Báo cáo chi phí hàng tháng là việc phổ biến trong công việc chuyên nghiệp. Gần như mọi tổ chức đều phải xử lý báo cáo này để hoàn chi phí nhân viên tự chi trả. Bài viết示范 cách làm báo cáo chi phí hàng tháng trong Excel. Nếu bạn cũng muốn tự tạo, hãy tải mẫu miễn phí và làm theo.
Tải file thực hành miễn phí để làm theo khi đọc bài.
Quy trình từng bước tạo báo cáo chi phí hàng tháng trong Excel
Xét nhân viên David làm bộ phận Sales tại công ty. Mã nhân viên 2022007. Tên quản lý bộ phận là Luca.
Bước 1: Thiết kế bố cục tóm tắt sơ bộ
Bước này tạo bố cục tóm tắt sơ bộ hiển thị chi phí theo tháng.
- Ở phạm vi ô B6:B9, nhập các mục như hình.
- Định dạng phạm vi C6:C9 theo ý muốn để nhập dữ liệu nhân viên.
- Đặt tiêu đề ô B11 và C11 là Tháng và Chi phí.
- Nhập tên các tháng vào phạm vi B12:B23.
- Bố cục tóm tắt sơ bộ đã sẵn sàng.
Vậy là hoàn thành bước 1.
Xem thêm: Cách tạo báo cáo thu chi trong Excel (3 ví dụ)
Bước 2: Tạo báo cáo chi phí cho từng tháng
Giờ tạo báo cáo chi phí chi tiết. Minh họa cho Tháng 1. Các tháng khác làm tương tự.
- Chọn ô D1 chèn logo công ty.
- Tab Insert, click mũi tên dropdown Illustrations > Pictures.
- Chọn This device.
- Hộp thoại Insert Picture hiện ra. Chọn logo công ty. Ở đây dùng logo trang web để minh họa.
- Click Insert.
- Logo được chèn, đặt vị trí mong muốn.
- Chọn phạm vi B4:F4.
- Tab Home, chọn Merge & Center từ nhóm Alignment.
- Trong ô đã gộp đặt tiêu đề phù hợp. Đặt là Báo cáo chi phí Tháng 1.
- Ở phạm vi B6:B7 và D6:D7, nhập các mục như hình.
- Chọn ô C6, nhập công thức sau để lấy Mã nhân viên từ trang Summary:
=": " & IF(Summary!C6<>0,Summary!C6," ")
- Nhấn Enter.
- Dùng hàm IF để định dạng ô đẹp hơn.
- Ô C7, nhập công thức lấy tên nhân viên:
=": " & IF(Summary!C7<>0,Summary!C7," ")
- Nhấn Enter.
- Tương tự, ô E6 nhập công thức lấy tên bộ phận:
=": " & IF(Summary!C8<>0,Summary!C8," ")
- Nhấn Enter.
- Ô E7 nhập công thức lấy tên quản lý:
=": " & IF(Summary!C9<>0,Summary!C9," ")
- Nhấn Enter.
- Nhập tiêu đề bảng chi phí tháng tại phạm vi B9:F9 như hình.
- Để đảm bảo nhập đúng dữ liệu ở cột Payment Type và Category, dùng Data Validation.
- Tạo trang tính riêng, đổi tên thành Others.
- Ở phạm vi B3:B6, nhập 4 loại hình thức thanh toán.
- Chọn ô D10, tab Data, click dropdown Data Validation > Data validation từ nhóm Data Tools.
- Hộp thoại Data Validation hiện ra.
- Chọn Allow: List, Source chọn Others!$B$3:$B$6.
- Click OK.
- Tương tự, ô E10 tạo dropdown cho các danh mục ở trang Others phạm vi B9:B14.
- Chuyển tập dữ liệu thành Bảng để dropdown tự động copy xuống các dòng mới.
- Chọn phạm vi B9:F10 nhấn Ctrl+T.
- Hộp thoại Create Table hiện ra. Tích My table has headers click OK.
- Tab Table Design, đặt tên Bảng là January từ nhóm Properties.
- Tùy chỉnh Table Style Options theo ý. Chọn các mục như hình.
- Bảng dữ liệu chi phí tháng January đã sẵn sàng.
- Lặp lại quy trình tạo trang chi phí cho các tháng còn lại.
Hoàn thành bước 2.
Xem thêm: Cách tạo báo cáo chi phí trong Excel (Các bước dễ dàng)
Bài đọc tương tự
- Cách tạo báo cáo bằng Macro trong Excel (Các bước dễ dàng)
- Tạo báo cáo doanh số hàng ngày trong Excel (Các bước nhanh)
- Cách tạo báo cáo hàng tháng trong Excel (Các bước nhanh)
- Tạo báo cáo doanh số quý trong Excel (Các bước dễ dàng)
- Cách tạo báo cáo MIS cho Sales trong Excel (Các bước dễ dàng)
Bước 3: Kiểm tra báo cáo tóm tắt với dữ liệu
Bước này hoàn thiện báo cáo tóm tắt với dữ liệu mẫu và kiểm tra tính hoạt động.
- Nhập dữ liệu theo hồ sơ tổ chức vào phạm vi C6:C9.
- Hàm IF sẽ hiển thị dữ liệu này trên các trang chi phí tháng.
- Nhập dữ liệu mẫu vào Bảng January như hình.
- Trên trang Summary, chọn ô C12 nhập công thức:
=January[[#Totals],[Total]]
- Nhấn Enter.
- Nhập công thức tương tự cho các tháng còn lại tại phạm vi C13:C23.
- Báo cáo tóm tắt hoàn tất.
Hoàn thành bước cuối cùng.
Xem thêm: Tạo báo cáo trong Excel dạng Bảng (Các bước dễ dàng)
Bước 4: Tạo báo cáo chi phí hàng tháng động
Thêm hai biểu đồ vào báo cáo tóm tắt để trực quan hóa chi phí. Không bắt buộc nhưng giúp dữ liệu sinh động. Thêm biểu đồ tròn (pie) và cột (bar).
- Trang Summary, chọn phạm vi B12:C23.
- Tab Insert, dropdown Insert Pie or Doughnut Chart > chọn 3-D Pie.
- Biểu đồ hiện ra. Tùy chỉnh style từ tab Chart Design và Format. Chọn Style 9 từ Chart Styles.
- Click biểu tượng Chart Elements, tích Data Labels, đặt Legends bên phải.
- Lại chọn phạm vi B12:C23.
- Chèn biểu đồ Bar: dropdown Columns or Bar Chart > chọn Clustered Bar từ 2-D Bar.
- Tùy chỉnh style và thành phần. Chọn Style 7, bật Axes và Data Labels.
- Chọn Outside End cho Data Labels.
- Đặt cả hai biểu đồ vị trí phù hợp trên trang Summary.
- Chọn phạm vi B4:J4, tab Home, click Merge & Center từ nhóm Alignment.
- Nhập tiêu đề cho ô gộp. Ở đây viết Tóm tắt báo cáo chi phí hàng tháng.
- Làm như bước 2 chèn logo công ty ở ô G1.
- Báo cáo chi phí hàng tháng hoàn tất, sẵn sàng sử dụng.
Cuối cùng, báo cáo đã hoàn chỉnh và có giao diện chuyên nghiệp.
Xem thêm: Cách tạo báo cáo từ dữ liệu Excel (2 phương pháp dễ dàng)
Kết luận
Kết thúc bài viết. Hy vọng hữu ích, bạn có thể tự tạo báo cáo chi phí hàng tháng trong Excel. Chia sẻ thắc mắc hoặc đề xuất ở phần bình luận.
Đừng quên truy cập ExcelDemy để xem thêm bài toán và giải pháp Excel. Học tập không ngừng, phát triển không ngừng!
Bài viết liên quan
- Cách tạo báo cáo doanh số hàng tháng trong Excel (Các bước đơn giản)
- Tạo báo cáo PDF bằng Excel VBA (3 thủ thuật nhanh)
- Cách tạo báo cáo sản xuất trong Excel (2 biến thể phổ biến)
- Tạo báo cáo hoạt động hàng ngày trong Excel (5 ví dụ dễ dàng)
- Cách tạo báo cáo sản xuất hàng ngày trong Excel (Tải mẫu miễn phí)
- Tạo bảng điểm trong Excel (Tải mẫu miễn phí)
- Cách tự động hóa báo cáo Excel bằng Macro (3 cách dễ dàng)