Trong bài viết này, bạn sẽ học cách định dạng một Excel bảng tính để in . Tôi chắc chắn rằng những mẹo này sẽ giúp in dữ liệu của bạn chuyên nghiệp hơn. Bạn có thể in trang tính và sổ làm việc của mình trong nháy mắt chỉ bằng cách sử dụng một số tùy chọn in . Vì vậy, hôm nay, trong bài đăng này, tôi sẽ chỉ cho bạn 13 mẹo tuyệt vời nhất điều này có thể giúp bạn in dữ liệu của mình mà không phải đau đầu.
13 Mẹo để Định dạng Excel thành In
Ở đây, tôi có một tập dữ liệu chứa một số tên của trái cây dưới dạng Sản phẩm và Bán hàng của họ giá trị của 4 tháng ( Tháng 1 đến tháng 4 ). Bây giờ, tôi sẽ chỉ cho bạn cách bạn có thể định dạng Excel để in sử dụng tập dữ liệu này.
Làm theo các mẹo được cung cấp bên dưới, bạn có thể dễ dàng định dạng bảng tính Excel của bạn để in .
1. Định hướng định dạng để in trong Excel
Trong khi định dạng Excel để in bạn phải chọn hướng của trang. Làm theo các bước được cung cấp bên dưới để định hướng định dạng trong bảng tính Excel của bạn.
Các bước:
- Trước tiên, hãy chuyển đến tab Bố cục Trang >> nhấp vào Thiết lập trang nút.
- Bây giờ, Thiết lập trang hộp sẽ mở ra.
- Sau đó, chọn Định hướng sở thích của bạn. Ở đây, tôi sẽ chọn Chân dung .
- Sau đó, để xem trước phiên bản in nhấp vào Xem trước khi in .
- Bây giờ, bạn sẽ thấy bản xem trước phiên bản của bản in.
- Cuối cùng, nhấp vào OK .
2. Chọn khổ giấy để in
Bây giờ, tôi sẽ chỉ cho bạn cách chọn khổ giấy để in trong Excel. Thực hiện các bước được cung cấp bên dưới để in bảng tính Excel của bạn.
Các bước:
- Lúc đầu, hãy mở Thiết lập trang theo các bước được hiển thị trong Method1 .
- Sau đó, chọn bất kỳ Khổ giấy nào của sự lựa chọn của bạn. Ở đây, tôi sẽ chọn A4 dưới dạng Khổ giấy .
- Cuối cùng, nhấp vào OK .
3. Chọn Máy in để In trong Excel
Bạn cũng cần phải chọn một máy in tùy chọn để in trong Excel. Các bước để chọn một máy in được đưa ra bên dưới.
Các bước:
- Trước tiên, hãy chuyển đến tab Tệp .
- Sau đó, chuyển đến In tùy chọn.
- Sau đó, chọn bất kỳ Máy in nào của sự lựa chọn của bạn. Tại đây, tôi sẽ chọn Microsoft Print to PDF tùy chọn.
4. Chọn vùng in để in trong Excel
Tiếp theo, tôi sẽ chỉ cho bạn cách chọn khu vực in để in trong Excel. Thực hiện các bước được cung cấp bên dưới để in bảng tính Excel của bạn.
Các bước:
- Lúc đầu, hãy chuyển đến tab Tệp .
- Sau đó, chuyển đến In tùy chọn.
- Sau đó, chọn In Trang tính Hoạt động nếu bạn muốn in Trang tính đang hoạt động từ Cài đặt quyền mua. Mặt khác, chọn In toàn bộ sổ làm việc nếu bạn muốn in Toàn bộ Sổ làm việc .
- Ngoài ra, bạn cũng có thể in một lựa chọn cụ thể từ trang tính trong Excel.
- Trước hết, hãy chọn phạm vi ưa thích của bạn. Ở đây, tôi sẽ chọn Phạm vi ô B2:F12 .
- Sau đó, chuyển đến tab Bố cục Trang >> nhấp vào Khu vực in >> chọn Đặt vùng in .
- Bây giờ, đầu ra sẽ giống như hình dưới đây.
5. Định dạng Tiêu đề In để In
Đây là một trong những tùy chọn in hữu ích nhất trong Excel.
Giả sử bạn có hàng tiêu đề trong dữ liệu của bạn và bạn muốn in hàng tiêu đề đó trên mọi trang bạn in .
Bạn có thể làm điều đó với Tiêu đề in quyền mua. Đây là các bước.
Các bước:
- Ban đầu, hãy chuyển đến Bố cục Trang Tab>> nhấp vào Tiêu đề in .
- Một hộp thoại trong số Thiết lập trang sẽ xuất hiện.
- Sau đó, từ Trang tính tab of the Page Setup box, specify the following things.
Print Area: Select the entire data which you want to print . Here, I will select Cell range B2:F12 .
Rows to repeat at the top: Heading row(s) which you want to repeat on every page . Here, I will select Row 4 .
Columns to repeat at the left:Column(s) which you want to repeat at the left side of every page if you have any.
- Finally, click on OK .
- Now, when you print your data , the heading row and left column will be printed on every page.
6. Selecting Page Order to Print in Excel
The Page Order option is useful when you have a large number of pages to print . Using the Page Order option is quite simple. You can specify the page order while printing . Đây là các bước.
Các bước:
- In the beginning, open the Page Setup box following the steps shown in Method1 .
- Then, go to the Sheet tab .
- Now, here, you have two options:
- The first option (Down, then over ) is if you want to print your pages using vertical order.
- The Second option (Over, then down ) is if you want to print your pages using horizontal order.
As I said it’s quite useful to use the page order option when you have a large number of pages to print , you can decide which page order you want to use. Here, I have selected the Down, then over tùy chọn.
- Finally, click on OK .
7. Printing Comments to Print
You can print your comments in a smart way.
Sometimes when you have comments in your worksheet, it’s hard to print those comments in the same manner they have. So, the better option is to print all those comments at the end of the pages .
Yes, you can do this. Đây là các bước.
Các bước:
- Firstly, open the Page Setup box following the steps shown in Method1 .
- Then, go to the Sheet tab .
- After that, in the Print section, select At the end of the sheet using the comment dropdown.
- Finally, click OK .
- Now, all the comments will be printed at the end of the sheet . Just like the below format.
8. Using “Fit to” from Scaling to Print in Excel
This is also a quick fix to print data in excel.
I’m sure you have faced this problem in excel that sometimes it’s hard to print your data on a single page .
At that point, you can use the Scale To Fit option to adjust your entire data into a single page . Just follow these steps.
Các bước:
- Firstly, open the Page Setup box following the steps shown in Method1 .
- Then, from here you can use two options.
- First, adjust using % of normal size .
- Second, specify the number of pages in which you want to adjust your entire data using width &length .
- Here, I have inserted 100% as normal size .
- After that, I inserted 1 in the Fit to hộp.
- Finally, click on OK .
- Now, the preview will look like the image below.
Using this option can quickly adjust your data to the pages you have specified . But, one thing you have to take care of is that you can only adjust your data up to a certain limit .
9. Using Custom Header/Footer to Print
You can apply a number of decent things with Custom Header/Footer .
Well, normally we all use page numbers in the header and footer . But with a Custom option , you can use some other useful things as well.
Đây là các bước.
Các bước:
- Firstly, open the Page Setup box following the steps shown in Method1 .
- Then, go to the Header/Footer tab .
- After that, click on the Custom Header/ Footer cái nút. Here, I will click on the Custom Header Button.
- Then, here you can select the alignment of your header/footer.
- And following are options you can use.
- Page Number
- Page Number with total pages.
- Date
- Time
- File Path
- File Name
- Sheet Name
- Image
- Now, insert the text “How to Format Excel to Print” in the Center phần.
- Afterward, click OK .
- Then, click on the Custom Footer Button.
- Now, the Footer hộp sẽ xuất hiện.
- After that, select the section of your choice to place to add the Page number.
- Here, I selected the Center section and then clicked on the Page Number biểu tượng.
- Sau đó, nhấp vào OK .
- Next, to preview the printed page, click on Print Preview .
- Then, you will find the Header and Footer added to the page like below.
- Finally, click OK .
10. Centering Data on Page to Print in Excel
This option is useful when you have less data on a single page .
Let’s say you just have data Cell range B2:D12 to print on a page . So you can align them into the center of the page while printing .
These are the steps.
Các bước:
- In the beginning, open the Page Setup box following the steps shown in Method1 .
- Then, go to the Margins tab .
- Now, In “Center on Page” you have two options to select.
- Horizontally :It will align your data into the center of the page.
- Vertically: This will align your data into the middle of the page.
- Next, turn on both options.
- Finally, click OK .
- Now, the page will look like the image given below.
You can use this option every time when you are printing your pages as it will help to align your data in a correct way.
11. Using Custom Margins to Format Excel Spreadsheet to Print
Now, we will show you how to use Custom Margins to format Excel spreadsheets to print.
And, here are the steps to easily adjust margins .
Các bước:
- Firstly, go to the File tab .
- Then, go to the Print option, and you’ll get an instant print preview .
- After that, from the bottom right slide of the window, click on the Show Margins nút.
- Now, it will show all the margins applied.
- Finally, you can change them by just drag and drop .
12. Changing Cell Error Values to Print in Excel
This option is pretty awesome.
The thing is, you can replace all the error values while printing with another specific value . Well, you have only three other values to use as a replacement .
Here, we have a dataset containing the Name , Working Days , Salary, and Salary per Day of some employees. But, in Cell E8 it shows a #DIV/0! Error . Now, I will show how to replace this error value while printing with another specific value trong Excel.
Đây là các bước.
Các bước:
- In the beginning, open the Page Setup box following the steps shown in Method1 .
- Then, go to the Sheet tab .
- After that, select a replacement value from the Cell error as a dropdown.
- You have three options to use as a replacement.
- Blank
- Double minus sign .
- #N/A Error for all the errors.
- Here, I will select
. - Finally, after selecting the replacement value click OK .
- Now, the preview will look like the image given below.
13. Starting Page Number with a Custom Number to Print in Excel
This option is basic.
Let’s say you are printing a report and you want to start the page number from a custom number (5) . You can specify that number and the rest of the pages will follow that sequence .
Đây là các bước.
Các bước:
- In the beginning, open the Page Setup box following the steps shown in Method1 .
- Then, in the input box “First page Number” , enter the number from where you want to start your page numbers . Here, I will insert 5 trong hộp.
- Finally, click OK .
- Now, the preview will be like the image given below.
Important Note: This option will only work if you have applied the header/footer in your worksheet.
Kết luận
So, in this article, you will find 13 tips to format an Excel spreadsheet to print . Use any of these ways to accomplish the result in this regard. Hope you find this article helpful and informative. Feel free to comment if something seems difficult to understand. Let us know any other approaches which we might have missed here. Và, hãy truy cập ExcelDemy cho nhiều bài báo như thế này. Xin cảm ơn!