Thường khi làm việc với Excel, chúng ta cần nhập dữ liệu từ các nguồn khác nhau. Các nguồn này có thể bao gồm file Word – phần mềm phổ biến khác để lưu trữ dữ liệu hoặc tạo bảng. Vì sự tiện lợi, thường chúng ta cần nhập dữ liệu file Word vào Excel. Trong bài viết này, chúng ta sẽ học cách nhập dữ liệu từ Word sang Excel.
Bạn có thể tải sổ làm việc thực hành từ đây.
3 Phương Pháp Dễ Dàng Nhập Dữ Liệu Từ Word Sang Excel
Có một số phương pháp để nhập dữ liệu từ Word sang Excel. Phổ biến nhất là phương pháp copy-paste (sao chép - dán), được dùng rộng rãi. Phương pháp khác là dùng tùy chọn mặc định 'From Text'. Tất cả các phương pháp này được mô tả chi tiết các bước dưới đây.
1. Chỉ Nhập Một Ô
Đây là phương pháp phổ biến nhất chúng ta dùng để nhập dữ liệu từ Word sang Excel. Với phương pháp này, giả sử chúng ta có dữ liệu Word như hình bên dưới.
Vậy ở đây chúng ta chỉ cần sao chép dữ liệu này từ file Word và dán vào ô mong đợi trong Excel. Giả sử chúng ta muốn dán vào ô B4. Vậy chúng ta sẽ chọn ô B4 và chuột phải để lấy nút paste (dán). Hoặc chúng ta có thể đơn giản nhấn Ctrl+V để dán giá trị.
Theo cách này, chúng ta sẽ sao chép-dán toàn bộ tập dữ liệu và tùy chỉnh để hoàn thành bảng tính Excel như hình bên dưới.
Đọc Thêm: Cách Sao Chép Từ Word Sang Excel Vào Nhiều Ô (3 Cách)
2. Nhập Dữ Liệu Cho Nhiều Ô
Chúng ta có thể nhập toàn bộ tập dữ liệu nếu chúng ở dạng bảng hoặc được sắp xếp như bảng trong Word. Excel sẽ tự động sắp xếp chúng thành dữ liệu cột khác nhau và chúng ta sẽ nhận được dữ liệu mong đợi. Các bước với minh họa đúng bên dưới.
Các bước:
- Đầu tiên, chúng ta cần sắp xếp dữ liệu trong file Word hoặc giữ cấu trúc dữ liệu như bảng. Vậy ở đây, chúng ta sẽ giữ dữ liệu trong bảng hoặc cấu trúc giống bảng như hình bên dưới.
- Thứ hai, chọn toàn bộ bảng hoặc dữ liệu cấu trúc giống bảng trong file Word. Chuột phải và chọn copy hoặc chỉ nhấn Ctrl+C để sao chép tất cả dữ liệu cùng lúc.
- Thứ ba, chọn ô nơi chúng ta muốn bắt đầu dán dữ liệu. Trong trường hợp của chúng ta ô là B4.
- Cuối cùng, chuột phải vào ô đã chọn và nhấp vào Paste (Dán). Hoặc bạn chỉ cần nhấn Ctrl+V để làm tương tự.
Đọc Thêm: Cách Chuyển Đổi Bảng Word Sang Bảng Tính Excel (6 Phương Pháp)
Các Bài Đọc Tương Tự
- Cách Chuyển Đổi Hình Ảnh Word Sang Bảng Excel
- Chuyển Dữ Liệu Từ Trang Tính Excel Sang Trang Tính Khác Tự Động
- Cách Chuyển Đổi Word Sang Excel Nhưng Giữ Định Dạng (2 Phương Pháp Dễ Dàng)
- Nhập Dữ Liệu Từ Excel Vào Word Tự Động Sử Dụng VBA (2 Cách)
- Cách Nhập File Văn Bản Vào Excel (4 Cách Dễ Dàng)
3. Sử Dụng Tùy Chọn From Text/CSV
Khi chúng ta nhập lượng dữ liệu rất lớn, tạo cấu trúc giống bảng hoặc tạo bảng rất kém hiệu quả và có thể tiêu tốn nhiều bộ nhớ hơn bình thường. Vì vậy, để nhập lượng lớn dữ liệu, phương pháp do Excel cung cấp này là đáng tin cậy nhất.
Các bước:
- Thứ nhất chúng ta cần lưu file Word dạng file văn bản. Vậy chúng ta sẽ vào phần Save As của file Word và lưu nó dạng .txt. Chúng ta có thể làm tương tự bằng cách truy cập thuộc tính file.
- Thứ hai, chúng ta sẽ vào tab Data trong Ribbon và vào phần Get & Transform.
- Thứ ba chúng ta sẽ chọn tùy chọn From Text/CSV ở phía trên bên trái. Chúng ta cũng có thể tìm tùy chọn trong Get Data và From Files.
- Tiếp theo, hộp chọn sẽ xuất hiện. Chọn file bằng cách tìm đường dẫn của nó.
- Sau đó, việc chọn file sẽ kích hoạt cửa sổ mang tên file văn bản. Trong cửa sổ này, chúng ta có thể xem trước bảng của mình. Ở đây chúng ta cũng có thể chỉnh sửa trường và thậm chí xóa chúng bằng cách chọn tùy chọn Transform data.
- Sau đó, chúng ta sẽ nhấp vào tùy chọn Load ở dưới cùng. Điều này sẽ ngay lập tức mở trang tính mới mang tên file văn bản.
- Cuối cùng, chỉnh sửa trang tính để có giao diện bảng mong muốn.
Đọc Thêm: Nhập Dữ Liệu Vào Excel (3 Cách Phù Hợp)
Những Điều Cần Nhớ
- Nếu dữ liệu của bạn quá lớn để chứa trong một ô Excel, hãy thử gộp nhiều ô hoặc tăng kích thước ô. Chúng ta cũng có thể bật Text Wrap (Văn bản tự xuống dòng) để giữ mọi thứ trong một ô.
- Toàn bộ minh họa được thực hiện với Excel 365 nên giao diện có thể khác với các phiên bản khác.
Kết Luận
Đây là cách chúng ta chuyển đổi dữ liệu từ Word sang Excel. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn. Nếu bạn vẫn gặp khó khăn với bất kỳ phương pháp nào, hãy cho chúng tôi biết trong bình luận. Đội ngũ của chúng tôi sẵn sàng trả lời tất cả câu hỏi của bạn. Với bất kỳ vấn đề liên quan đến Excel, bạn có thể truy cập trang web Exceldemy để tìm giải pháp.
Các Bài Viết Liên Quan
- Cách Chuyển Đổi Word Sang Excel Với Cột (2 Phương Pháp)
- Nhập Dữ Liệu Vào Excel Từ File Excel Khác (2 Cách)
- Cách Nhập Dữ Liệu Từ File Văn Bản Vào Excel (3 Phương Pháp)
- Nhập Dữ Liệu Từ Trang Web An Toàn Sang Excel (Với Các Bước Nhanh)
- Cách Trích Xuất Dữ Liệu Từ Excel Sang Word (4 Cách)
- Kéo Dữ Liệu Từ Trang Khác Dựa Trên Tiêu Chí Trong Excel