Excel trong Office 365 là một ứng dụng rất linh hoạt. Các tính năng tích hợp của Excel khiến nó trở thành khối xây dựng cho nhiều dự án. Dù không thể dự đoán hay tránh khỏi tất cả thảm họa, phản ứng của chúng ta có thể tạo ra sự khác biệt lớn. Phản ứng với thảm họa gắn liền với kế hoạch và sự chuẩn bị. Một công cụ quan trọng trong sự chuẩn bị cho thảm họa là Bản đồ mặt bằng (Floor Plan) hiển thị đường thoát hiểm và số điện thoại khẩn cấp. Microsoft Office 365 Excel có thể giúp gia đình hoặc nơi làm việc của bạn chuẩn bị cho mọi tình huống. Excel có các tính năng cho phép bất kỳ ai có kỹ năng cơ bản cũng có thể tạo Bản đồ mặt bằng hiển thị đường thoát hiểm.
Excel Office 365 cũng có thể dùng để vẽ bản đồ mặt bằng cho việc sắp xếp phòng, bố trí chỗ ngồi, và nhiều hơn nữa. Với tính năng tính toán tích hợp, bạn có thể hiển thị bản đồ mặt bằng và thực hiện tính toán nếu bản đồ dành cho bố trí chỗ ngồi.
Cách tạo Bản đồ mặt bằng bằng Excel
Tạo bản đồ mặt bằng với Office 365 Excel yêu cầu các bước sau:
- Nhớ hoặc lấy bản kế hoạch khu vực
- Làm bản thảo sơ bộ trên giấy
- Dùng chuột thay vì touchpad
- Nhớ vị trí tất cả cửa ra vào, cầu thang
- Chuyển từ giấy sang Microsoft Office 365 Excel.
Hãy xem cách tạo Bản đồ mặt bằng bằng Excel.
Có lúc bạn muốn vẽ bản đồ mặt bằng, bố trí chỗ ngồi, hoặc sắp xếp phòng. Bạn có thể bị hạn chế ngân sách nên không mua phần mềm chuyên dụng. Bạn có kỹ năng bố trí nên không cần thuê chuyên gia. Vâng, bạn đã có công cụ hoàn hảo: Microsoft Office 365 Excel, sự sáng tạo, kỹ năng và thời gian của bạn.
1. Nhớ hoặc lấy bản kế hoạch khu vực
Đi dạo quanh không gian vài lần để có hình dung tổng quan về bố cục. Bạn có thể mang theo bút chì và giấy để phác thảo không gian cần vẽ. Ghi chú các khu vực quan trọng cần nhớ. Nếu là bản đồ mặt bằng cho đường thoát hiểm, bạn có thể ghi chú cầu thang, thang máy, bình chữa cháy, v.v. Sau khi phác thảo, thử tuân theo bản đồ trên giấy xem có khớp với không gian thực tế không. Tương tự cho bản đồ mặt bằng đường thoát hiểm, bố trí chỗ ngồi, hoặc thiết kế/trang trí không gian.
2. Làm bản thảo sơ bộ trên giấy
Làm bản thảo sơ bộ trên giấy rất quan trọng vì giúp bạn nhớ. Khi thiết kế trong Excel, bạn có thể nghĩ mình sẽ nhớ, nhưng có thể bỏ sót chi tiết quan trọng. Bản thảo sơ bộ cũng cho bạn ý kiến xem có đang đúng hướng khi so sánh với Excel.
3. Dùng chuột thay vì touchpad
Nếu dùng laptop, tốt nhất dùng chuột có dây hoặc không dây thay vì touchpad. Chuột ngoài mang lại sự thoải mái và chính xác hơn. Bạn có thể mua chuột đơn giản, giá rẻ hoặc cao cấp. Bất kể chọn loại nào, chuột ngoài sẽ làm việc thiết kế trong Excel thoải mái và chính xác hơn.
4. Chuyển từ giấy sang Microsoft Office 365 Excel
Bây giờ đến phần thú vị: đưa thiết kế vào Microsoft Office 365 Excel. Excel gồm các lưới (grids). Các lưới này giúp căn chỉnh chính xác hơn khi cố gắng sắp xếp thứ gì đó hoàn hảo. Các lưới có thể khó khăn khi cần tạo đường cong trong thiết kế, nhưng một chút sáng tạo, trí tưởng tượng và một số tính năng Excel sẽ giúp ích.
Nếu thiết kế có đặc điểm ở mọi phía, tốt nhất đặt nó ở giữa trang Excel. Đảm bảo phần đầu đúng đắn hoặc sẽ ảnh hưởng đến phần còn lại. Sửa lỗi có thể rất tốn thời gian. Chọn khu vực và bắt đầu với hình dạng chung của cấu trúc/khoảng không gian bạn muốn thiết kế.
Bạn sẽ dùng viền dày để thể hiện tường hoặc ranh giới chính. Viền mỏng hơn cho tường bên trong và vách ngăn, đường chấm chấm cho cửa ra vào. Các đặc điểm khác có thể biểu diễn bằng mục bạn chọn. Hãy chắc chắn bao gồm chú giải (key) để người đọc hiểu.
Hình dạng (Shapes) cực kỳ hữu ích khi cần các đặc điểm không thể tạo bằng lưới. Hình dạng như đường thẳng, cung tròn, vuông, v.v. Hình dạng có thể đại diện cho vật thể như bàn, cũng dùng cho các khu vực cong của bản đồ và lối đi.
Bản đồ mặt bằng hoàn chỉnh với tất cả các phần ở đúng vị trí sử dụng các tính năng khác nhau trong Microsoft Excel. Đường lưới vẫn hiển thị trong Excel. Đường lưới mặc định không in, phải thiết lập. Ở phần in, sẽ chỉ cách in đường lưới.
Một bản đồ mặt bằng, sơ đồ chỗ ngồi, hoặc bất kỳ bản kế hoạch nào đã hoàn thành nên rõ ràng, súc tích. Bất kỳ ai đọc bản đồ mặt bằng đều phải thấy được điều cần làm. Microsoft Office 365 Excel làm cho bản đồ mặt bằng rõ ràng và dễ đọc.
In Bản đồ mặt bằng trong Excel
Bước đầu tiên trước khi in là xem bản đồ mặt bằng chiếm bao nhiêu trang. Tạo khu vực in (Print Area) để tránh lãng phí giấy. Khu vực in sẽ là phần có bản đồ mặt bằng và thông tin.
Để đặt Khu vực in: chọn khu vực muốn bao gồm, vào Page Layout (Bố cục trang), nhấp Print Area (Khu vực in), rồi nhấp Set Print Area (Đặt khu vực in). Nếu muốn thay đổi hoặc xóa khu vực in, vào Page Layout, nhấp Print Area, rồi nhấp Clear Print Area (Xóa khu vực in).
Kích thước giấy có thể thay đổi để vừa bản đồ lớn hơn trên một trang. Lề (Margins) cũng có thể chỉnh sửa để bản đồ vừa một trang. Bạn có thể chọn giữ đường lưới khi in hoặc in đơn giản chỉ với các đường nét của bản đồ. Để in đường lưới, vào Page Layout rồi vào Gridline (Đường lưới) và chọn Print (In).
Microsoft Office 365 Excel, như các ứng dụng Office khác, rất linh hoạt. Chúng có thể làm nhiều hơn những gì nhìn thấy. Việc điều hướng Excel để tạo Bản đồ mặt bằng và các bản kế hoạch khác cực kỳ dễ dàng. Excel là ứng dụng đáng xem xét cho thiết kế kế hoạch dễ dàng và tiết kiệm chi phí. Yêu cầu kỹ thuật rất ít hoặc không cần, bất kỳ ai am hiểu Office 365 và Excel đều có thể dùng nó để vẽ bản đồ mặt bằng.
Đọc tiếp: Cách dùng hàm TRUNC trong Microsoft Excel.