Tạo Nhật ký chung trong Excel: Hướng dẫn từng bước đơn giản

Mọi ngành nghiệp kinh doanh đều xây dựng trên đầu tư và kế hoạch. Để theo dõi sự phát triển, cần ghi nhận mọi khoản đầu tư. Cập nhật định kỳ để quan sát tăng trưởng tài chính. Cần tạo nhật ký chung (journal entries) cho mọi vấn đề liên quan tiền tệ. Bài viết thảo luận cách tạo nhật ký chung trong Excel. Hy vọng hữu ích cho mọi nhà phân tích kinh doanh.

Nhật ký chung là gì?

Nhật ký chung (Journal) là tài liệu chi tiết ghi nhận tất cả hoạt động tài chính của công ty. Dùng cho đối chiếu tài khoản sau này và chuyển dữ liệu sang các sổ sách kế toán chính thức, bao gồm sổ cái chung (general ledger).

Quy trình từng bước tạo nhật ký chung trong Excel

Để duy trì ghi chép khách quan, nhật ký rất quan trọng. Cũng hỗ trợ xem xét nhanh và chuyển ghi chép sau này trong quy trình kế toán. Trình bày quy trình 3 bước tạo nhật ký chung.

1. Tạo Bảng cân đối kế toán ban đầu (Initial Balance Sheet)
2. Tạo Báo cáo tài chính cho một kỳ nhất định
3. Thực hiện ghi nhập nhật ký

1. Tạo Bảng cân đối kế toán ban đầu

Đầu tiên cần tạo bảng cân đối ban đầu. Các bước:

Các bước:

• Tổng hợp mọi chi phí khởi nghiệp và tổ chức hợp lý. Ví dụ: bộ dữ liệu điều kiện khởi nghiệp sản xuất. Tổ chức dữ liệu theo cột Diễn giải (Particulars), Nợ/Có (Credit/Debit), Nợ (Debit), Có (Credit).

• Nhập công thức tổng Nợ:

Hàm SUM trả về tổng ô D5:D12.

• Nhấn ENTER có tổng Nợ.

• Dùng Fill Handle (củi lấp đầy) sang phải có tổng Có.

2. Tạo Báo cáo tài chính cho kỳ nhất định

Để tạo nhật ký, cần liệt kê hoạt động tài chính. Xem xét một kỳ cụ thể để có báo cáo tài chính.

Các bước:

• Liệt kê hoạt động tài chính một kỳ. Ví dụ: hoạt động tháng 7/2022.

• Sắp xếp lại hoạt động thành bảng cân đối ghi Nợ/Có.

3. Hoàn thiện nhật ký chung trong Excel

Cuối cùng, ghi dữ liệu tài chính vào nhật ký. Nhật ký cập nhật giúp phân tích tình hình tổng thể và lập kế hoạch tiến triển.

Các bước:

• Xét mọi báo cáo tài chính dựa trên cả bảng cân đối ban đầu và bảng mới.
• Tính toán mọi báo cáo với hai bảng này.

Ví dụ tính điều kiện Máy móc (Machines) hiện tại:

Cộng giá trị máy móc từ hai nguồn.

• Nhấn ENTER có kết quả.

Hàng tồn kho (Inventory): tham chiếu trực tiếp ô D6 sheet Dataset.

• Làm tương tự ghi nhập mọi báo cáo vào nhật ký.

• Nhập công thức tổng Nợ: =SUM(D5:D16).

• Nhấn ENTER có tổng Nợ.

• AutoFill sang phải có tổng Có.

Tổng Nợ và Tổng Có bằng nhau → bảng cân đối đã cân bằng (balanced).

Kết luận

Kết thúc, đã trình bày quy trình từng bước tạo nhật ký chung trong Excel. Rất vui nếu bài viết giúp ích cho người dùng Excel. Thắc mắc hãy bình luận. Truy cập trang Exceldemy để biết thêm chi tiết Excel.