Bạn không biết cách tạo cơ sở dữ liệu đơn giản trong Excel? Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách bạn có thể tạo cơ sở dữ liệu trong Excel chỉ trong 7 các bước đơn giản.
Bạn có thấy MS Access là một công cụ phức tạp để sử dụng làm cơ sở dữ liệu không? Vì vậy, Excel là một công cụ tuyệt vời để làm điều đó.
Hãy tìm hiểu kỹ thuật này.
Tải xuống sách bài tập thực hành sau đây. Nó sẽ giúp bạn nhận ra chủ đề rõ ràng hơn.
8 bước để tạo cơ sở dữ liệu trong Excel
Nếu bạn thiết kế sổ làm việc Excel của mình một cách chính xác, bạn có thể sử dụng nó làm cơ sở dữ liệu một cách dễ dàng. Điểm mấu chốt chính là bạn phải thiết kế sổ làm việc của mình một cách chính xác. Bạn có thể sắp xếp dữ liệu theo nhiều cách; bạn có thể lọc cơ sở dữ liệu để chỉ xem dữ liệu phù hợp với một số tiêu chí cụ thể.
Vì vậy, trong bài đăng này, chúng tôi sẽ lấy một ví dụ và trình diễn các bước để bạn có thể tạo cơ sở dữ liệu dựa trên Excel.
Bước 1:Nhập dữ liệu
Các cột trong cơ sở dữ liệu được gọi là trường. Bạn có thể thêm nhiều nếu cần.
Vì vậy, các trường trong cơ sở dữ liệu này là StdID , StdName , Bang , Tuổi và Bộ phận .
Bây giờ bạn có thể nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu một cách dễ dàng. Mọi đầu vào mới sẽ được thêm vào hàng trống đầu tiên sau các trường.
Chúng tôi đã làm một số. Hãy để chúng tôi chỉ cho bạn cách chúng tôi nhập một mục nhập khác.
Giả sử đây là đầu vào phải được chèn vào cơ sở dữ liệu:
StdID:1510060,
StdName:Jimmy,
Tiểu bang:Florida,
Tuổi sinh viên:23,
Bộ phận :TÔI
Vì vậy, bạn thấy việc nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu Excel là khá cơ bản.
Bước 2:Không để trống bất kỳ hàng nào
- Khi nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu, bạn không thể để trống một hàng.
Giả sử sau hàng cuối cùng, tôi đặt một số dữ liệu vào hàng thứ 2 từ nó:
StdID:1510060,
StdName:Jimmy,
Tiểu bang là Florida,
Tuổi sinh viên 23,
Phòng TÔI,
Đây là một phân tích rõ ràng về cơ sở dữ liệu này. Mặc dù có thể xảy ra trường hợp một số ô trong một hàng có thể bị trống. Giả sử điều gì đó như thế này là hợp pháp.
- Cùng một dòng, một quy tắc khác là sẽ không có cột nào hoàn toàn trống trong cơ sở dữ liệu.
Điều xảy ra ngay khi Excel gặp một hàng hoặc cột hoàn toàn trống là nó không thể đưa hàng hoặc cột đó vào cơ sở dữ liệu. Đối với Excel, cơ sở dữ liệu này hiện được chia thành hai phần, một tập hợp thông tin hoàn toàn mới và chưa được kết nối. Bất kỳ chức năng nào bạn định thực hiện, nó sẽ không thực hiện dữ liệu của bạn trên phần thông tin bị ngắt kết nối này. Ví dụ:một cái gì đó đơn giản như lọc sẽ không thành công, như bạn có thể cho biết bằng kinh nghiệm.
Bước 3:Khám phá hai điều khoản cần thiết
Điều tiếp theo bạn phải biết là mỗi hàng riêng lẻ trong cơ sở dữ liệu được gọi là Bản ghi .
Tất cả các hàng là Bản ghi . Chúng tôi đã đánh dấu một số ở đây để rõ ràng.
Hơn nữa, tất cả các cột này đều là Trường . Tiêu đề của các cột được gọi là Tên trường .
Vì vậy, StdID , StdName , Bang , Tuổi, và Bộ phận là năm Tên trường của cơ sở dữ liệu này
Bước 4:Tạo Bảng Excel
Để tạo bảng, hãy làm theo các bước bên dưới.
- Trước tiên, hãy chuyển đến Chèn và nhấp vào Bảng lệnh.
- Tiếp theo, một cửa sổ có tên Tạo bảng sẽ xuất hiện. Bây giờ, hãy chọn phạm vi ô, tức là $ B $ 4:$ F $ 10 bằng cách kéo con trỏ một cách đơn giản.
- Đừng quên chọn hộp trước khi Bảng của tôi có tiêu đề tùy chọn.
Ngay lập tức, một bảng được tạo ra. Tada !!!
Ngoài ra, bạn có thể lọc dữ liệu bằng cách sử dụng các mũi tên thả xuống xuất hiện ở các tiêu đề của mỗi cột.
Bước 5:Sử dụng Công cụ Cơ sở dữ liệu
Các công cụ cơ sở dữ liệu có thể hữu ích với việc phân tích và diễn giải dữ liệu của bạn. Bạn có thể và nên tìm hiểu thêm về công cụ cơ sở dữ liệu .
Bước 6:Mở rộng Cơ sở dữ liệu
Bây giờ mọi thứ đã bắt đầu và đang chạy, bạn có thể bắt đầu thêm nhiều trường và bản ghi hơn (bạn thấy những gì chúng tôi đã làm ở đó) vào cơ sở dữ liệu của bạn. Nó cơ bản như Bước 1 .
Bước 7:Hoàn thành Định dạng Cơ sở dữ liệu
Bước cuối cùng và cuối cùng là định dạng các cột cơ sở dữ liệu. Có rất nhiều công cụ để định dạng các ô trong cơ sở dữ liệu. Bạn có thể làm việc với Kiểu di động , bạn có thể sử dụng các kiểu trong “ Định dạng dưới dạng bảng ”Thả xuống và bạn có thể làm việc với các lệnh trong Định dạng ô hộp thoại. Bạn có thể sử dụng Tùy chỉnh Định dạng số . Tất cả các kỹ thuật này được mô tả trong các bài giảng trước của chúng tôi.
Vậy là xong! Bạn đã tạo cơ sở dữ liệu của riêng mình trong Excel (cho đến khi bạn thành thạo Access, hoặc bạn hết dung lượng và bộ xử lý Excel).
Cách tạo cơ sở dữ liệu có thể tìm kiếm trong Excel
Đôi khi, chúng ta cần tìm kiếm dữ liệu mong đợi của mình từ một nguồn dữ liệu khổng lồ. Vì lý do đó, chúng tôi có thể cần một cơ sở dữ liệu có thể tìm kiếm được từ đó chúng tôi có thể dễ dàng lấy dữ liệu của mình. Để tạo cơ sở dữ liệu có thể tìm kiếm, bạn cần làm theo một số bước đơn giản.
📌 Các bước:
- Trước hết, hãy chọn ô F5 và viết ra công thức.
Phân tích công thức:
Chức năng TÌM KIẾM → Nói chung, nó tìm kiếm một giá trị nhất định mà bạn yêu cầu.
Hàm ISNUMBER → Đây là một hàm logic trả về TRUE nếu đầu ra của TÌM KIẾM hàm là một số. Nếu không, nó sẽ trả về False .
Chức năng FILTER → Về cơ bản, nó lọc giá trị đầu ra theo tiêu chí mong muốn của bạn.
- Nhấn ENTER và sử dụng Xử lý điền công cụ.
- Sau đó, đầu ra của bạn sẽ được hiển thị giống như hình bên dưới.
- Sau đó, chọn ô C4 và đi tới Dữ liệu tab>> Công cụ dữ liệu >> Xác thực dữ liệu .
- Một hộp thoại sẽ bật ra có tên Xác thực dữ liệu . Chọn Cài đặt >> sau đó chọn Danh sách trong Cho phép >> nhập mục Đã lọc của bạn ô trong Nguồn hộp. Vì vậy, hãy đặt công thức sau vào Nguồn hộp.
- chuyển đến Cảnh báo lỗi tùy chọn.
- Trong Cảnh báo Lỗi , bỏ chọn hộp có tên Hiển thị cảnh báo lỗi sau khi nhập dữ liệu không hợp lệ .
- Nhấn OK .
- Cuối cùng, một Có thể tìm kiếm Cơ sở dữ liệu đã sẵn sàng cho bạn! Bây giờ, nếu bạn nhập “P” trong B4 ô, bạn sẽ thấy tên đầy đủ của nhân viên “Peter” tự động.
Cách tạo cơ sở dữ liệu trong Excel tự động cập nhật
Dữ liệu mà chúng tôi nhập vào cơ sở dữ liệu cần được cập nhật tự động. Đối với những điều này, chúng tôi sẽ tạo PivotTable cho Tập dữ liệu nguồn . Sau khi bật Làm mới , chúng tôi có thể tự động cập nhật dữ liệu mới được nhập vào PivotTable đã tạo trước đó của chúng tôi . Làm theo các bước để làm điều đó.
📌 Các bước:
- Trước hết, hãy chọn tất cả dữ liệu từ ô. Đi tới Chèn tab>> chọn PivotTable >> Từ Bảng / Phạm vi .
- A PivotTable sẽ được tạo ra. Từ đó, bạn có thể chọn các cột mà bạn muốn sử dụng để cập nhật.
- Cuối cùng, nhấp chuột phải vào bất kỳ ô nào, sau đó chọn Làm mới và PivotTable sẽ tự động cập nhật dữ liệu của bạn nếu bạn thay đổi nó trong trang tính chính của mình.
Ngoài ra, bạn có thể khám phá 4 phương pháp khác để cập nhật PivotTable .
Cách tạo cơ sở dữ liệu quan hệ trong Excel
A Cơ sở dữ liệu quan hệ chủ yếu xác định các mối quan hệ giữa một số trang tính khác nhau. Cơ sở dữ liệu quan hệ giúp chúng tôi nhanh chóng tìm kiếm và lấy ra một số thông tin nhất định. Nó có thể hiển thị các giá trị dữ liệu giống nhau theo một số cách.
Giả sử, chúng tôi có hai cơ sở dữ liệu, tức là Cơ sở dữ liệu1 và Cơ sở dữ liệu2 . Tập dữ liệu1 chứa Nhân viên tên có Mức lương của họ trong khi Cơ sở dữ liệu 2 bao gồm Nhân viên tên có Chỉ định của họ . Bây giờ, chúng tôi muốn tạo cơ sở dữ liệu quan hệ giữa hai cơ sở dữ liệu dựa trên Nhân viên đồng ruộng. Vui lòng làm theo các bước bên dưới để thực hiện điều đó.
📌 Các bước:
- Ban đầu, hãy chọn toàn bộ phạm vi từ Dataset2 .
- Sau đó, chuyển đến Chèn tab>> PivotTable >> Từ Bảng / Phạm vi .
- Sau đó, chuyển đến một trang tính khác có tên Dataset1 và tạo một bảng mà chúng ta đã thảo luận trước đây.
Lưu ý : Bạn có thể sử dụng phím tắt CTRL + T để tạo bảng.
- Sau đó, một PivotTable sẽ xuất hiện và bạn phải chọn trường bạn muốn tạo mối quan hệ. Ví dụ:ở đây, chúng tôi chọn Chỉ định và Mức lương các cột từ hai trang tính khác nhau.
- Sau khi chọn dữ liệu, hãy nhấp vào nút TẠO trong Tất cả trong Trường PivotTable hộp thoại.
- Cuối cùng, Cơ sở dữ liệu quan hệ của chúng tôi sẽ được tạo, như bạn có thể thấy trong hình bên dưới.
Phần thực hành
Chúng tôi đã cung cấp phần thực hành trên mỗi tờ ở phía bên phải để bạn thực hành. Hãy làm điều đó một mình.
Kết luận
Đó là tất cả về phiên của ngày hôm nay. Và đây là một số bước đơn giản về cách tạo cơ sở dữ liệu trong Excel. Vui lòng cho chúng tôi biết trong phần bình luận nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc đề xuất nào. Để hiểu rõ hơn, vui lòng tải về tài liệu thực hành. Truy cập trang web của chúng tôi Exceldemy , một nhà cung cấp giải pháp Excel một cửa, để tìm ra các loại phương pháp Excel đa dạng. Cảm ơn sự kiên nhẫn của bạn khi đọc bài viết này.