Không biết cách tạo cơ sở dữ liệu đơn giản trong Excel? Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách tạo cơ sở dữ liệu trong Excel chỉ trong 7 bước đơn giản.
Bạn có thấy MS Access là công cụ phức tạp để dùng làm cơ sở dữ liệu? Vậy, Excel là công cụ tuyệt vời để làm điều đó.
Hãy học kỹ thuật này.
Tải xuống sổ làm việc thực hành sau. Nó sẽ giúp bạn hiểu rõ chủ đề hơn.
8 Bước Tạo Cơ Sở Dữ Liệu Trong Excel
Nếu bạn thiết kế sổ làm việc Excel đúng cách, bạn có thể dùng nó làm cơ sở dữ liệu dễ dàng. Điểm chính là bạn phải thiết kế sổ làm việc đúng cách. Bạn có thể sắp xếp dữ liệu theo nhiều cách; bạn có thể lọc cơ sở dữ liệu để chỉ thấy dữ liệu khớp với một số tiêu chí cụ thể.
Vì vậy, trong bài đăng này, chúng ta sẽ lấy một ví dụ và demo các bước mà bạn sẽ có thể tạo cơ sở dữ liệu dựa trên Excel.
Bước 1: Nhập Dữ Liệu
Các cột trong cơ sở dữ liệu được gọi là trường (fields). Bạn có thể thêm bao nhiêu tùy ý.
Vì vậy, các trường trong cơ sở dữ liệu này là StdID, StdName, State, Age, và Department.
Bây giờ bạn có thể nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu dễ dàng. Mỗi lần nhập mới sẽ được thêm vào hàng trống đầu tiên sau các trường.
Chúng ta đã làm một chút. Hãy cho bạn thấy cách chúng ta nhập một mục khác.
Giả sử đây là dữ liệu đầu vào cần chèn vào cơ sở dữ liệu:
StdID: 1510060,
StdName: Jimmy,
State: Florida,
Tuổi Sinh Viên: 23,
Department: ME
Vậy, bạn thấy nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu Excel khá cơ bản.
Bước 2: Không Để Bao Giờ Hàng Trống
- Khi nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu, bạn không thể để hàng trống.
Giả sử sau hàng cuối cùng, tôi đặt dữ liệu ở hàng thứ 2 từ nó:
StdID: 1510060,
StdName: Jimmy,
State is Florida,
Tuổi sinh viên 23,
Department ME,
Đây là sự phá vỡ rõ ràng của cơ sở dữ liệu này. Mặc dù có thể xảy ra việc một số ô trong hàng có thể trống. Hãy nói những thứ như thế này là hợp pháp.
- Đương nhiên, quy tắc khác là sẽ không có cột hoàn toàn trống trong cơ sở dữ liệu.
Điều gì xảy ra ngay khi Excel gặp một hàng hoặc cột hoàn toàn trống là nó không thể đưa hàng hoặc cột đó vào cơ sở dữ liệu. Đối với Excel, cơ sở dữ liệu này giờ chia thành hai phần, một tập thông tin hoàn toàn mới và không liên kết. Bất kỳ hàm nào bạn dự định thực hiện, nó sẽ không thực hiện dữ liệu trên mảnh thông tin ngắt kết nối này. Ví dụ, điều đơn giản như lọc sẽ không thành công, như bạn có thể nói qua kinh nghiệm.
Bước 3: Khám Phá Hai Thuật Ngữ Cần Thiết
Điều tiếp theo bạn phải biết là mỗi hàng riêng lẻ trong cơ sở dữ liệu được gọi là Records (Bản ghi).
Tất cả các hàng là Records. Chúng ta đã đánh dấu một vài ở đây cho rõ ràng.
Hơn nữa, tất cả các cột này là Fields (Trường). Tiêu đề các cột được gọi là Field Names (Tên trường).
Vậy, StdID, StdName, State, Age, và Department là năm Field Names của cơ sở dữ liệu này.
Bước 4: Tạo Bảng Excel
Để tạo bảng, làm theo các bước dưới đây.
- Đầu tiên, vào tab Insert và nhấp vào lệnh Table.
- Tiếp theo, cửa sổ tên Create Table sẽ xuất hiện. Bây giờ, chọn phạm vi ô tức là $B$4:$F$10 bằng cách kéo con trỏ đơn giản.
- Đừng quên tích vào ô trước tùy chọn My table has headers (Bảng của tôi có tiêu đề).
Ngay lập tức, một bảng được tạo. Xong rồi!!!
Cũng, bạn có thể lọc dữ liệu dùng mũi tên thả xuống xuất hiện ở tiêu đề mỗi cột.
Bước 5: Sử Dụng Công Cụ Cơ Sở Dữ Liệu
Công cụ cơ sở dữ liệu có thể tiện lợi cho phân tích và diễn giải dữ liệu của bạn. Bạn có thể và nên tìm hiểu thêm về công cụ cơ sở dữ liệu.
Bước 6: Mở Rộng Cơ Sở Dữ Liệu
Bây giờ mọi thứ đã ổn định, bạn có thể bắt đầu thêm nhiều trường và bản ghi hơn (bạn thấy điều chúng ta đã làm đó) vào cơ sở dữ liệu của bạn. Nó cơ bản như Bước 1.
Bước 7: Hoàn Thiện Định Dạng Cơ Sở Dữ Liệu
Bước cuối cùng là định dạng các cột cơ sở dữ liệu. Có rất nhiều công cụ để định dạng ô trong cơ sở dữ liệu. Bạn có thể làm việc với Cell Styles, bạn có thể dùng các kiểu dưới menu thả xuống "Format As Table", và bạn có thể làm việc với các lệnh trong hộp thoại Format Cells. Bạn có thể dùng Custom Number Format (Định dạng số tùy chỉnh). Tất cả các kỹ thuật này được mô tả trong các bài giảng trước của chúng tôi.
Vậy là xong! Bạn đã tạo cơ sở dữ liệu của riêng mình trong Excel (cho đến khi bạn thành thạo Access, hoặc hết dung lượng và bộ xử lý Excel).
Cách Tạo Cơ Sở Dữ Liệu Có Thể Tìm Kiếm Trong Excel
Đôi khi, chúng ta cần tìm kiếm dữ liệu mong đợi từ nguồn dữ liệu khổng lồ. Vì lý do đó, chúng ta có thể cần cơ sở dữ liệu có thể tìm kiếm từ đó chúng ta dễ dàng lấy dữ liệu. Để tạo cơ sở dữ liệu có thể tìm kiếm, bạn cần làm theo một số bước đơn giản.
📌 Các bước:
- Đầu tiên, chọn ô F5 và viết công thức.
Phân Tích Công Thức:
Hàm SEARCH → Chung, nó tìm kiếm giá trị cụ thể mà bạn yêu cầu.
Hàm ISNUMBER → Đây là hàm logic trả về TRUE nếu đầu ra của hàm SEARCH là một số. Ngược lại, nó trả về False.
Hàm FILTER → Cơ bản, nó lọc giá trị đầu ra theo tiêu chí mong muốn của bạn.
- Nhấn ENTER và dùng công cụ Fill Handle.
- Sau đó, đầu ra hiển thị như hình bên dưới.
- Sau đó, chọn ô C4 và vào tab Data >> Data tools >> Data Validation.
- Hộp thoại sẽ bật ra tên Data Validation. Chọn Settings >> sau đó chọn List trong phần Allow >> nhập ô Filtered của bạn vào hộp Source. Vì vậy, đặt công thức sau vào hộp Source.
- đi đến tùy chọn Error Alert.
- Trong Error Alert, bỏ tích ô tên Show error alert after invalid data is entered.
- Nhấn OK.
- Cuối cùng, một Cơ Sở Dữ Liệu Có Thể Tìm Kiếm đã sẵn sàng cho bạn! Bây giờ, nếu bạn gõ "P" trong ô B4, bạn sẽ thấy tên nhân viên đầy đủ "Peter" tự động.
Cách Tạo Cơ Sở Dữ Liệu Trong Excel Tự Động Cập Nhật
Dữ liệu chúng ta nhập vào cơ sở dữ liệu cần được cập nhật tự động. Để làm điều này, chúng ta sẽ tạo PivotTable cho tập dữ liệu nguồn. Sau khi bật tính năng Refresh, chúng ta có thể tự động cập nhật dữ liệu mới nhập vào PivotTable đã tạo trước đó. Làm theo các bước để làm điều đó.
📌 Các bước:
- Đầu tiên, chọn tất cả dữ liệu từ ô. Vào tab Insert >> chọn PivotTable >> From Table/Range.
- Một PivotTable sẽ được tạo. Từ đó, bạn có thể chọn cột bạn muốn dùng để cập nhật.
- Cuối cùng, chuột phải vào bất kỳ ô nào, sau đó chọn lệnh Refresh, và PivotTable sẽ tự động cập nhật dữ liệu của bạn nếu bạn thay đổi nó trong trang tính chính.
Cũng, bạn có thể khám phá 4 phương pháp khác để cập nhật PivotTable.
Cách Tạo Cơ Sở Dữ Liệu Quan Hệ Trong Excel
Một Cơ Sở Dữ Liệu Quan Hệ (Relational Database) chủ yếu xác định mối quan hệ giữa một số trang tính khác nhau. Cơ Sở Dữ Liệu Quan Hệ giúp chúng ta nhanh chóng tra cứu và kéo thông tin nhất định. Nó có thể hiển thị cùng giá trị dữ liệu theo nhiều cách.
Giả sử, chúng ta có hai cơ sở dữ liệu, tức là Database1 và Database2. Database1 chứa tên Nhân Viên với Lương của họ trong khi Database2 bao gồm tên Nhân Viên với Chức Vụ của họ. Bây giờ, chúng ta muốn tạo cơ sở dữ liệu quan hệ giữa hai cơ sở dữ liệu dựa trên trường Nhân Viên. Vui lòng làm theo các bước dưới đây để làm điều đó.
📌 Các bước:
- Ban đầu, chọn toàn bộ phạm vi từ Dataset2.
- Sau đó, vào tab Insert >> PivotTable >> From Table/Range.
- Sau đó, vào trang tính khác tên Dataset1 và tạo bảng như chúng ta đã thảo luận trước.
Lưu ý: Bạn có thể dùng phím tắt CTRL + T để tạo bảng.
- Sau đó, PivotTable sẽ xuất hiện, và bạn phải chọn trường bạn muốn tạo quan hệ. Ví dụ, ở đây, chúng ta chọn cột Designation và Salary từ hai trang tính khác nhau.
- Sau khi chọn dữ liệu, nhấp vào tùy chọn CREATE dưới All trong hộp thoại PivotTable Fields.
- Cuối cùng, Cơ Sở Dữ Liệu Quan Hệ của chúng ta sẽ được tạo, như bạn thấy trong hình bên dưới.
Phần Thực Hành
Chúng tôi đã cung cấp phần thực hành ở mỗi trang tính ở phía bên phải cho bạn thực hành. Vui lòng tự làm.
Kết Luận
Đó là tất cả về buổi hôm nay. Và đây là một số bước dễ dàng về cách tạo cơ sở dữ liệu trong Excel. Vui lòng cho chúng tôi biết trong phần bình luận nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc góp ý nào. Để hiểu tốt hơn, vui lòng tải xuống trang thực hành. Truy cập trang web Exceldemy, nhà cung cấp giải pháp Excel trọn gói, để tìm nhiều phương pháp Excel đa dạng. Cảm ơn sự kiên nhẫn của bạn khi đọc bài viết này.