Computer >> Hướng Dẫn Máy Tính >  >> Phần Mềm >> Office

In nhãn Avery từ Excel: 2 phương pháp dễ dàng, nhanh chóng, chính xác

Nhãn là những mảnh giấy nhỏ cung cấp thông tin về vật phẩm. Bài viết này mô tả cách in nhãn Avery từ Excel.

Bạn có thể tải file thực hành từ link dưới.

2 Phương pháp in nhãn Avery từ Excel

Microsoft Excel làm cho in nhãn trở nên đơn giản. Thực tế, tôi đã bỏ qua chi tiết về nhãn mà bạn có thể tự khám phá. Ở đây, phương pháp 1 dùng Word, phương pháp 2 in nhãn không cần Word.

Không dài dòng nữa, hãy xem cách in nhãn.

1. In nhãn Avery dùng Word từ Excel

Có thể in nhãn Avery dùng Excel và Word. Xem quy trình từng bước.

Xét tập dữ liệu ở ô B4:F14. Các cột hiển thị Tên công ty, Địa chỉ, Thành phố, Bang/Tỉnh, và Mã bưu chính của từng người nhận.

In nhãn Avery từ Excel: 2 phương pháp dễ dàng, nhanh chóng, chính xác

Bước 01: Xác định bảng người nhận

  • Chọn ô B4:F14 > tab Formulas > Define Name.
  • Hộp thoại hiện ra, đặt tên phù hợp, ví dụ Company_Name.

In nhãn Avery từ Excel: 2 phương pháp dễ dàng, nhanh chóng, chính xác

Lưu ý: Đảm bảo không có khoảng trắng giữa các từ. Có thể dùng gạch dưới để tách từ.

Bước 02: Tạo nhãn Avery trong Word

  • Mở tài liệu Word trống. Vào tab Mailings.
  • Chọn Start Mail Merge > Labels.

In nhãn Avery từ Excel: 2 phương pháp dễ dàng, nhanh chóng, chính xác

  • Chọn tùy chọn như hình dưới, click OK để đóng hộp thoại.

In nhãn Avery từ Excel: 2 phương pháp dễ dàng, nhanh chóng, chính xác

  • Chọn Design > Page Borders.
  • Hộp thoại Wizard hiện ra, chọn Borders > Grid.

In nhãn Avery từ Excel: 2 phương pháp dễ dàng, nhanh chóng, chính xác

Lưới được tạo trên tài liệu trống.

In nhãn Avery từ Excel: 2 phương pháp dễ dàng, nhanh chóng, chính xác

Bước 03: Nhập danh sách người nhận từ Excel vào Word

  • Vào Mailings, lần này chọn Select Recipients > Use an Existing List.

In nhãn Avery từ Excel: 2 phương pháp dễ dàng, nhanh chóng, chính xác

  • Chọn file Excel nguồn, ở đây là Print Avery Labels.

In nhãn Avery từ Excel: 2 phương pháp dễ dàng, nhanh chóng, chính xác

  • Chọn tên bảng Company_Name từ danh sách.

In nhãn Avery từ Excel: 2 phương pháp dễ dàng, nhanh chóng, chính xác

Đã thiết lập kết nối giữa trang tính Excel và tài liệu Word.

In nhãn Avery từ Excel: 2 phương pháp dễ dàng, nhanh chóng, chính xác

Bước 04: Chèn trường (Fields) trong Word

  • Vào Mailings > Address Block, chọn tùy chọn Match Fields từ hộp thoại.

In nhãn Avery từ Excel: 2 phương pháp dễ dàng, nhanh chóng, chính xác

Rõ ràng, tiêu đề cột từ trang tính tự động khớp với các trường tương ứng.

  • Click OK đóng hộp thoại.

In nhãn Avery từ Excel: 2 phương pháp dễ dàng, nhanh chóng, chính xác

Xem trước nhãn để sửa lỗi trước khi tiếp tục.

In nhãn Avery từ Excel: 2 phương pháp dễ dàng, nhanh chóng, chính xác

  • Click Update Labels ở tab Mailings.

In nhãn Avery từ Excel: 2 phương pháp dễ dàng, nhanh chóng, chính xác

Tất cả nhãn chuyển thành AddressBlock.

In nhãn Avery từ Excel: 2 phương pháp dễ dàng, nhanh chóng, chính xác

Bước 05: Hoàn tất quá trình hợp nhất (Merge)

  • Vào Mailings > Finish & Merge > Edit Individual Documents.

In nhãn Avery từ Excel: 2 phương pháp dễ dàng, nhanh chóng, chính xác

  • Hộp thoại hiện ra, tích chọn như hình, click OK.

In nhãn Avery từ Excel: 2 phương pháp dễ dàng, nhanh chóng, chính xác

Tất cả nhãn xuất hiện trong tài liệu Word.

In nhãn Avery từ Excel: 2 phương pháp dễ dàng, nhanh chóng, chính xác

  • Nhấn CTRL + P mở tùy chọn in trong Word.

In nhãn Avery từ Excel: 2 phương pháp dễ dàng, nhanh chóng, chính xác

Xem trước nhãn từ cửa sổ preview.

In nhãn Avery từ Excel: 2 phương pháp dễ dàng, nhanh chóng, chính xác

Xem thêm: Cách tạo nhãn trong Word từ danh sách Excel (Hướng dẫn từng bước)

Bài đọc tương tự

  • Cách tạo nhãn thư từ trong Excel (Các bước dễ dàng)
  • Cách Mail Merge nhãn từ Excel sang Word (Các bước dễ dàng)

2. In nhãn Avery đơn lẻ không dùng Word từ Excel

Nếu dữ liệu chỉ có một cột, có thể in nhãn không cần Word. Quy trình đơn giản, hãy làm theo.

Giả sử tập dữ liệu ở ô B4:B13 chỉ có một cột Địa chỉ (Address).

In nhãn Avery từ Excel: 2 phương pháp dễ dàng, nhanh chóng, chính xác

Bước 01: Tạo bản sao tập dữ liệu

  • Sao chép tập dữ liệu, dán vào trang tính mới.

Lưu ý: Phải dán dữ liệu vào cột đầu tiên từ ô A1 và xóa tiêu đề cột.

In nhãn Avery từ Excel: 2 phương pháp dễ dàng, nhanh chóng, chính xác

Bước 02: Chèn mã VBA

  • Vào Developer > Visual Basic.

In nhãn Avery từ Excel: 2 phương pháp dễ dàng, nhanh chóng, chính xác

  • Chèn Module nơi bạn sẽ dán mã VBA.

In nhãn Avery từ Excel: 2 phương pháp dễ dàng, nhanh chóng, chính xácĐể tiện tham khảo, copy và dán mã từ đây.

Sub Makelabels() Application.Run "EnterColumn" Cells.Select Selection.RowHeight = 75.75 Selection.ColumnWidth = 34.14 With Selection .HorizontalAlignment = xlCenter .VerticalAlignment = xlBottom .WrapText = False .Orientation = 0 .AddIndent = False .IndentLevel = 0 .ShrinkToFit = False .ReadingOrder = xlContext .MergeCells = False End With With Selection .HorizontalAlignment = xlCenter .VerticalAlignment = xlCenter .WrapText = False .Orientation = 0 .AddIndent = False .IndentLevel = 0 .ShrinkToFit = False .ReadingOrder = xlContext .MergeCells = False End With End Sub Sub EnterColumn() Dim reference As Range Dim item As Long Dim data As Long Set reference = Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp) data = 1 On Error Resume Next incolno = InputBox("Enter Number of Columns Desired") For item = 1 To reference.Row Step incolno Cells(data, "A").Resize(1, incolno).Value = _ Application.Transpose(Cells(item, "A").Resize(incolno, 1)) data = data + 1 Next Range(Cells(data, "A"), Cells(reference.Row, "A")).ClearContents End Sub

In nhãn Avery từ Excel: 2 phương pháp dễ dàng, nhanh chóng, chính xác

Giải thích mã:

Giải thích mã VBA tạo nhãn. Mã chia thành hai phần.

Phần 1: Giải thích sub-routine EnterColumn()

Giải thích mã VBA dưới đây.

  • 1- Đặt tên sub-routine, khai báo biến.
  • 2- Đếm số hàng, tạo InputBox nhận đầu vào người dùng.
  • 3- Vòng lặp For chạy số lần theo InputBox.
  • 4- Transpose cột thành hàng, Resize ô, xóa nội dung thừa.

In nhãn Avery từ Excel: 2 phương pháp dễ dàng, nhanh chóng, chính xác

Phần 2: Mô tả sub-routine Makelabels()

Tương tự, giải thích mã VBA dưới đây.

  • 1- Đặt tên sub-routine.
  • 2- Thực thi sub-routine.
  • 3- Định dạng ô dùng thuộc tính Cells.

In nhãn Avery từ Excel: 2 phương pháp dễ dàng, nhanh chóng, chính xác

Bước 03: Chạy mã VBA tạo nhãn

  • Nhấn F5 chạy sub-routine Makelabels().
  • Hộp thoại nhập số cột.

In nhãn Avery từ Excel: 2 phương pháp dễ dàng, nhanh chóng, chính xác

Có thể thêm viền bằng tùy chọn All Borders tab Home.

In nhãn Avery từ Excel: 2 phương pháp dễ dàng, nhanh chóng, chính xác

Bước 04: In nhãn từ Excel

  • Vào tab Page Layout click mũi tên Page Setup góc.
  • Chọn tab Margins điều chỉnh lề trang như hình.

In nhãn Avery từ Excel: 2 phương pháp dễ dàng, nhanh chóng, chính xác

  • Dùng CTRL + P mở menu Print.
  • Click dropdown No Scaling chọn Fit All Columns on One Page.

In nhãn Avery từ Excel: 2 phương pháp dễ dàng, nhanh chóng, chính xác

Sẵn sàng in nhãn. Có thể xem trước in như ảnh dưới.

In nhãn Avery từ Excel: 2 phương pháp dễ dàng, nhanh chóng, chính xác

Xem thêm: Cách tạo nhãn không dùng Word trong Excel (Hướng dẫn từng bước)

Lưu ý

  • Thứ nhất, phương pháp 2 chỉ áp dụng nếu tập dữ liệu chỉ có một cột.
  • Thứ hai, định dạng tiêu đề cột để nổi bật hơn dữ liệu.
  • Thứ ba, đảm bảo không có ô trống để tránh kết quả bất ngờ.

Kết luận

Tóm lại, hy vọng bài viết giúp bạn hiểu cách in nhãn Avery từ Excel. Nếu có thắc mắc, hãy bình luận. Muốn đọc thêm bài tương tự, truy cập ExcelDemy.

Bài viết liên quan

  • Cách in nhãn địa chỉ trong Excel (2 cách nhanh)
  • Cách chuyển Excel sang nhãn Word (Các bước dễ dàng)
  • Cách gộp file Excel vào nhãn thư từ (Các bước dễ dàng)