Cách sử dụng hàm IF trong Excel

Những điều cần biết

Hàm IF được sử dụng để thực hiện kiểm tra logic, tức là liệu điều gì đó có đúng hay không.
Cú pháp và đối số của hàm IF là =IF (logic_test, value_if_true, [value_if_false]).
Ví dụ =IF (A2> A3, "Lớn hơn", "Nhỏ hơn").

Bài viết này giải thích cách sử dụng hàm IF để thực hiện kiểm tra logic tất cả các phiên bản Excel, bao gồm Excel 2019 và Microsoft 365. Một số ví dụ được nêu.

Hàm IF là gì?

Hàm IF trong Excel được sử dụng để thực hiện kiểm tra logic. Công thức sử dụng hàm này còn được gọi là câu lệnh IF hoặc câu lệnh if / then .

Tất cả các công thức sử dụng hàm này có thể có một trong hai kết quả. Cách hoạt động, như chúng ta sẽ thấy trong các ví dụ bên dưới, là công thức được thiết lập để kiểm tra xem điều gì đó có đúng không. Nếu đúng, một điều sẽ xảy ra, nhưng nếu sai, điều khác sẽ xảy ra.

Hàm IF là một trong số các hàm logic bạn có thể sử dụng trong Excel. Những thứ khác bao gồm AND, IFERROR, IFS, NOT và OR.

Cú pháp và đối số của hàm IF

Mỗi công thức sử dụng hàm IF đều có một vài phần:

=NẾU ( logic_test , value_if_true , [ value_if_false ])

logic_test :Điều kiện bạn đang kiểm tra. Nó là bắt buộc.
value_if_true :Điều gì sẽ xảy ra nếu logic_test là đúng. Nó là bắt buộc.
value_if_false :Điều gì sẽ xảy ra nếu logic_test là sai. Đó là tùy chọn.

Viết câu lệnh IF trong Excel sẽ dễ dàng nếu bạn đọc nó hơi khác một chút:nếu phần đầu tiên là đúng, thì hãy làm điều này. Nếu phần đầu tiên là sai, hãy làm điều này khác thay thế.

Hãy ghi nhớ những quy tắc này:

Excel trả về FALSE nếu logic_test là false và value_if_false bị bỏ qua.
Để trả về văn bản dưới dạng value_if_true hoặc value_if_false , nó phải được đặt trong dấu ngoặc kép, ngoại trừ các từ TRUE và FALSE.
Hàm IF không phân biệt chữ hoa chữ thường.
Excel 2010 và mới hơn cho phép tồn tại tối đa 64 câu lệnh IF trong cùng một công thức. Các phiên bản Excel cũ hơn bị giới hạn ở bảy phiên bản.

Ví dụ về hàm IF

Dưới đây là một số cách khác nhau mà bạn có thể sử dụng công thức IF trong Excel:

Viết văn bản nếu tuyên bố là đúng

=IF(A2>A3,"Bigger","Smaller")

Đây là một ví dụ thực sự cơ bản về câu lệnh IF trong Excel. Bài kiểm tra là để xem liệu A2 lớn hơn A3 . Nếu đúng, hãy viết Lớn hơn , nếu không thì viết Nhỏ hơn .

Làm toán nếu câu lệnh là đúng

=IF(A2>A3,A2-A3)

Câu lệnh IF này được viết hơi khác một chút. Thay vì có value_if_true kết quả là một từ, nó trừ một giá trị cho một giá trị khác. Vì vậy, nếu A2 trên thực tế là lớn hơn A3 , sự khác biệt sẽ là kết quả. Nếu điều đó không đúng, vì chúng tôi đã bỏ qua value_if_false một phần, Excel trả về FALSE .

Kiểm tra câu lệnh bằng toán học

=IF(A2/A3=5,A2/A3,"")

Một cách khác để viết câu lệnh IF là thực hiện một phép tính trong logic_test tiết diện. Điều kiện IF ở đây là A2 / A3 =5 . Nếu điều đó đúng, thì chúng tôi thực hiện phép tính A2 / A3 . Nếu nó không bằng 5 , chúng tôi muốn kết quả là không có gì, vì vậy chúng tôi sử dụng dấu ngoặc kép.

Kiểm tra xem một ngày là hôm nay

=IF(A2=TODAY(),"This is today","")

Các hàm Excel khác có thể được sử dụng trong câu lệnh IF. Trong ví dụ này, chúng tôi đang sử dụng hàm TODAY để kiểm tra xem A2 là ngày hôm nay. Nếu đúng, công thức viết Đây là hôm nay , nếu không thì không có gì được viết.

Sử dụng AND với công thức IF

=IF(E2<=TODAY(),"Now","Soon")
=IF(AND(F2="Now",D2>=(B2-C2)),"Yes","No")

Ví dụ về hàm IF này có liên quan nhiều hơn một chút. Ý tưởng ở đây là xem liệu một món hàng mà chúng tôi nợ đã quá hạn thanh toán hay chưa, và nếu đúng như vậy, chúng tôi đang xem liệu số tiền đó có nằm trong ngân sách của chúng tôi hay không để có thể trả hết. Nếu cả hai câu đó đều đúng, chúng ta có thể xem trong Cột G đã đến lúc thanh toán chưa.

IF (E2 <=TODAY (), "Bây giờ", "Sắp tới") nằm trong Tính khẩn cấp cột. Nó cho chúng ta biết liệu món hàng đã quá hạn hay chưa hoặc đến hạn hôm nay bằng cách so sánh ngày đến hạn với ngày hôm nay. Nếu ngày đến hạn là hôm nay hoặc trong quá khứ, thì Bây giờ được viết trong Cột F, nếu không, chúng tôi viết Sẽ sớm .

Câu lệnh IF thứ hai vẫn có cấu trúc giống như câu lệnh IF mặc dù AND đang được sử dụng trong đó. Phần in đậm ở đây là vị trí của hàm AND và vì nó nằm trong tập hợp dấu phẩy đầu tiên, nên chúng ta đang sử dụng hàm này làm logic_test :

=IF ( AND (F2 ="Bây giờ", D2> =(B2-C2)) , "Có", "Không")

Ở đây, nó được viết khác để cho thấy rằng nó cũng giống như các câu lệnh IF khác:

=IF ( kiểm tra hàm AND này , viết Có nếu đó là sự thật hoặc viết Không nếu nó sai)

Trong hàm AND là hai câu lệnh IF:

F2 ="Bây giờ" là một phần của công thức trong Cột G. Nó kiểm tra xem Bây giờ nằm trong F2.
D2> =(B2-C2) có hai phần:đầu tiên nó thực hiện phép tính B2-C2 để xem chúng tôi còn lại bao nhiêu để thanh toán cho mặt hàng và sau đó kiểm tra ngân sách khả dụng trong D2 để xem liệu chúng tôi có đủ tiền để trả hết hay không.

Vì vậy, nếu bây giờ chúng tôi nợ tiền và chúng tôi có tiền để trả hết, chúng tôi được thông báo rằng Có , đã đến lúc trả món hàng.

Ví dụ về câu lệnh IF lồng nhau

Các câu lệnh IF lồng nhau được gọi là khi có nhiều hơn một câu lệnh IF trong công thức. Thiết lập gần giống hệt nhau, nhưng thay vì đóng dấu ngoặc đơn ở cuối tập hợp đầu tiên, chúng tôi đặt dấu phẩy và viết một câu lệnh khác.

Tìm hiểu cách lồng các hàm AND, OR và IF trong Excel

Hai câu lệnh IF trong một công thức

=IF(B2="F","Class A",IF(B2="M","Class B"))

Ví dụ đầu tiên này được sử dụng để phân loại sinh viên theo giới tính của họ, trong đó nữ được xếp vào Lớp A và nam được xếp vào Lớp B. Công thức kiểm tra cho F và M trong B2 và sau đó viết Lớp A hoặc Loại B tùy thuộc vào tuyên bố đó là đúng.

Số lượng dấu ngoặc đơn bạn cần ở cuối công thức có các hàm IF lồng nhau bằng số lần IF được viết. Trong ví dụ của chúng tôi, IF được viết hai lần, vì vậy chúng tôi cần hai dấu ngoặc đơn ở cuối.

Ba câu lệnh IF trong một công thức

=IF(A2=TODAY(),"This is today",IF(A2<TODAY(),"Old date",IF(A2>TODAY(),"Future date")))

Dưới đây là một ví dụ về công thức có nhiều câu lệnh IF. Nó giống với ví dụ TODAY ở trên nhưng có thêm một bài kiểm tra logic:

Tập hợp đầu tiên kiểm tra xem A2 là ngày hôm nay và trả về Đây là ngày hôm nay nếu đúng như vậy.
Các bài kiểm tra thứ hai nếu ngày hôm nay lớn hơn A2 để xác định xem A2 là một ngày cũ hơn và trả về Ngày cũ nếu đúng như vậy.
Cuối cùng, có một bài kiểm tra để xem liệu ngày hôm nay có ít hơn ngày trong A2 và công thức trả về Ngày trong tương lai nếu đúng như vậy.

Sao chép giá nếu tuyên bố sai

=IF(C2="Bill","",IF(C2="Food","",B2))

Trong ví dụ công thức IF lồng nhau cuối cùng này, chúng ta cần nhanh chóng xác định tổng số tiền của tất cả các giao dịch mua không thuộc một danh mục nhất định. Chúng tôi đang tính tổng tất cả các giao dịch mua không cần thiết của mình và với một danh sách dài, đây là cách tốt nhất để làm điều đó. Chúng tôi đã xác định rằng bất kỳ mô tả mặt hàng nào có ghi Hóa đơn hoặc Thực phẩm rất quan trọng, vì vậy giá, trong B2 , cần được hiển thị cho tất cả các mục khác.

Đây là những gì đang xảy ra:

C2 ="Hóa đơn", "" :Nếu C2 nói Bill , để trống ô.
C2 ="Thức ăn", "" :Nếu C2 nói Thực phẩm , để trống ô.
B2: Nếu một trong hai câu đó là sai, hãy viết nội dung trong B2 .

Công thức này để lại cho chúng ta một danh sách giá mà sau đó chúng ta có thể tính tổng bằng hàm SUM để nhanh chóng đánh giá số tiền đã được chi cho những mặt hàng mà chúng ta không cần.

Một cách dễ dàng hơn để viết các câu lệnh IF lồng nhau

Khi bạn xây dựng ngày càng nhiều công thức, nó có thể nhanh chóng trở nên khó quản lý và khó chỉnh sửa sau này. Một cách để làm cho các câu lệnh IF lồng nhau dễ làm việc hơn là đặt dấu ngắt dòng sau mỗi câu lệnh, như sau:

=
IF(A2=TODAY(),"This is today",
IF(A2<TODAY(),"Old date",
IF(A2IF(A2>TODAY(),"Future date")))

Để thực hiện việc này trong Excel, chúng ta cần chỉnh sửa từ thanh công thức:

Chọn thanh công thức ở đầu Excel.
Đặt chuột dưới không gian văn bản cho đến khi con trỏ chuyển thành mũi tên hai cạnh, sau đó nhấp và kéo hộp xuống để cung cấp thêm không gian làm việc.
Đặt con trỏ sau dấu bằng và nhấn Alt + Enter (Windows) hoặc Ctrl + Option + Enter (Máy Mac). Điều này đặt phần còn lại của công thức trên một dòng mới.
Lặp lại Bước 3 trước mỗi câu lệnh IF để mọi trường hợp được đặt trên một dòng riêng của nó.