Trong bài viết này, bạn sẽ học cách định dạng bảng tính Excel để in ấn. Tôi chắc chắn những mẹo này sẽ giúp bạn in dữ liệu chuyên nghiệp hơn. Bạn có thể in các trang tính và sổ làm việc chỉ trong nháy mắt nhờ các tùy chọn in ấn. Vì vậy, hôm nay, trong bài đăng này, tôi sẽ chỉ cho bạn 13 mẹo tuyệt vời nhất giúp bạn in dữ liệu mà không gặp rắc rối.
13 Mẹo Định Dạng Excel Để In Ấn
Ở đây, tôi có một tập dữ liệu chứa tên một số loại trái cây làm Sản Phẩm và giá trị Doanh Thu của 4 tháng (Tháng Một đến Tháng Tư). Bây giờ, tôi sẽ chỉ cho bạn cách định dạng Excel để in ấn bằng tập dữ liệu này.
Làm theo các mẹo dưới đây, bạn có thể dễ dàng định dạng bảng tính Excel để in ấn.
1. Định Dạng Hướng Trang Để In Ấn Trong Excel
Khi định dạng Excel để in ấn, bạn phải chọn hướng của trang. Làm theo các bước dưới đây để định dạng hướng trong bảng tính Excel của bạn.
Các bước:
- Đầu tiên, vào tab Page Layout >> nhấp vào nút Page Setup.
- Bây giờ, hộp Page Setup sẽ mở ra.
- Sau đó, chọn Orientation theo ý thích. Ở đây, tôi sẽ chọn Portrait (Dọc).
- Sau đó, để xem trước bản in, nhấp vào Print Preview.
- Bây giờ, bạn sẽ thấy bản xem trước của bản in.
- Cuối cùng, nhấp vào OK.
2. Chọn Kích Thước Giấy Để In Ấn
Bây giờ, tôi sẽ chỉ cho bạn cách chọn kích thước giấy để in ấn trong Excel. Làm theo các bước dưới đây để in bảng tính Excel của bạn.
Các bước:
- Ban đầu, mở hộp Page Setup theo các bước như Mẹo 1.
- Sau đó, chọn bất kỳ Paper size nào bạn muốn. Ở đây, tôi chọn A4 làm Paper size.
- Cuối cùng, nhấp vào OK.
3. Chọn Máy In Để In Ấn Trong Excel
Bạn cũng cần chọn tùy chọn máy in để in ấn trong Excel. Các bước chọn máy in được đưa ra dưới đây.
Các bước:
- Đầu tiên, vào tab File.
- Sau đó, vào tùy chọn Print.
- Tiếp theo, chọn bất kỳ Printer nào bạn muốn. Ở đây, tôi chọn tùy chọn Microsoft Print to PDF.
4. Chọn Khu Vực In Để In Ấn Trong Excel
Tiếp theo, tôi sẽ chỉ cho bạn cách chọn khu vực in để in ấn trong Excel. Làm theo các bước dưới đây để in bảng tính Excel của bạn.
Các bước:
- Ban đầu, vào tab File.
- Sau đó, vào tùy chọn Print.
- Tiếp theo, chọn Print Active Sheets nếu bạn muốn in Active Sheets từ tùy chọn Settings. Ngược lại, chọn Print Entire Workbook nếu bạn muốn in Toàn Bộ Sổ Làm Việc.
- Ngoài ra, bạn cũng có thể in một lựa chọn cụ thể từ trang tính trong Excel.
- Đầu tiên, chọn phạm vi ưa thích. Ở đây, tôi chọn phạm vi ô B2:F12.
- Sau đó, vào tab Page Layout >> nhấp vào Print Area >> chọn Set Print Area.
- Bây giờ, đầu ra sẽ trông như hình ảnh bên dưới.
5. Định Dạng Tiêu Đề In Để In Ấn
Đây là một trong những tùy chọn in ấn hữu ích nhất trong Excel.
Giả sử bạn có một hàng tiêu đề trong dữ liệu và bạn muốn in hàng tiêu đề đó trên mọi trang bạn in.
Bạn có thể làm được điều này với tùy chọn Print Titles. Dưới đây là các bước.
Các bước:
- Ban đầu, vào tab Page Layout >> nhấp vào Print Titles.
- Một hộp thoại của Page Setup sẽ xuất hiện.
- Sau đó, từ tab Sheet của hộp Page Setup, chỉ định các điều sau.
Print Area: Chọn toàn bộ dữ liệu bạn muốn in. Ở đây, tôi chọn phạm vi ô B2:F12.
Rows to repeat at top: Hàng tiêu đề bạn muốn lặp lại trên mọi trang. Ở đây, tôi chọn Hàng 4.
Columns to repeat at left: Cột bạn muốn lặp lại ở bên trái của mọi trang nếu có.
- Cuối cùng, nhấp vào OK.
- Bây giờ, khi bạn in dữ liệu, hàng tiêu đề và cột bên trái sẽ được in trên mọi trang.
6. Chọn Thứ Tự Trang Để In Ấn Trong Excel
Tùy chọn Page Order hữu ích khi bạn có số lượng lớn trang cần in. Việc sử dụng tùy chọn Page Order khá đơn giản. Bạn có thể chỉ định thứ tự trang khi in ấn. Dưới đây là các bước.
Các bước:
- Ban đầu, mở hộp Page Setup theo các bước như Mẹo 1.
- Sau đó, vào tab Sheet.
- Bây giờ, bạn có hai tùy chọn:
- Tùy chọn đầu tiên (Down, then over) nếu bạn muốn in các trang theo thứ tự dọc.
- Tùy chọn thứ hai (Over, then down) nếu bạn muốn in các trang theo thứ tự ngang.
Như tôi đã nói, tùy chọn page order rất hữu ích khi bạn có số lượng lớn trang cần in, bạn có thể quyết định muốn dùng thứ tự trang nào. Ở đây, tôi đã chọn tùy chọn Down, then over.
- Cuối cùng, nhấp vào OK.
7. In Chú Thích (Comments) Để In Ấn
Bạn có thể in chú thích của mình một cách thông minh.
Đôi khi khi bạn có chú thích trong trang tính, việc in những chú thích đó theo cùng cách thức là khó khăn. Vì vậy, lựa chọn tốt hơn là in tất cả các chú thích đó ở cuối các trang.
Bạn hoàn toàn có thể làm được điều này. Dưới đây là các bước.
Các bước:
- Đầu tiên, mở hộp Page Setup theo các bước như Mẹo 1.
- Sau đó, vào tab Sheet.
- Tiếp theo, trong phần Print, chọn At the end of the sheet sử dụng menu thả xuống comment.
- Cuối cùng, nhấp OK.
- Bây giờ, tất cả chú thích sẽ được in ở cuối trang tính. Đúng như định dạng bên dưới.
8. Sử Dụng "Fit to" Từ Scaling Để In Ấn Trong Excel
Đây cũng là một giải pháp nhanh để in dữ liệu trong Excel.
Tôi chắc bạn đã gặp vấn đề này trong Excel: đôi khi khó in dữ liệu của bạn trên một trang duy nhất.
Lúc đó, bạn có thể dùng tùy chọn Scale To Fit để điều chỉnh toàn bộ dữ liệu vào một trang duy nhất. Chỉ cần làm theo các bước này.
Các bước:
- Đầu tiên, mở hộp Page Setup theo các bước như Mẹo 1.
- Sau đó, từ đây bạn có thể dùng hai tùy chọn.
- Thứ nhất, điều chỉnh bằng % of normal size.
- Thứ hai, chỉ định số trang mà bạn muốn điều chỉnh toàn bộ dữ liệu bằng chiều rộng & chiều dài.
- Ở đây, tôi đã nhập 100% làm kích thước bình thường.
- Sau đó, tôi nhập 1 vào hộp Fit to.
- Cuối cùng, nhấp vào OK.
- Bây giờ, bản xem trước sẽ trông như hình ảnh bên dưới.
Việc sử dụng tùy chọn này có thể nhanh chóng điều chỉnh dữ liệu của bạn cho các trang bạn đã chỉ định. Nhưng, một điều bạn cần lưu ý là bạn chỉ có thể điều chỉnh dữ liệu đến một giới hạn nhất định.
9. Sử Dụng Header/Footer Tùy Chỉnh Để In Ấn
Bạn có thể áp dụng nhiều điều hay ho với Custom Header/Footer.
Thông thường, chúng ta đều dùng số trang trong header và footer. Nhưng với tùy chọn Custom, bạn có thể dùng thêm nhiều thứ hữu ích khác.
Dưới đây là các bước.
Các bước:
- Đầu tiên, mở hộp Page Setup theo các bước như Mẹo 1.
- Sau đó, vào tab Header/Footer.
- Tiếp theo, nhấp vào nút Custom Header/ Footer. Ở đây, tôi sẽ nhấp vào nút Custom Header.
- Sau đó, bạn có thể chọn căn chỉnh cho header/footer của mình.
- Và sau đây là các tùy chọn bạn có thể dùng.
- Page Number (Số trang)
- Page Number with total pages (Số trang kèm tổng số trang)
- Date (Ngày)
- Time (Giờ)
- File Path (Đường dẫn tệp)
- File Name (Tên tệp)
- Sheet Name (Tên trang tính)
- Image (Hình ảnh)
- Bây giờ, chèn văn bản "Cách Định Dạng Excel Để In Ấn" vào phần Center (Giữa).
- Sau đó, nhấp OK.
- Tiếp theo, nhấp vào nút Custom Footer.
- Bây giờ, hộp Footer sẽ xuất hiện.
- Sau đó, chọn phần bạn muốn đặt để thêm Page number (Số trang).
- Ở đây, tôi chọn phần Center (Giữa) và sau đó nhấp vào biểu tượng Page Number.
- Sau đó, nhấp OK.
- Tiếp theo, để xem trước trang in, nhấp vào Print Preview.
- Sau đó, bạn sẽ thấy Header và Footer được thêm vào trang như bên dưới.
- Cuối cùng, nhấp OK.
10. Căn Giữa Dữ Liệu Trên Trang Để In Ấn Trong Excel
Tùy chọn này hữu ích khi bạn có ít dữ liệu trên một trang.
Giả sử bạn chỉ có dữ liệu phạm vi ô B2:D12 để in trên một trang. Vì vậy, bạn có thể căn chỉnh chúng vào giữa của trang khi in ấn.
Đây là các bước.
Các bước:
- Ban đầu, mở hộp Page Setup theo các bước như Mẹo 1.
- Sau đó, vào tab Margins.
- Bây giờ, trong "Center on Page" bạn có hai tùy chọn để chọn.
- Horizontally (Ngang): Sẽ căn dữ liệu vào giữa trang theo chiều ngang.
- Vertically: (Dọc) Sẽ căn dữ liệu vào giữa trang theo chiều dọc.
- Tiếp theo, bật cả hai tùy chọn.
- Cuối cùng, nhấp OK.
- Bây giờ, trang sẽ trông như hình ảnh cho bên dưới.
Bạn có thể dùng tùy chọn này mỗi khi in trang vì nó giúp căn chỉnh dữ liệu đúng cách.
11. Sử Dụng Lề Tùy Chỉnh Để Định Dạng Bảng Tính Excel Cho In Ấn
Bây giờ, chúng ta sẽ chỉ cho bạn cách dùng Custom Margins để định dạng bảng tính Excel cho in ấn.
Và, đây là các bước để dễ dàng điều chỉnh lề.
Các bước:
- Đầu tiên, vào tab File.
- Sau đó, vào tùy chọn Print, và bạn sẽ nhận được xem trước in ngay lập tức.
- Sau đó, từ góc dưới bên phải của cửa sổ, nhấp vào nút Show Margins.
- Bây giờ, nó sẽ hiển thị tất cả lề đã áp dụng.
- Cuối cùng, bạn có thể thay đổi chúng chỉ bằng kéo thả.
12. Thay Đổi Giá Trị Lỗi Ô Để In Ấn Trong Excel
Tùy chọn này khá tuyệt vời.
Vấn đề là bạn có thể thay thế tất cả các giá trị lỗi khi in ấn bằng một giá trị cụ thể khác. Thực tế, bạn chỉ có ba giá trị khác để dùng làm thay thế.
Ở đây, chúng ta có tập dữ liệu chứa Tên, Ngày Làm Việc, Lương, và Lương/Ngày của một số nhân viên. Nhưng ở ô E8 hiển thị lỗi #DIV/0!. Bây giờ, tôi sẽ chỉ cách thay thế giá trị lỗi này khi in ấn bằng một giá trị cụ thể khác trong Excel.
Dưới đây là các bước.
Các bước:
- Ban đầu, mở hộp Page Setup theo các bước như Mẹo 1.
- Sau đó, vào tab Sheet.
- Tiếp theo, chọn một giá trị thay thế từ menu thả xuống Cell error as.
- Bạn có ba tùy chọn để dùng làm thay thế.
- Blank (Trống)
- Double minus sign (Dấu trừ kép).
- #N/A Error cho tất cả các lỗi.
- Ở đây, tôi sẽ chọn <blank>.
- Cuối cùng, sau khi chọn giá trị thay thế, nhấp OK.
- Bây giờ, xem trước sẽ trông như hình ảnh cho bên dưới.
13. Bắt Đầu Số Trang Với Số Tùy Chỉnh Để In Ấn Trong Excel
Tùy chọn này cơ bản.
Giả sử bạn đang in một báo cáo và muốn bắt đầu số trang từ một số tùy chỉnh (5). Bạn có thể chỉ định số đó và các trang còn lại sẽ tuân theo chuỗi đó.
Dưới đây là các bước.
Các bước:
- Ban đầu, mở hộp Page Setup theo các bước như Mẹo 1.
- Sau đó, trong ô nhập "First page Number", nhập số mà bạn muốn bắt đầu số trang. Ở đây, tôi sẽ chèn 5 vào ô.
- Cuối cùng, nhấp OK.
- Bây giờ, bản xem trước sẽ như hình ảnh cho bên dưới.
Lưu Ý Quan Trọng: Tùy chọn này chỉ hoạt động nếu bạn đã áp dụng header/footer trong trang tính của mình.
Kết Luận
Vậy, trong bài viết này, bạn đã tìm thấy 13 mẹo để định dạng một bảng tính Excel để in ấn. Hãy dùng bất kỳ cách nào trong số này để đạt kết quả. Hy vọng bạn thấy bài viết hữu ích và đầy đủ thông tin. Đừng ngần ngại bình luận nếu có điều gì khó hiểu. Cho chúng tôi biết các cách tiếp cận khác mà chúng tôi có thể đã bỏ lỡ. Và ghé thăm ExcelDemy để có thêm nhiều bài viết như thế này. Cảm ơn bạn!