích xuất dữ liệu từ PDF sang Excel, bạn có thể làm việc đó trong tích tắc. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ trình diễn cho bạn 4 cách có thể để trích xuất dữ liệu từ PDF sang Excel. Nếu bạn quan tâm đến các phương pháp này, hãy theo dõi chúng tôi.
Tải xuống tệp thực hành này và tệp PDF để thực hành trong khi đọc bài viết này.
4 phương pháp dễ dàng trích xuất dữ liệu từ PDF sang Excel
Để giải thích các cách tiếp cận, chúng ta xem xét tập dữ liệu 10 cư dân của một thành phố. Mã ID, loại nhà, khu vực và số lượng thành viên gia đình nằm trong tập dữ liệu. Dữ liệu có sẵn trong tệp PDF. Dựng quan tâm chính của chúng ta là trích xuất dữ liệu từ tệp PDF vào trang dữ liệu Excel.
1. Sử dụng Power Query để trích xuất dữ liệu từ PDF
Trong phương pháp này, chúng ta sẽ trích xuất dữ liệu từ PDF sang trang tính Excel của mình sử dụng tính năng Power Query của Excel. Quy trình được mô tả dưới đây như sau:
📌 Các bước:
- Trước hết, trong thẻ Data (Dữ liệu), chọn Get Data > From Files (Lấy dữ liệu > Từ tệp).
- Sau đó, chọn tùy chọn From PDF (Từ PDF).
- Hộp thoại tiêu đề Connecting (Đang kết nối) sẽ xuất hiện, Vui lòng chờ cho đến khi hộp thoại thứ hai xuất hiện.
- Trong vài giây, hộp thoại khác tiêu đề Import Data (Nhập dữ liệu) sẽ xuất hiện.
- Sau đó, chọn tệp PDF từ đó bạn muốn trích xuất dữ liệu và nhấp Import (Nhập). Trong trường hợp của chúng ta, chúng ta chọn tệp PDF tên Data.
- Một hộp thoại mới tên Navigator (Trình điều hướng) sẽ xuất hiện.
- Sau đó, chọn tùy chọn Table001 (Page 1) để nhập bảng vào trang tính của bạn.
- Khi bạn chọn tùy chọn đó, bạn sẽ thấy hiển thị trực quan tập dữ liệu của trang đó trong hộp thoại Navigator.
- Cuối cùng, nhấp vào Load (Tải).
- Bạn sẽ thấy một trang tính mới sẽ mở trong Sheet Bar (Thanh trang tính), tiêu đề Table001 (Page 1), và dữ liệu sẽ trích xuất vào tệp Excel dưới dạng bảng.
- Cuối cùng, bạn sẽ nhận được dữ liệu trong trang tính Excel.
Vậy, chúng ta có thể nói phương pháp của chúng ta hoạt động thành công và chúng ta có thể trích xuất dữ liệu từ PDF sang Excel.
Đọc thêm: Cách xuất dữ liệu từ PDF có thể điền sang Excel (với các bước nhanh)
2. Sử dụng tính năng Sao chép Dán của Excel
Trong thủ tục này, chúng ta sẽ dùng tính năng sao chép và dán cơ bản của máy tính để trích xuất từ PDF sang Excel. Chúng ta sẽ dùng cùng tập dữ liệu để trình diễn quy trình cho bạn. Các bước của quy trình này được đưa ra dưới đây từng bước:
📌 Các bước:
- Trước hết, chọn toàn bộ tập dữ liệu. Để làm vậy, nhấn ‘Ctrl+A’ trên bàn phím. Sau đó, nhấn ‘Ctrl+C’ để sao chép tập dữ liệu.
- Bây giờ, mở Microsoft Excel trên máy tính của bạn và chọn tùy chọn Blank workbook (Sổ làm việc trống) để mở bảng tính trống.
- Một trang tính trống mới sẽ mở trước bạn. Chọn bất kỳ ô nào trong trang tính đó.
- Sau đó, trong thẻ Home (Trang chủ), chọn Paste > Paste Destination Formatting (Dán > Dán định dạng đích) để dán vào bảng tính Excel.
- Bạn cũng có thể nhấn ‘Ctrl+V’ để dán tập dữ liệu vào trang tính.
- Viết tiêu đề phù hợp cho tập dữ liệu và làm định dạng cần thiết từ nhóm Font, Alignment, và Style có sẵn trong ribbon để tập dữ liệu trông giống như PDF. Nếu bạn không quen với cách sửa đổi kiểu tập dữ liệu, bạn có thể định dạng tập dữ liệu theo nhiều cách.
- Cuối cùng, bạn sẽ nhận được tập dữ liệu trong sổ làm việc Excel của mình.
Cuối cùng, chúng ta có thể nói phương pháp của chúng ta hoạt động hoàn hảo và chúng ta có thể trích xuất dữ liệu từ PDF sang Excel.
Đọc thêm: Sao chép bảng từ PDF sang Excel giữ định dạng (2 cách hiệu quả)
3. Thông qua Microsoft Word
Trong quy trình này, chúng ta sẽ nhờ Microsoft Word để trích xuất dữ liệu từ PDF sang trang tính Excel. Tập dữ liệu của chúng ta nằm trong PDF tên Data. Trong quy trình này, trước tiên chúng ta sao chép nó vào tệp Word và sao chép nó vào sổ làm việc Excel cuối cùng. Phương pháp được đưa ra dưới đây:
📌 Các bước:
- Đầu tiên của phương pháp này, chọn tập dữ liệu trong tệp PDF.
- Sau đó, nhấn ‘Ctrl+C’ để sao chép dữ liệu.
- Bây giờ, khởi chạy Microsoft Word trên máy tính và chọn tùy chọn Blank document (Tài liệu trống).
- Sau đó, chuột phải vào chuột, và trong tùy chọn Paste (Dán), chọn Keep Source Formatting (K). (Giữ định dạng nguồn).
- Nếu bạn không thấy toàn bộ tập dữ liệu, nhấp vào biểu tượng Move Pointer (Con trỏ di chuyển) ở phía trái-trên của bảng (nó cũng giúp bạn chọn toàn bộ bảng) và chọn căn chỉnh phù hợp.
- Bây giờ, lại nhấp biểu tượng Move Pointer, và nhấn ‘Ctrl+C’ trên bàn phím để sao chép bảng.
- Trong trang tính, chọn bất kỳ ô nào và nhấn ‘Ctrl+V’ để dán tập dữ liệu.
- Sau đó, viết tiêu đề phù hợp cho tập dữ liệu và làm định dạng cần thiết từ nhóm Font, Alignment, và Style có sẵn trong ribbon để tập dữ liệu trông giống như PDF. Nếu bạn không quen với cách sửa đổi kiểu tập dữ liệu, bạn có thể định dạng tập dữ liệu theo nhiều cách.
- Cuối cùng, bạn sẽ nhận được tập dữ liệu trong sổ làm việc Excel của mình.
Vậy, chúng ta có thể nói thủ tục của chúng ta hoạt động hoàn hảo và chúng ta có thể trích xuất dữ liệu từ PDF sang Excel.
Đọc thêm: Cách chuyển đổi PDF sang Excel không cần phần mềm (3 phương pháp dễ dàng)
4. Trích xuất dữ liệu bằng công cụ chuyển đổi Adobe Acrobat
Nếu bạn là người dùng Adobe Acrobat, thì bạn có thể xuất bất kỳ tệp PDF nào của bạn sang Excel từ tính năng tích hợp sẵn của Adobe Acrobat. Các bước của phương pháp này được giải thích như sau:
📌 Các bước:
- Đầu tiên, mở tệp trong Adobe Acrobat.
- Sau đó, chọn tùy chọn Export PDF (Xuất PDF) từ tùy chọn Tools (Công cụ) hiển thị ở bên phải của PDF.
- Nếu tùy chọn Tools không hiển thị ở bên phải cửa sổ của bạn, bạn sẽ tìm thấy nó ở bên phải của thẻ Home (Trang chủ).
- Bây giờ, chọn Spreadsheet > Microsoft Excel Workbook (Bảng tính > Sổ làm việc Microsoft Excel).
- Cuối cùng, nhấp nút Export (Xuất).
- Một cửa sổ mới tiêu đề Save As (Lưu dưới dạng) sẽ xuất hiện. Tích vào tùy chọn Open file after export (Mở tệp sau khi xuất). Sau đó, chọn vị trí mong muốn để lưu tệp Excel. Chúng ta chọn Desktop (Màn hình nền) để lưu tệp.
- Một hộp thoại khác sẽ xuất hiện.
- Viết tên phù hợp cho tệp Excel của bạn và nhấp Save (Lưu). Trong trường hợp của chúng ta, chúng ta viết Data làm tên tệp.
- Một thanh tiến trình nhỏ sẽ hiển thị trong Adobe Acrobat để hiển thị tỷ lệ tiến độ xuất tệp của bạn.
- Cuối cùng, Microsoft Excel sẽ tự động mở. Làm định dạng cần thiết từ nhóm Font, Alignment, và Style có sẵn trong ribbon Home để tập dữ liệu trông giống như PDF. Nếu bạn không quen với cách sửa đổi kiểu tập dữ liệu, bạn có thể định dạng tập dữ liệu theo nhiều cách.
- Bạn sẽ nhận được dữ liệu trong bảng tính Excel.
Vậy, chúng ta có thể nói phương pháp làm việc của chúng ta làm tốt nhiệm vụ và chúng ta có thể trích xuất dữ liệu từ PDF sang Excel.
Đọc thêm: Cách trích xuất dữ liệu cụ thể từ PDF sang Excel bằng VBA
Kết luận
Đó là cuối bài viết này. Tôi hy vọng điều này sẽ hữu ích cho bạn và bạn sẽ có thể trích xuất dữ liệu từ PDF sang Excel. Nếu bạn có thêm thắc mắc hoặc đề xuất, vui lòng chia sẻ với chúng tôi trong phần bình luận bên dưới.
Đừng quên truy cập trang web ExcelDemy cho một số vấn đề và giải pháp liên quan đến Excel. Hãy tiếp tục học phương pháp mới và tiếp tục phát triển!
Các bài viết liên quan
- Chuyển đổi PDF sang bảng trong Excel (3 phương pháp)
- Cách chuyển đổi PDF sang Excel không làm mất định dạng (2 cách dễ dàng)
- Cách sao chép từ PDF sang bảng Excel (2 cách phù hợp)
- Liên kết biểu mẫu PDF với cơ sở dữ liệu Excel (với các bước dễ dàng)
- Cách chuyển đổi PDF sang bảng trong Excel (3 phương pháp)