Hướng dẫn này minh họa cách tự động hóa nhập liệu trong Excel. Khi đối mặt với lượng dữ liệu khổng lồ, nhập thủ công gần như không thể. Tự động hóa nhập liệu là giải pháp. Việc này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn tránh lặp lại nhập cùng dữ liệu nhiều lần.
Bạn có thể tải file thực hành tại đây.
2 Cách hiệu quả tự động hóa nhập liệu trong Excel
Bài viết trình bày 2 cách hiệu quả. Cách 1 dùng tính năng Data Validation (Kiểm tra dữ liệu). Cách 2 dùng định dạng Bảng (Table) Excel.
1. Tự động hóa nhập liệu bằng Data Validation
Trước hết, dùng Data Validation để tự động hóa nhập liệu. Tính năng này kiểm soát nội dung người dùng nhập vào ô hoặc phạm vi ô, giới hạn đầu vào. Có thể dùng trên mọi phiên bản Microsoft Excel. Tùy chỉnh giới hạn nhập liệu cho người dùng. Để minh họa, dùng tập dữ liệu sau.
Các bước thực hiện:
CÁC BƯỚC:
- Chọn phạm vi ô (B11:B15).
- Vào hộp Name Manager bên cạnh tab công thức. Nhập Fruits vào trường Name Manager.
- Chọn phạm vi ô (B11:C14). Nhập fruitprice vào trường Name Manager.
- Chọn phạm vi ô (B5:B8).
- Vào tab Data.
- Trên Ribbon click dropdown Data Validation > chọn Data Validation.
- Hộp thoại Data Validation hiện ra.
- Chuyển tab Settings. Chọn List từ dropdown Allow.
- Nhập giá trị named range '=Fruits'.
- Click OK.
- Đã có biểu tượng dropdown như hình. Cho phép chọn dữ liệu từ phạm vi khác.
- Chọn phạm vi ô (C5:C8). Nhập công thức sau vào thanh công thức:
=LOOKUP(B5,fruitprice)- Nhấn Ctrl + Enter để áp dụng công thức cho tất cả ô đã chọn.
- Chọn tên trái cây bất kỳ từ dropdown ở ô B5.
- Giá tương ứng sẽ tự động hiện tại ô C5.
Xem thêm: Giới hạn nhập liệu trong ô Excel (2 phương pháp đơn giản)
Bài đọc tương tự
- Tạo nhật ký dữ liệu trong Excel (2 cách phù hợp)
- Tạo Form nhập liệu với Drop Down List trong Excel (2 phương pháp)
- Cách tạo Form điền được trong Excel (5 ví dụ phù hợp)
- Tự động chèn timestamp nhập liệu trong Excel (5 phương pháp)
2. Áp dụng Bảng Excel để tự động hóa nhập liệu
Cách 2 dùng Bảng Excel để tự động hóa. Bảng Excel là cách tốt nhất chứa dữ liệu, đi kèm nhiều tính năng giúp quản lý, phân tích dễ dàng hơn. Minh họa bằng tập dữ liệu sau: tên trái cây và giá. Dòng cuối là Tổng giá tất cả. Chuyển phạm vi dữ liệu thành Bảng. Khi thêm bản ghi mới, Tổng sẽ tự động cập nhật.
Các bước dùng Bảng Excel:
CÁC BƯỚC:
- Chọn toàn bộ phạm vi dữ liệu (B4:C9).
- Vào tab Insert > chọn Table từ Ribbon.
- Hộp thoại Create Table hiện ra.
- Đừng quên tích My table has headers.
- Click OK.
- Dữ liệu hiện ở định dạng Bảng.
- Thêm bản ghi mới vào Bảng ở dòng 6.
- Ô tổng giá C10 tự động cập nhật.
Xem thêm: Cách tạo Form nhập liệu trong Excel VBA (Các bước dễ dàng)
Kết luận
Tóm lại, hướng dẫn trình bày 2 cách hiệu quả tự động hóa nhập liệu trong Excel. Tải file thực hành để kiểm tra kỹ năng. Nếu có thắc mắc, để lại bình luận. Đội ngũ sẽ phản hồi sớm. Theo dõi ExcelDemy để có thêm giải pháp Excel sáng tạo.
Bài viết liên quan
- Điền dữ liệu từ Web Form vào Excel
- Cách tạo Form tự động điền trong Excel (Hướng dẫn từng bước)
- Tạo Form nhập liệu Excel không dùng UserForm
- Cách tạo Form nhập liệu trong Excel (Từng bước)